Definition von Vendor Management

Vendor Management ist der Prozess, der es einem Unternehmen ermöglicht, geeignete Maßnahmen zur Kostenkontrolle zu ergreifen, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Lieferanten zu reduzieren, eine hervorragende Servicebereitstellung sicherzustellen und langfristig Wert von Lieferanten abzuleiten.Dazu gehören die Recherche nach den am besten geeigneten Anbietern, die Beschaffung und Beschaffung von Preisinformationen, die Messung der Arbeitsqualität, die Verwaltung von Beziehungen bei mehreren Anbietern, die Bewertung der Leistung durch Festlegung organisatorischer Standards und die Sicherstellung, dass die Zahlungen immer pünktlich erfolgen.

Hier kommt also das Vendor Management System oder VMS ins Spiel.Ein Lieferantenmanagementsystem ist ein webbasiertes Online-Tool, das als einzelner Knoten fungiert, um alle lieferantenbezogenen Aktivitäten in jeder Organisation oder jedem Unternehmen zu verwalten und gleichzeitig eine verbesserte Effizienz und langfristiges Wachstum auf kostengünstige Weise sicherzustellen.

Vorteile des Lieferantenmanagements

Durch ein ordnungsgemäßes Lieferantenmanagement kann eine Organisation die folgenden Vorteile erzielen:

(1) Bessere Auswahl

Durch die Implementierung eines geeigneten Lieferantenmanagements kann Ihr Unternehmen von einer größeren Auswahl an Anbietern profitieren, was zu mehr Auswahlmöglichkeiten und letztendlich besseren Kosten führt.

Ihr Unternehmen kann von einem Bieterkrieg zwischen Anbietern profitieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie auf Ihre Kosten kommen.

(2) Besseres Vertragsmanagement

In einem Szenario mit mehreren Anbietern erhöht das Fehlen eines Lieferantenmanagementsystems das Problem der Verwaltung von Verträgen, Dokumentationen und anderen wichtigen Informationen in Ihrem Unternehmen.

Durch die Implementierung eines geeigneten VMS kann Ihr Unternehmen von einer zentralen Ansicht des aktuellen Status aller Verträge und anderer nützlicher Informationen profitieren, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, bessere Entscheidungsmöglichkeiten zu erreichen und wertvolle Zeit zu sparen.

(3) Besseres Performance Management

Durch die Implementierung eines Vendor Management Systems kann eine integrierte Sicht auf die Performance aller Vendoren erreicht werden.

Dies kann Ihrer Organisation ein klares Verständnis davon vermitteln, was funktioniert und was nicht! Dies führt letztendlich zu einer verbesserten Effizienz, was wiederum die Gesamtleistung der Organisation verbessert.

(4) Bessere Lieferantenbeziehung

Es ist nie einfach, mehrere Anbieter gleichzeitig zu verwalten. Während sich einige Anbieter als wirklich fruchtbar erweisen können, andere möglicherweise nicht. Das Management der Beziehung zwischen den Anbietern ist jedoch der Schlüssel zum erfolgreichen Projektabschluss.

Indem Sie alle lieferantenbezogenen Informationen an einem einzigen Ort abrufen, profitieren Sie davon, dass Sie alle erforderlichen Informationen auf einmal erhalten und diese Ihren Entscheidungsprozess beeinflussen und dadurch vereinfachen können!

(5) Besserer Wert

Letztendlich ist es das Ziel eines Lieferantenmanagementsystems, den größtmöglichen Nutzen für Ihr Geld zu erzielen. Daher kann die Implementierung eines Lieferantenmanagementsystems, wenn es richtig durchgeführt wird, zu langfristigen Einsparungen sowie zu verbesserten Einnahmen über einen bestimmten Zeitraum führen.

Herausforderungen im Lieferantenmanagement

Obwohl es viele Vorteile gibt, müssen einige Herausforderungen überwunden werden, um das reibungslose Funktionieren der Organisation sicherzustellen.

Es gibt viele Herausforderungen, denen sich eine Organisation stellen kann, wenn das Lieferantenmanagement nicht korrekt implementiert wird. Sie sind wie folgt:

(1) Vendor Compliance Risk

Das Festlegen von Standards vor dem Umgang mit Lieferanten kann Ihnen viel Zeit und Geld sparen. Nicht alle Anbieter können gemäß Ihren Standards arbeiten. Es ist wichtig, den richtigen Anbieter aus mehreren Anbietern auszuwählen, die Ihre organisatorischen Standards und Kriterien erfüllen und gleichzeitig eine hervorragende Leistung versprechen.

(2) Vendor Reputation Risk

Der Umgang mit mehreren Anbietern ist keine leichte Aufgabe. Außerdem muss die Qualität der Arbeit im Voraus gemessen werden, bevor ein Vertrag abgeschlossen wird, was den Prozess komplizierter macht.

Während einige Anbieter Ihre Aufgabe wirklich gut erledigen können, können andere eine schlechte Leistung hinnehmen und alle Ihre Fristen in einen Strudel werfen. Daher sind Hintergrundüberprüfungen ein Muss

bevor eine Auswahl getroffen wird. Dies kann Ihnen einige Einblicke in wichtige Punkte geben, die Sie möglicherweise übersehen haben.

(3) Mangelnde Sichtbarkeit

Es ist zwar sehr wichtig, eine zentralisierte Datenspeicherlösung für die Verwaltung von Lieferantendaten zu haben, aber die Organisation profitiert auch von einer zentralisierten Ansicht und einer verbesserten Sichtbarkeit, was zu einer besseren Ressourcenallokation und einer verbesserten Effizienz führen kann.

(4) Vendor Data Storage

Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es wichtig, eine Vendor Data Storage-Lösung zu haben. In Ermangelung eines Lieferantenmanagementsystems kann sich das Speichern und Abrufen von Daten als sehr schwierig erweisen, da Sie möglicherweise mit mehreren Lieferanten für mehrere Projekte gleichzeitig zu tun haben.

(5) Kreditorenzahlungsrisiko

Einige Anbieter können unterschiedliche Zahlungsbedingungen haben, während einige sich an Industriestandardbedingungen halten können. Die Bedingungen herauszufinden und sicherzustellen, dass die Zahlung immer pünktlich erfolgt, ist eines der Hauptprobleme, insbesondere wenn Sie gleichzeitig mit mehreren Anbietern zu tun haben.

Lieferantenmanagementprozess

An dieser Stelle können wir schließen, dass ein effektives Lieferantenmanagement von entscheidender Bedeutung ist. Eine Organisation muss einen Prozess planen und ausführen, um zu steuern, wie sie bei jedem Schritt mit ihren Lieferanten in Kontakt treten wird.

Es ist zwar nicht möglich, einen spezifischen Lieferantenmanagementprozess zu haben, der alle Unternehmen und Anbieter umfasst, aber wir können die grundlegenden Schritte zusammenführen, die dem Engagement eines Unternehmens von Anfang bis Ende mit seinen Anbietern zugrunde liegen:

(1) Identifizierung und Festlegung von Geschäftszielen

Bevor der Lieferantenmanagementprozess beginnt, ist es entscheidend, Geschäftsziele zu identifizieren und festzulegen, die eine Beteiligung des Anbieters erfordern. Dies hilft, die Anforderungen jeder Geschäftseinheit zu verstehen und verhindert Doppelarbeit und Verschwendung von Ressourcen bei der Auswahl und Vertragsvergabe mit Lieferanten. Es hilft auch in den späteren Phasen der Messung und Bewertung der Lieferantenleistung, da diese Ziele geeignete Metriken festlegen.

(2) Einrichtung eines Vendor Management Teams

Nachdem die Geschäftsziele erkannt wurden, sollte der nächste Schritt die Gründung eines dedizierten Vendor Management Teams sein. Dieses zentralisierte Team sollte in der Lage sein, Geschäftsziele und KPIs für das Lieferantenmanagement zu identifizieren, relevante Lieferanten auszuwählen, den Vertragsprozess auszuhandeln, die Leistung der Lieferanten regelmäßig zu bewerten und alle Transaktionsaktivitäten zu verfolgen.

Dieses Team ist von entscheidender Bedeutung, da es als Vermittler zwischen den Geschäftseinheiten und den Anbietern fungiert und die Zusammenarbeit zwischen beiden gewährleistet.

Es wird auch das Engagement zu vieler Stakeholder verhindern – Wenn das Lieferantenmanagement auf die Geschäftseinheiten dezentralisiert wird, führt dies zu einer großen Anzahl von Verträgen mit demselben Lieferanten oder zu unterschiedlichen Transaktionen mit mehreren Lieferanten. Dies behindert die Verfolgung und Bewertung der Lieferantenleistung und setzt das Unternehmen einem Lieferantenrisiko aus.

(3) Erstellung einer Datenbank für alle lieferantenbezogenen Informationen

Nachdem die Geschäftsziele klar sind und das Lieferantenmanagement-Team einsatzbereit ist, sollte der nächste Schritt darin bestehen, eine aktualisierte und kategorisierte Datenbank aller relevanten Lieferanten und lieferantenbezogenen Informationen zu erstellen.

Die Vorteile davon sind vielfältig –

(i) es wird die Bedürfnisse der Geschäftseinheiten an den richtigen Anbieter anpassen. Beispielsweise kann die Verwaltung die relevanten Anbieter für Bürobedarf, Computerausrüstung usw. identifizieren.

(ii) Nach der Kategorisierung der Lieferanten nach ihrem Typ wird der herstellerübergreifende Vergleich für die Bewertung einfacher

(iii) es werden Informationen rationalisiert – verstreute, unterschiedliche Lieferanteninformationen werden an einem einzigen Ort gespeichert und bieten Einblicke in die aktuelle Phase der Lieferanten, z. B. Lieferanten mit Vertrag, Lieferanten, die Verlängerungen benötigen usw. und

(iv) Es ermöglicht eine effektive Budgetierung – Sie können die langfristigen, kritischen Lieferanten und die kurzfristigen, taktischen Lieferanten leicht erkennen und die Budgetzuweisung entsprechend bewerten.

(4) Identifizierung der Auswahlkriterien für Lieferanten

Sobald alle lieferantenbezogenen Informationen gestrafft, aktualisiert und kategorisiert sind, müssen Sie die Kriterien auswählen, nach denen alle relevanten Lieferanten ausgewählt werden.Während die Kosten das primäre Auswahlkriterium für die Auswahl der Anbieter waren, betrachten Unternehmen zunehmend andere Kriterien, um zu bestimmen, welcher Anbieter ihren Anforderungen am besten gerecht wird – schließlich garantieren die niedrigsten Kosten nicht den höchsten Wert. Ein CIO-Artikel1 hat Nicht-Kostenfaktoren erkannt, die bei der Auswahl der Anbieter berücksichtigt werden müssen – finanzielle Stabilität, frühere Erfahrungen im Bereich der Arbeit als Unternehmen, industrielle Anerkennungen, die vom Anbieter befolgten Verfahren, Skaleneffekte und deren rechtliche / regulatorische Aufzeichnungen. Es ist wichtig, alle oben genannten Kriterien zu berücksichtigen, um eine ganzheitliche Bewertung der Anbieter zu erhalten.

Bei Einkäufen von hohem Wert führen Unternehmen auch Ausschreibungsverfahren durch, die RFQs, RFIs und RFPs beinhalten, bevor sie den Anbieter auswählen.

(5) Bewertung und Auswahl der Anbieter

In diesem Stadium müssen die Anbieter anhand der Auswahlkriterien und gegebenenfalls des Bieterverfahrens bewertet werden.

Die eingereichten Vorschläge müssen gründlich bewertet werden, um die Preisstruktur, den Arbeitsumfang und die Erfüllung der Anforderungen, die Bedingungen, Ablauf- und Verlängerungsdaten usw. zu verstehen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Organisation den maximalen Wert vom Lieferanten ableitet. Achten Sie auf versteckte Sparmöglichkeiten!Bewerten Sie die internen Stärken und Schwächen der Lieferanten und untersuchen Sie, wie sich die externen Chancen und Bedrohungen auf Ihre Transaktion sowie den Lieferantenmanagementprozess auswirken können.

Sobald Sie einen vollständigen Evaluierungsprozess von Anfang bis Ende sichergestellt haben, ist es an der Zeit, Ihren Anbieter auszuwählen.

(6) Verträge entwickeln und Lieferanten finalisieren

Nun, jetzt haben Sie den Auserwählten. Es ist Zeit, den Vertragsprozess abzuschließen und Ihre Lieferanten an Bord zu holen.

In der Regel wird die Vertragsphase dem Rechts- und Finanzteam und der Geschäftsleitung der Anbieter zugewiesen. Die übrigen Geschäftseinheiten erhalten den Vertrag und treten nach dem Finalisierungsprozess mit den Lieferanten in Kontakt. Dies ist auf lange Sicht tendenziell suboptimal – die Geschäftseinheiten arbeiten schließlich täglich mit den Anbietern zusammen und haben wertvolle Erkenntnisse darüber, wie die operative Leistung der Anbieter maximiert werden kann. Daher müssen alle relevanten Stakeholder zumindest in den Entscheidungsprozess einbezogen werden.

Bewährte Methoden: Techniken zur Verbesserung Ihrer Lieferantenmanagementstrategie

Sie verfügen über einen Lieferantenmanagementprozess, der am besten zu Ihrer Organisation passt. Das Lieferantenmanagement endet jedoch nicht erst, wenn die Anbieter ausgewählt sind. Es gibt Techniken und Best Practices, die Ihren Prozess ergänzen und das Lieferantenmanagement Ihres Unternehmens noch effektiver machen können. Werfen wir einen Blick darauf:

(1) Vermitteln Sie Ihre Erwartungen klar

Während der Zusammenarbeit mit Anbietern müssen die Geschäftsziele der Organisationen und die Erwartungen der Anbieter klar definiert werden. Lassen Sie die Anbieter wissen, was Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen sind und wie sie mit den Zielen Ihrer Organisation übereinstimmen. Es ermöglicht Ihnen und den Anbietern, auf derselben Seite zu sein und letztendlich besser zusammenzuarbeiten, auch auf lange Sicht. Es hilft, Benchmarks zu setzen, Risiken in Bezug auf Lieferantenleistung und Compliance zu reduzieren und die Lieferanten zu bewerten.

(2) Stellen Sie sicher, dass Sie erreichbare und realistische Fristen festlegen

Angesichts der Ziele und Erwartungen, die Sie haben, ist es wichtig, Fristen festzulegen, die von den Anbietern realistisch eingehalten werden können. Das Setzen unmöglicher Fristen behindert nicht nur die Lieferantenleistung und Wertschöpfung, sondern erhöht auch das Risiko und verhindert eine sinnvolle Zusammenarbeit.

(3) Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen, um langfristige Beziehungen zu pflegen

Das Wort ‚Zusammenarbeit‘ ist schon einige Male aufgetaucht, nicht wahr? Nun, es ist wichtig, weil einfache Verhandlungen mit den Anbietern über Preise und Leistung zum Abschluss einer Transaktion führen. Wenn Sie jedoch zusammenarbeiten und die Anbieter in die Strategie zur Erreichung der Ziele und Erwartungen einbeziehen, führt dies zu einem wertvollen, langfristigen Beziehungsaufbau. Die Zusammenarbeit ermöglicht es sowohl dem Unternehmen als auch den Anbietern, innovative Ideen darüber zu entwickeln, wie die Wertschöpfung aus ihrer Partnerschaft maximiert werden kann.Tatsächlich hat die jährliche Umfrage von Zycus, Pulse of Procurement2, die Erzielung besserer Synergien mit Lieferanten als eine der obersten Prioritäten und die Zusammenarbeit mit Lieferanten zur Verbesserung der Leistung als einen wichtigen Schwerpunkt für Beschaffungsfachleute anerkannt.

(4) KPIs zur Messung der Lieferantenleistung festlegen

Wie stellen wir fest, ob die Anbieter die festgelegten Erwartungen und Geschäftsziele erfüllen? Wir benötigen Key Performance Indicators (KPIs), um die verschiedenen Facetten der Lieferanten zu messen und letztendlich zu wissen, ob der Lieferantenmanagementprozess effektiv ist.

Die KPIs variieren je nach Organisation und je nachdem, was sie bei der Bewertung der Lieferantenleistung für wichtig halten.

Doch ein weiterer Artikel von CIO auf ‚Vendor Management: Wie messen Sie Wert für das Geld?’3 hat verschiedene quantitative und qualitative Methoden zur Festlegung von KPIs und zur Messung des Lieferanten-ROI kategorisiert:

* Beziehungsmanagement; gemessen am Engagement, der Flexibilität und der Innovation des Lieferanten,

* Kostenmanagement; gemessene ermäßigte Preise, Auftragskosten usw.,

* Qualität; Messen Sie anhand des Fachwissens der Mitarbeiter, der Auftragsgenauigkeit, der Konformität mit den Anforderungen, der Garantien usw.,

* Lieferung; gemessen an pünktlicher Lieferung, Reaktionszeit auf Bestellprobleme und Notfälle usw. und

* Kundenzufriedenheit

(5) Bewerten Sie Lieferantenrisiken, um deren Minimierung zu ermöglichen

Dies ist wahrscheinlich eine der wichtigsten Techniken, um sicherzustellen, dass das Lieferantenmanagement das liefert, was erwartet wird.

Die Risikobewertung des Lieferantenmanagements ist kein einzelner Schritt – Sie beginnt, wenn Sie einen Bedarf an einem Lieferanten erkennen, und läuft dann einfach weiter.

Es gibt verschiedene Arten von Risiken im Zusammenhang mit dem Lieferantenmanagement – finanzielle, Zahlungs-, Betriebs-, Compliance- und Datensicherheitsrisiken, um nur einige zu nennen. Sie müssen regelmäßig alle lieferantenbezogenen Risiken in jedem Schritt des Lieferantenmanagementprozesses identifizieren, deren Auswirkungen auf der Grundlage Ihrer Risikobereitschaft bewerten und Maßnahmen zur Risikominderung planen.Stellen Sie sicher, dass Sie die interne und externe Umgebung der Organisation überwachen und die vorhandenen Kontrollen sowie deren Wirksamkeit bewerten und bei Bedarf aktualisieren. Diese Sorgfaltspflicht hilft Ihnen, lieferantenbezogene Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass die Lieferantenleistung alle Anforderungen erfüllt.

Denkanstöße – Unterschied zwischen Vendor Management und Vendor Relationship Management

In vielen Szenarien werden die Begriffe ‚Vendor Management‘ und ‚Vendor Relationship Management‘ synonym verwendet. Macht ein zusätzliches Wort wirklich einen Unterschied? Nun, das tut es. Während das Lieferantenmanagement die gesamte Interaktion eines Unternehmens mit seinen Lieferanten abdeckt,

Das Lieferantenbeziehungsmanagement ist ein Teil dieser Gesamtheit, der sich auf den ‚menschlichen Aspekt‘ des Lieferantenmanagements konzentriert. Am Ende des Tages werden die Lieferanten von Menschen vertreten und wir haben bereits festgestellt, wie wertvoll Lieferantenbeziehungen für eine Organisation sind.Der Aufbau dauerhafter und sinnvoller Beziehungen zu Lieferanten, insbesondere zu den kritischen, steht auf der Prioritätenliste einer Organisation, die sich mit dem Lieferantenmanagement befasst. Teams erkennen den Wert von Synergien mit ihren Lieferanten – eine sinnvolle, nachhaltige Zusammenarbeit kann sich positiv auf die Lieferantenleistung auswirken und auch dazu beitragen, Lieferantenrisiken zu minimieren. Um dies zu erleichtern, gibt es eine wachsende Anzahl von VRM-Tools, mit denen Unternehmen ihre Lieferantenbeziehungen effektiv verwalten können.

Kurz gesagt

In diesem Blogbeitrag geht es um einen sehr wichtigen Aspekt der organisatorischen Funktionsweise – das Lieferantenmanagement. In der heutigen globalen Wirtschaft, in der geografische und wirtschaftliche Barrieren ständig abnehmen, müssen Unternehmen mit verschiedenen Arten von Anbietern aus der ganzen Welt zusammenarbeiten. Selbst wenn Sie mit einem einzelnen Anbieter arbeiten, ist ein effektives Lieferantenmanagement von entscheidender Bedeutung, da sich deren Leistung letztendlich auf die Leistung Ihres Unternehmens auswirkt. Es ist wichtig, die Vorteile und Herausforderungen des Lieferantenmanagements zu verstehen, damit Sie einen effektiven Prozess entwerfen können, der Ihre Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten steuert. Vergessen Sie nicht, Ihren Prozess mit Best Practices für das Lieferantenmanagement zu ergänzen, um sicherzustellen, dass Ihre Lieferanten Ihrem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen bieten.