Es gab eine Zeit, in der Arbeitgeber erwarten konnten, dass ihre Mitarbeiter bis zur Pensionierung „bleiben“. Diese Zeiten, zusammen mit der garantierten Rente und Loyalität gegenüber den Mitarbeitern, die mit ihnen kamen, sind vorbei. Die heutigen Arbeitgeber sind mit höheren Fluktuationsraten konfrontiert als zu jeder anderen Zeit in der Geschichte. Was passiert mit einer Organisation, wenn die besten, klügsten, erfahrensten und sachkundigsten Mitarbeiter aus der Tür gehen? Was nehmen sie mit und was verliert der Arbeitgeber? Wenn Mitarbeiter einen Job verlassen, aus eigenem Willen oder nicht, verlieren Arbeitgeber das institutionelle Wissen oder die Geschichte, die sie mitnehmen, und vielen Organisationen fehlen ausreichende Transferprogramme, um den Verlust einzudämmen.
Während meiner Zeit als Director of Human Resources an einer staatlichen Universität im Südwesten von Texas habe ich mich während meiner Promotion mit Generationenfragen befasst. Ich war daran interessiert, einige dieser Fragen mit einem spezifischen Fokus auf Mitarbeiter innerhalb einer Hochschule zu beantworten. Meine Studie konzentrierte sich auf drei Generationengruppen: Babyboomer (1946-1964); Generation X (1965-1980); und Millennials (1981-2000). Die Studie versuchte auch zu betonen, wie wichtig es ist, welches Wissen verloren ging, als die Generation X (Gen. X) und die tausendjährigen Generationen ihre Beschäftigung früher als erwartet verließen. Umsatz hat Kosten, die sich erheblich auf eine Organisation auswirken können. Es gibt jedoch nur sehr wenige Metriken oder Maßnahmen, um den Verlust von institutionellem Wissen, Kontinuität und Geschichte zu quantifizieren. Was wir wissen, ist, dass sich diese Kosten in den Umsatz-, Rekrutierungs-, Ersatz- und Schulungskosten manifestieren, mit denen viele Organisationen konfrontiert sind. Bis zum Jahr 2018 werden viele Arbeitgeber bis zu fünf Generationen nebeneinander arbeiten sehen. Dies ist auf viele Faktoren zurückzuführen, einschließlich der wackeligen Wirtschaft und gesünder, aktivere Senioren. Mehrere Generationen, die am Arbeitsplatz Seite an Seite arbeiten, beeinflussen nicht nur die Zusammensetzung einer Organisation, sondern auch, wie dieselben Organisationen Engagement, Werte, Nachhaltigkeit und Amtszeit ansprechen und auf die Beibehaltung und den Transfer von institutionellem Wissen hinarbeiten. Heute, da sich Babyboomer auf den Ruhestand vorbereiten, bleiben einige Gen. X’ers und viele Millennials nicht lange genug in einer Organisation beschäftigt, um von ihren älteren Kollegen zu lernen. Infolgedessen könnten das institutionelle Wissen, die Geschichte und die Geschäftskontinuität der Veteranen und Boomer verschwinden, während die Gen. X’ers und Millennials wenig oder gar kein Wissen behalten. Das Versäumnis, institutionelles Wissen zu erhalten und zu übertragen, könnte zu einer stetigen Zunahme der Mitarbeiterfluktuation und zu einem weiteren Verlust von institutionellem Wissen führen, was zu höheren Kosten und geringerer institutioneller Effizienz führen könnte. Ohne einen Plan oder ein Programm zur Übertragung von Geschäftsprozessen, institutionellen Richtlinien und Praktiken sowie historischem Wissen auf eine andere Person können Organisationen mit schwerwiegenden Problemen der Geschäftskontinuität und des Wissens konfrontiert sein, wenn jüngere Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Dies wird jetzt deutlicher, da die erste Phase der Boomer in Rente geht.
Organisationen müssen Pläne haben, um Kontinuität zu gewährleisten. Um dem Verlust institutionellen Wissens entgegenzuwirken, empfiehlt das US-amerikanische Office of Personnel Management (OPM) 1, dass sich Regierungsbehörden darauf konzentrieren, Führungskompetenzen unter ihren bestehenden Mitarbeitern zu identifizieren, um eine Pipeline neuer Führungskräfte zu schaffen, die sich auf freie Positionen verzweigen. Kleine Organisationen müssen auch einen Plan des Wissenstransfers umsetzen, um den Verlust älterer Mitarbeitergenerationen zu überleben. Eine Möglichkeit, dem Risiko des Wissensverlusts infolge von Boomer-Pensionierungen oder anderen ausscheidenden Mitarbeitern entgegenzuwirken, besteht darin, eine Mitarbeiterbewertung durchzuführen, die das kritische Wissen bestehender Mitarbeiter dokumentiert und identifiziert. Einige erfolgreiche Organisationen haben die Unterstützung bestehender und ausscheidender Rentner als Mentoren in Anspruch genommen. Diese Retentionsmethoden haben sich als erfolgreich erwiesen, um den Verlust von institutionellem Wissen einzudämmen und auf die jüngeren Generationen zu übertragen.
In einer 2-Studie von 2006 zur Wissensbindung und Mitarbeiterfluktuation in den USA. in der Elektroindustrie stellte ein Forscher fest, dass wertvolles und qualifiziertes Wissen von Veteranen und Boomern schwer zu ersetzen wäre. Diese Studie war darauf ausgerichtet, Wege zu finden, um die Auswirkungen des Verlusts institutionellen Wissens durch die Ausscheidenden zu minimieren und Wege zu finden, um das Wissen vor ihrer Abreise zu erhalten. Die Studie ergab, dass die alternde Belegschaft aufgrund des potenziellen Wissensverlusts, der sich aus dem Ruhestand von Mitarbeitern ergeben kann, ein kritisches und aktuelles Personalproblem für die Elektroindustrie darstellt. Der Forscher bot mehrere Möglichkeiten an, wie Wissen übertragen werden könnte. Dazu gehörten die Beobachtung von Arbeitseinheiten, Mitarbeiterkommunikation, Überprüfung oder Arbeitsprozesse, die Suche nach anderen Wegen, um die Arbeit zu erledigen, und die Einführung von Technologie. Diese Methoden sind nur einige, die eine Organisation zur Aufbewahrung von Wissen verwenden kann.
Für jede Organisation ist die Beibehaltung des institutionellen Wissens oder des institutionellen Gedächtnisses ein wichtiges Attribut bei der Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern. Dies gilt insbesondere für einige hochqualifizierte Positionen, wie in den Technologiefeldern. In diesen Fällen ist die größere Bedrohung die Schwierigkeit, diese Mitarbeiter zu quantifizieren und zu ersetzen. Während sich viele Manager Sorgen um das Umsatzniveau machen, sollte die wichtigere Statistik das Niveau und die Kapazität des Wissens sein, über das die Mitarbeiter verfügen. Organisationen erleiden routinemäßig den Verlust von Mitarbeitern, aber wenn diese Mitarbeiter hochqualifiziert sind und über Wissen verfügen, das nicht ohne weiteres ersetzbar ist, leiden die Organisationen. Es gibt Schritte, die Organisationen ergreifen können, um das Niveau des institutionellen Wissens zu reduzieren, das sie mit dem Verlust qualifizierter Mitarbeiter verlieren. Spezialisierte Schulungen, Dokumentation von Prozessen und Jobsharing sind einige der Möglichkeiten, diesen Verlust zu bekämpfen. Eine der wirksameren Methoden, um den Verlust von institutionellem Wissen zu verringern, besteht darin, dass die älteren und erfahreneren Mitarbeiter als Mentoren und Trainer fungieren und ihr Wissen an andere innerhalb der Organisation weitergeben können. Um sich auf den Verlust von institutionellem Wissen vorzubereiten und den Wissenstransfer zu planen, müssen Organisationen Strategien entwickeln, um die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Dies ist etwas, was viele Organisationen nicht genug tun.
Meine Umfrage von Gen. X- und Millennial-Mitarbeiter stellten eine Reihe von Fragen zum institutionellen Wissen. Ich fragte sie nach dem Wert ihres institutionellen Wissens und der Wahrnehmung des Verlusts, den die Institution erleiden würde, wenn sie gehen würden. Ich fragte die Befragten nach dem Geschäftsprozess und der Kontinuität sowie nach anderen Fähigkeiten, die sie während ihrer Arbeit an der Institution erworben haben, und welche Ergebnisse (einschließlich Gewinne oder Verluste) die Institution erzielen würde, wenn sie gehen würden. Die letzte Aussage in Bezug auf dieses Thema des institutionellen Wissens befasste sich mit dem Verlust des Wissens und der Fähigkeiten eines Mitarbeiters.
Die Ergebnisse der Umfrage aus diesen Fragen waren nicht überraschend. In Bezug auf den Wert von institutionellem Wissen, Geschäftskontinuität und Geschäftsprozessen glaubte die Mehrheit beider Gruppen, dass das, was sie an der Institution gelernt hatten, sehr wichtig war und einen Wert hatte. Des Weiteren, Sie behaupteten, dass dieser Wert, oder institutionelles Wissen, wäre ein kritisches Problem, wenn es nicht vom Management angegangen würde. Beide Generationengruppen glaubten, dass es für ihre Vorgesetzten und Manager schwierig sein würde, Ersatzmitarbeiter mit ähnlichen Fähigkeiten oder Kenntnissen zu finden. Die Institution hatte weder einen stillschweigenden noch einen expliziten formalen Plan zum Wissenstransfer. Die Untersuchung der Retentions- und Trennungsmuster für die Gen. X- und Millennial-Mitarbeiter hat einen guten Anfang gemacht, aber ich glaube, dass zusätzliche Forschung notwendig sein kann, um die Bedeutung von institutionellem Wissen und die Methoden, mit denen es erhalten werden kann, wirklich zu verstehen. Abgesehen von einigen Artikeln zu diesem Thema gibt es keine bekannten Kennzahlen, um zu ermitteln, was eine Organisation verliert oder gewinnt, wenn Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz verlassen. Viele Organisationen haben keine formellen institutionellen Wissenstransferpläne oder Nachfolgepläne, die die Menge an Geschäftswissen minimieren könnten, die mit dem Verlust von Boomer-, Gen. X- und Millennial-Mitarbeitern verloren gehen würde. Wenn keine Anstrengungen unternommen werden, um die Beibehaltung des institutionellen Wissens von Gen. X- und Millennial-Mitarbeitern anzugehen, könnten wir eine große Lücke in der Kontinuität und Geschichte sehen, die die früheren Generationsgruppen zur Verfügung stellten. Dieses Wissen wird schwer zu ersetzen sein. Infolgedessen werden diese Organisationen Lücken im institutionellen Wissen aufweisen. Hoffentlich wird die fortgesetzte wissenschaftliche Forschung zu diesem Thema dieses Thema in den Vordergrund rücken und zu einer effektiven Umsetzung eines Plans zur Erhaltung des institutionellen Wissens führen. Jetzt bist du dran. Was wirst du tun?
Von
Dr. Andrew M. Peña, SPHR, MBA
Stellvertretender Vizepräsident für Personalwesen – New Mexico State University
10. August 2013