Wenn Ihr Unternehmen viele Werkzeuge und Geräte verwendet, ist es keine leichte Aufgabe, den Überblick über das Inventar zu behalten.

Von kleinen Werkzeugen wie Hämmern über Sägen bis hin zu großen Geräten wie Walzen / Betonmischern wird die Verfolgung einzelner Geräte zu einem großen Anliegen für die Organisation.

Abweichungen vom Datensatz können zu einer Verzögerung des Projektabschlusses führen.

Unregelmäßigkeiten bei Werkzeugdaten können zu Stillständen, Turnarounds und Ausfällen (STO’s) führen, bei denen die Kosten für den Projektabschluss das 3-4-fache der tatsächlichen Kosten betragen.

Dies kann zu ungenauen Entscheidungen, ineffizienter Planung und der Unfähigkeit führen, sich an den Vertrag zu halten. Um das Projekt rechtzeitig abzuschließen, ordnen die meisten Beteiligten die Ausrüstung einfach neu an, anstatt sie zu lokalisieren, was die Projektkosten weiter erhöht.

Aber die Hauptfrage ist, warum gehen Werkzeuge verloren?

Die Hauptgründe, warum Sie Ihre Werkzeuge nicht finden können, sind:

1. Werkzeuge sind nicht da und / oder sie sind in der falschen Menge angekommen: wenn die Werkzeuge, die versendet werden sollen, den angegebenen Ort nicht erreicht haben oder an einen anderen Ort geliefert werden, erhalten Sie einen Bericht über fehlende Werkzeuge.
2. Werkzeuge wurden verschoben: Möglicherweise befindet sich das Werkzeug noch im Lager. Aber jemand ist woanders hingezogen, ohne dass es jemand wusste, oder er hat es nach der Verwendung an der falschen Stelle platziert, sodass es als vermisst eingestuft wird.
3. Diebstahl/Fehlplatzierung: Einer der häufigsten Gründe für fehlende Werkzeuge ist Diebstahl. Jemand nahm das Werkzeug zur Arbeit und gab es nicht zurück. Oder nachdem sie es benutzt haben, haben sie es verlegt.
4. Das Protokoll wird nicht korrekt aufgezeichnet: Wenn auf dem Protokollblatt steht, dass jemand das Tool ausgegeben hat, während es sich tatsächlich noch in den Räumlichkeiten befindet, wird es nicht verwendet, wenn dies erforderlich ist. Umgekehrt, wenn jemand das Tool verwendet, aber das Protokollblatt sagt, dass das Tool verfügbar ist, werden die Leute danach suchen. Dies führt zu Verwirrung, Arbeitsstillstand und kostbarer Zeitverschwendung.

Es gibt jedoch einige Tipps und Tricks, die Sie implementieren können, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Werkzeuge und Geräte im Auge behalten.

Alles Inventar verfolgen

Das Verfolgen Ihres Inventars ist das Beste, was Sie tun können.

Ein gutes Inventar-Tracking-System bedeutet, dass es genau und aktuell ist. Sie können Zyklusprüfungen anstelle der täglichen Verfolgung durchführen, um den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bestandsprüfung zu reduzieren.

Sie können auch eine zentrale Datenbank haben, in der Sie alles auflisten, was Sie besitzen. Das reduziert den Diebstahl, da jeder weiß, ob etwas fehlt.

Bestandsüberprüfungen stellen auch sicher, dass Sie ein angemessenes Budget für das Inventar zuweisen. In den meisten Fällen haben Unternehmen viel mehr Inventar, als sie benötigen.

Auch wenn dies nicht der Fall ist, haben Sie bei der Verfolgung Ihres Inventars den Überblick über die Arbeitsanforderungen und bestellen die Ausrüstung beim nächsten Bedarf korrekt.

Werkzeuge und Geräte kategorisieren

Durch die Kategorisierung von Werkzeugen und Geräten können Sie feststellen, wo ähnliche Werkzeuge aufbewahrt werden und welche austauschbar verwendet werden können.

Während Sie Ihr Inventar in einem Programm granular kategorisieren können, können Sie austauschbare Werkzeuge an derselben Stelle platzieren, um den Zugriff zu erleichtern.

Sie können Tools in verschiedene Kategorien einteilen, so dass sie am besten zu Ihrem Geschäftsmodell passen.

Sie können beispielsweise Werkzeuge nach Standort organisieren und kleine und große Werkzeuge unterteilen. Andere Kategorien können sein:

• Art des Werkzeugs (Handwerkzeug, Elektrowerkzeug)
• Werkzeugmarke
• Verwendung für dieses Werkzeug (innen, außen)

Organisieren Sie die Werkzeuge nach Belieben, aber es ist ratsam, Informationen zum Status des Geräts, zum Kaufdatum und zum Ablaufdatum der Garantie anzugeben.

Markieren Sie einzelne Artikel

Wenn Sie Artikel in Ihrem Inventar markieren, können Sie jedes Werkzeug, das Sie haben, verfolgen, identifizieren und lokalisieren. Sie können Geräte auf viele Arten kennzeichnen, wobei Barcodes und RFID-Chips am häufigsten vorkommen.

Wir werden die Vorteile jeder Option später erklären.

Werkzeugnutzung verfolgen

Sie sollten wissen, welches Werkzeug häufiger verwendet wird, wie viel es verwendet wird, wer es verwendet und wie viel es kostet, es zu versenden.

Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Werkzeuge nach Bedarf und Transportpreis zu priorisieren, damit Sie keinen zusätzlichen Cent für Werkzeuge ausgeben, als Sie unbedingt müssen.

Wenn ein Werkzeug in einem Lager verstaubt, während es irgendwo gebraucht wird, leidet das Geschäft.

Am wichtigsten ist, wenn ein Werkzeug gestohlen wird, haben Sie die Aufzeichnung, wer die letzte Person war, die es handhabte, wann sie es benutzt haben, und den letzten Ort, an dem sie das Werkzeug benutzt haben. Dies ist wichtig, da sich im Laufe der Zeit die Kosten für verlorene Werkzeuge summieren.

Das Ein- und Auschecken von Tools hilft dabei, eine Strategie für das weitere Gerätemanagement zu erstellen.

Verfolgen Sie Reparaturen und Garantien

Wenn Sie ein Werkzeug täglich und ein anderes einmal im Monat verwenden, erfordert das Werkzeug, das Sie jeden Tag verwenden, mehr Wartung und es ist wahrscheinlicher, dass es kaputt geht.

Wenn Sie Informationen über die Geräteverwendung haben, können Sie auch die Wartung von Werkzeugen oder Maschinen im Leerlauf planen, die zur Überprüfung anstehen. Eine gute Organisation wirkt sich nicht auf die Geschäftsprozesse aus und hält Ihre Geräte am Laufen.

Überwachen Sie, welche Werkzeuge unter die Garantie fallen, da Sie sie kostenlos warten / reparieren können. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Geld und Zeit nur für die Werkzeuge / Geräte ausgeben, die sie wirklich benötigen.

Was passiert, wenn das Werkzeug bricht?

Verfolgen Sie, welche Tools regelmäßig außer Betrieb sind.

Wenn etwas kaputt geht, versuchen Sie, den Grund dafür zu verstehen, besonders wenn es öfter passiert, als es sollte. Sie können dies tun, indem Sie Daten sammeln und Trendanalysen durchführen.

Beantworten Sie die folgenden Fragen und Sie werden besser verstehen, warum etwas kaputt geht:

• Wird das Gerät nicht ordnungsgemäß verwendet (Handhabungsfehler)?
• Werden sie nicht entsprechend den korrekten Spannungsspezifikationen verwendet?
• Erfordert es eine Ruhezeit vor der Wiederverwendung?

Ein defektes Werkzeug kostet nicht nur Zeit und Geld, um es zu reparieren, sondern Ihre Mitarbeiter wären auch untätig, während es repariert wird, wenn kein Ersatz verfügbar ist.

Um auf lange Sicht Geld zu sparen, versuchen Sie, hochwertige Geräte von einer vertrauenswürdigen Marke zu kaufen.

Optimale Auslastung ermitteln

Bei der Kategorisierung von Werkzeugen können Sie für jedes Werkzeug mehr Daten erfassen.

Sie können beispielsweise herausfinden, welche Tools den Mitarbeitern besser gefallen und welche am effektivsten sind, um die Arbeit zu erledigen.

Vergleichen Sie das mit den Kosten und finden Sie Informationen darüber, wie viele Unternehmen es machen. Versuchen Sie dann zu recherchieren, welche Marke die langlebigste Ausrüstung hat. Führen Sie eine Kostenanalyse durch, um herauszufinden, welche Tools Sie finanziell am meisten belasten, entweder durch physisches Problem (zu frühes Brechen) oder logistisches Problem (zu viel Anforderung).

Mit dieser Intelligenz können Sie intelligentere Entscheidungen treffen.

Rechenschaftspflicht bei der Verwendung von Geräten

Einzelne Mitarbeiter für die von ihnen verwendete Ausrüstung zur Rechenschaft zu ziehen, ist ein sicherer Weg, um Diebstähle und Zählfehler zu reduzieren.

Hier ist, was Sie tun können.

• Verwenden Sie Technologie: Verwenden Sie ein Werkzeugverwaltungssystem anstelle einer manuellen Aufzeichnung und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie Sie es verwenden. Auf diese Weise können sie die erforderlichen Tools selbst einchecken oder auschecken.
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über das von Ihnen gewählte Tool-Tracking-System und erklären Sie, wie alles funktioniert. Zum besseren Verständnis können Sie auch ein Werkzeughandhabungs- und Verwendungsdiagramm am Arbeitsplatz platzieren.
• Erstellen Sie eine Werkzeughandhabungsvereinbarung, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Verantwortlichkeit im Zusammenhang mit der Ausgabe dieses Werkzeugs verstehen. Erzählen Sie ihnen von den geltenden Gesetzen zum Diebstahl von Werkzeugen und erinnern Sie sie an die Konsequenzen.
• Prämien und Bußgelder festlegen: Für ein außergewöhnliches Werkzeughandling können Sie auch Prämien ausstellen. Dies wird die Menschen motivieren, besser mit den Werkzeugen umzugehen. Bußgelder können an diejenigen verhängt werden, die sich nicht an die Regeln halten. Arbeiter, die häufig Werkzeuge „verlieren“, können die Ausrüstung aus ihrem Gehaltsscheck bezahlen, wenn dies Ihr p ist.

Asset Management System

Stift- und Papierverfolgung kann für kleine Organisationen funktionieren, jedoch sollte ein Asset Management System / Bestandsverwaltungssystem verwendet werden, um Werkzeuge in einer großen Organisation zu verwalten. Es reduziert Inventurfehler und erhöht die Sicherheit für Werkzeuge.

Zusammen mit dem Tagging-System können Sie einen Echtzeit-Asset-Tracker für genauere Informationen erstellen.

Sie denken vielleicht: „Ich kann meine Werkzeuge mit einem Logbuch und RFID-Tags verwalten. Warum sollte ich für Software bezahlen, um das zu tun?“

Nun, es gibt enorme Vorteile, eine dedizierte Softwarelösung für die Werkzeugverfolgung zu verwenden. Stift und Papier Lösungen oder Tabellen sind bei weitem nicht gut genug, dann die Software-Methode.

Hier sind einige Vorteile einer professionellen Werkzeug- und Asset-Management-Software gegenüber Papierverfolgung / Tabellenkalkulationen:

Nun, da Sie die Vorteile einer professionellen Tracking—Lösung kennen – wie wählen Sie eine Tracking-Lösung?

Es gibt viele auf dem Markt. Die meisten von ihnen erfüllen unterschiedliche Bedürfnisse. Wir werden die Funktionen erkunden, nach denen Sie Ausschau halten müssen.

Es gibt einige Dinge, die Sie beachten sollten, bevor Sie sich für eine Tool-Tracking-Lösung entscheiden.

Cloud-Konnektivität

Das Speichern Ihrer Daten auf einer einzigen Festplatte ist ein großes Sicherheitsrisiko.

Cloud-basierte Lösungen ermöglichen Benutzern den Zugriff auf Daten von überall (Flexibilität). Außerdem verfügt die Cloud-native Architektur über Firewalls und Verschlüsselungseinstellungen, die eine weitere Sicherheitsebene hinzufügen.

Scangerät

Zum Scannen von Geräten können Sie entweder einen Smartphone-Scanner oder einen speziellen Handscanner verwenden. Ein Handscanner ist eine zusätzliche Hardware, die Sie kaufen müssen, weshalb die meisten Unternehmen Smartphone-Scanner implementieren, die mehr Flexibilität beim Check-in und Check-out bieten.

Anstatt sich Gedanken über Scanner zu machen, die kaputt gehen und die täglichen Prozesse verzögern, können Benutzer eine Software über ihr eigenes Telefon verwenden und einen Selbst-Check-in und Check-out durchführen. Das spart Zeit und Geld.

Eindeutige Identifizierungsinformationen

Etiketten, Barcodes und QR-Codes sind einige Beispiele dafür, wie Sie Werkzeuge kennzeichnen und voneinander unterscheiden können. Alle diese Optionen verwenden unterschiedliche Möglichkeiten zum Speichern von Produkt- / Werkzeuginformationen.

Wenn Sie beispielsweise eine grundlegende Werkzeugidentifikation und einen Eintrag in die kleinere Datenbank benötigen, sind Barcodes eine kostengünstige Wahl, die für Sie funktionieren könnte. Ihre eindeutigen Kennungen weisen jedoch einige Einschränkungen auf, sodass Organisationen mit einer großen Anzahl von Tools, bei denen sichergestellt werden muss, dass alle sekundären Daten für alle verfügbar sind, QR-Codes geeigneter finden.

Hier bei GoCodes haben wir unsere QR-Codes patentiert.

Sie haben eindeutige identifizierende Zeichen, die sicherstellen, dass kein Produkt den gleichen Code / Identifier hat, so dass selbst wenn zwei Abteilungen zusammengeführt werden, die Daten immer eindeutig für ein einzelnes Asset sind.

Werkzeugreservierung

Ist die Werkzeugreservierung erforderlich oder nicht?

Organisationen, die mehrere laufende Projekte haben, finden die Werkzeugreservierung als wichtiges Kriterium, insbesondere wenn teure Werkzeuge knapp sind.

Für eine optimale Nutzung der Tools kann Software Data Science- und Machine Learning-Algorithmen für die Entscheidungsfindung bei redundanten Anforderungen verwenden. Maschinelle Lernalgorithmen können ideale Reparatur- und Wartungszeiten für wichtige Werkzeuge vorhersagen, um Serviceunterbrechungen auf ein Minimum zu beschränken.

Automatisierungsanforderungen

Mit der Software erhalten Sie normalerweise automatische Datenbankwarnungen und automatische Statuswarnungen.

Entscheiden Sie als nächstes, welchen Automatisierungsgrad Sie benötigen. Die Software kann auf viele Arten konfiguriert werden, und Sie können nach dem Programm suchen, das Ihren Automatisierungsanforderungen am besten entspricht.

Zum Beispiel kann die Asset-Tracking-Software Warnungen senden, wenn ein bestimmtes Werkzeug nicht rechtzeitig zurückgegeben wird. Es kann eine Liste für ausgestellte Tools mit Informationen darüber erstellen, wer sie ausgegeben hat.

Wenn ein bestimmtes Tool ständig benötigt wird, können Sie die Software so einstellen, dass sie Warnungen sendet oder dieses Tool automatisch zu Ihrer Einkaufsliste hinzufügt.

Sie können IoT auch in die Tool-Tracking-Software integrieren.

Mit dieser Option können Sie Bewegungsmelder und Überwachungskameras mit der Software verknüpfen, sodass Sie bei einer Bewegung in Ihrem Lager ohne ID-Check-in eine Benachrichtigung erhalten.

Wenn jemand den Werkzeugabschnitt betritt, ohne sich vorher am System anzumelden, erhalten Sie eine Warnung und die Kamera beginnt mit der Aufnahme.

Verschiedene Tools erfordern unterschiedliche Herangehensweisen

Denken Sie daran, dass verschiedene Assets spezifische Software- /Hardwareausrüstung für die Verfolgung und Handhabung erfordern. Durch die Verwendung verschiedener Systeme entstehen vage Kategorien, die weiter in Datenpunkte für Werkzeuge unterteilt werden können.

Kleine Werkzeuge (Hämmer/Sägen)

Verwenden Sie ein Barcode-System mit einem Smartphone-Scanner. Auf diese Weise erhalten Sie eine kostengünstige und effektive Hardwarelösung, die mit Ihrer Software funktioniert.

Mittelgroße Werkzeuge (Polierer / Betonmischer)

Verwenden Sie für spärliche Werkzeuge, die häufig verwendet werden, QR-Codes zusammen mit Cloud-Konnektivität.

Mit Echtzeit-Updates, die an ein Online-Ledger gesendet werden, hat jeder aktuelle Informationen über die Verfügbarkeit des Tools. Sie können sogar einen Bluetooth-Sender für die Verfolgung und Echtzeit-Standortinformationen anschließen.

Große Werkzeuge / Geräte (Walzen /Bohrinseln)

Massive Geräte erfordern einen präziseren Ansatz, da sie teurer sind als andere Geräte.

Diese Assets benötigen GPS-Tracking über riesige Netzwerke, normalerweise 3G oder 4G.

Die von Ihnen ausgewählte Software sollte den genauen Standort und die Nutzung dieser Assets messen, da deren Beschaffung und Betrieb kostspielig sind.

Für diese großen Werkzeuge, hier sind einige andere Datenpunkte, die Sie verfolgen sollten, zusammen mit Standort und Nutzung:

• Kilometerstand
• Datum der letzten Wartung
• Wartungskosten
• Motordaten

Weitere Daten helfen bei der Vorhersage, ob Teile gewartet oder ausgetauscht werden müssen und welche Maßnahmen Sie ergreifen sollten, um die Geräteverschlechterung zu verringern.

Fazit

Die Nutzung von Technologie zur Verwaltung von Tools ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Ausfallzeiten zu minimieren und intelligenter zu arbeiten.

Ein modernes Geräteinventarsystem löst die Anforderungen Ihres Unternehmens an das Werkzeug- und Gerätemanagement. Es erhöht die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter, reduziert geringfügige Diebstähle und verlängert die Lebensdauer Ihrer Geräte um Jahre.

Die Automatisierung von Hintergrundprozessen, die Integration von IoT mit Tool-Management-Software und die Verwendung von Daten aus Tracking-Software für Vorhersageanalysen ist die neue Zukunft.

Zeit ist Geld und Ausfallzeiten verdoppeln die Kosten. Treffen Sie als Unternehmer immer Entscheidungen, die Ihrem Unternehmen am meisten nützen.

Mit einem systematischen Ansatz für Ihre Assets verfügen Sie nicht nur über Daten, um diese Entscheidungen zu treffen, sondern können auch Ihre Mitarbeiter stärken, die Produktivität steigern und Ihre Gewinnmargen steigern.