Was ist Stakeholder-Management?

Stakeholder-Management beinhaltet, wie Projektstatus, Kosten und Hindernisse an diese Stakeholder kommuniziert werden, um die Sichtbarkeit zu erhöhen, Änderungen in der Projektrichtung zu steuern und Erwartungen zu verwalten. Projektbeteiligte sind Personen, die an Ihrem Projekt beteiligt sind oder deren Interessen durch die Projektdurchführung oder den erfolgreichen Projektabschluss beeinträchtigt werden können.

Der Stakeholder-Management-Prozess hilft Projektmanagern, Veränderungen im Auge zu behalten und sie weniger bedrohlich zu machen. Der Stakeholder-Management-Plan ist eine wichtige Erinnerung für jede Interaktion, die Projektmanager mit direkten oder indirekten Stakeholdern haben, da er ihnen hilft, die praktische Verbindung zwischen dem Projekt und dem täglichen Betrieb aufrechtzuerhalten.

Stakeholder-Identifikation

Stakeholder-Identifikation ist nicht zu unterschätzen. Es ist eine große Aufgabe. Die Identifizierung von Stakeholdern ist oft schwierig, muss jedoch gründlich durchgeführt werden, damit der Projektmanager weiß, wer wer ist, und Strategien entwickeln kann, um widersprüchliche Bedürfnisse und Erwartungen zu bewältigen und den Stakeholdern beim Übergang zu einer anderen Arbeitsweise zu helfen.

Die wichtigsten Facetten der Stakeholder-Identifikation sind:

Stakeholder-Landschaft

Hier erstellen Sie ein Bild von Who’s Who in Bezug auf ihre Funktionen, dh., Unternehmens-, interne und externe Funktionen.

Stakeholder-Positionen

Jetzt ist es an der Zeit, Einzelpersonen in jeder Gruppe zu identifizieren und sie als hoch, mittel oder niedrig in Bezug auf ihre:

• Fähigkeit, Veränderungen zu stören

• Aktuelles Verständnis

• Erforderliches Verständnis

• Aktuelles Engagement

• Erforderliche Unterstützung

Stakeholder-Management-Ansatz

Dies ist effektiv eine Power-vs. Interest-Matrix, die hilft, die Strategie für die Interaktion mit ihnen zu bestimmen.

Stakeholder Map

Jetzt wird Ihr Stakeholder-Management-Plan solider. Mit Personen, die in jeder Funktionsgruppe aufgeführt sind, können Sie ihre wichtigsten Anliegen, den von Ihnen verfolgten Managementansatz und wichtige Artefakte für ihre Eingabe oder Validierung während des Projekts hinzufügen.

Stakeholder überprüfen

Überprüfen und anpassen oder verwenden Sie, was für Sie und Ihr Projekt sinnvoll ist. Der Aufwand für diese Arbeit bietet eine solide Grundlage für die Entwicklung des Kommunikationsplans, dient als Input für den Risikomanagementplan und bildet die Grundlage für alle Mitglieder des Projektteams. Es gibt Ihnen auch eine Referenzbasis für den Übergang von Personen und Prozessen, während sich das Projekt durch seinen Lebenszyklus bewegt.

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10 Schlüssel für ein effektives Stakeholder-Management

Hier sind zehn Tipps zum Erstellen von Präsentationen, die Ihr Stakeholder-Management aufwerten:

Wecken Sie ihr Interesse

Eine Agenda ist immer eine gute Idee, aber eine kurze Zusammenfassung dessen, was besprochen wird, ist noch besser. Plus, es gibt Stakeholdern ein Take-away und ermöglicht es ihnen, mit Fragen vorbereitet zu kommen. Es kann schwierig sein, die Stakeholder auf das Ziel zu konzentrieren, aber es ist entscheidend für den Projekterfolg.

Gehen Sie nicht davon aus, dass sie ihre Aufgabe als Stakeholder kennen

Ihre Stakeholder verstehen möglicherweise die allgemeine Ansicht des Projekts, aber Sie müssen möglicherweise die Details angeben, die Sie von ihnen benötigen.

Halten Sie es einfach

Geben Sie Ihren Stakeholdern die Situation in einfachen Worten. Überwältigen Sie sie nicht mit Informationen. Auf den Punkt gebracht. Seien Sie jedoch auf einen tieferen Tauchgang vorbereitet, wenn sie anfangen, Fragen zu stellen. Bei der Berichterstattung an Stakeholder ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Führungskräfte nicht so sehr an Ihrer speziellen Projektmanagement-Methodik interessiert sind wie an den Ergebnissen. Halten Sie die Stakeholder-Kommunikation auf Fortschritt und Wert ausgerichtet. Seien Sie prägnant und kurz. Viel Zeit in den Details mit Stakeholdern zu verbringen, wird nicht nur für sie frustrierend sein – es tut Ihnen auch nicht gut.

Verwenden Sie Zahlen und Bilder

PowerPoint ist ein großartiges Werkzeug, um Grafiken und Zahlen Stakeholdern zu präsentieren. So präsentieren sie sich gegenseitig Informationen. Und ja, sie müssen ein wichtiger Bestandteil Ihres Stakeholder-Management-Plans sein.

Logik verwenden

Akzeptieren Sie die Tatsache, dass es möglicherweise nicht immer Daten gibt, die eine bestimmte Situation unterstützen. Keine Zahlen zu haben, um Ihre Position zu sichern, könnte ein erfolgreiches Argument problematisch machen, so dass Sie sich möglicherweise der „wenn … dann …“ -Logik zuwenden müssen, um Licht in eine Situation zu bringen. Erwarten Sie jedoch nicht die gleichen Ergebnisse oder Antworten von den Stakeholdern – Zahlen herrschen mit ihnen.

Warten ist nie eine gute Option

Ein Teil eines guten Stakeholder-Managements ist es, Probleme zu antizipieren und zu lösen, bevor sie zu einer großen Sache werden. Warten Sie nicht, bis ein Problem offensichtlich ist — es ist oft schwieriger, das Problem an diesem Punkt zu lösen.

Immer eine Lösung anbieten

Wenn Sie ein Problem ansprechen, ohne eine mögliche Lösung anzubieten, können Sie den Stakeholdern genauso gut sagen: „Feuern Sie mich jetzt.“ Lösungen zu finden, gehört zu Ihrem Job als Projektmanager.

Geben Sie die erforderlichen Aktionen an

Wenn Stakeholder Maßnahmen ergreifen müssen, gehen Sie nicht davon aus, dass dies für sie offensichtlich ist. Wiederholen Sie – in Listenform -, welche Maßnahmen wann ergriffen werden müssen.

Sagen Sie immer ja*

*, aber stellen Sie sicher, dass sie verstehen, wie viel „Ja“ kostet. Sponsoren und Stakeholder mögen es nicht, wenn ihnen „Nein“ gesagt wird, also tun Sie es nicht. Stellen Sie einfach sicher, dass sie die Kosten ihrer Anfrage verstehen, damit sie selbst beurteilen können, ob sich „Ja“ lohnt oder nicht.

Nicht aufhören zu berichten

Wahrnehmung ist Realität. Wenn Stakeholder wahrnehmen, dass Sie nichts tun—Ihr nicht. Lass deinen Kopf nicht der nächste auf dem Hackklotz sein. In den meisten Organisationen ist die Aufmerksamkeitsspanne der Stakeholder ziemlich kurz. Lange Projekte, die viel Geduld der Stakeholder erfordern, neigen dazu, ins Stocken zu geraten und letztendlich zu scheitern. Die regelmäßige Bereitstellung von Werten in kurzen Intervallen (3-4 Wochen) hält die Stakeholder engagiert und interessiert.

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Stakeholder-Management—Tools

Unabhängig von der Projektmanagement-Methodik Ihres Unternehmens stehen viele Projektmanagement-Tools zur Verfügung, mit denen Sie Aufgaben und Zeitpläne verwalten können – einige helfen Ihnen dabei, effektiver mit den Stakeholdern in Ihrer Organisation zu kommunizieren. Unabhängig davon, ob Ihr gewähltes Projektmanagement-Tool diese Art der Kommunikation erleichtert oder nicht, ist es gefährlich, diesen wichtigen Teil Ihrer Rolle als Projektmanager zu ignorieren.