Trello ist eine auffällige, unterhaltsame und intuitive App, mit der Menschen bei der Arbeit zusammenarbeiten können. Die größte Herausforderung bei der Verwendung besteht darin, zu entscheiden, ob es sich um die richtige Art von Collaboration-App handelt, um Ihre Arbeit zu verwalten. Trello lässt sich am besten als Kanban-Board-App beschreiben, eine Softwarekategorie, die sich am besten zum Organisieren, Koordinieren und Verfolgen von Arbeiten eignet, während sie sich in einer Gruppe von Personen durch einen Workflow bewegt. Es ist keine großartige App für das traditionelle Projektmanagement. Die Verkaufsargumente von Trello sind jedoch die Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit, Trello-Boards mit externen Mitarbeitern zu teilen.

Im Vergleich zu anderen Kanban-Apps fehlen Trello einige Funktionen wie Swimlanes und Work-in-Progress-Limits. Was es hat, ist eine Auswahl zusätzlicher Funktionen, die Sie à la carte hinzufügen können, sodass die App nur so komplex und funktionsreich ist, wie Sie es möchten. Herauszufinden, ob es für Ihr Team und die Arbeit, die Sie verwalten möchten, richtig ist, kann jedoch einige Versuche und Irrtümer erfordern.

Ist Trello eine Projektmanagement-App?

Eine häufige Frage, die ich über Trello höre, lautet: „Ist Trello nicht eine Projektmanagement-App?“

Es ist und es ist nicht. Es hängt davon ab, wie streng Sie mit Ihrer Definition des Wortes „Projekt“ sind.“

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Ein Projekt ist eine Gruppe von Aufgaben, die ein Startdatum, ein Enddatum und ein Endprodukt haben. Nicht jede Arbeit ist ein Projekt. Der Bau eines Hauses ist ein Projekt. Das Beantworten von Anrufen in einem Callcenter ist kein Projekt.

Bei PCMag betrachten wir Collaboration-Apps als eine sehr große Kategorie. Darin haben wir einige Unterkategorien, um es den Menschen zu erleichtern, die Software kennenzulernen und zu vergleichen, die ihren Anforderungen am besten entspricht. Eine dieser Unterkategorien ist traditionelle Projektmanagement-Software. Eine andere ist Kanban Board Apps. Trello passt besser in die Kaban-Unterkategorie, da es alle typischen Funktionen einer Kanban-Board-App bietet.

Könnten Sie Trello verwenden, um einige Arten von Projekten zu verwalten? Ja. Du könntest. Wäre es eine schlechte Wahl der App für die Verwaltung sehr großer und komplexer Projekte, wie ein Raketenstart? Ja. Es würde.

Was ist Kanban?

Kanban ist eine Methode zur Organisation, Verfolgung und Verwaltung von Arbeit. Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine Familien-To-Do-Liste mit einer Postertafel und Haftnotizen verwalten. Sie können damit beginnen, drei Spalten (Trello nennt sie Listen) mit den Bezeichnungen To Do, Doing und Done zu erstellen. Sie können dann auf die Haftnotizen Aufgaben schreiben, die erledigt werden müssen, und sie in diese erste Spalte einfügen. Nehmen wir an, die Familie hat entschieden, dass jedes Mitglied des Haushalts zu einem bestimmten Zeitpunkt für nicht mehr als drei Aufgaben verantwortlich ist.

Jetzt kann jeder drei Aufgaben aus der Spalte Aufgaben auswählen und ihren Namen zur Notiz hinzufügen. Oder jemand anderes kann ihnen Aufgaben zuweisen. Wenn der Verantwortliche die Aufgaben startet, verschiebt er den Haftnotiz in die Spalte Doing. Wenn sie fertig sind, setzen sie das in die Spalte Fertig und können dann eine neue Aufgabe auswählen.

Aus dem Beispiel können Sie zwei Vorteile von Kanban entnehmen. Eines ist, dass es ein großartiges System ist, um zu begrenzen, wie viel Arbeit eine Person gleichzeitig auf ihrem Teller haben kann. Die zweite ist, dass jeder Einblick in den Stand der Arbeit hat, die das Team (in diesem Fall die Familie) leisten muss. Dies ermöglicht sowohl die Rechenschaftspflicht als auch die Möglichkeit, anderen Teammitgliedern zu helfen, die zurückfallen.

Kanban-Board-Apps sind ideal für die Verwaltung der Arbeit und die Bewegung der Arbeit durch verschiedene Phasen oder Workflows. Nicht alle „Arbeit“ ist gut geeignet für dieses Setup, though. Wenn Sie eine Rakete starten oder ein Krankenhaus bauen, benötigen Sie eine robustere Software, die verfolgen kann, wie sich verschiedene Teile des Projekts gegenseitig beeinflussen. Zum Beispiel hängt der Zeitplan für den Bau eines Krankenhauses davon ab, wann das Fundament gegossen wird. Wenn Sie diese Frist aufgrund von schlechtem Wetter verpassen, müssen sich alle anderen Teile des Projekts an die Änderung anpassen. Kanban-Boards sind nicht für solche Eventualitäten gerüstet.

Preis und Pläne

Trello hat die Anzahl der angebotenen Plantypen auf drei reduziert und die frühere Goldoption entfernt. Sie können sich jetzt für ein kostenloses, Business Class- oder Enterprise-Konto anmelden.

Trello Free ist wie der Name schon sagt: kostenlos. Mit dieser Art von Konto können Sie so viele persönliche Boards, Karten und Listen erstellen, wie Sie möchten, obwohl Sie nicht mehr als 10 Team-Boards (dh kollaborative Boards) erstellen können. Dateianhänge dürfen nicht größer als 10 MB sein, und Sie können Ihr Konto nicht in andere Apps integrieren. Am wichtigsten ist, dass Sie nur ein Power-Up pro Board erhalten.

Das Power-Up-Konzept ist wichtig, um zu verstehen, was das kostenlose Konto so sehr von den bezahlten Konten unterscheidet. Power-Ups sind À-la-carte-Funktionen, die Sie Ihren Trello-Boards hinzufügen. Bei den meisten Unternehmenssoftware wählen Sie eine Serviceebene basierend auf den auf jeder Ebene angebotenen Funktionen. Beispielsweise erhalten Sie möglicherweise die Features A und B mit der ersten Dienstebene, aber A bis D mit der zweiten Dienstebene usw. Trello ist anders. Mit Trello können Sie anpassen, welche Funktionen (oder Power-Ups) Sie für jedes Board wünschen. Die Anzahl der Funktionen, die Sie hinzufügen können, hängt vom gewählten Kontotyp ab. Einige Beispiele für Power-Ups sind eine Kalenderansicht, Zeiterfassung und benutzerdefinierte Felder. Wenn Sie alle drei Funktionen auf einem Board haben möchten, können Sie dies mit Trello Free nicht tun, da Sie nur ein Power-Up pro Board erhalten.Die Business Class ($ 12,50 pro Person pro Monat oder $ 119,88 pro Person pro Jahr) und Enterprise (Preise variieren) Konten kommen mit unbegrenzten Power-Ups. Beide haben auch eine Größenbeschränkung von 250 MB für Uploads und lassen Sie eine unbegrenzte Anzahl von Team-Boards erstellen. Der Unterschied zwischen diesen beiden Kontotypen hat weniger mit Endbenutzerfunktionen als vielmehr mit Backend-Verwaltungsoptionen zu tun. Trello Enterprise enthält Tools zum Verwalten von Single Sign-On und zum Verwalten von Berechtigungen und Einschränkungen.

Wie vergleichen sich die Preise von Trello?

Die Preise von Trello liegen auf dem Niveau anderer Collaboration-Softwarepakete. In den ersten Jahren nach dem ersten Start hat Trello viel weniger berechnet, was neben seiner benutzerfreundlichen Oberfläche dazu beigetragen hat, dass es sich einen Ruf als großartiges Tool für kleine Unternehmen und Startups erworben hat. Die Preise sind immer noch fair, aber sie sind kein Schnäppchen.

Asana kostet etwas mehr als Trello und beginnt bei 13,49 USD pro Person und Monat. Airtable, eine relationale Datenbank, die auch gut für das Workflow-Management geeignet ist, berechnet ungefähr dasselbe (ab 120 USD pro Person und Jahr). Leankit, eine weitere unkomplizierte Kanban-Board-App, berechnet viel mehr (mindestens 228 USD pro Person und Jahr). Zenkit Gebühren in der Nähe der gleichen wie Trello mit seiner $ 9 pro Person pro Monat Option, wie auch Wrike bei $ 9.80 pro Person pro Monat.

Sie könnten diese Preise mit traditionelleren Projektmanagement-Apps vergleichen, von denen einige jetzt Kanban-Board-Funktionen bieten, aber es könnte chaotisch werden. Einige Projektmanagement-Apps berechnen pro Person und Monat, andere eine Gebühr für bis zu einer bestimmten Anzahl von Benutzern, was es schwieriger macht, Preise zu vergleichen.Zum Beispiel berechnet Zoho Projects jetzt einen Tarif für eine Gruppe, z. B. 240 USD pro Jahr für bis zu 10 Personen. Zoho Sprints, ein weiteres Produkt desselben Unternehmens, das sich mehr auf agiles Projektmanagement in einer Kanban-Board-Umgebung konzentriert, verwendet eine ähnliche Gruppentarifsberechnung. es ist $ 12 pro Monat für eine Gruppe von 10. Teamwork Projects berechnet jedoch einfachere 9 USD pro Person und Monat, obwohl es ein Minimum von 5 Personen gibt. Wie gesagt, es wird ein wenig chaotisch

Erste Schritte mit Trello

Wie bei jeder Kanban-Board-App können Sie mit Trello benutzerdefinierte Boards erstellen. Vorhin erwähnte ich das Beispiel Board von zu tun, zu tun, getan. Das ist nur ein Beispiel. Sie können Boards mit so vielen Spalten erstellen, wie Sie möchten, und Sie können diese Spalten nach Belieben benennen.

Als nächstes erstellen Sie Karten, die Sie in die Spalten einfügen. Trellos Karten können viele Details enthalten. Sie können den Namen einer Aufgabe, den Beauftragten, Unteraufgaben, das Fälligkeitsdatum, die Beschreibung, Hyperlinks, Anhänge, Beschriftungen (ähnlich wie Tags) und mehr eingeben.

Ein weiterer Schritt, um loszulegen, besteht darin, Leute einzuladen, Ihrem Board beizutreten, wenn Sie Teamboards erstellen möchten. Sie können Trello auch für persönliches Kanban verwenden, wenn Sie Ihre eigenen Aufgaben und Workflows privat organisieren möchten.

Etwas neu in Trello sind Templates. Sie können jetzt ein Board auswählen, das bereits entwickelt wurde, um Sie zu einem besseren Workflow-Management zu führen, je nachdem, welche Art von Arbeit Sie haben. Einige Beispiele für Vorlagen sind Veröffentlichungsprozess, Design Sprint, Support-Ticket-Management und Office-Party-Planung. Mit einem kostenpflichtigen Trello-Konto können Sie Ihre eigenen Vorlagen erstellen, die auch Ihr Team verwenden kann.

Apps und Interaktivität

Sie können Trello als Web-App oder als heruntergeladene Desktop-App (Mac OS, Windows) oder mobile App (Android, iPhone und iPad) verwenden. Die Web-App funktioniert reibungslos mit hervorragenden Drag-and-Drop-Funktionen, auch wenn Sie Anhänge hochladen möchten. Sie erhalten einige Vorteile durch die Installation einer Desktop-App. Für den Anfang erhalten Sie Desktop-Benachrichtigungen sowie Optionen zum schnellen Hinzufügen. Sie erhalten auch Touch Bar-Funktionen mit einem kompatiblen Mac und zusätzlichen Tastenkombinationen.

Mit Trello können Sie Inhalte nicht nur von Ihrem Desktop, sondern auch von Google Drive, Box, Dropbox und URLs hochladen. Wenn Sie ein Bild auf eine Karte hochladen, kann Trello es in ein Titelbild umwandeln, sodass Sie auf einen Blick erkennen können, was die Karte enthält. Es gibt jetzt die Möglichkeit, ein Titelbild hinzuzufügen, auch wenn Sie nichts hochladen müssen. Mit Trello können Sie eine schnelle Suche auf Unsplash durchführen, um etwas Relevantes zu finden.

Während Sie einer Karte jemanden zuweisen und ein Fälligkeitsdatum festlegen können, finden Sie keine erweiterten Projektmanagementfunktionen, z. B. die Schätzung von Best- und Worst-Case-Szenarien für die Dauer einer Aufgabe. Es ist auch seltsam für mich, dass Karten nicht wie gemacht abgehakt werden können, obwohl Sie sie „archivieren“ können. Dies ist auch dann der Fall, wenn eine Karte ein Fälligkeitsdatum hat. Vielleicht ist das Problem, dass ich versuche, Karten in Aufgaben einzuordnen, obwohl sie es tatsächlich nicht müssen. Trello ist in diesem Sinne ein hochflexibles System. Karten können sein, was Sie wollen, genauso wie Spalten für alles sein können, was Sie wollen.

Funktionen und Power-Ups

Farbcodierte Etiketten sind ein weiteres Werkzeug zum Organisieren von Karten, obwohl ich sie als etwas enttäuschend empfinde. Jedes Etikett erfordert eine Farbe, was bedeutet, dass Ihnen nach etwa 10 schnell die leicht identifizierbaren Farben ausgehen. Es gibt eine Option, um Muster für farbenblinde Benutzer zu aktivieren. Ich möchte die Möglichkeit, Keyword-Tags als Beschriftungen zu verwenden, wenn dies den Anforderungen meines Boards besser entspricht. Das würde mehr Möglichkeiten zum Suchen, Sortieren und Filtern von Karten hinzufügen.

Trello wird standardmäßig nicht mit Zeiterfassung geliefert, aber Sie können es als Power-Up hinzufügen. Sie können auch weitere Funktionen über Google Chrome-Erweiterungen von Drittanbietern hinzufügen. Es gibt sogar eine Trello-App für Slack. Ich habe bereits erwähnt, dass Trello keine Work-in-Progress-Limits enthält. Sie können diese Funktion mit einem Add-On erhalten, aber alles, was Sie erhalten, ist eine Warnung, wenn Sie das Limit überschreiten, anstatt von der Aktion blockiert zu werden oder einen Grund für das Überschreiten des Limits eingeben zu müssen. Leankit hat WIP Grenzen eingebaut, und Sie können mehr mit ihnen tun.

Ich habe an einigen dieser Extras für Zeiterfassung, Berichte und Scrum-Funktionen herumgebastelt (Scrum ist ein Arbeitsstil, der sich auf Iteration konzentriert und bei Softwareentwicklern beliebt ist). Sie sind nicht schlecht, aber auch nicht annähernd so leistungsfähig wie die nativen Berichts- und Zeitschätzungsfunktionen von LiquidPlanner, einer High-End-Projektmanagement-App. LiquidPlanner kann beispielsweise eine ganze Zeitleiste von Aufgaben neu konfigurieren, die voneinander abhängig sind, wenn auch nur eine Person eine Frist verpasst.

Wenn Sie ein kostenpflichtiges Konto haben, das die Integration ermöglicht, können Sie Trello mit anderen Business-Apps verbinden, die über den Chrome Extension Store hinausgehen. Die Zeiterfassungstools Toggl und Harvest bieten beispielsweise eine Integration mit Trello. Solange es Ihnen nichts ausmacht, eine einzigartige Suite von Tools für Ihr Team zusammenzustellen, können Sie sie mit Trello nach Herzenslust anpassen. Es kann eine Weile dauern, bis Sie alles angeschlossen haben, was Sie wollen und brauchen.

Eine der Stärken von Trello ist, dass es mehr als eine Möglichkeit gibt, es zu verwenden. Es ist flexibel genug, um sich Ihrem Willen zu beugen, und Sie können ziemlich kreativ werden. Ich habe Trello verwendet, um den Überblick über Reiseideen zu behalten und ob ich angefangen habe, sie zu buchen. Wie Sie es verwenden, liegt ganz bei Ihnen.

Die Flexibilität von Trello mag wie ein Vorteil erscheinen, aber es kann auch eine Belastung sein, da Sie herausfinden müssen, wie Sie den Service am besten nutzen können. Ich habe lange das gleiche Gefühl über Asana, ein wunderbares Task-Management-Tool, das so wenige Regeln für die Verwendung hat, dass es für neue Benutzer entmutigend sein kann, wenn sie versuchen herauszufinden, wie es für sie funktionieren könnte. Sowohl Trello als auch Asana können für die Zusammenarbeit unverzichtbar sein, aber es erfordert ein starkes, engmaschiges Team, um einige Versuche und Irrtümer in Kauf zu nehmen, wenn das Tool zum ersten Mal übernommen und entschieden wird, wie es verwendet werden soll.

Automatisierung

Eine der neueren Funktionen in Trello ist die Möglichkeit, Automatisierungen zu erstellen, die auch als Befehlsläufe oder Butler bezeichnet werden.

Manchmal in Trello, werden die Regeln Ihres Boards sein, um eine Aktion (genannt Trigger) mit einer anderen Aktion zu folgen, und es ist die gleiche Aktion jedes Mal. Wenn dies der Fall ist, können Sie eine Automatisierung erstellen. Wenn Sie beispielsweise eine Karte in die Spalte Fertig verschieben, kann die Aktion darin bestehen, alle verbleibenden Teilaufgaben auf dieser Karte automatisch abzuhaken. Wenn Sie eine Karte in eine Spalte mit dem Namen Delayed verschieben, können Sie dem Fälligkeitsdatum automatisch 10 Tage hinzufügen.

Mit Butler können Sie diese Art von sich wiederholenden Aktionen automatisieren. Die Liste der Auslöser und Aktionen ist nicht vollständig, deckt jedoch viele gängige Szenarien ab.

Flexibel, visuell und leicht

Trello ist eine flexible App zur gemeinsamen Verwaltung von Arbeit und Workflows. Da Trello flexibel ist, müssen Sie möglicherweise experimentieren, um herauszufinden, wie Sie es am besten für Ihr Team und die von Ihnen verwaltete Arbeitslast verwenden können. Neue Vorlagen erleichtern diese Belastung und geben Ihnen Vorschläge, wie Sie in verschiedenen Kontexten beginnen können.

Trello ist ein großartiges Tool für die Zusammenarbeit, wenn Sie keine leistungsstarke Projektmanagement-App benötigen. Es ist auch ein wenig leichter als Editors ‚Choice Asana, das Ihnen eine Schnittstelle bietet, die Sie für mehr als nur Kanban-Boards verwenden können.

Wenn das, was Sie wirklich wollen, traditionelle Projektmanagement-Software ist, könnten Sie Trello Licht auf Funktionen finden, da es Gantt-Diagramme fehlt, integrierte Reporting-Tools und andere Funktionen, die spezifisch für die Verwaltung von Projekten sind. Für ein unkompliziertes Projektmanagement empfehle ich Zoho Projects und Teamwork Projects, die Auswahl unserer Redakteure bei PCMag.

Trello

4.0

Siehe es

Besuchen Sie die Website unter Trello

UVP $8.33

Pros

• Flexible and customizable kanban app
• Offers desktop apps and mobile apps
• Intuitive interface

Cons

• No Gantt charts
• No time-tracking
• No progress reports
• No abrechnungsfunktionen

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Das Endergebnis

Mit Trello, einer der intuitivsten Kanban-Apps, die Sie finden, können Sie die von Ihnen erstellten Boards vollständig anpassen. Es ist ein solides Werkzeug für die Verwaltung von Arbeit und Workflows; Es ist jedoch kein Projektmanagement-Tool, wie viele denken.