Si hay una cosa en la que se basan los equipos de alto rendimiento, es en la comunicación efectiva. No importa cuán disruptiva sea tu tecnología o cuán grande sea tu visión, si tu equipo no se comunica bien, estarás luchando una batalla cuesta arriba.

¿por Qué? Bueno, la mala comunicación desperdicia tiempo, genera desconfianza y causa complejidades y estrés innecesarios, todo para un resultado a menudo mediocre.

Cuando dispone de los sistemas, herramientas y estrategias para fomentar una comunicación eficaz, facilita la colaboración, pone a todos en sintonía y ayuda a reducir el riesgo de que su equipo se agote.

En este artículo, compartimos 14 consejos prácticos para ayudarte a hacer eso, ya sea que tu equipo sea típicamente remoto, in situ o una combinación de ambos.

14 Consejos útiles para mejorar la Comunicación en equipo

A continuación se presentan consejos para equipos que incluyen empleados que siempre son remotos, así como equipos mixtos (lo que significa que algunos miembros del equipo trabajan principalmente en un espacio de oficina).

No importa desde dónde trabajen actualmente los miembros de tu equipo, o desde dónde trabajarán en el futuro, estos consejos te ayudarán a mejorar la comunicación general.

Consejos de comunicación para equipos remotos

Los equipos remotos, por su propia naturaleza, tienen poca o ninguna comunicación en persona entre los miembros del equipo. Cuando combinas eso con un equipo que puede estar distribuido en muchas zonas horarias, tienes un entorno que hace que la comunicación efectiva sea un desafío.

1. Cree el kit de herramientas adecuado.

Hay una gran variedad de software y herramientas en el mercado hoy en día para mejorar la comunicación y la colaboración del equipo remoto. Incorpore algunas herramientas que satisfagan las necesidades de todo el equipo.

Para averiguar qué herramientas necesita, comience pensando en las dos formas de comunicación: síncrona (es decir, en tiempo real) y asíncrona (es decir, en un horario no concurrente).

Por ejemplo, es posible que tu equipo ya use o elija usar Slack. (Si no es así, lo recomiendo encarecidamente, ya que hace que la colaboración sincrónica sea muy fácil.)

Como equipo remoto, también debe pensar en herramientas de audio y videoconferencia. Aunque las capacidades de Slack en esta área están mejorando, recomiendo usar Zoom u otra plataforma dedicada para estas comunicaciones.

A continuación, necesita una herramienta de gestión de proyectos que pueda actuar como un eje central para mantener todo unido. El espacio de gestión de proyectos tiene una cantidad casi ilimitada de opciones, pero algunas de las más populares son Basecamp, Trabajo en equipo y Trello.

Para completar las cosas, recomiendo usar una herramienta como el software gratuito de programación de reuniones de HubSpot para reducir el ir y venir innecesario al programar una reunión. También sugiero usar software de captura de pantalla, como Soapbox o Loom, para ayudar a dar contexto a tus conversaciones asíncronas.

En general, al encontrar las herramientas adecuadas para su equipo, investigue, pida recomendaciones, luego juegue con algunas y vea qué funciona para usted.

2. Actualice constantemente la documentación del equipo.

A pesar de lo que el mundo de las startups quiera que creas, el software no existe por sí solo. El objetivo de todas estas herramientas es facilitar la comunicación efectiva, pero como la mayoría de los trabajadores remotos pueden atestiguar, ese no es a menudo el resultado.

Para alcanzar ese objetivo, debe tener claro cuándo y cómo va a usar esas herramientas, y luego debe seguir realmente esas pautas.

¿Cuándo debes contactar a alguien a través de Slack en lugar de por correo electrónico? ¿Qué se debe manejar con un screencast en lugar de una llamada de zoom?

Los detalles dependerán de lo que haga su equipo y de cómo prefieran trabajar, pero la idea general es usar opciones asincrónicas por defecto, a menos que tenga una fuerte razón para no hacerlo.

Cuando se trata de gestión de proyectos, el principio principal es simple: Mantener todos los proyectos actualizados con la siguiente acción, quién es responsable de ella y cuándo debe terminarse.

Esto no es nada innovador, pero en la práctica, muy pocos equipos siguen adelante con este día a día.

Si usted y un compañero de trabajo tienen una conversación informal en la que se tomó una decisión sobre su proyecto, puede parecer que no es necesario tomar ninguna otra acción. Ambos saben lo que hay que hacer, ¿verdad?

Si bien es posible que sepas qué hacer, el resto de tu equipo no tendrá idea de lo que está pasando.

Su sistema de gestión de proyectos debe servir como un repositorio central de lo que está sucediendo con cada proyecto. Además de mantener al resto del equipo al tanto, ser coherente con estas actualizaciones también hace que su vida sea más fácil.

¿Con qué frecuencia trabaja en un solo proyecto a la vez? Casi nunca, ¿verdad?

Al mantener esto actualizado, es fácil para ti volver a ponerte al día rápidamente cuando has estado saltando entre varias cosas diferentes.

No más hurgar en viejas cadenas de correo electrónico y conversaciones de Slack tratando de averiguar qué estabas pensando exactamente antes.

3. Establezca la etiqueta de la zona horaria.

Cuando tienes un equipo repartido en varias zonas horarias, necesitas pensar más en cuándo comunicarte.

Si utilizas Slack, debes animar a tu equipo a que establezca horas de «No molestar» para que no reciban alertas a todas horas del día. Si no estás usando Slack, mantente alejado de cualquier cosa que envíe una alerta a tu compañero de equipo, a menos que se trate de una emergencia real que no puede esperar.

4. Considere cómo se interpretará el medio y el tono de sus palabras.

La comunicación remota es, en su mayor parte, escrita. Naturalmente, carece de cosas que damos por sentadas cuando hablamos con alguien en persona: expresiones faciales, lenguaje corporal, tono de voz, etc.

Como todos sabemos, los pensamientos pueden aparecer de manera muy diferente en el texto, e incluso en las llamadas, de lo que lo harían en la vida real. Por lo tanto, haga una pausa antes de enviar sus mensajes y vuelva a leerlos para obtener tono.

Por el otro lado, anime a su equipo y a sus compañeros de trabajo a hablar cuando sientan que alguien se está acercando por el camino equivocado. Estas pequeñas cosas hacen una diferencia real cuando no tienes una cara para poner las palabras.

5. Reúne al equipo de forma regular.

Una de las cosas más impactantes que un equipo remoto puede hacer es planificar el tiempo para que todos se reúnan. El tiempo de vinculación (virtual o en persona, siempre y cuando el equipo remoto visite el espacio de la oficina) es una excelente manera de mejorar la comunicación y la confianza, así como de:

• Acercar a los miembros del equipo.
• Anime a todos a compartir y comprender mejor las personalidades y los estilos de comunicación de los demás.
• Ayudarles a encontrar intereses comunes que normalmente no descubrirían en una llamada de trabajo.

Si pueden pasar tiempo juntos en persona, también pueden organizar retiros ocasionalmente para que el equipo remoto se reúna. O, si tiene empleados en todo el mundo y algunos de ellos viven bastante cerca unos de otros, fomente «mini retiros».»

Pero lo más importante, asegúrate de reunir al equipo virtualmente de forma regular. ¡Y no lo hagas todo sobre el trabajo!

Por ejemplo, tenemos una videollamada diaria que es parte del trabajo, parte social. De martes a jueves, la llamada es un breve registro de entrada de 10 minutos para ver cómo está la gente. Los lunes y viernes, es un poco más largo para que podamos hablar de nuestros fines de semana, lo que hemos estado haciendo, y simplemente ponernos al día.

Esto no reemplaza completamente la comunicación en persona, pero es una manera fácil de construir conexiones más profundas con el resto del equipo.

Consejos de comunicación para Equipos mixtos

Es posible que tenga un equipo mixto, lo que significa que algunos miembros son principalmente remotos y otros trabajan principalmente en la oficina. Este tipo de equipo tiene sus propios desafíos únicos debido a la estructura:

• Primero, deben hacer todo lo posible para evitar que se formen divisiones entre los dos grupos de empleados.
• Segundo, tienen que asegurarse de que ambos equipos permanezcan sincronizados.

6. Incluya a todos en los bucles de información.

Al igual que los equipos remotos necesitan realizar un seguimiento de las conversaciones que dan lugar a una decisión o acción, no importa lo pequeños que sean los equipos mixtos. Esto es importante que los equipos mixtos consideren para que los empleados remotos no se queden fuera del bucle y viceversa.

7. Evite soluciones únicas a desafíos recurrentes.

Con la etiqueta de zona horaria, sabes que no debes hacer ping a alguien cuando son las 11:00 pm en su parte del mundo, pero ¿qué haces cuando realmente necesitas hablar con alguien cuando no es conveniente?

Para estas situaciones, se deben hacer algunos compromisos. Idealmente, hay cierta superposición en las horas de trabajo, pero si no, trate de encontrar un tiempo que no sea demasiado incómodo para ninguno de los dos.

Si constantemente sugieres horarios que no respetan el horario de la otra persona, solo estás pidiendo que te dejen fuera del bucle.

8. Fomentar la honestidad y la transparencia.

Uno de los principales beneficios de una comunicación efectiva es que ayuda a identificar los problemas de manera temprana para que se puedan solucionar con una interrupción mínima. Esto solo sucede si los empleados sienten que realmente pueden compartir sus comentarios. De lo contrario, los problemas simplemente se agravarán.

Con los equipos mixtos, hay muchas maneras de que la comunicación falle y los costos de que eso suceda son altos, por lo que es crucial que tu equipo te informe cuando hay un problema.

Si está trabajando de forma remota y simplemente no puede comunicarse con alguien en la oficina utilizando todos los canales adecuados, debe poder hablar para que su equipo pueda averiguar qué está pasando y arreglarlo.

Lo mismo ocurre con estar en la oficina y tratar de contactar a un empleado remoto. Si bien no todo el mundo es un nómada digital, a veces puede parecer que sí cuando toma días obtener una respuesta. Así, cuando hay problemas, el equipo necesita hablar y el gerente necesita escuchar.

9. Organice reuniones con más frecuencia.

Para mantener a los empleados remotos y en la oficina en la misma página, haga que sea una prioridad tener reuniones regulares para ponerse al día con las victorias, los objetivos y los proyectos relacionados con el trabajo. Incluso puede tener una llamada por Skype con un empleado remoto para almorzar o tomar una cerveza después del trabajo.

Consejos de comunicación para equipos in Situ

Si tienes empleados trabajando en el mismo edificio, la comunicación y la colaboración pueden ser un poco más fáciles. Sin embargo, sigue siendo importante asegurarse de que se está comunicando de una manera efectiva.

10. Asegúrate de alejarte de la computadora.

Cuando trabajas en el sitio, tienes acceso a una herramienta que los equipos remotos y mixtos no tienen; levantarte y acercarte a alguien para hablar con ellos.

En lugar de chatear exclusivamente a través de Slack en la oficina, si es posible, puedes hacerles preguntas en persona, sentarte con ellos para tomar un café, usar la sala de reuniones para charlar rápidamente, etc.

12. Utilice la tecnología para trabajar de manera más eficiente.

Mientras que algunas personas se encuentran volviendo a las conversaciones virtuales sobre aquellas en persona, otras personas van demasiado lejos en la otra dirección. Solo porque puedas levantarte y hacerle una pregunta a tu compañero de trabajo, no significa que debas hacerlo.

Al igual que con los equipos remotos, es crucial distinguir entre lo que debe suceder de forma sincrónica y lo que puede suceder de forma asincrónica.

Si trabajas de forma remota, puedes cerrar Slack si necesitas un descanso, pero es mucho más difícil evitar que Bob, del equipo de contabilidad, te moleste con las últimas noticias sobre Survivor cuando está dos cubículos abajo.

Si crees que una conversación debe tener lugar en persona, antes de interrumpir a alguien, busca señales de que no quiere ser molestado: auriculares puestos, cabeza abajo, enfoque claro. Si es absolutamente necesario hablar de ello ahora, entonces está bien, pero la mayoría de las conversaciones pueden esperar. Envíales un mensaje en Slack y pregunta cuándo es un buen momento para chatear.

13. Asegúrese de que la documentación siga siendo fácilmente accesible.

Mantener los estados del proyecto actualizados y accesibles es tan importante para los equipos de la oficina como para los demás. También es algo que es fácil de dejar de lado.

Incluso como equipo con empleados en el sitio, debe asegurarse de que la información de todo el equipo sea fácil de encontrar y precisa. Si bien puedes levantarte y preguntar a otra persona qué está pasando con un proyecto o dónde encontrar los últimos paneles e informes, no deberías tener que hacerlo.

Tener que buscar constantemente lo que necesita e interrumpir la mitad de la oficina en el proceso es un asesino masivo de productividad. No te vuelvas perezoso con la gestión de proyectos solo porque estés en el mismo lugar.

14. Cree un ambiente de trabajo positivo.

Nadie quiere trabajar en una oficina llena de zombis que parecen no tener intereses fuera del trabajo. Eso no solo baja la moral, sino que también es malo para la productividad.

Cuando las personas sienten que simplemente lo están moliendo, día tras día, simplemente no van a ser tan efectivos como podrían ser si estuvieran completamente comprometidos. Dale un respiro a sus mentes haciéndoles saber que está bien hablar de otras cosas que no sean el trabajo mientras están en la oficina.

Ahora, esto no significa que tenga que ir a Silicon Valley lleno y llenar la oficina con bolsas de frijoles y cerveza gratis. Tampoco significa que la gente no necesite hacer sus cosas, pero deje que su equipo aproveche los almuerzos y las pausas para el café y el enfriador de agua para conectarse.

La comunicación eficaz en equipo Conduce a Empleados Más Felices y Productivos

Los diferentes equipos tienen diferentes desafíos de comunicación y tienen diferentes formas de hacerlo, pero hay algunos principios simples que se aplican en todos los ámbitos:

1. Elige tus herramientas sabiamente.
2. Tenga claro cuándo y cómo se debe usar cada herramienta.
3. Utilice esas herramientas de forma correcta y consistente.
4. Sea consciente de cómo se podrían interpretar sus palabras (escritas u orales).
5. Sé respetuoso con el tiempo de otras personas.

Cuando tienes los cimientos correctos y una cultura que promueve la transparencia y la honestidad, estás en camino a una comunicación efectiva.

Los principios son sencillos y se basan en el sentido común, pero conseguir que funcionen requiere un compromiso real de todo el equipo, de arriba a abajo.

Para obtener más información, lea acerca de las actividades rápidas de formación de equipos para probar a continuación.

nota del Editor: Este artículo se publicó originalmente en octubre de 2018 y se ha actualizado para que sea exhaustivo.