Si su empresa utiliza muchas herramientas y equipos, no será tarea fácil hacer un seguimiento del inventario.

Desde herramientas pequeñas como martillos hasta sierras y equipos grandes como rodillos/mezcladoras de cemento, el seguimiento de equipos individuales se convierte en una gran preocupación para la organización.

Las desviaciones del registro pueden causar un retraso en la finalización del proyecto.

La irregularidad de los datos de la herramienta puede causar Paradas, Cambios y cortes (STO) donde el costo de finalización del proyecto se convierte en 3-4 veces el costo real.

Esto puede llevar a una toma de decisiones inexacta, una planificación ineficiente y una incapacidad para cumplir con el contrato. Para completar el proyecto a tiempo, la mayoría de las partes interesadas simplemente reordenan el equipo en lugar de ubicarlo, lo que aumenta aún más los costos del proyecto.

Pero la pregunta principal es, ¿por qué faltan las herramientas?

Las principales razones por las que no puede encontrar sus herramientas son:

1. Las herramientas no están allí y / o han llegado en la cantidad incorrecta: si las herramientas que se supone que deben enviarse no han llegado a la ubicación designada o se envían a otra, tendrá un informe de herramientas faltantes.
2. Las herramientas se han movido: tal vez la herramienta todavía esté en el almacén. Pero alguien se mudó a otro lugar sin que nadie lo supiera o lo han colocado en el lugar equivocado después de usarlo, por lo que se clasificará como desaparecido.
3. Robo / extravío: una de las razones más comunes de la falta de herramientas es el robo. Alguien se llevó la herramienta al trabajo y no la devolvió. O después de usarlo, lo perdieron.
4. El registro no se registra correctamente: si la hoja de registro dice que alguien ha emitido la herramienta mientras todavía está en las instalaciones, no se utilizará si hay un requisito. Por el contrario, si alguien está usando la herramienta pero la hoja de registro dice que la herramienta está disponible, la gente la buscará. Eso causará confusión, detendrá el trabajo y perderá un tiempo precioso.

Sin embargo, hay algunos consejos y trucos que puede implementar para asegurarse de mantener un buen seguimiento de sus herramientas y equipos.

Rastrear todo el inventario

Rastrear tu inventario es lo mejor que puedes hacer.

Un buen sistema de seguimiento de inventario significa que es preciso y está actualizado. Puede realizar comprobaciones de ciclo en lugar de realizar un seguimiento diario para reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para verificar el inventario.

También puede tener una base de datos central donde enumere todo lo que posee. Eso reducirá el robo, ya que todos sabrán si falta algo.

Las comprobaciones de inventario también se aseguran de asignar un presupuesto apropiado para el inventario. La mayoría de las veces, las empresas tienen mucho más inventario del que necesitan.

Incluso si ese no es su caso, al rastrear su inventario, estará al tanto de los requisitos de trabajo y ordenará el equipo correctamente la próxima vez que lo necesite.

Categorizar herramientas y equipos

Categorizar herramientas y equipos puede ayudarlo a identificar dónde se guardan herramientas similares y cuáles se pueden usar indistintamente.

Si bien puede clasificar su inventario de forma granular en un programa, puede colocar herramientas intercambiables en la misma ubicación para facilitar el acceso.

Puede dividir las herramientas en varias categorías, de la manera que mejor se adapte a su modelo de negocio.

Por ejemplo, puede organizar herramientas por sitio y dividir herramientas pequeñas y grandes. Otras categorías pueden ser:

• Tipo de herramienta (herramienta manual, herramienta eléctrica)
• Marca de la herramienta
• Uso para esa herramienta (interior, exterior)

Organice las herramientas como mejor le parezca, pero sería aconsejable incluir información sobre el estado del equipo, la fecha de compra y la fecha de caducidad de la garantía.

Etiqueta artículos individuales

Etiquetar artículos en tu inventario te permitirá rastrear, identificar y localizar cada herramienta que tengas. Puede etiquetar equipos de muchas maneras, siendo los códigos de barras y los chips RFID los más comunes.

Explicaremos los beneficios de cada opción más adelante.

Rastree el uso de la herramienta

Debe saber qué herramienta se está utilizando más, cuánto se está utilizando, quién la está utilizando y cuánto cuesta enviarla.

Estos conocimientos le ayudarán a priorizar las herramientas por requisitos y precio de transporte para que no gaste un centavo adicional en herramientas de lo que absolutamente tiene que gastar.

Si una herramienta está acumulando polvo en un almacén mientras se necesita en algún lugar, el negocio sufre.

Lo más importante es que si una herramienta es robada, tendrás el registro de quién fue la última persona que la manejó, cuándo la usó y la última ubicación en la que usó la herramienta. Esto es importante, ya que con el tiempo, el costo de las herramientas perdidas se suma.

Las herramientas de registro de entrada y salida ayudarán a crear una estrategia para la administración de equipos adicionales.

Reparaciones y garantías de orugas

Si utiliza una herramienta a diario y otra una vez al mes, la herramienta que utiliza a diario requiere más mantenimiento y es más probable que se rompa.

Además, cuando tenga información sobre el uso del equipo, puede planificar el mantenimiento de las herramientas o máquinas inactivas que deban someterse a revisiones. Estar bien organizado no afectará los procesos de negocio y mantendrá su equipo en funcionamiento.

Monitoree qué herramientas están bajo garantía, ya que podría mantenerlas / arreglarlas sin costo alguno. Esto asegurará que gastes dinero y tiempo solo en aquellas herramientas/equipos que realmente lo necesitan.

¿Qué Sucede Si La Herramienta Se Rompe?

Haga un seguimiento de qué herramientas están regularmente fuera de servicio.

Si algo se rompe, trate de entender la razón detrás de ello, especialmente si sucede con más frecuencia de lo que debería. Puede hacerlo recopilando datos y realizando análisis de tendencias.

Responda las siguientes preguntas y comprenderá mejor por qué algo se rompe:

• ¿El equipo no se está utilizando correctamente (error de manipulación)?
• ¿No se están utilizando de acuerdo con las especificaciones de voltaje correctas?
• ¿Requiere un período de descanso antes de reutilizarlo?

No solo una herramienta rota cuesta tiempo y dinero arreglarla, sino que sus trabajadores también estarían inactivos mientras se arregla si no hay reemplazo disponible.

Para ahorrar dinero a largo plazo, intente comprar equipos de calidad de una marca confiable.

Determinar la utilización óptima

Al clasificar las herramientas, puede recopilar más datos para cada una.

Por ejemplo, puede averiguar qué herramientas le gustan más a los empleados y cuáles son las más efectivas para hacer el trabajo.

Compare eso con el costo y encuentre información sobre cuántas empresas lo están haciendo. Luego, intente investigar qué marca tiene el equipo más duradero. Haga un análisis de costos para averiguar qué herramientas le drenan más financieramente, ya sea por un problema físico (romper demasiado temprano) o un problema logístico (demasiado requisito).

Con esa inteligencia, podrás tomar decisiones más inteligentes.

Responsabilidad del uso del equipo

Hacer que los trabajadores individuales sean responsables del equipo que utilizan es una forma segura de reducir los robos y los errores de conteo.

Esto es lo que puedes hacer.

• Use tecnología: utilice un sistema de gestión de herramientas en lugar de un registro manual y asegúrese de que sus empleados sepan cómo usarlo. De esa manera, pueden hacer el check-in o el check-out automático de las herramientas necesarias.
• Ponga a sus empleados al día sobre el sistema de seguimiento de herramientas que eligió y explique cómo funciona todo. También puede colocar una tabla de manejo y uso de herramientas en el lugar de trabajo para una mejor comprensión.
• Cree un acuerdo de manejo de herramientas para asegurarse de que sus trabajadores entiendan la responsabilidad asociada con la emisión de esa herramienta. Hábleles de las leyes establecidas relacionadas con el robo de herramientas y recuérdeles las consecuencias.
• Establecer recompensas y multas: para un manejo de herramientas excepcional, también puede emitir recompensas. Esto motivará a las personas a manejar mejor las herramientas. Se pueden imponer multas a aquellos que no sigan las reglas. Los trabajadores que «pierden» herramientas con frecuencia pueden pagar el equipo con su cheque de pago, si este será su p.

Sistema de Gestión de activos

El seguimiento de bolígrafos y papel puede funcionar para organizaciones pequeñas, sin embargo, se debe usar un sistema de gestión de activos/sistema de gestión de inventario para administrar herramientas en una organización grande. Reduce los errores de inventario y aumenta la seguridad de las herramientas.

Junto con el sistema de etiquetado, puede formular un rastreador de activos en tiempo real para obtener información más precisa.

Podría pensar, » Puedo administrar mis herramientas con un libro de registro y etiquetas RFID. ¿Por qué debería pagar por un software para hacer eso?»

Bueno, el uso de una solución de software dedicada para el seguimiento de herramientas tiene enormes ventajas. Las soluciones de lápiz y papel u hojas de cálculo no son lo suficientemente buenas como para que el método de software.

Aquí hay algunas ventajas de la herramienta profesional y el software de gestión de activos sobre el seguimiento en papel/hojas de cálculo:

Así que ahora que conoce los beneficios de una solución de seguimiento profesional, ¿cómo ¿solución de rastreo?

Hay muchos disponibles en el mercado. La mayoría de ellos se adaptan a diferentes necesidades. Exploraremos las características que necesita para estar atento.

Hay algunas cosas que debe considerar antes de elegir una solución de seguimiento de herramientas.

Conectividad en la nube

Almacenar sus datos en un solo disco es un gran riesgo de seguridad.

Las soluciones basadas en la nube permiten a los usuarios acceder a los datos desde cualquier lugar (flexibilidad). Además, la arquitectura nativa de la nube tiene firewalls y configuraciones de cifrado que agregan otra capa de seguridad.

Dispositivo de escaneo

Puede utilizar un escáner de teléfono inteligente o un escáner de mano dedicado para escanear equipos.

Un escáner portátil es una pieza de hardware adicional que debe comprar, por lo que la mayoría de las empresas implementan escáneres para teléfonos inteligentes que ofrecen más flexibilidad para el check-in y el check-out.

En lugar de preocuparse por que los escáneres se rompan y causen un retraso en los procesos diarios, los usuarios pueden usar un software a través de su propio teléfono y hacer un auto check-in y check-out. Ahorra tiempo y dinero.

Información de identificación única

Etiquetas, códigos de barras y códigos QR son algunos ejemplos de cómo puede etiquetar y diferenciar herramientas entre sí. Todas estas opciones utilizan diferentes formas de almacenar información de productos/herramientas.

Por ejemplo, si necesita una identificación básica de herramientas y una entrada en la base de datos más pequeña, los códigos de barras son una opción rentable que podría funcionar para usted.

Sin embargo, sus identificadores únicos tienen algunas limitaciones, por lo que las organizaciones con grandes cantidades de herramientas que necesitan asegurarse de que todos los datos secundarios estén disponibles para todos encontrarán códigos QR más adecuados.

Aquí en GoCodes, patentamos nuestros códigos QR.

Tienen caracteres de identificación únicos, lo que garantiza que ningún producto tenga el mismo código/identificador, por lo que incluso cuando dos departamentos se fusionan, los datos siempre son únicos para un activo individual.

Reserva de herramientas

¿Es necesaria o no la reserva de herramientas?

Las organizaciones que tienen múltiples proyectos en curso consideran que la reserva de herramientas es un criterio importante, especialmente cuando escasean las herramientas costosas.

Para un uso óptimo de las herramientas, el software puede utilizar algoritmos de ciencia de datos y aprendizaje automático para la toma de decisiones en caso de requisitos redundantes.

Los algoritmos de aprendizaje automático pueden predecir los tiempos ideales de reparación y mantenimiento de herramientas vitales para mantener la interrupción del servicio al mínimo.

Requisitos de automatización

Con el software, por lo general, recibe alertas automáticas de base de datos y alertas de estado de comprobación automática.

A continuación, decida qué nivel de automatización necesita. El software se puede configurar de muchas maneras, y puede buscar el programa que mejor se adapte a sus necesidades de automatización.

Por ejemplo, el software de seguimiento de activos puede enviar alertas si una herramienta en particular no se devuelve a tiempo. Puede crear una lista de herramientas emitidas con información sobre quién las emitió.

Si hay un requisito constante de una herramienta en particular, puede configurar el software para enviar alertas o agregar automáticamente esa herramienta a su lista de compras.

También puede integrar IoT con software de seguimiento de herramientas.

Con esta opción, puede vincular detectores de movimiento y cámaras de vigilancia al software, de modo que si hay un movimiento en su almacén sin un registro de identificación, recibirá una alerta.

Si alguien está entrando en la sección de herramientas sin iniciar sesión en el sistema, recibirá una alerta y la cámara comenzará a grabar.

Diferentes herramientas requieren un enfoque diferente

Tenga en cuenta que los diferentes activos requieren equipos de software/hardware específicos para el seguimiento y manejo. El uso de diferentes sistemas crea categorías vagas que se pueden subdividir en puntos de datos para herramientas.

Las herramientas pequeñas (Martillos/sierras)

Utilizan un sistema de códigos de barras con un escáner de teléfono inteligente. De esta manera, tendrá una solución de hardware barata y efectiva que funciona con su software.

Herramientas de tamaño mediano (Pulidoras/Hormigoneras)

Para herramientas dispersas que se usan con frecuencia, use códigos QR junto con conectividad en la nube.

Con las actualizaciones en tiempo real que se envían a un libro mayor en línea, todos tendrán información actualizada sobre la disponibilidad de la herramienta. Incluso puede conectar un transmisor Bluetooth para rastrear e información de ubicación en tiempo real.

Herramientas/Equipos de gran tamaño (Rodillos/Plataformas)

Los equipos masivos requieren un enfoque más preciso, ya que son más caros que otros equipos.

Estos activos necesitan seguimiento GPS a través de redes enormes, generalmente 3G o 4G.

El software que elija debe medir la ubicación y el uso exactos de estos, ya que son costosos de obtener y operar.

Para estas herramientas de gran tamaño, aquí hay algunos otros puntos de datos que debe rastrear, junto con la ubicación y el uso:

• kilometraje
• última fecha de mantenimiento
• costo de mantenimiento
• datos del motor

Más datos ayudarán a predecir si es necesario reparar o reemplazar piezas y qué medidas debe tomar para reducir la degradación del dispositivo.

Conclusión

Aprovechar la tecnología para administrar herramientas es una excelente manera de minimizar el tiempo de inactividad y trabajar de manera más inteligente.

Un moderno sistema de inventario de equipos resuelve las necesidades de gestión de herramientas y equipos de su negocio. Aumentará la responsabilidad entre los empleados, reducirá los pequeños robos y añadirá años a la vida útil de su equipo.

Automatizar los procesos en segundo plano, incorporar IoT con software de gestión de herramientas y utilizar los datos del software de seguimiento para el análisis de predicciones es el nuevo futuro.

El tiempo es dinero y el tiempo de inactividad duplica el costo.

Como propietario de un negocio, siempre tome decisiones que beneficien más a su empresa.

Con un enfoque sistemático de sus activos, no solo tendrá datos para impulsar esas decisiones, sino que podrá empoderar a sus trabajadores, aumentar la productividad y aumentar sus márgenes de beneficio.