¿Qué es la gestión de grupos de interés?

La gestión de partes interesadas implica cómo se comunican el estado, los costos y los obstáculos del proyecto a esas partes interesadas para aumentar la visibilidad, navegar por el cambio en la dirección del proyecto y gestionar las expectativas. Las partes interesadas del proyecto son personas que participan en su proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su finalización exitosa.

El proceso de gestión de grupos de interés ayuda a los gerentes de proyecto a tener en cuenta el cambio y a hacerlo menos amenazador. El plan de gestión de partes interesadas es un recordatorio importante para cada interacción que los gerentes de proyecto tienen con las partes interesadas directas o indirectas, ya que les ayuda a mantener una conexión práctica entre el proyecto y las operaciones diarias.

Identificación de Stakeholder

La identificación de Stakeholder no puede subestimarse. Es una gran tarea. La identificación de las partes interesadas a menudo es difícil, pero debe hacerse a fondo para que el director del proyecto sepa quién es quién y ponga en marcha estrategias para gestionar las necesidades y expectativas conflictivas, y ayudar a las partes interesadas a hacer la transición a una forma de trabajo diferente.

Las facetas clave de la identificación de grupos de interés son:

Paisaje de grupos de interés

Aquí está creando una imagen de quién es quién con respecto a sus funciones, es decir., funciones corporativas, internas y externas.

Posiciones de los grupos de interés

Ahora es el momento de identificar a los individuos en cada grupo y clasificarlos como altos, medianos o bajos en términos de su:

• Capacidad para interrumpir el cambio

• Comprensión actual

• Comprensión requerida

• Compromiso actual

• Soporte requerido

Enfoque de gestión de grupos de interés

Esta es efectivamente una matriz de poder vs.interés, que ayuda a determinar la estrategia a adoptar para interactuar con ellos.

Mapa de partes interesadas

Ahora su plan de gestión de partes interesadas se vuelve más sólido. Con las personas enumeradas en cada grupo funcional, puede agregar sus preocupaciones clave, el enfoque de gestión que está tomando y los artefactos clave para su entrada o validación durante el proyecto.

Revise a los interesados

Revise y ajuste o use lo que tenga sentido para usted y su proyecto. El esfuerzo aplicado a este trabajo proporciona una base sólida para desarrollar el plan de comunicación, actúa como insumo para el plan de gestión de riesgos y sienta las bases para todos los integrantes del equipo del proyecto. También le proporciona una base de referencia para la transición de personas y procesos a medida que el proyecto avanza a través de su ciclo de vida.

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10 claves para una gestión eficaz de las partes interesadas

Aquí hay diez consejos para crear presentaciones que potencien la gestión de las partes interesadas:

Despertar su interés

Una agenda siempre es una buena idea, pero un breve resumen de lo que se discutirá es aún mejor. Además, ofrece a los interesados una comida para llevar y les permite venir preparados con preguntas. Mantener a las partes interesadas centradas en el objetivo puede ser un desafío, pero es fundamental para el éxito del proyecto.

No asuma que conocen su trabajo como parte interesada

Es posible que sus partes interesadas comprendan la visión de alto nivel del proyecto, pero es posible que deba completar los detalles de lo que necesita de ellos.

Manténgalo simple

Dé a sus grupos de interés la situación en términos sencillos. No los abrume con información. Ve al grano. Sin embargo, prepárate para una inmersión más profunda si empiezan a hacer preguntas. Al informar a las partes interesadas, es importante recordar que los ejecutivos no están tan interesados en su metodología de gestión de proyectos en particular como en los resultados. Mantenga la comunicación con las partes interesadas centrada en el progreso y el valor. Sea conciso y breve. Enviar mucho tiempo enterrado en los detalles con las partes interesadas no solo será frustrante para ellas, sino que tampoco le servirá de nada.

Use números e imágenes

PowerPoint es una gran herramienta para presentar gráficos y números a las partes interesadas. Es la forma en que se presentan la información entre sí. Y, sí, deben ser una parte prominente de su plan de gestión de grupos de interés.

Use lógica

Acepte el hecho de que puede que no siempre haya datos para respaldar una situación en particular. No tener números para respaldar su posición podría hacer que un argumento exitoso sea problemático, por lo que puede que tenga que recurrir a la lógica «si then entonces.» para arrojar luz sobre una situación. Sin embargo, no esperes los mismos resultados ni la misma respuesta de las partes interesadas: los números son la regla con ellos.

Esperar nunca es una buena opción

Parte de una buena gestión de las partes interesadas consiste en anticipar y tratar los problemas antes de que se conviertan en un gran problema. No espere hasta que un problema sea obvio, a menudo es más difícil resolver el problema en ese momento.

Ofrezca siempre una solución

Si va a plantear un problema sin ofrecer una solución potencial, también puede decirle a las partes interesadas: «Despídame ahora.»Encontrar soluciones es parte de su trabajo como gerente de proyectos.

Especifique las acciones requeridas

Si las partes interesadas necesitan tomar medidas, no asuma que será obvio para ellas. Repita, en forma de lista, qué acciones deben tomarse y cuándo.

Siempre diga que sí *

*, pero asegúrese de que entiendan cuánto cuesta el «sí». A los patrocinadores y a las partes interesadas no les gusta que les digan «no», así que no lo hagan. Solo asegúrese de que entiendan el costo de su solicitud, para que puedan juzgar por sí mismos si vale la pena o no «sí».

No dejes de informar

La percepción es la realidad. Si las partes interesadas perciben que no estás haciendo nada, tu no. No dejes que tu cabeza sea la siguiente en el tajo. En la mayoría de las organizaciones, la capacidad de atención de las partes interesadas es bastante corta. Los proyectos largos que requieren mucha paciencia de las partes interesadas tienden a tambalearse y, en última instancia, fracasan. Proporcionar valor regularmente, a intervalos cortos (de 3 a 4 semanas), mantiene a las partes interesadas involucradas e interesadas.

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Más información: Workfront para Gestión de proyectos

Herramientas de gestión de grupos de interés

Independientemente de la metodología de gestión de proyectos de su empresa, hay muchas herramientas de gestión de proyectos disponibles para ayudar a administrar tareas y líneas de tiempo; algunas le ayudarán a comunicarse de manera más efectiva con los grupos de interés de su organización. Independientemente de si la herramienta de gestión de proyectos elegida facilita o no ese tipo de comunicación, ignorar esa parte importante de su papel como gerente de proyectos es peligroso.