Gestión de proveedores, proveedores y adquisiciones son tres términos que a veces se usan indistintamente. Cada uno de ellos es su propia disciplina, y cada uno merece su propio conjunto de reglas y prácticas a su alrededor. Cada una de estas disciplinas también merece su propia explicación y ejemplo.

La gestión de proveedores es una disciplina que permite a las organizaciones controlar los costos, impulsar la excelencia del servicio y mitigar los riesgos para obtener un mayor valor de sus proveedores a lo largo del ciclo de vida del negocio. (ref.) El «Vendedor» es cualquier persona que proporciona bienes o servicios a una empresa o individuos. Un vendedor a menudo fabrica artículos inventariables y los vende a un cliente. Por lo general, el seguimiento de los proveedores se realiza en un sistema financiero o en un sistema de gestión de almacenes. (ref.)

El Proceso de Gestión de Adquisiciones, o Proceso de Adquisiciones, es un método mediante el cual los artículos se compran a proveedores externos. El proceso de gestión de adquisiciones consiste en gestionar el pedido, la recepción, la revisión y la aprobación de los artículos de los proveedores. (ref.)

La gestión de relaciones con proveedores (SRM) es la disciplina de planificar y administrar estratégicamente todas las interacciones con organizaciones de terceros que suministran bienes y/o servicios a una organización para maximizar el valor de esas interacciones. (ref.) Podemos diferenciar a los proveedores de los proveedores observando que ambos son entidades que suministran bienes o servicios, pero el término proveedor se puede usar para relaciones de ventas de empresa a consumidor (B2C) y de empresa a empresa (B2B), mientras que el término proveedor generalmente solo se usa para relaciones B2B.

Su restaurante sirve refrescos. Lo más probable es que tu restaurante no esté en el negocio de la fabricación de refrescos. El costo de operación para mezclar, enlatar y almacenar su propia soda es demasiado alto para justificar la fabricación de este producto en particular, y por lo tanto, usted compra. Es un vendedor que suministra a su restaurante refrescos que están listos para ser servidos o colocados en la máquina de bebidas de la fuente para servir. Este proveedor tendrá un contrato para entregar su producto según sea necesario o según un calendario. Aquí es donde entra en juego la práctica de la Gestión de proveedores. Una práctica exitosa de Gestión de proveedores requiere conocimientos en el dominio (refrescos) y un método para mantener esta información. También requiere un punto de contacto que tenga una relación de trabajo con ese proveedor y comprenda los requisitos en torno al contrato que vincula al proveedor. Los vendedores también pueden proporcionar sus productos a los clientes directamente. Piense en cómo una gran empresa de comercio electrónico puede emplear su plataforma de Internet común al dar a cientos de proveedores su propia página en la que vender su bien particular a los clientes directamente. En este caso, el proveedor de la plataforma de comercio electrónico es el facilitador para que los proveedores accedan a los clientes directamente. El vendedor tiene entonces una relación contractual con el proveedor de servicios de comercio electrónico.

Cuando hablamos de gestión de compras, estamos hablando de la vida de un proyecto. Las adquisiciones podrían centrarse en los bienes o servicios necesarios para la ejecución satisfactoria de un proyecto. Esto implica determinar si la compra del bien o servicio realmente proporcionará valor a la empresa, o si hacer el artículo en casa sería un mejor uso de los recursos. Como gerente de proyecto, necesitará su plan de gestión de proyectos, lista de riesgos que pueden afectar al proyecto, estimaciones de costos de actividad laboral, un cronograma razonablemente preciso, requisitos de recursos y algunos procesos organizativos de proyectos anteriores. Tomando los datos de estos elementos, puede conectarlos a la máquina de análisis y determinar si le corresponde a su organización fabricar o comprar el servicio/producto para su proyecto. Deberías ser capaz de responder a la pregunta: «¿podemos salir adelante sin esto?»

Finalmente, la gestión de proveedores se trata de la estrategia de negocio. La gestión de las relaciones con los proveedores es una práctica en constante evolución. Mientras que la Gestión de proveedores se centra en comparaciones de precios y negociaciones de contratos, la gestión de proveedores se centra en cómo los proveedores influyen en la vida de la empresa. A medida que una empresa considera sus relaciones con los proveedores, debe considerar a sus proveedores como socios. Como socios, deben colaborar para ganar cuota de mercado y lograr el máximo valor. La relación debe ser mutuamente beneficiosa. El equipo de negocios asignado a la gestión de proveedores debe crear los requisitos comerciales que formarán la infraestructura de su relación. Esta debe ser una relación de confianza. Al igual que con todas las relaciones comerciales, el fideicomiso debe verificarse mediante un examen cuidadoso.

Es casi una repetición cómicamente predecible de un tema cuando se discuten las operaciones comerciales y las prácticas de gestión de proyectos. La conversación parece encontrar un camino circular de regreso a las relaciones y la gestión de relaciones. Debido a que el mecanismo de trabajo de cada departamento en su empresa parece depender del desarrollo y mantenimiento de relaciones, agregaría un valor considerable a su empresa capacitar a su personal en el arte y la ciencia de esta actividad.