Trello es una aplicación atractiva, divertida e intuitiva que ayuda a las personas a colaborar en el trabajo. El mayor desafío para usarlo es decidir si es el tipo de aplicación de colaboración adecuada para administrar su trabajo. Trello se describe mejor como una aplicación de tablero kanban, una categoría de software que es la mejor para organizar, coordinar y rastrear el trabajo a medida que se mueve a través de un flujo de trabajo entre un grupo de personas. No es una gran aplicación para la gestión de proyectos tradicional. Aún así, los puntos de venta de Trello son su facilidad de uso y la capacidad de compartir tableros de Trello con colaboradores externos.

Al comparar Trello con otras aplicaciones kanban, se queda corto en algunas características, como los swimlanes y los límites de trabajo en progreso. Lo que sí tiene es una selección de funciones adicionales que puede agregar a la carta, lo que hace que la aplicación solo sea tan compleja y rica en funciones como desee. Sin embargo, averiguar si es adecuado para su equipo y el trabajo que desea administrar puede requerir un poco de prueba y error.

¿Trello es una Aplicación de Gestión de Proyectos?

Una pregunta común que escucho sobre Trello es la siguiente: «¿No es Trello una aplicación de gestión de proyectos?»

Lo es y no lo es. Depende de lo estricto que sea con su definición de la palabra «proyecto».»

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un proyecto es Un grupo de tareas que tienen una fecha de inicio, fecha de fin, y el producto final. No todo el trabajo es un proyecto. Construir una casa es un proyecto. Responder llamadas en un centro de llamadas no es un proyecto.

En PCMag, vemos las aplicaciones de colaboración como una categoría muy grande. Dentro de él, tenemos algunas subcategorías para que sea más fácil para las personas aprender y comparar el software que mejor se adapte a sus necesidades. Una de esas subcategorías es el software de gestión de proyectos tradicional. Otra son las aplicaciones de tablero kanban. Trello encaja mejor en la subcategoría kaban, porque tiene todas las características típicas de una aplicación de tablero kanban.

¿Podría usar Trello para administrar algunos tipos de proyectos? Sí. Podrías. ¿Sería una mala elección de aplicación para gestionar proyectos muy grandes y complejos, como el lanzamiento de un cohete? Sí. Lo haría.

¿Qué Es Kanban?

Kanban es un método para organizar, rastrear y administrar el trabajo. Imagine que desea administrar una lista de tareas familiares con una cartulina y notas adhesivas. Puedes comenzar creando tres columnas (Trello las llama listas) etiquetadas Para Hacer, Hacer y Listo. A continuación, puede escribir en las notas adhesivas las tareas que debe realizar y colocarlas en la primera columna. Digamos que la familia ha decidido que cada miembro del hogar es responsable de no más de tres tareas en un momento dado.

Ahora, todos pueden elegir tres tareas de la columna Tareas pendientes y agregar su nombre a la nota adhesiva. O alguien más puede asignarles tareas. Cuando la persona responsable inicia las tareas, mueve la nota adhesiva a la columna Haciendo. Cuando hayan terminado, colocarán la columna in the Done y luego podrán elegir una nueva tarea.

Del ejemplo, puede obtener dos beneficios de kanban. Una es que es un gran sistema para limitar la cantidad de trabajo que una persona puede tener en su plato a la vez. La segunda es que todos tienen visibilidad del estado del trabajo que el equipo (en este caso, la familia) necesita hacer. Esto permite la rendición de cuentas y la posibilidad de ayudar a otros miembros del equipo que se están quedando atrás.

Las aplicaciones de tablero Kanban son ideales para administrar el trabajo y el movimiento del trabajo a través de diferentes etapas o flujo de trabajo. Sin embargo, no todo el «trabajo» es adecuado para esta configuración. Si está lanzando un cohete o construyendo un hospital, necesita un software más sólido que pueda rastrear cómo las diferentes partes del proyecto se afectan entre sí. Por ejemplo, el cronograma para construir un hospital depende de cuándo se vierte la base. Si no cumple ese plazo debido al mal tiempo, todas las demás piezas del proyecto deben ajustarse para adaptarse al cambio. Los tableros Kanban no están equipados para hacer frente a ese tipo de contingencias.

Precio y planes

Trello ha reducido el número de tipos de planes que ofrece a tres, eliminando su antigua opción Gold. Ahora puede registrarse para obtener una cuenta Gratuita, de clase Ejecutiva o Empresarial.

Trello Free es como su nombre indica: gratis. Con este tipo de cuenta, puedes crear tantos tableros, tarjetas y listas personales como quieras, aunque estás limitado a no hacer más de 10 tableros de equipo (es decir, colaborativos). Los archivos adjuntos no pueden tener más de 10 MB de tamaño y no puedes integrar tu cuenta con otras aplicaciones. Lo más importante es que solo obtienes un encendido por placa.

El concepto de encendido es importante para comprender qué hace que la cuenta Gratuita sea tan diferente de las cuentas de pago. Los Power-ups son funciones a la carta que agregas a tus tablas de Trello. Con la mayoría del software de negocios, usted elige un nivel de servicio basado en el conjunto de funciones que se ofrece en cada nivel. Por ejemplo, puede obtener características A y B con el primer nivel de servicio, pero de A a D con el segundo nivel, y así sucesivamente. Trello es diferente. Con Trello, puedes personalizar las funciones (o potenciadores) que deseas para cada tablero. Y el número de funciones que puedes agregar varía según el tipo de cuenta que elijas. Algunos ejemplos de potenciadores son una vista de calendario, un seguimiento del tiempo y campos personalizados. Si quieres tener las tres funciones en una sola placa, no puedes hacerlo con Trello Free porque solo obtienes un power-up por placa.

Las cuentas Business Class ($12.50 por persona al mes o 1 119.88 por persona al año) y Enterprise (los precios varían) vienen con potenciadores ilimitados. También tienen un límite de tamaño de 250 MB para cargas y te permiten crear un número ilimitado de tableros de equipo. La diferencia entre estos dos tipos de cuentas tiene menos que ver con las características del usuario final y más con las opciones de administración de backend. Trello Enterprise incluye herramientas para administrar el inicio de sesión único y administrar permisos y restricciones.

¿Cómo se Comparan los precios de Trello?

Los precios de Trello están a la par con otros paquetes de software de colaboración. En los primeros años después de su lanzamiento inicial, Trello cobró mucho menos, lo que, junto con su interfaz de usuario amigable, le ayudó a ganarse la reputación de ser una gran herramienta para pequeñas empresas y nuevas empresas. Las tarifas siguen siendo justas, pero no son un robo.

Asana cobra un poco más que Trello, a partir de $13.49 por persona al mes. Airtable, que es una base de datos relacional que también funciona bien para la gestión del flujo de trabajo, cobra aproximadamente lo mismo (a partir de $120 por persona por año). Leankit, otra sencilla aplicación de tablero kanban, cobra mucho más (minimum 228 por persona por año como mínimo). Zenkit cobra casi lo mismo que Trello con su opción de 9 9 por persona por mes, al igual que Wrike a 9 9.80 por persona por mes.

Puede comparar estos precios con las aplicaciones de gestión de proyectos más tradicionales, algunas de las cuales ahora ofrecen funcionalidad de tablero kanban dentro de ellas, pero podría complicarse. Algunas aplicaciones de gestión de proyectos cobran por persona al mes, y otras cobran una tarifa para un máximo de un cierto número de usuarios, lo que dificulta la comparación de precios.

Por ejemplo, Zoho Projects ahora cobra una tarifa para un grupo, por ejemplo, 2 240 por año para un máximo de 10 personas. Zoho Sprints, otro producto de la misma empresa que se centra más en la gestión ágil de proyectos en una configuración de tablero kanban, utiliza un cálculo de tarifa de grupo similar; es de $12 por mes para un grupo de 10. Los proyectos de trabajo en equipo, sin embargo, cobran 9 9 por persona al mes, aunque hay un mínimo de 5 personas. Como he dicho, se pone un poco desordenado

Introducción a Trello

Al igual que con cualquier aplicación de tablero kanban, Trello te permite crear tableros personalizados. Antes mencioné el tablero de ejemplo de Hacer, Hacer, Hecho. Ese es solo un ejemplo. Puedes hacer tableros con tantas columnas como quieras, y puedes nombrar esas columnas como quieras.

A continuación, haces tarjetas para ponerlas en las columnas. Las cartas de Trello pueden tener muchos detalles. Puede poner el nombre de una tarea, asignatario, subtareas, fecha de vencimiento, descripción, hipervínculos, archivos adjuntos, etiquetas (similares a etiquetas) y más.

Otro paso para comenzar es invitar a la gente a unirse a tu tablero, si quieres hacer tableros de equipo. También puede usar Trello para kanban personal si desea organizar de forma privada sus propias tareas y flujos de trabajo.

Algo nuevo en Trello son las plantillas. Ahora puede elegir una placa que ya esté diseñada para guiarlo hacia una mejor administración del flujo de trabajo, según el tipo de trabajo que tenga. Algunos ejemplos de plantillas son Proceso de Publicación, Sprint de Diseño, Administración de Tickets de Soporte y Planificación de Fiestas de Oficina. Con una cuenta de pago en Trello, también puedes crear tus propias plantillas para que las use tu equipo.

Aplicaciones e interactividad

Puede usar Trello como aplicación web o como aplicación de escritorio descargada (mac OS, Windows) o aplicación móvil (Android, iPhone y iPad). La aplicación web funciona sin problemas, con excelentes capacidades de arrastrar y soltar, incluso cuando desea cargar archivos adjuntos. Obtienes algunas ventajas al instalar una aplicación de escritorio. Para empezar, obtienes notificaciones de escritorio, así como opciones de adición rápida. También obtienes funciones de Touch Bar con un Mac compatible y atajos de teclado adicionales.

Trello te permite cargar contenido no solo desde tu escritorio, sino también desde Google Drive, Box, Dropbox y URL. Cuando subes una imagen a una tarjeta, Trello puede convertirla en una imagen de portada, lo que te ayuda a identificar lo que contiene la tarjeta de un vistazo. Ahora hay una opción para agregar una imagen de portada incluso si no tiene nada que cargar. Trello te permite realizar una búsqueda rápida en Unsplash para encontrar algo relevante.

Si bien puede asignar a alguien a una tarjeta y establecer una fecha de vencimiento, no encontrará funciones de administración de proyectos más avanzadas, como estimar los mejores y peores escenarios durante cuánto tiempo puede tardar una tarea en completarse. También me resulta extraño que las tarjetas no se puedan marcar como hechas, aunque puedes «archivarlas». Este es el caso incluso cuando una tarjeta tiene una fecha de vencimiento. Tal vez el problema es que estoy tratando de encasillar las tarjetas en tareas cuando en realidad no tienen que serlo. Trello es un sistema altamente flexible en este sentido. Las cartas pueden ser lo que quieras al igual que las columnas pueden ser para lo que quieras.

Características y potenciadores

Las etiquetas codificadas por colores son otra herramienta para organizar tarjetas, aunque me parecen un poco decepcionantes. Cada etiqueta requiere un color, lo que significa que rápidamente se queda sin colores fácilmente identificables después de tal vez 10 o más. Hay una opción para habilitar patrones para usuarios daltónicos. Me gustaría tener la opción de usar etiquetas de palabras clave como etiquetas, si eso se ajustara mejor a las necesidades de mi tablero. Eso agregaría más formas de buscar, ordenar y filtrar tarjetas.

Trello no viene con seguimiento de tiempo de forma predeterminada, pero puedes agregarlo como un power-up. También puedes agregar más funciones a través de extensiones de Google Chrome de terceros. Incluso hay una aplicación de Trello para Slack. Mencioné anteriormente que Trello no viene con límites de trabajo en progreso. Puede obtener esta función con un complemento, pero todo lo que obtiene es una advertencia cuando excede el límite en lugar de ser bloqueado de la acción o ser requerido para ingresar una razón para exceder el límite. Leankit tiene límites WIP incorporados, y puedes hacer más con ellos.

He trabajado con algunos de estos extras para el seguimiento del tiempo, los informes y las funciones de scrum (scrum es un estilo de trabajo que se centra en la iteración y es popular entre los desarrolladores de software). No están mal, pero tampoco son tan potentes como las funciones nativas de generación de informes y estimación de tiempo que se encuentran en LiquidPlanner, que es una aplicación de gestión de proyectos de alta gama. LiquidPlanner puede hacer cosas como reconfigurar una línea de tiempo completa de tareas que dependen unas de otras si incluso una persona pierde una fecha límite.

Si tienes una cuenta de pago que permite la integración, puedes conectar Trello a otras aplicaciones empresariales más allá de lo que hay en la tienda de extensiones de Chrome. Las herramientas de seguimiento de tiempo Toggl y Harvest ofrecen integración con Trello, por ejemplo. Siempre y cuando no te importe armar un conjunto único de herramientas para que las use tu equipo, puedes personalizarlo a tu gusto con Trello. Es posible que te lleve un tiempo conectar todo lo que quieres y necesitas.

Una de las fortalezas de Trello es que hay más de una forma de usarlo. Es lo suficientemente flexible como para doblegarse a tu voluntad, y puedes ser bastante creativo. He utilizado Trello para hacer un seguimiento de las ideas de viaje y si he empezado a reservarlas. Cómo lo uses depende de ti.

La flexibilidad de Trello puede parecer un activo, pero también puede ser una carga, ya que debe encontrar la mejor manera de usar el servicio. Durante mucho tiempo he sentido lo mismo con Asana, una maravillosa herramienta de gestión de tareas que tiene tan pocas reglas sobre cómo usarla que puede ser desalentador para los nuevos usuarios mientras intentan averiguar cómo podría funcionar para ellos. Tanto Trello como Asana pueden ser indispensables para la colaboración, pero se necesita un equipo fuerte y unido para soportar un poco de ensayo y error al adoptar la herramienta por primera vez y decidir cómo usarla.

Automatización

Una de las características más recientes de Trello es la capacidad de crear automatizaciones, también conocidas como ejecuciones de comandos o Mayordomo.

A veces en Trello, las reglas de tu tablero serán seguir una acción (llamada disparador) con otra acción, y es la misma acción cada vez. Cuando ese sea el caso, puede crear una automatización. Por ejemplo, siempre que alguien mueva una carta a la columna Hecho, la acción puede ser marcar automáticamente las subtareas restantes en esa carta. O bien, si mueve una tarjeta a una columna llamada Retraso, puede agregar automáticamente 10 días a la fecha de vencimiento.

Butler le permite automatizar ese tipo de acciones repetitivas. La lista de desencadenadores y acciones no es exhaustiva, pero cubre muchos escenarios comunes.

Flexible, visual y ligero

Trello es una aplicación flexible para gestionar de forma colaborativa el trabajo y los flujos de trabajo. Debido a que es flexible, Trello puede requerir algo de experimentación para descubrir la mejor manera de usarlo para su equipo y la carga de trabajo que administra. Las nuevas plantillas ayudan a aliviar esa carga, dándote sugerencias sobre cómo comenzar en diferentes contextos.

Trello es una gran herramienta de colaboración cuando no necesita una aplicación de gestión de proyectos de servicio pesado. También es un poco más ligero que el Asana de Elección del editor, que te ofrece una interfaz que puedes usar para algo más que tableros kanban.

Si lo que realmente desea es un software de gestión de proyectos tradicional, puede encontrar características de Trello light on, ya que carece de gráficos de Gantt, herramientas de informes integradas y otras características específicas para administrar proyectos. Para una gestión de proyectos sencilla, recomiendo Proyectos Zoho y Proyectos de Trabajo en equipo, las Opciones de nuestros Editores en PCMag.

Trello

4.0

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MSRP de $8.33

Pros

• Flexible and customizable kanban app
• Offers desktop apps and mobile apps
• Intuitive interface

Cons

• No Gantt charts
• No time-tracking
• No progress reports
• No funciones de facturación

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El resultado final

Trello, una de las aplicaciones kanban más intuitivas que encontrarás, te permite personalizar completamente los tableros que creas. Es una herramienta sólida para administrar el trabajo y los flujos de trabajo; sin embargo, no es una herramienta de gestión de proyectos, como muchos piensan.