Definición de Gestión de proveedores

La gestión de proveedores es el proceso que permite a una organización tomar las medidas adecuadas para controlar los costos, reducir los riesgos potenciales relacionados con los proveedores, garantizar una excelente capacidad de entrega de servicios y obtener valor de los proveedores a largo plazo.Esto incluye investigar sobre los proveedores más adecuados, buscar y obtener información sobre precios, medir la calidad del trabajo, administrar las relaciones en caso de múltiples proveedores, evaluar el desempeño estableciendo estándares organizacionales y garantizar que los pagos se realicen siempre a tiempo.

Por lo tanto, ahí es donde el sistema de gestión de proveedores o máquinas virtuales se implementa.

Un sistema de gestión de proveedores es una herramienta en línea basada en la web que actúa como un único nodo para administrar todas las actividades relacionadas con los proveedores en cualquier organización o negocio, al tiempo que garantiza una mayor eficiencia y un crecimiento a largo plazo de una manera rentable.

Beneficios de la Gestión de proveedores

Al contar con una gestión de proveedores adecuada, una organización puede experimentar los siguientes beneficios:

(1) Mejor selección

Al implementar una gestión de proveedores adecuada, su organización puede beneficiarse de una mayor selección de proveedores, lo que resulta en más opciones y, en última instancia, mejores costos.

Su organización puede beneficiarse de una guerra de ofertas entre proveedores mientras se asegura de que obtenga el valor de su dinero.

(2) Mejor gestión de contratos

En un escenario de múltiples proveedores, la falta de un sistema de gestión de proveedores eleva el problema de la gestión de contratos, documentación y otra información vital en su organización.

Al implementar un VMS adecuado, su organización puede beneficiarse de una vista centralizada del estado actual de todos los contratos y otra información útil que le permitirá a su organización lograr mejores capacidades de toma de decisiones y ahorrar tiempo valioso.

(3) Mejor gestión del desempeño

Se puede lograr una visión integrada del desempeño de todos los proveedores mediante la implementación de un sistema de gestión de proveedores.

Esto le puede dar a su organización una comprensión clara de lo que está funcionando y lo que no. En última instancia, esto conduce a una mayor eficiencia, lo que a su vez mejora el rendimiento general de la organización.

(4) Mejor relación con los proveedores

Nunca es fácil administrar varios proveedores al mismo tiempo. Mientras que algunos proveedores pueden resultar muy fructíferos, otros no. Pero la gestión de la relación entre los proveedores es la clave para la finalización exitosa del proyecto.

Al obtener toda la información relacionada con el proveedor en un solo lugar, se beneficia de obtener toda la información requerida a la vez y puede influir en su proceso de toma de decisiones, simplificándolo.

(5) Mejor valor

En última instancia, el objetivo de un sistema de gestión de proveedores es obtener el máximo valor por su dinero. Por lo tanto, la implementación de un sistema de gestión de proveedores, cuando se hace correctamente, puede resultar en ahorros a largo plazo, así como en mejores ganancias durante un período de tiempo.

Retos en la gestión de proveedores

Aunque hay muchos beneficios, es necesario superar algunos retos para garantizar el buen funcionamiento de la organización.

Hay muchos desafíos que una organización puede enfrentar si la gestión de proveedores no se implementa correctamente. Son los siguientes:

(1) Riesgo de cumplimiento de proveedores

Establecer estándares antes de tratar con proveedores puede ahorrarle mucho tiempo y dinero. No todos los proveedores pueden funcionar de acuerdo con sus estándares. Es importante elegir el proveedor adecuado de varios proveedores, que cumplan con sus estándares de la organización y los criterios prometiendo un rendimiento excelente.

(2) Riesgo de reputación de proveedor

Tratar con varios proveedores no es una tarea fácil. Además, la calidad del trabajo debe medirse por adelantado antes de firmar un contrato, lo que hace que el proceso sea más complicado.

Mientras que algunos proveedores pueden hacer su tarea muy bien, otros pueden soportar un rendimiento deficiente y perder todos sus plazos de entrega. Por lo tanto, las verificaciones de antecedentes son una necesidad

antes de realizar cualquier selección. Esto puede proporcionarle algunas ideas sobre puntos vitales que puede haber perdido en primer lugar.

(3) Falta de visibilidad

Si bien es realmente importante tener una solución de almacenamiento de datos centralizada para administrar los datos de los proveedores, también beneficia a la organización desde una vista centralizada y una visibilidad mejorada, lo que puede conducir a una mejor asignación de recursos y una mayor eficiencia.

(4) Almacenamiento de datos de proveedores

A medida que su organización crece, se vuelve esencial contar con una solución de almacenamiento de datos de proveedores. En ausencia de un sistema de gestión de proveedores, almacenar y recuperar datos podría resultar muy difícil, teniendo en cuenta el hecho de que puede estar tratando con varios proveedores para varios proyectos al mismo tiempo.

(5) Riesgo de pago del proveedor

Algunos proveedores pueden tener diferentes condiciones de pago, mientras que otros pueden adherirse a los términos estándar de la industria. Averiguar los términos y asegurarse de que el pago se realice siempre a tiempo es uno de los principales problemas, especialmente cuando se trata de varios proveedores al mismo tiempo.

Proceso de gestión de proveedores

En este punto, podemos inferir que tener una gestión de proveedores efectiva es crucial. Una organización tiene que planificar y ejecutar un proceso para guiar cómo interactuarán con sus proveedores en cada paso.

Aunque no es posible tener un proceso de gestión de proveedores específico que abarque a todas las empresas y proveedores, podemos reunir los pasos básicos que subyacen al compromiso de principio a fin de una organización con sus proveedores:

(1) Identificación y Establecimiento de Objetivos comerciales

Antes de que comience el proceso de gestión de proveedores, es crucial identificar y establecer objetivos comerciales que requieran la participación de los proveedores. Esto ayuda a comprender los requisitos de cada unidad de negocio y evita la duplicación de esfuerzos y el desperdicio de recursos en términos de selección y contratación con proveedores. También ayuda en las etapas posteriores de medición y evaluación del desempeño de los proveedores, ya que estos objetivos establecen métricas adecuadas.

(2) Establecimiento de un Equipo de Gestión de Proveedores

Después de que se reconozcan los objetivos comerciales, el siguiente paso debe ser la fundación de un equipo de gestión de proveedores dedicado. Este equipo centralizado debe estar capacitado para identificar objetivos de negocio e indicadores clave de rendimiento para la gestión de proveedores, seleccionar proveedores relevantes, negociar el proceso de contratación, evaluar periódicamente el desempeño de los proveedores y rastrear todas las actividades de transacción.

Este equipo es crucial, ya que actuará como intermediario entre las unidades de negocio y los proveedores y garantizará la colaboración entre los dos.

También evitará la participación de demasiadas partes interesadas: cuando la gestión de proveedores se descentraliza a las unidades de negocio, da lugar a un gran número de contratos con el mismo proveedor o transacciones dispares con varios proveedores. Esto impide el seguimiento y la evaluación del desempeño de los proveedores y expone a la organización a riesgos de proveedores.

(3) Creación de una base de datos para toda la información relacionada con los proveedores

Una vez que los objetivos comerciales estén claros y el equipo de gestión de proveedores esté en funcionamiento, el siguiente paso debería ser crear una base de datos actualizada y categorizada de todos los proveedores pertinentes e información relacionada con ellos.

Los beneficios de esto son múltiples:

(i) se adaptará a las necesidades de las unidades de negocio al proveedor adecuado. Por ejemplo, la administración puede identificar a los proveedores pertinentes de suministros de oficina, equipo informático, etc.

(ii) después de clasificar a los proveedores en función de su tipo, la comparación entre proveedores será más fácil para la evaluación

(iii) racionalizará la información: la información dispersa y dispar de los proveedores se almacenará en un solo lugar y proporcionará información sobre la etapa actual de los proveedores, por ejemplo, proveedores con contratos vigentes, proveedores que requieren renovaciones, etc. y

(iv) permitirá un presupuesto efectivo: puede reconocer fácilmente a los proveedores críticos a largo plazo y a los proveedores tácticos a corto plazo y evaluar la asignación presupuestaria en consecuencia.

(4) Identificación de los Criterios de Selección de proveedores

Una vez simplificada, actualizada y categorizada toda la información relacionada con los proveedores, debe seleccionar los criterios en función de los cuales se elegirán todos los proveedores relevantes.

Mientras que el costo ha sido el criterio de selección principal para elegir proveedores, las empresas buscan cada vez más otros criterios para determinar qué proveedor cumpliría mejor con sus requisitos; después de todo, el costo más bajo no garantiza el valor más alto. Un artículo 1 de CIO ha reconocido factores no relacionados con el costo que deben tenerse en cuenta para seleccionar proveedores: estabilidad financiera, experiencia previa en el campo del trabajo como el negocio, reconocimientos industriales, los procedimientos seguidos por el proveedor, economías de escala y sus registros legales/regulatorios. Es importante tener en cuenta todos los criterios antes mencionados para tener una evaluación holística de los proveedores.

Para compras de alto valor, las empresas también participan en procedimientos de licitación que involucran RFQ, RFI y RFP antes de elegir al proveedor.

(5) Evaluación y selección de proveedores

En esta etapa, los proveedores deben ser evaluados sobre la base de los criterios de selección y, si procede, del proceso de licitación.

Las propuestas presentadas deben evaluarse a fondo para comprender la estructura de precios, el alcance del trabajo y cómo se cumplirán los requisitos, los términos y condiciones, las fechas de vencimiento y renovación, etc. Esto asegurará que su organización obtenga el máximo valor del proveedor. ¡Busque oportunidades de ahorro ocultas!

Evalúe las fortalezas y debilidades internas de los proveedores y estudie cómo las oportunidades y amenazas externas pueden afectar su transacción, así como el proceso de gestión de proveedores.

Una vez que haya asegurado un proceso de evaluación completo de principio a fin, es hora de elegir su proveedor.

(6) Desarrollo de contratos y Finalización de proveedores

Bueno, ahora tienes el elegido. Es hora de completar el proceso de contratación y de incorporar a sus proveedores.

Normalmente, la etapa de contratación se asigna al equipo jurídico y financiero y al personal directivo superior que trabaja con los proveedores. El resto de las dependencias institucionales reciben el contrato y se ponen en contacto con los proveedores después del proceso de finalización. Esto tiende a ser subóptimo a largo plazo: las unidades de negocio son las que finalmente colaboran con los proveedores en el día a día y tienen información valiosa sobre cómo maximizar el rendimiento operativo de los proveedores. Por lo tanto, todas las partes interesadas pertinentes deben participar, al menos en el proceso de adopción de decisiones.

Mejores prácticas: Técnicas para Mejorar su Estrategia de Gestión de Proveedores

Tiene un proceso de gestión de proveedores que se adapta mejor a su organización. Sin embargo, la gestión de proveedores no termina una vez que se eligen los proveedores. Existen técnicas y prácticas recomendadas

que complementan su proceso y pueden hacer que la gestión de proveedores de su organización sea aún más eficaz. Echemos un vistazo:

(1) Transmita sus expectativas claramente

Mientras interactúa con los proveedores, es necesario definir claramente los objetivos comerciales de las organizaciones y las expectativas de los proveedores. Informe a los proveedores cuáles son sus requisitos actuales y futuros y cómo se alinean con los objetivos de su organización. Le permitirá a usted y a los proveedores estar en la misma página y, en última instancia, colaborar mejor, incluso a largo plazo. Ayuda a establecer puntos de referencia, reduce los riesgos relacionados con el desempeño y el cumplimiento de los proveedores y evalúa a los proveedores.

(2) Asegúrese de establecer plazos que sean alcanzables y realistas

Dado el conjunto de objetivos y expectativas que tiene, es importante establecer plazos que los proveedores puedan cumplir de manera realista. Establecer plazos imposibles no solo impide el rendimiento del proveedor y la creación de valor, sino que también aumenta el riesgo y evita una colaboración significativa.

(3) Colabore con sus proveedores para mantener relaciones a largo plazo

La palabra «colaboración» ha surgido varias veces, ¿no es así? Bueno, es importante porque simplemente negociar con los proveedores sobre precios y rendimiento conduce a la finalización de una transacción. Sin embargo, cuando colaboras e involucras a los proveedores en la elaboración de estrategias para lograr los objetivos y expectativas, se genera una relación valiosa y a largo plazo. La colaboración permite a la empresa y a los proveedores intercambiar ideas innovadoras sobre cómo se puede maximizar la creación de valor a partir de su asociación.

De hecho, la encuesta anual de Zycus, Pulse of Procurement2, ha reconocido el logro de mejores sinergias con los proveedores como una de las principales prioridades y el trabajo con los proveedores para mejorar el rendimiento como un área de enfoque clave para los profesionales de adquisiciones.

(4) Establecer KPI para medir el Rendimiento de los proveedores

¿Cómo nos damos cuenta de si los proveedores están cumpliendo con las expectativas y los objetivos comerciales establecidos? Necesitamos Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) para medir las diversas facetas de los proveedores y, en última instancia, saber si el proceso de gestión de proveedores es efectivo.

Los KPI varían según las organizaciones y se basan en lo que consideran importante al evaluar el desempeño de los proveedores.

Sin embargo, otro artículo de CIO sobre » Gestión de proveedores: ¿Cómo Se Mide el Valor por el dinero?’3 ha categorizado varias formas cuantitativas y cualitativas de establecer KPI y medir el retorno de la inversión de los proveedores:

* Gestión de relaciones; medido por el compromiso, la flexibilidad y la innovación del proveedor,

* Gestión de costos; medición de precios con descuento, costos de pedidos, etc., Calidad

*; mida según la experiencia del personal, la precisión del pedido,el cumplimiento de los requisitos, las garantías, etc.,

* Entrega; medido por entrega a tiempo, tiempo de respuesta a problemas y emergencias de pedidos, etc. y

* Satisfacción del cliente

(5) Evalúe los riesgos de los proveedores para permitir su minimización

Esta es probablemente una de las técnicas más importantes que ayudarán a garantizar que la administración de proveedores cumpla con lo esperado.

La evaluación de riesgos de la gestión de proveedores no es un solo paso, sino que comienza cuando se reconoce la necesidad de un proveedor y, a continuación, es simplemente continua.

Hay múltiples tipos de riesgos en torno a la gestión de proveedores: financieros, de pago, operativos, de cumplimiento y de seguridad de datos, por nombrar algunos. Debe identificar periódicamente todos los riesgos relacionados con los proveedores en cada paso del proceso de gestión de proveedores, evaluar su impacto en función de su apetito por el riesgo y planificar medidas de mitigación.

Las amenazas que se presentan como riesgos cambian continuamente: asegúrese de supervisar el entorno interno y externo de la organización y evalúe los controles que tiene establecidos, su eficacia y actualícelos según sea necesario. Este nivel de diligencia debida le ayudará a minimizar los riesgos relacionados con el proveedor y a garantizar que el desempeño del proveedor pueda satisfacer todos los requisitos.

Materia de reflexión: Diferencia entre la Gestión de Proveedores y la Gestión de Relaciones con Proveedores

En muchos casos, los términos «gestión de proveedores» y «gestión de relaciones con proveedores» se utilizan indistintamente. ¿Una palabra adicional realmente crea alguna diferencia? Bueno, lo hace. Mientras que la gestión de proveedores cubre la totalidad del compromiso de una empresa con sus proveedores,

La gestión de relaciones con proveedores es una parte de esa totalidad que se centra en el «aspecto humano» de la gestión de proveedores. Al final del día, los proveedores están representados por personas y ya hemos establecido cuán valiosas son las relaciones con los proveedores para una organización.

La creación de relaciones duraderas y significativas con los proveedores, especialmente los más importantes, está en la lista de prioridades de una organización que se ocupa de la gestión de proveedores. Los equipos están reconociendo el valor de la sinergia con sus proveedores: una colaboración significativa y sostenida puede tener un impacto positivo en el desempeño de los proveedores y también puede ayudar a minimizar los riesgos de los proveedores. Para facilitar esto, hay un número creciente de herramientas de VRM que permiten a las empresas administrar de manera efectiva sus relaciones con los proveedores.

En pocas palabras

Esta publicación de blog habla sobre un aspecto muy crucial del funcionamiento organizacional: la gestión de proveedores. En la economía global actual, donde las barreras geográficas y económicas están disminuyendo constantemente, las organizaciones tienen que trabajar con diferentes tipos de proveedores de todo el mundo. Incluso si trabaja con un solo proveedor, es crucial contar con una administración de proveedores efectiva, ya que su rendimiento afecta en última instancia al rendimiento de su negocio. Es importante comprender los beneficios y desafíos de la gestión de proveedores para que pueda diseñar un proceso eficaz que guíe su compromiso con sus proveedores. No olvide complementar su proceso con las mejores prácticas de gestión de proveedores para garantizar que sus proveedores ofrezcan el máximo valor a su organización.