7 askelta HR-osaston muuttamiseksi täysin paperittomaksi

tulevaisuus on paperiton…

paperiset asiakirjat ja arkistokaapit ovat olleet tapa järjestää henkilöstöosastoilla henkilöstötiedotusta jo vuosikymmeniä. Mutta se ei tarkoita, että ne olisivat paras vaihtoehto. Monet HR-osastot ovat siirtymässä fyysisistä asiakirjoista sähköisiin asiakirjanhallintajärjestelmiin. Miksi? Syitä on monia.

yhä useampi yritys tajuaa, että paperi on kallis ja tehoton tapa hallita tietojaan, joten työnantajat turvautuvat sähköiseen asiakirjojen hallinta. Paperittomuus ei kuitenkaan tapahdu yhdessä yössä; se on prosessi, joka vie aikaa ja vaivaa, ja monet HR-koordinaattorit pelkäävät vaihdon mahdollisuutta. Niin pelottava kuin käsite voi olla, siirtyminen paperittomiin tiedonhallintajärjestelmiin on välttämätöntä, jos haluat järjestää tehokkaasti ja turvallisesti työntekijöiden asiakirjoja ja tietoja. Inhimillisten voimavarojen jälkeen pitäisi olla kyse ihmisistä, ei papereista. Helpottaa, tässä on 7 yksinkertaisia ohjeita voit seurata tehdä kytkin.

Vaihe 1: johda tietä

mikä on mielestäsi ykkössyy, miksi yritykset eivät jää paperittomiksi? Vastaus voi yllättää sinut.

47% kyselyyn vastanneista työntekijöistä kertoi, että yksi kolmesta tärkeimmästä syystä paperittomaksi jäämiseen oli johdon aloitteiden tai toimeksiantojen puute. Periaatteessa työntekijät ovat valmiita ja halukkaita lähtemään paperittomiksi, mutta kukaan ei näytä tietä.

jos johdat yrityksesi henkilöstöosastoa, niin tämä vastuu lankeaa sinulle. Sinun on oltava aloitteellinen, astuttava esiin ja johdettava tietä paperittomaksi. Aseta koko henkilöstöosastolle tavoitteita, jotka kannustavat kaikkia siirtymään sähköiseen asiakirjahallintajärjestelmään. Saatat jopa haluta perustaa jonkinlaisen palkitsemisaloitteen, kun tavoite saavutetaan, jotta kaikki HR: n työntekijät voivat osallistua ponnisteluihin. Auta heitä tulemaan paperittomiksi työntekijöiksi.

tässä on tärkeää huomata, että johdat esimerkillä. Jos sinulla on oma arkistokaappi asiakirjoja, ota vastuu siirtää ne sähköiseen järjestelmään. Aseta itsellesi tavoitteita ja ota vastuu niiden saavuttamisesta. Jos työntekijäsi näkevät sinun, työnantajan, näyttävän tietä, he todennäköisemmin seuraavat.

ja jos et ole johtaja, patista niitä, jotka alkavat tehdä aloitteita paperittomaksi jäämisestä.

Step 2: Get Everyone on Board

No matter how strong the paperless employee example is that you set, your department won ’ t make the transition unless you have everyone on board. Tuoreessa kyselyssä yrityksiltä kysyttiin, mitkä osastot sietävät paperitonta työympäristöä parhaiten.

kuten näkyy, HR-osasto on oikeasti kolmantena listalla. Miksi? Koska osastosi käsittelee paljon arkaluonteisia tietoja (työntekijöiden terveystiedot, pankkitiedot jne.), monet HR: n työntekijät ovat huolissaan tietojen suojaamisesta. Miten saat koko osaston mukaan? Tässä pari vinkkiä:

1. näytä heille, miten se hyödyttää heitä – osoita tiimeillesi, miten paperittomuus helpottaa heidän työtään. Jos työntekijät näkevät, kuinka paljon aikaa ja vaivaa he voivat säästää, he ovat todennäköisemmin mukana paperittomien muutoksessa.
2. Näytä, miten se hyödyttää yritystä – Oman henkilöstöosaston paperittomuus voi hyödyttää koko yritystä. Se säästää liiketoiminnan aikaa ja rahaa, ja antaa työntekijöille helpon, välittömän pääsyn heidän henkilökohtaisia tietoja. Jos he näkevät muutokset, jotka se tekee suuremman hyvän eteen, he saattavat hypätä kelkkaan.
3. puututaan vaatimustenmukaisuusongelmiin – kuten jo todettiin, monet HR: n työntekijät saattavat vastustaa siirtymistä paperittomiin, koska he ovat huolissaan muiden henkilötietojen vahingossa jakamisesta tai muista vaatimustenmukaisuusongelmista. Paperittomuus voi auttaa mukautumaan. Paperiprosessit altistavat yrityksesi mahdolliselle vastuulle tietoturvan puutteen tai paperityön katoamisen vuoksi. Toisaalta sähköisissä asiakirjanhallintaohjelmistoissa on turvatoimia ja muita ominaisuuksia, joilla varmistetaan elintärkeiden tietojen suojaaminen. Demonstroi nämä ominaisuudet tiimisi jäsenille näyttääksesi heille, miten paperittomuus ei ainoastaan luo vaatimustenmukaisuusongelmia, vaan voi itse asiassa poistaa mahdolliset ongelmat nykyisissä paperittomissa prosesseissa.

Vaihe 3: Järjestä paperi

nyt kun olet laittanut paperittomia aloitteita pystyyn ja saanut tiimisi mukaan, on aika aloittaa likainen työ. Ennen kuin aloitat skannauksen fyysisiä asiakirjoja sähköiseen järjestelmään, sinun täytyy järjestää, mitä sinulla on-ja kertoimet ovat, sinulla on paljon.

näiden paperiröykkiöiden selättämiseksi kannattaa jakaa työ ja hyödyntää tiiminsä jäseniä asianmukaisesti.

näin saat paperipinosi nopeasti ja helposti järjestykseen ja valmiiksi syötettäväksi sähköiseen järjestelmään.

kun paperi on kaikki järjestetty, voi valmistautua viemään osastonsa paperittomien aikakauteen.

Vaihe 4: Hanki ohjelmisto ja hanki koulutus

kun työntekijäsi valmistelevat tiedostoja sisäänpääsyä varten, sinun on löydettävä oikea asiakirjahallintajärjestelmä. On olemassa monia asiakirjojen hallintajärjestelmiä siellä voit valita, joten sinun täytyy tehdä tutkimusta ja vertailla vaihtoehtoja ennen päätöksentekoa.

auttaaksesi sinua haun aikana, sinun pitäisi istua alas ja tehdä lista asioista, joita tarvitset asiakirjanhallintaohjelmistossa, sekä asioista, joita haluat, jotka eivät ole ehdottomia välttämättömyyksiä.

kun olet luonut listasi, selvitä uuden ohjelmiston budjetti. Saatat joutua neuvottelemaan Rahoitus-ja yritysjohtajien kanssa tästä. Sitten, lista kädessä ja budjetti mielessä, voit alkaa vertailla ohjelmistoja. Sinun pitäisi pyrkiä löytämään jotain, joka täyttää kaikki tarpeesi ja ainakin muutaman toiveesi, mutta silti pysyä budjetissasi.

Hanki mahdollisimman monta demonstraatiota ja kokeilua, jotta näet, miten ohjelmisto toimii. Haluat ehkä antaa muiden työntekijöiden testata ohjelmistoa myös varmistaaksesi, että se on käyttökelpoinen ja helppo oppia.

ohjelmiston valinnan jälkeen pitää valita ne paperittomat työntekijät, jotka pitää kouluttaa käyttämään sitä. Riippuen tilanteestasi ja liiketoiminnastasi, saatat haluta jokaisen HR-työntekijän oppivan käyttämään ohjelmistoa, tai vain muutaman. Tärkeää on, että kaikki työntekijät, jotka käsittelevät, arkistoivat ja tarvitsevat tietoa, voivat tehdä sen sähköisesti.

Vaihe 5: Aloita skannaus ja arkistointi sähköisesti

tarvittavien työntekijöiden koulutettua ohjelmiston, voit aloittaa asiakirjojen skannauksen ja arkistoinnin sähköisesti. Tämä on myös hyvä aika arvioida, miten käsitellä saapuvia asiakirjoja samalla kiinni ruuhkan olemassa olevia asiakirjoja. Kun skannaat ensimmäisen asiakirjasi, kaikki saapuvat paperit on arkistoitava sähköisesti.

loppujen lopuksi paperittomuuden suhteen ei kannata olla jatkuvasti ”kiinni ottamassa”, vaan mennä eteenpäin paperittomien prosessien ollessa jo käytössä. Aloita asiakirjoista, jotka saat tänään, ja siirry eteenpäin. Kun tiimisi tuntee ohjelmiston ja paperittoman prosessin, voit huolehtia ruuhkasta.

Jos tiimisi mielestä on ylivoimaista skannata ruuhkaisia asiakirjoja käsiteltäessä nykyisiä saapuvia asiakirjoja, kannattaa harkita lisäresurssin, kuten harjoittelijan tai sijaisen palkkaamista. He voivat työskennellä skannaamalla ruuhkaisia asiakirjoja samalla kun kokopäiväiset työntekijät etenevät uusien paperittomien prosessien kanssa. Näin pääsee nopeammin kiinni niin, että voi ryhtyä täysin paperittomaksi yritykseksi.

riippumatta siitä, kenelle delegoit tämän tehtävän, johdonmukaisuus on avainasemassa siirryttäessä paperittomiin, joten on tärkeää, että jokainen, joka organisoi ja syöttää tietoja, noudattaa samoja vaiheita ja noudattaa kaikkia samoja ohjeita.

Aseta selkeä tavoite siitä, milloin haluat kaikkien dokumenttien olevan sähköisessä järjestelmässä. Riko tämä tavoite vertailukohdiksi, jotta työntekijöillä on lyhyen aikavälin tavoite ampua.

yllä oleva grafiikka on esimerkki yhden HR-osaston paperittomasta pelisuunnitelmasta. Tällaisen lähettäminen toimiston näkyvälle alueelle voi auttaa motivoimaan työntekijöitä täyttämään kriteerit ja saavuttamaan lopputavoitteen. Yritä saada työntekijäpalkkio jokaiselle vertailukohdalle matkan varrella sekä lopullisen tavoitteen saavuttamiseksi. Paperittomaksi jääminen vaatii työtä, ja tiimisi pitäisi palkita työn tekemisestä.

Vaihe 6: Kerro

muulle yhtiölle, että kun nykyiset dokumenttisi on vaihdettu sähköisiin kopioihin, et voi lopettaa siihen. Kerro muulle yhtiölle tekemästäsi vaihdosta. Varmista, että lähetät sähköpostin, jossa käsitellään turvallisuuteen tai henkilötietoihin liittyviä huolenaiheita, ja kerro työntekijöillesi kaikista hyödyistä, joita he kokevat kytkimestä.

heitä kannattaa esitellä myös sähköisessä jakamisessa. Ota kaikki työntekijät-sekä vanhat että uudet-mukaan allekirjoittamalla ja jakamalla asiakirjoja sähköisesti. Jos kaikki työntekijät pitävät HR-asiakirjansa sähköisinä, se säästää HR-työntekijöidesi aikaa skannaamalla ne, mikä säästää yrityksesi rahaa.

varmista, että jokainen yrityksessäsi tuntee minkä tahansa sähköisen jakamisen version, jota päätät käyttää—sähköpostin, online-jakamisen jne. Tutustuta ne myös sähköisiin allekirjoituksiin. Kaikkien saaminen mukaan mahdollisimman moniin paperittomiin prosesseihin auttaa HENKILÖSTÖOSASTOASI pitämään paperittomat järjestelmäsi johdonmukaisina, tehokkaina ja organisoituina.

Vaihe 7: nauti eduista

kun jatkat prosessiesi paperittomuutta, näet toimistossasi useita etuja.

ajan ja kustannusten säästöillä sekä asiakirjojen turvallisuuden parantamisella työntekijäsi ja koko yrityksesi hyötyvät vaihdosta paperittomaksi henkilöstöosastoksi. Noudattamalla edellä esitettyjä ohjeita, voit saada asiakirjan ylikuormituksen hallintaan ja tulla paremmaksi, tehokkaammaksi, paperittomaksi Henkilöstöosastoksi.

tietoja efilecabinetista

eFileCabinet on johtava sähköisten asiakirjojen hallintaohjelmistojen toimittaja pienille ja keskisuurille yrityksille sekä suuryritysten HENKILÖSTÖOSASTOILLE. Sähköisten jakamismahdollisuuksien ja paperittoman arkistoinnin avulla voit leikata paperikiloja ja säästää liike-aikaasi ja rahaa. EFileCabinet voi tuoda toimistosi paperittomien aikakauteen ominaisuuksiensa, kuten esignaturesin, optisen hahmontunnistuksen, välittömän sähköisen jakamisen ja pilvipohjaisen tiedostojen tallennuksen avulla.

Connect with us online to learn more.

www.efilecabinet.com

Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf