S’il y a une chose sur laquelle les équipes performantes sont construites, c’est une communication efficace. Peu importe à quel point votre technologie est perturbatrice ou à quel point vous avez une vision grandiose — si votre équipe ne communique pas bien, vous allez mener une bataille difficile.

Pourquoi? Eh bien, une mauvaise communication fait perdre du temps, suscite la méfiance et provoque des complexités et un stress inutiles — le tout pour un résultat souvent médiocre.

Lorsque vous disposez des systèmes, des outils et des stratégies en place pour favoriser une communication efficace, vous facilitez la collaboration, mettez tout le monde sur la même longueur d’onde et contribuez à réduire le risque que votre équipe s’épuise.

Dans cet article, nous partageons 14 conseils pratiques pour vous aider à le faire, que votre équipe soit généralement à distance, sur site ou un mélange des deux.

14 Conseils utiles pour améliorer la communication d’équipe

Vous trouverez ci-dessous des conseils pour les équipes comprenant des employés toujours distants ainsi que des équipes mixtes (ce qui signifie que certains membres de l’équipe travaillent principalement dans un espace de bureau).

Peu importe d’où les membres de votre équipe travaillent actuellement — ou d’où ils travailleront à l’avenir — ces conseils vous aideront à améliorer la communication globale.

Conseils de communication pour les équipes distantes

Les équipes distantes, de par leur nature même, ont peu ou pas de communication en personne entre les membres de l’équipe. Lorsque vous combinez cela avec une équipe qui peut être répartie sur de nombreux fuseaux horaires, vous disposez d’un environnement qui fait d’une communication efficace un défi.

1. Construisez la bonne boîte à outils.

Il existe aujourd’hui une gamme de logiciels et d’outils sur le marché pour améliorer la communication et la collaboration à distance des équipes. Intégrez quelques outils qui répondent aux besoins de l’équipe.

Pour déterminer les outils dont vous avez besoin, commencez par penser aux deux formes de communication: synchrone (c’est-à-dire en temps réel) et asynchrone (c’est-à-dire selon un calendrier non simultané).

Par exemple, votre équipe peut déjà utiliser ou choisir d’utiliser Slack. (Si vous ne l’êtes pas, je le recommande fortement car cela facilite la collaboration synchrone.)

En tant qu’équipe distante, vous devez également penser aux outils de conférence audio et vidéo. Bien que les capacités de Slack dans ce domaine s’améliorent, je vous recommande d’utiliser Zoom ou une autre plate-forme dédiée pour ces communications.

Ensuite, vous avez besoin d’un outil de gestion de projet qui peut agir comme un hub central pour tout garder ensemble. L’espace de gestion de projet offre une quantité presque illimitée d’options, mais certaines des plus populaires sont Basecamp, Teamwork et Trello.

Pour compléter les choses, je recommande d’utiliser un outil comme le logiciel de planification de réunion gratuit de HubSpot pour réduire les allers-retours inutiles lors de la planification d’une réunion. Je suggère également d’utiliser un logiciel de capture d’écran, comme Soapbox ou Loom, pour aider à contextualiser vos conversations asynchrones.

Dans l’ensemble, lorsque vous trouvez les bons outils pour votre équipe, faites vos recherches, demandez des recommandations, puis jouez avec quelques-uns et voyez ce qui fonctionne pour vous.

2. Mettez constamment à jour la documentation de l’équipe.

Malgré ce que le monde des startups peut vouloir vous faire croire, le logiciel n’existe pas pour lui-même. L’objectif de tous ces outils est de faciliter une communication efficace, mais comme la plupart des travailleurs à distance peuvent l’attester, ce n’est pas souvent le résultat.

Pour atteindre cet objectif, vous devez savoir clairement quand et comment vous allez utiliser ces outils, puis vous devez suivre ces directives.

Quand devriez-vous contacter quelqu’un via Slack plutôt que par e-mail ? Que doit-on gérer avec un screencast au lieu d’un appel de zoom?

Les détails dépendront de ce que fait votre équipe et de la façon dont elle préfère travailler, mais l’idée générale est de passer par défaut à des options asynchrones, sauf si vous avez une bonne raison de ne pas le faire.

En matière de gestion de projet, le principe principal est simple: Tenir tous les projets à jour avec l’action suivante, qui en est responsable et quand elle doit être terminée.

Ce n’est pas quelque chose de révolutionnaire, mais en pratique, très peu d’équipes suivent ce quotidien.

Si vous et un collègue avez une conversation informelle au cours de laquelle une décision a été prise sur votre projet, il peut sembler qu’il n’est pas nécessaire de prendre d’autres mesures. Vous savez tous les deux ce qu’il faut faire, n’est-ce pas?

Même si vous savez peut-être quoi faire, le reste de votre équipe n’aura aucune idée de ce qui se passe.

Votre système de gestion de projet doit servir de référentiel central de ce qui se passe avec chaque projet. Au-delà de garder le reste de l’équipe au courant, être cohérent avec ces mises à jour vous facilite également la vie.

À quelle fréquence travaillez-vous sur un seul projet à la fois ? À peu près jamais, non?

En gardant cela à jour, il est facile pour vous de vous remettre rapidement à la vitesse lorsque vous avez sauté entre quelques choses différentes.

Plus besoin de fouiller dans les anciennes chaînes d’e-mails et les conversations Slack pour essayer de comprendre exactement ce que vous pensiez auparavant.

3. Établissez l’étiquette du fuseau horaire.

Lorsque vous avez une équipe répartie sur plusieurs fuseaux horaires, vous devez réfléchir davantage au moment de communiquer.

Si vous utilisez Slack, encouragez votre équipe à configurer des heures  » Ne pas déranger  » afin qu’elle ne reçoive pas d’alertes à toute heure de la journée. Si vous n’utilisez pas Slack, restez à l’écart de tout ce qui enverra une alerte à votre coéquipier, sauf s’il s’agit d’une urgence réelle qui ne peut pas attendre.

4. Considérez comment le médium et le ton de vos mots seront interprétés.

La communication à distance est, pour la plupart, écrite. Il manque naturellement des choses que nous tenons pour acquises lorsque nous parlons à quelqu’un en personne — les expressions faciales, le langage corporel, le ton de la voix, etc.

Comme nous le savons tous, les pensées peuvent apparaître très différemment dans le texte, et même lors des appels, que dans la vraie vie. Alors, entraînez-vous à faire une pause avant d’envoyer vos messages et relisez-les pour le ton.

De l’autre côté, encouragez votre équipe et vos collègues à prendre la parole lorsqu’ils ont l’impression que quelqu’un se trompe de chemin. Ces petites choses font une vraie différence lorsque vous n’avez pas de visage à mettre aux mots.

5. Rassemblez l’équipe sur une base régulière.

L’une des choses les plus percutantes qu’une équipe distante puisse faire est de prévoir du temps pour que tout le monde se réunisse. Le temps de liaison (virtuellement ou en personne, si et quand l’équipe distante visite l’espace de bureau) est un excellent moyen d’améliorer la communication et la confiance ainsi que:

• Rapprochez les membres de l’équipe.
• Encouragez chacun à partager et à mieux comprendre les personnalités et les styles de communication des uns et des autres.
• Aidez-les à trouver des intérêts communs qu’ils ne découvriraient généralement pas lors d’un appel de travail.

Si vous pouvez passer du temps ensemble en personne, vous pouvez également organiser des retraites de temps en temps pour que l’équipe distante se réunisse. Ou, si vous avez des employés partout dans le monde et que certains d’entre eux vivent assez proches les uns des autres, encouragez les « mini-retraites ». »

Mais surtout, assurez-vous de réunir l’équipe virtuellement et régulièrement. Et ne faites pas tout sur le travail!

Par exemple, nous avons un appel vidéo quotidien qui est mi-travail, mi-social. Du mardi au jeudi, l’appel est un court enregistrement de 10 minutes pour voir comment les gens vont. Les lundis et vendredis, c’est un peu plus long pour que nous puissions parler de nos week-ends, de ce que nous avons fait, et juste rattraper notre retard.

Cela ne remplace pas complètement la communication en personne, mais c’est un moyen facile d’établir des liens plus profonds avec le reste de l’équipe.

Conseils de communication pour les équipes mixtes

Vous pouvez avoir une équipe mixte, ce qui signifie que certains membres sont principalement distants et que certains travaillent principalement au bureau. Ce type d’équipe a ses propres défis uniques en raison de sa structure:

• Tout d’abord, ils doivent tout faire pour éviter que des divisions ne se forment entre les deux groupes d’employés.
• Deuxièmement, ils doivent s’assurer que les deux équipes restent synchronisées.

6. Inclure tout le monde dans les boucles d’information.

Tout comme les équipes distantes doivent suivre les conversations qui aboutissent à une décision ou à une action, quelle que soit la taille des équipes mixtes. Ceci est important pour les équipes mixtes afin que les employés distants ne soient pas laissés de côté et vice versa.

7. Évitez les solutions ponctuelles aux défis récurrents.

Avec l’étiquette du fuseau horaire, vous savez ne pas envoyer de ping à quelqu’un quand il est 11:00 pm dans leur partie du monde, mais que faites-vous quand vous avez vraiment besoin de parler à quelqu’un quand ce n’est pas pratique?

Pour ces situations, certains compromis doivent être faits. Idéalement, il y a un certain chevauchement des heures de travail, mais sinon, essayez de trouver un moment qui ne soit pas trop gênant pour l’un ou l’autre de vous.

Si vous suggérez constamment des horaires qui ne respectent pas l’horaire de l’autre personne, vous demandez simplement d’être exclu de la boucle.

8. Encouragez l’honnêteté et la transparence.

L’un des principaux avantages d’une communication efficace est qu’elle aide à identifier les problèmes tôt afin qu’ils puissent être résolus avec un minimum de perturbations. Cela ne se produit que si les employés ont le sentiment de pouvoir vraiment partager leurs commentaires. Sinon, les problèmes vont simplement s’envenimer.

Avec les équipes mixtes, il existe de nombreuses façons d’échouer la communication et les coûts sont élevés — il est donc essentiel que votre équipe vous informe en cas de problème.

Si vous travaillez à distance et que vous ne pouvez tout simplement pas contacter quelqu’un au bureau en utilisant tous les bons canaux, vous devez pouvoir parler pour que votre équipe puisse comprendre ce qui se passe et y remédier.

Il en va de même pour être au bureau et essayer de mettre la main sur un employé distant. Bien que tout le monde ne soit pas un nomade numérique, cela peut parfois sembler être le cas lorsqu’il faut des jours pour obtenir une réponse. Donc, quand il y a des problèmes, l’équipe doit parler et le manager doit écouter.

9. Organisez des réunions plus fréquemment.

Pour garder les employés à distance et au bureau sur la même longueur d’onde, il est prioritaire d’avoir des réunions régulières pour rattraper les victoires, les objectifs et les projets liés au travail. Vous pouvez même avoir un appel Skype avec un employé distant pour le déjeuner ou une bière après le travail.

Conseils de communication pour les équipes sur site

Si et quand vous avez des employés travaillant dans le même bâtiment, la communication et la collaboration peuvent devenir un peu plus faciles. Cependant, il est toujours important de vous assurer que vous communiquez de manière efficace.

10. Assurez-vous de vous éloigner de l’ordinateur.

Lorsque vous travaillez sur site, vous avez accès à un outil que les équipes distantes et mixtes n’ont pas; se lever et marcher vers quelqu’un pour parler avec eux.

Plutôt que de discuter exclusivement sur Slack lorsque vous êtes au bureau, si possible, vous pouvez leur poser des questions en personne, vous asseoir avec eux pour prendre un café, utiliser la salle de réunion pour discuter rapidement, etc.

12. Utilisez la technologie pour travailler plus efficacement.

Alors que certaines personnes se retrouvent à revenir à des conversations virtuelles par rapport à celles en personne, d’autres vont trop loin dans l’autre sens. Ce n’est pas parce que vous pouvez vous lever et poser une question à votre collègue que vous devriez le faire.

Tout comme pour les équipes distantes, il est crucial de faire la distinction entre ce qui doit se passer de manière synchrone et ce qui peut se passer de manière asynchrone.

Si vous travaillez à distance, vous pouvez fermer Slack si vous avez besoin d’une pause, mais il est beaucoup plus difficile d’empêcher Bob de l’équipe de comptabilité de vous informer des dernières nouvelles sur Survivor lorsqu’il est à deux cabines.

Si vous pensez qu’une conversation doit avoir lieu en personne, avant d’interrompre quelqu’un, recherchez des signes indiquant qu’il ne veut pas être dérangé — écouteurs, tête baissée, mise au point claire. S’il faut absolument en parler maintenant, alors ce n’est pas grave, mais la plupart des conversations peuvent attendre. Envoyez-leur un message sur Slack et demandez quel est le bon moment pour discuter.

13. Assurez-vous que la documentation est toujours facilement accessible.

Maintenir les statuts des projets à jour et accessibles est tout aussi important pour les équipes internes que pour les autres. C’est aussi quelque chose qui est facile à écarter.

Même en tant qu’équipe avec des employés sur place, vous devez vous assurer que les informations à l’échelle de l’équipe sont facilement trouvables et précises. Alors que vous pouvez vous lever et demander à quelqu’un d’autre ce qui se passe avec un projet ou où trouver les derniers tableaux de bord et rapports, vous ne devriez pas avoir à le faire.

Devoir constamment chercher ce dont vous avez besoin et interrompre la moitié du bureau dans le processus est un énorme tueur de productivité. Ne soyez pas paresseux avec la gestion de projet simplement parce que vous êtes tous au même endroit.

14. Créer un environnement de travail positif.

Personne ne veut travailler dans un bureau rempli de zombies qui semblent n’avoir aucun intérêt en dehors du travail. Non seulement cela fait baisser le moral, mais c’est également mauvais pour la productivité.

Quand les gens ont l’impression qu’ils ne font que rectifier, jour après jour, ils ne seront tout simplement pas aussi efficaces qu’ils pourraient l’être s’ils étaient pleinement engagés. Donnez une pause à leur esprit en leur faisant savoir qu’il est normal de parler de choses autres que le travail pendant qu’ils sont au bureau.

Maintenant, cela ne signifie pas que vous devez aller dans la Silicon Valley et remplir le bureau de sacs de haricots et de bière gratuite. Cela ne signifie pas non plus que les gens n’ont pas besoin de faire leurs affaires, mais laissez votre équipe profiter des déjeuners et des pauses-café et du refroidisseur d’eau pour se connecter.

Une communication d’équipe efficace Conduit à des Employés plus heureux et Plus Productifs

Différentes équipes ont des défis de communication différents et ont différentes façons de le faire, mais quelques principes simples s’appliquent à tous les niveaux :

1. Choisissez judicieusement vos outils.
2. Indiquez clairement quand et comment chaque outil doit être utilisé.
3. Utilisez ces outils correctement et de manière cohérente.
4. Soyez conscient de la façon dont vos mots (écrits ou parlés) pourraient être interprétés.
5. Soyez respectueux du temps des autres.

Lorsque vous avez les bonnes bases en place et une culture qui favorise la transparence et l’honnêteté, vous êtes sur la voie d’une communication efficace.

Les principes sont simples et basés sur le bon sens, mais les mettre au travail demande un réel engagement de toute l’équipe, de haut en bas.

Pour en savoir plus, lisez les activités de team-building rapides à essayer ensuite.

Note de l’éditeur: Cet article a été initialement publié en octobre 2018 et a été mis à jour pour plus d’exhaustivité.