La plupart des organismes à but non lucratif comprennent que, lorsqu’ils reçoivent une aide fédérale, ils sont tenus de remplir un Calendrier des dépenses liées aux bourses fédérales pour déterminer si une seule vérification est nécessaire et, le cas échéant, d’inclure la SEFA dans le rapport de vérification unique. Mais qu’est-ce que la SEFA et quelle est la base pour déterminer quelles dépenses fédérales doivent être incluses?

Qu’est-ce que le SEFA ?

La SEFA est une annexe supplémentaire aux états financiers qu’une organisation est tenue de produire lorsqu’elle est assujettie à l’exigence de vérification unique. L’exigence de vérification unique est déclenchée lorsque les dépenses fédérales déclarées dans la SEFA dépassent 750 000 $ ou plus au cours de l’exercice de l’organisation. Pour certaines organisations, le fait de se tromper sur la SEFA pourrait amener une organisation à conclure qu’une seule vérification n’est pas nécessaire alors qu’elle devait réellement être effectuée.

Le SEFA doit être rempli conformément aux Directives uniformes (2.CFR.200.502). Les dépenses fédérales qui sont incluses dans la SEFA doivent être fondées sur la détermination du moment où une subvention fédérale est considérée comme  » dépensée « . Malheureusement, le nom des dépenses fédérales dans le calendrier peut être trompeur. Cela semble laisser entendre que l’annexe n’inclurait que la valeur des coûts engagés par l’organisation qui ont été payés avec du financement fédéral. Cependant, en réalité, il est beaucoup plus impliqué que cela.

Définition des dépenses

Voici une liste des différents types de subventions fédérales et de la façon dont les directives uniformes les définissent comme étant dépensées:

• Subventions, contrats de remboursement des coûts en vertu des Règlements fédéraux sur les acquisitions (FAR), avec les tribus indiennes, accords de coopération et crédits directs – les fonds fédéraux sont déterminés comme étant dépensés lorsque l’activité connexe se produit. Étant donné que les Directives uniformes suivent la méthode de comptabilité d’exercice, ce serait au moment où la dépense / les dépenses se produisent, à moins que l’Organisation n’ait préparé le SEFA sur la base de la comptabilité de caisse, ce que les Directives uniformes permettent réellement. En outre, les contrats fédéraux sont inclus à l’exception des contrats fermes à prix fixe, soumis aux FAR, qui sont spécifiquement identifiés par les Directives uniformes comme étant exclus.
• Décaissement de fonds à des sous-bénéficiaires – si une organisation utilise son financement fédéral pour passer à une autre organisation par le biais d’une relation de sous-bénéficiaires, les fonds fédéraux sont déterminés à être dépensés lorsque l’organisation devient obligée de payer le sous-bénéficiaire. Généralement, c’est à ce moment que le décaissement est effectué au sous-bénéficiaire.
• Prêts et garanties de prêts – la base d’inclusion des prêts et garanties de prêts est élargie pour inclure non seulement tous les prêts fédéraux reçus ou dépensés au cours de l’année en cours, mais également tous les prêts reçus au cours de périodes antérieures qui ont des exigences de conformité continues. Ces exigences de conformité continues pourraient varier des prêts actuellement remboursés à ceux qui seront remboursables à la fin d’une période déterminée. S’il existe des exigences de conformité continues, telles que l’utilisation spécifique d’une installation achetée à l’aide d’un prêt fédéral, le prêt restera dans le SEFA de l’organisation jusqu’à la fin de l’exigence de conformité continue. Pour ces types de prêts ou de garanties de prêt financés par le gouvernement fédéral, ce qui est déclaré comme dépenses fédérales est le solde de départ plus les avances ou le produit de prêt reçus au cours de l’année. Ce solde comprend également toute bonification d’intérêt, toute déduction en espèces ou toute déduction pour frais administratifs reçue. Dans les notes au SEFA, l’organisation indiquerait le solde impayé de tout prêt au dernier jour de l’exercice.
• Réception d’un bien – cela se rapporterait à un bien donné et serait déclaré conformément à la méthode de comptabilité d’exercice et serait considéré comme dépensé au moment de la réception du bien.
• Réception ou utilisation des revenus du programme – cela serait déclaré lorsque les revenus du programme sont reçus de la source fédérale ou utilisés par l’organisation.
• Distribution ou utilisation de produits alimentaires – la base pour déterminer quand ce financement fédéral est dépensé est alignée sur l’activité, semblable aux subventions, dans laquelle le produit alimentaire serait considéré comme dépensé lorsqu’il est utilisé ou distribué.
• Assurance – pour toute assurance financée par le gouvernement fédéral, la base pour déterminer quand elle est déclarée est la date à laquelle l’assurance est en vigueur. Cela n’inclurait aucun paiement Medicare ou Medicaid à l’organisation pour fournir des soins aux patients éligibles à Medicare ou Medicaid. Cependant, il peut y avoir une exception à cela si l’État de l’organisation exige que les paiements de Medicaid soient considérés comme financés par le gouvernement fédéral en raison de leurs propres réglementations sur le traitement de ces types de paiements sur une base de remboursement des coûts.
• Fonds de dotation – à l’instar des prêts et des garanties de prêt, tous les fonds de dotation financés par le gouvernement fédéral sont déclarés dans le SEFA au solde cumulatif de fin d’exercice tant que la restriction s’applique.

Présentation de la SEFA

En plus de déterminer le montant des dépenses fédérales, la Ligne directrice uniforme comporte également des exigences précises quant à la façon dont ces montants doivent être déclarés dans la SEFA. Sous une orientation uniforme, l’organisation est tenue d’énumérer les programmes fédéraux individuels par organisme fédéral, y compris de regrouper un groupe de programmes. L’organisation est également tenue de noter le nom de l’entité de transmission et tout numéro d’identification si l’organisation a reçu des fonds fédéraux qui sont transmis par une autre entité. Inversement, si l’organisation transfère l’un des fonds fédéraux à d’autres entités, elle est également tenue de noter les montants totaux transmis aux sous-bénéficiaires pour chaque programme fédéral. Les totaux sur la SEFA sont requis pour chaque numéro de programme fédéral et de Catalogue d’aide intérieure (CFDA). Si le CFDA n’est pas disponible, les organisations peuvent utiliser un autre numéro d’identification. Des totaux sont également requis pour chaque grappe signalée dans le SEFA.

Notes de bas de page SEFA requises

Enfin, le SEFA nécessite également des notes de bas de page spécifiques. Comme il a été mentionné précédemment, l’organisation doit déclarer le solde impayé de tout prêt et de toute garantie de prêt déclarés dans le SEFA à la fin de la période d’audit. En outre, les organisations doivent divulguer leurs méthodes comptables pour la préparation de la SEFA et si elles ont appliqué comme le permettent les Directives uniformes. Si une organisation n’a pas choisi ce taux, elle doit quand même noter qu’elle ne l’a pas fait dans les notes de bas de page. Les notes de bas de page ne peuvent pas être muettes sur ce point.

Comme les organisations peuvent le constater, il est essentiel que la direction comprenne les exigences de préparation du SEFA et ce qui est inclus. Il est nécessaire que les organisations qui reçoivent un financement fédéral obtiennent ce droit et la connaissance de ce que les Directives uniformes exigent dans la SEFA est un must.