Si votre entreprise utilise beaucoup d’outils et d’équipement, garder une trace de l’inventaire ne sera pas une tâche facile.

Des petits outils comme les marteaux aux scies et aux gros équipements comme les rouleaux / bétonnières, le suivi des équipements individuels devient une préoccupation majeure pour l’organisation.

Des écarts par rapport à l’enregistrement peuvent retarder l’achèvement du projet.

L’irrégularité des données de l’outil peut entraîner des arrêts, des revirements et des pannes (STO) où le coût d’achèvement du projet devient 3 à 4 fois le coût réel.

Cela peut entraîner une prise de décision inexacte, une planification inefficace et une incapacité à respecter le contrat. Pour terminer le projet à temps, la plupart des parties prenantes se contentent de réorganiser l’équipement plutôt que de le localiser, ce qui augmente encore les coûts du projet.

Mais la question principale est, pourquoi les outils disparaissent-ils?

Les principales raisons pour lesquelles vous ne trouvez pas vos outils sont:

1. Les outils ne sont pas là et/ ou ils sont arrivés dans la mauvaise quantité: si les outils qui sont censés être expédiés n’ont pas atteint l’emplacement désigné ou qu’ils sont expédiés à un autre, vous aurez un rapport d’outil manquant.
2. Les outils ont été déplacés : peut-être que l’outil est toujours dans l’entrepôt. Mais quelqu’un a déménagé ailleurs sans que personne ne le sache ou l’a placé au mauvais endroit après l’avoir utilisé, il sera donc classé comme manquant.
3. Vol / égarement: l’une des raisons les plus courantes de l’absence d’outils est le vol. Quelqu’un a pris l’outil au travail et ne l’a pas retourné. Ou après l’avoir utilisé, ils l’ont égaré.
4. Le journal n’est pas enregistré correctement: si la feuille de journal indique que quelqu’un a émis l’outil alors qu’il est encore sur place, il ne sera pas utilisé s’il y a une exigence. Inversement, si quelqu’un utilise l’outil mais que la feuille de journal indique que l’outil est disponible, les gens le chercheront. Cela causera de la confusion, arrêtera le travail et fera perdre un temps précieux.

Cependant, il existe quelques trucs et astuces que vous pouvez mettre en œuvre pour vous assurer de garder une bonne trace de vos outils et de votre équipement.

Suivre tout l’inventaire

Le suivi de votre inventaire est la meilleure chose que vous puissiez faire.

Un bon système de suivi des stocks signifie qu’il est précis et à jour. Vous pouvez effectuer des vérifications de cycle au lieu d’un suivi quotidien pour réduire le temps et les efforts requis pour la vérification des stocks.

Vous pouvez également avoir une base de données centrale où vous répertoriez tout ce que vous possédez. Cela réduira le vol, car tout le monde saura s’il manque quelque chose.

Les contrôles d’inventaire vous permettent également d’allouer un budget approprié à l’inventaire. La plupart du temps, les entreprises ont beaucoup plus d’inventaire qu’elles n’en ont besoin.

Même si ce n’est pas votre cas, lors du suivi de votre inventaire, vous serez au courant des exigences de travail et commanderez correctement l’équipement la prochaine fois que vous en aurez besoin.

Catégoriser les outils et l’équipement

Catégoriser les outils et l’équipement peut vous aider à identifier où des outils similaires sont conservés et lesquels peuvent être utilisés de manière interchangeable.

Bien que vous puissiez classer votre inventaire de manière granulaire dans un programme, vous pouvez placer des outils interchangeables au même endroit pour en faciliter l’accès.

Vous pouvez diviser les outils en différentes catégories, de la manière qui convient le mieux à votre modèle d’affaires.

Par exemple, vous pouvez organiser les outils par site et diviser les petits et les grands outils. D’autres catégories peuvent être:

• Type d’outil (outil à main, outil électrique)
• Marque d’outil
• Utilisez cet outil (intérieur, extérieur)

Organisez les outils comme bon vous semble, mais il serait sage d’inclure des informations sur l’état de l’équipement, la date d’achat et la date d’expiration de la garantie.

Étiqueter des articles individuels

Étiqueter des articles dans votre inventaire vous permettra de suivre, d’identifier et de localiser chaque outil dont vous disposez. Vous pouvez étiqueter l’équipement de plusieurs façons, les codes-barres et les puces RFID étant les plus courants.

Nous expliquerons les avantages de chaque option plus tard.

Suivez l’utilisation de l’outil

Vous devez savoir quel outil est le plus utilisé, combien il est utilisé, qui l’utilise et combien cela coûte-t-il pour l’expédier.

Ces informations vous aideront à hiérarchiser les outils en fonction des besoins et du prix de transport afin que vous ne dépensiez pas un centime supplémentaire pour les outils que vous devez absolument.

Si un outil collecte de la poussière dans un entrepôt alors qu’il en a besoin quelque part, l’entreprise en souffre.

Plus important encore, si un outil est volé, vous aurez le dossier de la dernière personne qui l’a manipulé, du moment où elle l’a utilisé et du dernier emplacement où elle l’a utilisé. Ceci est important car au fil du temps, le coût des outils perdus augmente.

L’enregistrement et la vérification des outils aideront à élaborer une stratégie pour une gestion ultérieure de l’équipement.

Suivre les réparations et les garanties

Si vous utilisez un outil par jour et un autre une fois par mois, l’outil que vous utilisez tous les jours nécessite plus d’entretien et il est plus susceptible de se casser.

De plus, lorsque vous avez des informations sur l’utilisation de l’équipement, vous pouvez planifier la maintenance des outils ou des machines inactifs en raison de contrôles. Être bien organisé n’affectera pas les processus métier et maintiendra votre équipement opérationnel.

Surveillez quels outils sont sous garantie car vous pouvez les entretenir / les réparer gratuitement. Cela vous permettra de dépenser de l’argent et du temps uniquement pour les outils / équipements qui en ont vraiment besoin.

Que Se Passe-T-Il Si L’Outil Se Casse ?

Suivez quels outils sont régulièrement hors service.

Si quelque chose casse, essayez d’en comprendre la raison, surtout si cela se produit plus souvent qu’il ne le devrait. Vous pouvez le faire en collectant des données et en effectuant une analyse des tendances.

Répondez aux questions suivantes et vous comprendrez mieux pourquoi quelque chose se brise:

• L’équipement n’est-il pas utilisé correctement (erreur de manipulation) ?
• Ne sont-ils pas utilisés selon les spécifications de tension correctes?
• Nécessite-t-il une période de repos avant la réutilisation?

Non seulement un outil cassé coûte du temps et de l’argent pour le réparer, mais vos travailleurs seraient également inactifs pendant qu’il est réparé s’il n’y a pas de remplacement disponible.

Pour économiser de l’argent à long terme, essayez d’acheter du matériel de qualité auprès d’une marque de confiance.

Déterminer l’utilisation optimale

Lors de la catégorisation des outils, vous pouvez collecter plus de données pour chacun d’eux.

Par exemple, vous pouvez découvrir quels outils les employés préfèrent et lesquels sont les plus efficaces pour faire le travail.

Comparez cela avec le coût et trouvez des informations sur le nombre d’entreprises qui le font. Ensuite, essayez de rechercher quelle marque possède l’équipement le plus durable. Faites une analyse des coûts pour déterminer quels outils vous drainent le plus financièrement, soit par problème physique (rupture trop précoce), soit par problème logistique (trop d’exigences).

Avec cette intelligence, vous serez en mesure de prendre des décisions plus intelligentes.

Responsabilité de l’utilisation de l’équipement

Rendre les travailleurs responsables de l’équipement qu’ils utilisent est un moyen infaillible de réduire les vols et les erreurs de comptage.

Voici ce que vous pouvez faire.

• Utiliser la technologie: utilisez un système de gestion d’outils au lieu d’un enregistrement manuel et assurez-vous que vos employés savent comment l’utiliser. De cette façon, ils peuvent s’auto-enregistrer ou vérifier les outils requis.
• Informez vos employés du système de suivi des outils que vous avez choisi et expliquez comment tout fonctionne. Vous pouvez également mettre un tableau de gestion et d’utilisation des outils sur le lieu de travail pour une meilleure compréhension.
• Créez un accord de gestion des outils pour vous assurer que vos employés comprennent la responsabilité associée à la publication de cet outil. Parlez-leur des lois établies liées au vol d’outils et rappelez-leur les conséquences.
• Établissez des récompenses et des amendes: pour une manipulation exceptionnelle de l’outil, vous pouvez également émettre des récompenses. Cela motivera les gens à mieux gérer les outils. Des amendes peuvent être infligées à ceux qui ne respectent pas les règles. Les travailleurs qui « perdent » fréquemment des outils peuvent payer l’équipement sur leur chèque de paie, s’il s’agit de votre p.

Système de gestion des actifs

Le suivi des stylos et du papier peut fonctionner pour les petites organisations, cependant, un système de gestion des actifs / système de gestion des stocks doit être utilisé pour gérer les outils dans une grande organisation. Il réduit les erreurs d’inventaire et augmente la sécurité des outils.

Avec le système de marquage, vous pouvez formuler un suivi des actifs en temps réel pour obtenir des informations plus précises.

Vous pourriez penser: « Je peux gérer mes outils avec un journal de bord et des étiquettes RFID. Pourquoi devrais-je payer un logiciel pour le faire? »

Eh bien, il y a d’énormes avantages à utiliser une solution logicielle dédiée au suivi des outils. Les solutions de stylo et de papier ou les feuilles de calcul sont loin d’être assez bonnes que la méthode logicielle.

Voici quelques avantages d’un outil professionnel et d’un logiciel de gestion d’actifs par rapport au suivi / aux feuilles de calcul papier:

Maintenant que vous connaissez les avantages d’une solution de suivi professionnelle, comment choisissez—vous une solution de suivi ?

Il y en a beaucoup disponibles sur le marché. La plupart d’entre eux répondent à différents besoins. Nous explorerons les fonctionnalités dont vous avez besoin pour être à l’affût.

Il y a quelques éléments à considérer avant de choisir une solution de suivi d’outil.

Connectivité au cloud

Le stockage de vos données sur un seul disque représente un risque de sécurité important.

Les solutions basées sur le cloud permettent aux utilisateurs d’accéder aux données de n’importe où (flexibilité). En outre, l’architecture native du cloud dispose de pare-feu et de paramètres de cryptage qui ajoutent une autre couche de sécurité.

Appareil de numérisation

Vous pouvez utiliser un scanner de smartphone ou un scanner portatif dédié pour la numérisation de l’équipement.

Un scanner portatif est une pièce supplémentaire de matériel que vous devez acheter, c’est pourquoi la plupart des entreprises implémentent des scanners pour smartphones qui offrent plus de flexibilité pour l’enregistrement et le départ.

Au lieu de se soucier de la rupture des scanners et de retarder les processus quotidiens, les utilisateurs peuvent utiliser un logiciel via leur propre téléphone et effectuer un enregistrement et un départ automatiques. Cela permet d’économiser du temps et de l’argent.

Informations d’identification uniques

Les étiquettes, codes à barres et codes QR sont quelques exemples de la façon dont vous pouvez étiqueter et différencier les outils les uns des autres. Toutes ces options utilisent différentes façons de stocker les informations sur les produits / outils.

Par exemple, Si vous avez besoin d’une identification d’outil de base et d’une entrée dans la base de données plus petite, les codes à barres sont un choix rentable qui pourrait fonctionner pour vous.

Cependant, leurs identifiants uniques ont certaines limites, de sorte que les organisations disposant de grandes quantités d’outils qui doivent s’assurer que toutes les données secondaires sont disponibles pour tout le monde trouveront les codes QR plus appropriés.

Chez GoCodes, nous avons breveté nos codes QR.

Ils ont des caractères d’identification uniques, ce qui garantit qu’aucun produit n’a le même code /identifiant, de sorte que même lorsque deux départements fusionnent, les données sont toujours uniques à un actif individuel.

Réservation d’outil

La réservation d’outil est-elle requise ou non ?

Les organisations qui ont plusieurs projets en cours considèrent la réservation d’outils comme un critère important, en particulier lorsque les outils coûteux sont rares.

Pour une utilisation optimale des outils, les logiciels peuvent utiliser la science des données et des algorithmes d’apprentissage automatique pour la prise de décision en cas d’exigences redondantes.

Les algorithmes d’apprentissage automatique peuvent prédire les temps de réparation et de maintenance idéaux pour les outils vitaux afin de minimiser les interruptions de service.

Exigences d’automatisation

Avec le logiciel, vous recevez généralement des alertes automatiques de base de données et des alertes d’état de vérification automatique.

Ensuite, décidez du niveau d’automatisation dont vous avez besoin. Le logiciel peut être configuré de plusieurs façons et vous pouvez rechercher le programme qui convient le mieux à vos besoins d’automatisation.

Par exemple, le logiciel de suivi des actifs peut envoyer des alertes si un outil particulier n’est pas retourné à temps. Il peut créer une liste pour les outils émis avec des informations sur qui les a émis.

S’il y a un besoin constant d’un outil particulier, vous pouvez configurer le logiciel pour envoyer des alertes ou ajouter automatiquement cet outil à votre liste d’achat.

Vous pouvez également intégrer l’IoT au logiciel de suivi des outils.

Avec cette option, vous pouvez relier des détecteurs de mouvement et des caméras de surveillance au logiciel, donc s’il y a un mouvement dans votre entrepôt sans enregistrement d’identité, vous recevrez une alerte.

Si quelqu’un entre dans la section outil sans se connecter au système, vous recevrez une alerte et la caméra commencera à enregistrer.

Différents outils Nécessitent une approche différente

Gardez à l’esprit que différents actifs nécessitent un équipement logiciel / matériel spécifique pour le suivi et la manipulation. L’utilisation de différents systèmes crée des catégories vagues qui peuvent être subdivisées en points de données pour les outils.

Les petits outils (Marteaux/scies)

Utilisent un système de codes-barres avec un scanner de smartphone. De cette façon, vous aurez une solution matérielle bon marché et efficace qui fonctionne avec votre logiciel.

Outils de taille moyenne (Polisseuses / Bétonnières)

Pour les outils rares fréquemment utilisés, utilisez des codes QR avec une connectivité cloud.

Avec les mises à jour en temps réel envoyées à un grand livre en ligne, tout le monde aura des informations à jour sur la disponibilité de l’outil. Vous pouvez même connecter un émetteur Bluetooth pour le suivi et les informations de localisation en temps réel.

Outils / Équipements de grande taille (Rouleaux / Plates-formes)

Les équipements massifs nécessitent une approche plus précise car ils sont plus chers que les autres équipements.

Ces actifs nécessitent un suivi GPS sur d’énormes réseaux, généralement 3G ou 4G.

Le logiciel que vous choisissez doit mesurer l’emplacement exact et l’utilisation de ceux-ci car ils sont coûteux à obtenir et à utiliser.

Pour ces outils de grande taille, voici quelques autres points de données à suivre, ainsi que l’emplacement et l’utilisation:

• kilométrage
• date de la dernière maintenance
• coût d’entretien
• données sur le moteur

Plus de données vous aideront à prédire s’il est nécessaire d’entretenir ou de remplacer des pièces et quelles mesures vous devez prendre pour réduire la dégradation de l’appareil.

Conclusion

Tirer parti de la technologie pour gérer les outils est un excellent moyen de minimiser vos temps d’arrêt et de travailler plus intelligemment.

Un système d’inventaire d’équipement moderne répond aux besoins de gestion des outils et des équipements de votre entreprise. Cela augmentera la responsabilité des employés, réduira les petits vols et ajoutera des années à la durée de vie de votre équipement.

L’automatisation des processus d’arrière-plan, l’intégration de l’IoT avec un logiciel de gestion d’outils et l’utilisation des données du logiciel de suivi pour l’analyse des prévisions sont le nouvel avenir.

Le temps, c’est de l’argent et les temps d’arrêt doublent le coût.

En tant que propriétaire d’entreprise, prenez toujours les décisions qui profitent le plus à votre entreprise.

Avec une approche systématique de vos actifs, non seulement vous disposerez de données pour piloter ces décisions, mais vous pourrez également responsabiliser vos travailleurs, augmenter la productivité et augmenter vos marges bénéficiaires.