Qu’est-ce que la gestion des parties prenantes?

La gestion des parties prenantes implique la façon dont l’état du projet, les coûts et les obstacles routiers sont communiqués à ces parties prenantes pour accroître la visibilité, naviguer dans le changement d’orientation du projet et gérer les attentes. Les parties prenantes du projet sont des personnes impliquées dans votre projet ou dont les intérêts peuvent être touchés par l’exécution ou la réussite du projet.

Le processus de gestion des parties prenantes aide les chefs de projet à garder le changement à l’esprit tout en le rendant moins menaçant. Le plan de gestion des parties prenantes est un rappel important pour chaque interaction que les gestionnaires de projet ont avec des parties prenantes directes ou indirectes, car il les aide à maintenir un lien pratique entre le projet et les opérations quotidiennes.

Identification des parties prenantes

L’identification des parties prenantes ne peut être sous-estimée. C’est une grande tâche. L’identification des parties prenantes est souvent difficile, mais elle doit être effectuée en profondeur pour que le gestionnaire de projet sache qui est qui et mette en place des stratégies pour gérer les besoins et les attentes contradictoires, et aider les parties prenantes à passer à une autre façon de travailler.

Les principales facettes de l’identification des parties prenantes sont les suivantes:

Paysage des parties prenantes

Ici, vous créez une image de qui est qui en ce qui concerne leurs fonctions, c’est-à-dire., fonctions corporatives, internes et externes.

Positions des parties prenantes

Il est maintenant temps d’identifier les individus de chaque groupe et de les classer comme étant élevés, moyens ou faibles en fonction de leur:

• Capacité à perturber le changement

• Compréhension actuelle

• Compréhension requise

• Engagement actuel

• Engagement requis

• Engagement requis

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• Soutien requis

Approche de gestion des parties prenantes

Il s’agit effectivement d’une matrice de pouvoir par rapport aux intérêts, qui aide à déterminer la stratégie à adopter pour engager avec eux.

Carte des parties prenantes

Maintenant, votre plan de gestion des parties prenantes devient plus solide. Avec les personnes répertoriées dans chaque groupe fonctionnel, vous pouvez ajouter leurs principales préoccupations, l’approche de gestion que vous adoptez et les artefacts clés pour leur contribution ou leur validation au cours du projet.

Examinez les parties prenantes

Examinez et ajustez ou utilisez ce qui a du sens pour vous et votre projet. L’effort appliqué à ce travail fournit une base solide pour l’élaboration du plan de communication, sert de contribution au plan de gestion des risques et prépare le terrain pour tous les membres de l’équipe de projet. Il vous donne également une base de référence pour la transition des personnes et des processus au fur et à mesure que le projet progresse dans son cycle de vie.

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10 clés pour une gestion efficace des parties prenantes

Voici dix conseils pour créer des présentations qui stimulent la gestion de vos parties prenantes:

Piquez leur intérêt

Un ordre du jour est toujours une bonne idée, mais un bref résumé de ce qui sera discuté est encore mieux. De plus, cela donne aux parties prenantes un point à emporter et leur permet de se préparer à poser des questions. Garder les parties prenantes concentrées sur l’objectif peut être difficile, mais c’est essentiel pour la réussite du projet.

Ne supposez pas qu’ils connaissent leur travail de parties prenantes

Vos parties prenantes peuvent comprendre la vue de haut niveau du projet, mais vous devrez peut-être renseigner les détails de ce dont vous avez besoin d’eux.

Faites simple

Donnez à vos parties prenantes la situation en termes simples. Ne les submergez pas d’informations. Coupe à la chasse. Cependant, soyez prêt pour une plongée plus profonde s’ils commencent à poser des questions. Lorsque vous faites rapport aux parties prenantes, il est important de se rappeler que les dirigeants ne sont pas aussi intéressés par votre méthodologie de gestion de projet particulière que par les résultats. Gardez la communication avec les parties prenantes axée sur les progrès et la valeur. Soyez concis et bref. Envoyer beaucoup de temps enfoui dans les détails avec les parties prenantes ne sera pas seulement frustrant pour eux — cela ne vous sert à rien non plus.

Utilisez des chiffres et des images

PowerPoint est un excellent outil pour présenter des graphiques et des chiffres aux parties prenantes. C’est comme ça qu’ils se présentent des informations. Et, oui, ils doivent être une partie importante de votre plan de gestion des parties prenantes.

Utilisez logic

Acceptez le fait qu’il n’y ait pas toujours de données pour prendre en charge une situation particulière. Ne pas avoir de chiffres pour sauvegarder votre position pourrait rendre un argument réussi problématique, vous devrez donc peut-être vous tourner vers la logique « si then alors … » pour faire la lumière sur une situation. Cependant, ne vous attendez pas aux mêmes résultats ou à la même réponse de la part des parties prenantes — les chiffres règnent avec eux.

Attendre n’est jamais une bonne option

Une partie de la bonne gestion des parties prenantes consiste à anticiper et à gérer les problèmes avant qu’ils ne deviennent une grosse affaire. N’attendez pas qu’un problème soit évident — il est souvent plus difficile de résoudre le problème à ce stade.

Proposez toujours une solution

Si vous allez soulever un problème sans proposer de solution potentielle, autant dire aux parties prenantes :  » Virez-moi maintenant. » Trouver des solutions fait partie de votre travail de chef de projet.

Spécifiez les actions requises

Si les parties prenantes doivent agir, ne présumez pas que cela leur sera évident. Reformuler — sous forme de liste – quelles actions doivent être prises et quand.

Dites toujours oui *

* Mais assurez-vous qu’ils comprennent combien coûte le « oui ». Les sponsors et les parties prenantes n’aiment pas qu’on leur dise « non « , alors ne le faites pas. Assurez-vous simplement qu’ils comprennent le coût de leur demande, afin qu’ils puissent juger par eux-mêmes si oui ou non en vaut la peine.

N’arrêtez pas de signaler

La perception est la réalité. Si les parties prenantes perçoivent que vous ne faites rien, ce n’est pas le cas. Ne laissez pas votre tête être la prochaine sur le bloc à découper. Dans la plupart des organisations, la durée d’attention des parties prenantes est assez courte. Les projets longs qui nécessitent beaucoup de patience des parties prenantes ont tendance à faiblir et à échouer. Fournir de la valeur régulièrement, à de courts intervalles (3 à 4 semaines), permet aux parties prenantes de rester engagées et intéressées.

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En savoir plus: Workfront for Project Management

Outils de gestion des parties prenantes

Quelle que soit la méthodologie de gestion de projet de votre entreprise, de nombreux outils de gestion de projet sont disponibles pour vous aider à gérer les tâches et les délais – certains vous aideront à communiquer plus efficacement avec les parties prenantes de votre organisation. Que l’outil de gestion de projet que vous avez choisi facilite ou non ce type de communication, ignorer cette partie importante de votre rôle de chef de projet est dangereux.