Un processus efficace de gestion des bénévoles peut faire gagner du temps à votre organisation à but non lucratif, augmenter l’engagement et améliorer les taux de rétention.

Les bénévoles sont une ressource précieuse pour les organisations à but non lucratif et une composante qui peut aider les organisations à atteindre leurs objectifs de bien supérieur. L’élaboration d’un processus de gestion des bénévoles est un effort indispensable. Une étude sectorielle indépendante a révélé qu’une heure de bénévolat vaut 24,14 $, une augmentation de 2,5 % par rapport à la valeur de 2015. Il existe de nombreuses organisations à but non lucratif qui fonctionnent uniquement sur l’engagement du bénévolat.

Ce qui est fou, c’est que seulement environ 55% des organisations à but non lucratif connaissent l’impact du bénévolat sur leur organisation. Une statistique beaucoup trop faible pour l’un des aspects les plus importants de la réalisation des objectifs organisationnels.

Chaque organisme à but non lucratif devrait déployer un processus stratégique de gestion des bénévoles s’il espère augmenter l’engagement des bénévoles, améliorer les taux de rétention et libérer du temps à ses coordonnateurs bénévoles pour se concentrer sur d’autres aspects de l’organisation.

Un processus de gestion des bénévoles peut également aider votre organisation à établir des lignes directrices et un plan qui peuvent être suivis à l’échelle de l’organisation.

Si votre organisation ne dispose pas d’un processus efficace de gestion des bénévoles, voici 4 stratégies à mettre en place aujourd’hui:

1. Fixez des objectifs INTELLIGENTS pour votre programme de bénévolat
2. Augmentez l’engagement de votre organisation auprès de votre base de bénévoles
3. Convertissez les donateurs et les parties prenantes de l’organisation en bénévoles
4. Mettez en œuvre une technologie qui rationalise votre processus de gestion des bénévoles et fournit des données exploitables.

Pour que votre organisation à but non lucratif tire le meilleur parti de votre processus de gestion des bénévoles, vous devez définir des objectifs tangibles. Il existe de nombreux objectifs que votre organisme à but non lucratif pourrait potentiellement distinguer comme objectif final.

Voici quelques objectifs communs d’un processus de gestion des bénévoles :

• Augmenter les taux d’acquisition et/ou de rétention des bénévoles.
• Améliorer la satisfaction des bénévoles.
• Améliorez le processus de communication entre votre organisation et les bénévoles/prospects.
• Convertir davantage de donateurs et d’intervenants organisationnels en bénévoles

Alors, comment les objectifs INTELLIGENTS entrent-ils en jeu?

Comprendre le processus de définition d’objectifs INTELLIGENTS peut aider votre organisation à but non lucratif à créer des objectifs clairs, exploitables et atteignables. Afin d’utiliser le cadre des objectifs SMART dans votre processus de gestion des bénévoles, vous devez savoir ce que signifie SMART.

Voici une ventilation:

S: Spécifique

M: Mesurable

A: Réalisable

R: Réaliste

T: Time Bound

Si vous souhaitez en savoir plus sur les objectifs SMART et sur la façon dont ils peuvent être utilisés pour mieux gérer les bénévoles, visitez notre récent article de blog « Votre organisation à but non lucratif se fixe-t-elle des objectifs SMART. »

Votre processus de gestion des bénévoles dans les organisations à but non lucratif doit intégrer un niveau élevé d’engagement avec les bénévoles et les prospects. Les bénévoles désengagés peuvent coûter du temps et potentiellement de l’argent à une organisation. Dans le secteur à but lucratif, 51 % de la main-d’œuvre américaine n’est pas engagée. Une autre étude a révélé que 90% des dirigeants pensent qu’une stratégie d’engagement aura un impact positif sur leur entreprise, mais seulement 25% ont une stratégie d’engagement en place.

Les chiffres ne s’additionnent pas….

Le manque d’engagement avec les bénévoles peut avoir des effets négatifs sur votre organisation à but non lucratif, notamment:

1. Taux de rétention plus bas
2. Moins de visibilité pour les opportunités de bénévolat
3. Roulement plus élevé des bénévoles et coûts de formation accrus
4. Possibilité de réduire les engagements de dons (rappelez-vous: 8 bénévoles sur 10 donnent également financièrement).

Comment votre organisation peut intégrer l’engagement dans votre processus de gestion des bénévoles

Il existe de nombreuses façons dont votre organisation à but non lucratif peut intégrer l’engagement dans le processus de gestion des bénévoles de votre organisation. Le meilleur conseil est de traiter vos bénévoles de la manière dont vous voudriez être traité par une organisation à laquelle vous consacriez votre temps.

Voici quelques façons supplémentaires d’engager des bénévoles:

1. Fournissez aux bénévoles une motivation supplémentaire pour donner du temps sous forme d’incitations.
2. Créez des opportunités pour vos bénévoles de diriger (développer des rôles de leadership)
3. Faites de la communication efficace avec les bénévoles une priorité absolue pour votre organisation à but non lucratif.
4. Faites du bénévolat avec votre organisation à but non lucratif en créant des amitiés et des équipes.
5. Apprenez à connaître vos bénévoles et les compétences qu’ils possèdent.
6. Assurez-vous que le processus d’inscription aux opportunités est facile pour les bénévoles à l’aide d’un logiciel de gestion des bénévoles.

Découvrez d’autres stratégies d’engagement en téléchargeant notre étude  » 7 conseils pour revoir votre programme de bénévolat. »

Améliorer le processus de gestion des bénévoles de vos organisations à but non lucratif en déployant une solution de gestion des bénévoles peut aider votre organisation de plusieurs manières stratégiques. Les organisations à but non lucratif du monde entier utilisent un logiciel de gestion des bénévoles pour améliorer leur processus et leur capacité à atteindre leur mission et leurs objectifs.

Voici quelques-uns des principaux avantages:

1. Les solutions logicielles de gestion des bénévoles, telles que VolunteerHub, peuvent s’intégrer à votre système CRM pour les organisations à but non lucratif et fournir des informations exploitables à votre organisation.
2. Le logiciel de gestion des bénévoles peut créer un processus stratégique automatisé pour la communication avec les bénévoles.
3. Le logiciel de gestion des bénévoles peut accroître la sensibilisation aux opportunités de bénévolat, améliorer les taux de rétention et accroître l’engagement avec les bénévoles.
4. Le logiciel de gestion des bénévoles permet au personnel d’accéder aux données des bénévoles depuis n’importe quel endroit connecté à un ordinateur.
5. Un logiciel de gestion des bénévoles peut faciliter le processus de bénévolat pour les bénévoles de votre organisation.

Vous voulez en savoir plus sur le logiciel de gestion des bénévoles ? Téléchargez notre étude qui fournit les informations de 151 organisations à but non lucratif. Vous apprendrez les meilleures pratiques pour gérer les bénévoles, les événements et la sélection de la technologie.

Avoir un processus de gestion des bénévoles en place peut faire économiser du temps et de la main-d’œuvre à votre organisation à but non lucratif. Un processus peut permettre à vos employés de porter moins de chapeaux tout en ayant un impact important sur les objectifs organisationnels. Une combinaison de processus et de mise en œuvre des bons outils logiciels pour l’accompagner est la meilleure option pour vos organisations pour avoir le plus grand impact sur le résultat net.

Voici quelques outils qui peuvent simplifier les efforts d’administration de votre organisation à but non lucratif:

1. Créer un processus de gestion des bénévoles axé sur les données qui utilise une solution CRM pour capturer et analyser les données.
2. Comme indiqué précédemment, compléter vos efforts avec une solution de gestion des bénévoles peut faire gagner du temps à votre organisation.
3. L’utilisation de technologies mobiles telles que les tablettes pour l’enregistrement des bénévoles peut faire gagner du temps à votre organisation et réduire l’encombrement.

Développer et respecter un processus de gestion des bénévoles qui fonctionne pour votre organisation à but non lucratif en vaut la peine. Un processus stratégique de gestion des bénévoles peut améliorer les relations avec les bénévoles, augmenter les taux de rétention, favoriser l’engagement et réduire les frais généraux du personnel.

Il y a plusieurs variables sur lesquelles votre organisme à but non lucratif devrait se concentrer dans votre plan de gestion des bénévoles. Ces facteurs incluent l’élaboration d’objectifs INTELLIGENTS, l’engagement comme fondement de votre stratégie, l’investissement et l’utilisation des bons outils pour compléter vos efforts organisationnels et la simplification de l’administration.