Vous vous demandez à quoi devrait ressembler votre signature électronique pour les e-mails personnels? Ou peut-être avez-vous vu une excellente signature électronique professionnelle et souhaitez-vous une signature similaire? Quelle que soit la raison, dans cet article, je vais vous présenter quelques conseils qui vous aideront à créer votre propre signature électronique à des fins personnelles.

Pourquoi mettre des signatures e-mail pour e-mail personnel?

Il est bon de savoir qui a écrit un e-mail dès que vous l’avez regardé. Une bonne signature est le moyen le plus simple d’y parvenir. Comme dans les lettres traditionnelles, cette dernière partie du message est ce qui, malgré sa brièveté, en dit long sur l’expéditeur. L’attention portée aux détails montre que vous êtes un perfectionniste qui se soucie de la personne à qui vous écrivez. De plus, ce n’est pas seulement une courtoisie lorsque vous écrivez à quelqu’un que vous ne connaissez pas – c’est une nécessité qui permet à vos destinataires de vous identifier. Les signatures e-mail sont parfaites pour cette tâche, en particulier parce que dans la plupart des clients de messagerie, vous pouvez les créer à l’avance et les ajouter automatiquement à vos e-mails. Mais à quoi devrait ressembler la signature électronique d’un e-mail personnel?

Restez court et simple

Vous avez peut-être vu des e-mails professionnels qui sont plus longs que le contenu d’un e-mail lui-même. Ils fournissent beaucoup d’informations, de logos, d’images, de bannières et peuvent être à couper le souffle ou accablants. Une signature électronique bien conçue est une excellente occasion de stimuler l’image de marque et d’utiliser toutes les opportunités de marketing. Mais est-il bon d’utiliser une telle signature électronique dans un courrier électronique personnel? En fait, pas du tout. La signature électronique personnelle ne doit contenir que les informations les plus importantes: les coordonnées et une seule image au maximum. Après tout, c’est le contenu de l’e-mail sur lequel vous souhaitez que les autres se concentrent, et non les décorations.

Pensez à qui vous écrivez

Selon que vous écrivez à des personnes proches et chères à vous, ou à un employeur pour lequel vous souhaitez commencer votre emploi de rêve, votre signature électronique devrait différer un peu. C’est tout à fait logique, car ces deux groupes s’intéressent à des choses différentes.

Même si votre vie personnelle peut être importante pour vos amis et votre famille, elle n’est pas aussi cruciale du point de vue d’un éventuel employeur. Pour cette raison, vous pouvez donner des liens vers votre compte Facebook ou votre blog personnel dans le premier cas et choisir, par exemple, un profil professionnel Google + pour les signatures électroniques afin de présenter une autre facette de vous à votre employeur potentiel. Si vous n’êtes pas trop actif (ou beaucoup trop actif) sur les réseaux sociaux, il n’y a pas de honte si vous choisissez de ne pas partager vos profils. Il est plus important de rester court et simple, comme indiqué dans le point ci-dessus, que de fournir des liens, et vous permet de vous concentrer principalement sur le contenu de vos e-mails.

Incluez vos coordonnées

Il est recommandé d’inclure votre numéro de téléphone dans la signature de l’e-mail. Grâce à cela, les amis et les futurs employeurs trouveront facilement vos coordonnées chaque fois qu’ils en auront besoin. Même lorsque vous êtes sûr que le destinataire a enregistré votre numéro, il peut par exemple perdre son téléphone portable. S’ils ne sauvegardent pas leurs contacts, vous leur faites une faveur – ils auront un détail de contact de moins à obtenir.

Vous pourriez être surpris, mais c’est une bonne idée d’inclure votre adresse e-mail. Alors que dans les e-mails personnels, il est assez redondant, les e-mails contenant des demandes d’emploi peuvent être transférés plusieurs fois, perdant ainsi leurs en-têtes, ainsi que votre adresse e-mail. Cela signifie que le service des ressources humaines pourrait ne pas être en mesure de trouver votre adresse e-mail, ce qui rend difficile de vous contacter. Vous devriez faciliter le travail des RH, pour votre propre bien.

À ce stade, il vaut la peine de prendre une courte pause pour consulter votre adresse e-mail. Y a-t-il votre nom ? Ou est-ce votre surnom du passé et vous l’avez gardé à cause d’un sentiment? Si c’est la deuxième option, veuillez envisager de modifier votre compte de messagerie. Il vaut mieux changer les vieilles habitudes que de ne pas être pris au sérieux. À tout le moins, vous devez conserver une boîte aux lettres « sérieuse » séparée, réservée à la recherche d’emploi et aux contacts avec des connaissances.

Images et photos

Bien qu’il soit bon d’inclure votre photo avec votre CV (les gens pourraient lier plus facilement s’ils se souviennent et associent votre visage à d’autres détails), ce n’est pas aussi important dans le cas d’e-mails privés. C’est entièrement à vous si vous voulez rappeler à vos amis à quoi vous ressemblez, mais c’est redondant si vous rencontrez vos amis en personne. D’un autre côté, il n’y a pas de moyen plus facile d’identifier rapidement qui a écrit le message, que de voir le visage d’un ami.

En ce qui concerne les images – un élément simple est ce qui pourrait changer l’apparence d’un e-mail et le rendre beaucoup plus attrayant, mais mettre de grandes images en arrière-plan ou sous vos coordonnées pourrait rendre la signature illisible.

Dans l’exemple de signature électronique ci-dessus, il n’y a que quelques graphiques simples – des icônes de médias sociaux. Grâce à cela, la signature devrait bien paraître dans chaque client de messagerie, car même si un contenu est bloqué, il ne détruira pas le design. En même temps, il vous donne la possibilité d’insérer des liens vers votre signature électronique. C’est une situation gagnant-gagnant, surtout parce que les gens s’attendent à les voir dans une bonne signature.

Si vous décidez d’inclure des photos ou des images dans votre signature électronique, il convient de connaître la différence entre les photos en ligne et les photos liées (consultez cet article pour plus de détails).

Si vous recherchez le moyen le plus simple d’obtenir une signature électronique professionnelle, utilisez ce générateur de signature électronique. Vous pouvez choisir parmi différents modèles et ajouter vos propres graphiques pour obtenir votre propre signature électronique.

• Conseils&astuces pour envoyer une candidature parfaite par e-mail
• Un guide rapide sur les signatures électroniques internes pour votre entreprise