Trello est une application accrocheuse, amusante et intuitive qui aide les gens à collaborer autour du travail. Le plus grand défi de l’utiliser est de décider s’il s’agit du bon type d’application de collaboration pour gérer votre travail. Trello est mieux décrit comme une application de tableau kanban, une catégorie de logiciels idéale pour organiser, coordonner et suivre le travail au fur et à mesure qu’il se déplace dans un flux de travail parmi un groupe de personnes. Ce n’est pas une excellente application pour la gestion de projet traditionnelle. Pourtant, les arguments de vente de Trello sont sa facilité d’utilisation et sa capacité à partager des planches Trello avec des collaborateurs extérieurs.

En comparant Trello à d’autres applications kanban, il manque certaines fonctionnalités, telles que les pistes de natation et les limites de travail en cours. Ce qu’il a, c’est une sélection de fonctionnalités supplémentaires que vous pouvez ajouter à la carte, ce qui rend l’application aussi complexe et riche en fonctionnalités que vous le souhaitez. Cependant, déterminer si cela convient à votre équipe et au travail que vous souhaitez gérer peut prendre des essais et des erreurs.

Trello est-elle une application de gestion de projet ?

Une question courante que j’entends à propos de Trello est la suivante: « Trello n’est-elle pas une application de gestion de projet? »

C’est et ce n’est pas. Cela dépend à quel point vous êtes strict avec votre définition du mot « projet. »

Un projet est un groupe de tâches qui ont une date de début, une date de fin et un produit final. Tout le travail n’est pas un projet. Construire une maison est un projet. Répondre à des appels dans un centre d’appels n’est pas un projet.

Chez PCMag, nous considérons les applications de collaboration comme une très grande catégorie. En son sein, nous avons quelques sous-catégories pour permettre aux utilisateurs de se renseigner et de comparer plus facilement le logiciel qui correspond le mieux à leurs besoins. L’une de ces sous-catégories est le logiciel de gestion de projet traditionnel. Un autre est kanban board apps. Trello s’intègre plus parfaitement dans la sous-catégorie kaban, car elle possède toutes les caractéristiques typiques d’une application de tableau kanban.

Pourriez-vous utiliser Trello pour gérer certains types de projets? Oui. Tu pourrais. Serait-ce un mauvais choix d’application pour gérer des projets très importants et complexes, tels qu’un lancement de fusée? Oui. Ça le ferait.

Qu’Est-Ce Que Le Kanban ?

Le Kanban est une méthode d’organisation, de suivi et de gestion du travail. Imaginez que vous souhaitiez gérer une liste de tâches familiales à l’aide d’un panneau d’affichage et de notes autocollantes. Vous pouvez commencer par créer trois colonnes (Trello les appelle listes) étiquetées Pour Faire, Faire et Terminé. Vous pouvez ensuite écrire sur les notes autocollantes les tâches qui doivent être effectuées et les mettre dans cette première colonne. Disons que la famille a décidé que chaque membre du ménage n’est pas responsable de plus de trois tâches à un moment donné.

Maintenant, tout le monde peut choisir trois tâches dans la colonne À faire et ajouter leur nom à la note collante. Ou quelqu’un d’autre peut leur assigner des tâches. Lorsque la personne responsable commence les tâches, elle déplace la note collante dans la colonne Faire. Quand ils ont terminé, ils mettent le dans la colonne Terminé et peuvent ensuite choisir une nouvelle tâche.

À partir de l’exemple, vous pouvez glaner deux avantages du kanban. La première est que c’est un excellent système pour limiter la quantité de travail qu’une personne peut avoir dans son assiette à la fois. La seconde est que chacun a une visibilité sur l’état du travail que l’équipe (dans ce cas, la famille) doit faire. Cela permet à la fois de rendre des comptes et d’aider les autres membres de l’équipe qui sont en retard.

Les applications Kanban board sont idéales pour gérer le travail et le mouvement du travail à travers différentes étapes, ou flux de travail. Cependant, tous les « travaux » ne conviennent pas bien à cette configuration. Si vous lancez une fusée ou construisez un hôpital, vous avez besoin d’un logiciel plus robuste capable de suivre l’incidence des différentes parties du projet les unes sur les autres. Par exemple, le calendrier de construction d’un hôpital dépend du moment où la fondation est coulée. Si vous manquez cette date limite en raison du mauvais temps, toutes les autres parties du projet doivent s’adapter au changement. Les conseils Kanban ne sont pas équipés pour faire face à ce genre d’éventualités.

Prix et plans

Trello a réduit le nombre de types de plans qu’il propose à trois, se débarrassant de son ancienne option Gold. Vous pouvez maintenant vous inscrire à un compte gratuit, Business Class ou Enterprise.

Trello Free est comme son nom l’indique: gratuit. Avec ce type de compte, vous pouvez créer autant de tableaux personnels, de cartes et de listes que vous le souhaitez, bien que vous soyez limité à ne pas créer plus de 10 tableaux d’équipe (c’est-à-dire collaboratifs). Les pièces jointes ne peuvent pas dépasser 10 Mo et vous ne pouvez pas intégrer votre compte à d’autres applications. Plus important encore, vous n’obtenez qu’une seule mise sous tension par carte.

Le concept de mise sous tension est important pour comprendre ce qui rend le compte gratuit si différent des comptes payants. Les power-ups sont des fonctionnalités à la carte que vous ajoutez à vos planches Trello. Avec la plupart des logiciels d’entreprise, vous choisissez un niveau de service en fonction de l’ensemble de fonctionnalités proposées à chaque niveau. Par exemple, vous pouvez obtenir des fonctionnalités A et B avec le premier niveau de service, mais de A à D avec le deuxième niveau, etc. Trello est différent. Avec Trello, vous personnalisez les fonctionnalités (ou les power-ups) que vous souhaitez pour chaque carte. Et le nombre de fonctionnalités que vous pouvez ajouter varie en fonction du type de compte que vous choisissez. Quelques exemples de power-ups sont une vue de calendrier, un suivi du temps et des champs personnalisés. Si vous voulez avoir ces trois fonctionnalités sur une seule carte, vous ne pouvez pas le faire avec Trello Free car vous n’obtenez qu’une seule mise sous tension par carte.

Les comptes Business Class (12,50$ par personne et par mois ou 119,88 per par personne et par an) et Enterprise (les prix varient) sont livrés avec des bonus illimités. Ils ont également une limite de taille de 250 Mo pour les téléchargements et vous permettent de créer un nombre illimité de tableaux d’équipe. La différence entre ces deux types de comptes a moins à voir avec les fonctionnalités de l’utilisateur final et plus avec les options de gestion du backend. Trello Enterprise comprend des outils d’administration de l’authentification unique et de gestion des autorisations et des restrictions.

Comment Les Prix de Trello Se Comparent-Ils?

Les prix de Trello sont comparables à ceux des autres logiciels de collaboration. Au cours des premières années après son lancement initial, Trello a facturé beaucoup moins, ce qui, parallèlement à son interface utilisateur conviviale, lui a permis de gagner la réputation d’être un excellent outil pour les petites entreprises et les startups. Les tarifs sont toujours justes, mais ils ne sont pas un vol.

Asana facture un peu plus que Trello, à partir de 13,49 $ par personne et par mois. Airtable, qui est une base de données relationnelle qui fonctionne également bien pour la gestion des flux de travail, facture à peu près la même chose (à partir de 120 $ par personne et par an). Leankit, une autre application de conseil kanban simple, facture beaucoup plus (228 minimum par personne et par an minimum). Zenkit facture près de la même chose que Trello avec son option de 9 $ par personne et par mois, tout comme Wrike à 9,80 $ par personne et par mois.

Vous pouvez comparer ces prix avec des applications de gestion de projet plus traditionnelles, dont certaines offrent désormais des fonctionnalités de carte kanban, mais cela pourrait devenir compliqué. Certaines applications de gestion de projet facturent par personne et par mois, tandis que d’autres facturent des frais jusqu’à un certain nombre d’utilisateurs, ce qui rend plus difficile la comparaison des prix.

Par exemple, Zoho Projects facture désormais un tarif pour un groupe, par exemple 240 $ par an pour un maximum de 10 personnes. Zoho Sprints, un autre produit de la même société plus axé sur la gestion de projet agile dans un cadre de tableau kanban, utilise un calcul de taux de groupe similaire; il est de 12 dollars par mois pour un groupe de 10 personnes. Les projets de travail d’équipe, cependant, facturent un montant plus simple de 9 $ par personne et par mois, bien qu’il y ait un minimum de 5 personnes. Comme je l’ai dit, cela devient un peu compliqué

Commencer Avec Trello

Comme avec toute application de carte kanban, Trello vous permet de créer des cartes personnalisées. Plus tôt, j’ai mentionné l’exemple de To Do, Doing, Done. Ce n’est qu’un exemple. Vous pouvez créer des tableaux avec autant de colonnes que vous le souhaitez, et vous pouvez nommer ces colonnes comme vous le souhaitez.

Ensuite, vous créez des cartes à mettre dans les colonnes. Les cartes de Trello peuvent avoir beaucoup de détails sur elles. Vous pouvez mettre le nom d’une tâche, le destinataire, les sous-tâches, la date d’échéance, la description, les hyperliens, les pièces jointes, les étiquettes (similaires aux balises), etc.

Une autre étape pour commencer consiste à inviter des personnes à rejoindre votre forum, si vous souhaitez créer des forums d’équipe. Vous pouvez également utiliser Trello pour le kanban personnel si vous souhaitez organiser vos propres tâches et flux de travail en privé.

Les modèles sont quelque peu nouveaux dans Trello. Vous pouvez désormais choisir un tableau déjà conçu pour vous guider vers une meilleure gestion du flux de travail, en fonction du type de travail que vous avez. Quelques exemples de modèles sont le Processus de publication, le Sprint de conception, la Gestion des Tickets d’assistance et la Planification des Fêtes de bureau. Avec un compte Trello payant, vous pouvez également créer vos propres modèles pour votre équipe.

Applications et interactivité

Vous pouvez utiliser Trello comme une application web ou comme une application de bureau téléchargée (mac OS, Windows) ou une application mobile (Android, iPhone et iPad). L’application Web fonctionne en douceur, avec d’excellentes capacités de glisser-déposer, y compris lorsque vous souhaitez télécharger des pièces jointes. Vous obtenez certains avantages de l’installation d’une application de bureau. Pour commencer, vous obtenez des notifications de bureau ainsi que des options d’ajout rapide. Vous obtenez également des fonctionnalités de barre tactile avec un Mac compatible et des raccourcis clavier supplémentaires.

Trello vous permet de télécharger du contenu non seulement depuis votre bureau, mais également depuis Google Drive, Box, Dropbox et des URL. Lorsque vous téléchargez une image sur une carte, Trello peut la transformer en image de couverture, vous aidant à identifier ce que la carte contient en un coup d’œil. Il y a maintenant une option pour ajouter une image de couverture même si vous n’avez rien à télécharger. Trello vous permet d’effectuer une recherche rapide sur Unsplash pour trouver quelque chose de pertinent.

Bien que vous puissiez affecter quelqu’un à une carte et définir une date d’échéance, vous ne trouverez pas de fonctionnalités de gestion de projet plus avancées, telles que l’estimation des meilleurs et des pires scénarios pour la durée d’exécution d’une tâche. Il est également étrange pour moi que les cartes ne puissent pas être cochées comme faites, bien que vous puissiez les « archiver ». C’est le cas même lorsqu’une carte a une date d’échéance. Peut-être que le problème est que j’essaie de classer les cartes en tâches alors qu’en fait elles ne doivent pas l’être. Trello est un système très flexible en ce sens. Les cartes peuvent être ce que vous voulez, tout comme les colonnes peuvent l’être pour ce que vous voulez.

Caractéristiques et Power-Ups

Les étiquettes à code couleur sont un autre outil pour organiser les cartes, bien que je les trouve un peu décevantes. Chaque étiquette nécessite une couleur, ce qui signifie que vous manquez rapidement de couleurs facilement identifiables après peut-être 10 ou plus. Il existe une option pour activer les modèles pour les utilisateurs daltoniens. J’aimerais avoir la possibilité d’utiliser des balises de mots clés comme étiquettes, si cela correspondait mieux aux besoins de mon tableau. Cela ajouterait plus de façons de rechercher, de trier et de filtrer les cartes.

Trello n’est pas livré avec le suivi du temps par défaut, mais vous pouvez l’ajouter en tant que mise sous tension. Vous pouvez également ajouter plus de fonctionnalités via des extensions Google Chrome tierces. Il y a même une application Trello pour Slack. J’ai mentionné plus tôt que Trello ne vient pas avec des limites de travail en cours. Vous pouvez obtenir cette fonctionnalité avec un module complémentaire, mais tout ce que vous obtenez est un avertissement lorsque vous dépassez la limite plutôt que d’être bloqué ou d’être obligé de saisir une raison pour dépasser la limite. Leankit a des limites WIP intégrées, et vous pouvez en faire plus avec elles.

J’ai bricolé avec certains de ces extras pour le suivi du temps, les rapports et les fonctionnalités scrum (scrum est un style de travail qui se concentre sur l’itération, et il est populaire parmi les développeurs de logiciels). Ils ne sont pas mauvais, mais ils ne sont pas aussi puissants que les fonctionnalités de reporting et d’estimation du temps natives de LiquidPlanner, une application de gestion de projet haut de gamme. LiquidPlanner peut faire des choses comme reconfigurer toute une chronologie de tâches qui dépendent les unes des autres si même une personne manque une date limite.

Si vous avez un compte payant qui permet l’intégration, vous pouvez connecter Trello à d’autres applications professionnelles au-delà de ce qui se trouve dans le magasin d’extensions Chrome. Les outils de suivi du temps Toggl et Harvest offrent tous deux une intégration avec Trello, par exemple. Tant que cela ne vous dérange pas de bricoler une suite unique d’outils à utiliser par votre équipe, vous pouvez la personnaliser à votre guise avec Trello. Cela pourrait prendre un certain temps pour connecter tout ce que vous voulez et dont vous avez besoin.

L’une des forces de Trello est qu’il existe plus d’une façon de l’utiliser. Il est assez flexible pour se plier à votre volonté, et vous pouvez devenir plutôt créatif. J’ai utilisé Trello pour garder une trace des idées de voyage et si j’ai commencé à les réserver. La façon dont vous l’utilisez dépend vraiment de vous.

La flexibilité de Trello peut sembler un atout, mais cela peut aussi être un fardeau dans la mesure où vous devez trouver la meilleure façon d’utiliser le service. J’ai longtemps ressenti la même chose à propos d’Asana, un merveilleux outil de gestion des tâches qui a si peu de règles pour l’utiliser qu’il peut être intimidant pour les nouveaux utilisateurs lorsqu’ils essaient de comprendre comment cela pourrait fonctionner pour eux. Trello et Asana peuvent être indispensables à la collaboration, mais il faut une équipe solide et soudée pour faire face à des essais et des erreurs lors de la première adoption de l’outil et de la décision de l’utiliser.

Automatisation

L’une des fonctionnalités les plus récentes de Trello est la possibilité de créer des automatisations, également appelées exécutions de commandes ou Majordome.

Parfois dans Trello, les règles de votre tableau seront de suivre une action (appelée déclencheur) avec une autre action, et c’est la même action à chaque fois. Lorsque c’est le cas, vous pouvez créer une automatisation. Par exemple, chaque fois que vous déplacez une carte dans la colonne Terminé, l’action peut consister à cocher automatiquement toutes les sous-tâches restantes sur cette carte. Ou, si vous déplacez une carte dans une colonne appelée Retardée, vous pouvez automatiquement ajouter 10 jours à la date d’échéance.Butler vous permet d’automatiser ces types d’actions répétitives. La liste des déclencheurs et des actions n’est pas exhaustive, mais elle couvre de nombreux scénarios courants.

Flexible, visuel et léger

Trello est une application flexible pour gérer de manière collaborative le travail et les flux de travail. Parce qu’il est flexible, Trello peut nécessiter une certaine expérimentation pour déterminer comment l’utiliser au mieux pour votre équipe et la charge de travail que vous gérez. De nouveaux modèles aident à alléger ce fardeau, vous donnant des suggestions sur la façon de commencer dans différents contextes.

Trello est un excellent outil de collaboration lorsque vous n’avez pas besoin d’une application de gestion de projet robuste. Il est également un peu plus léger que le choix des éditeurs Asana, ce qui vous donne une interface que vous pouvez utiliser pour plus que de simples tableaux kanban.

Si vous voulez vraiment un logiciel de gestion de projet traditionnel, vous trouverez peut-être Trello light sur les fonctionnalités, car il manque des diagrammes de Gantt, des outils de reporting intégrés et d’autres fonctionnalités spécifiques à la gestion de projets. Pour une gestion de projet simple, je recommande Zoho Projects et Teamwork Projects, les choix de nos rédacteurs chez PCMag.