Définition de la gestion des fournisseurs

La gestion des fournisseurs est le processus qui permet à une organisation de prendre les mesures appropriées pour contrôler les coûts, réduire les risques potentiels liés aux fournisseurs, assurer une excellente délivrabilité des services et tirer de la valeur des fournisseurs à long terme.Cela comprend la recherche des meilleurs fournisseurs appropriés, l’approvisionnement et l’obtention d’informations sur les prix, l’évaluation de la qualité du travail, la gestion des relations en cas de fournisseurs multiples, l’évaluation des performances en établissant des normes organisationnelles et en veillant à ce que les paiements soient toujours effectués à temps.

C’est donc là que le système de gestion des fournisseurs ou les machines virtuelles sont en place.

Un système de gestion des fournisseurs est un outil en ligne basé sur le Web qui agit comme un nœud unique pour gérer toutes les activités liées aux fournisseurs dans toute organisation ou entreprise tout en assurant une efficacité améliorée et une croissance à long terme de manière rentable.

Avantages de la gestion des fournisseurs

En mettant en place une gestion appropriée des fournisseurs, une organisation peut bénéficier des avantages suivants:

(1)Meilleure sélection

En mettant en place une gestion appropriée des fournisseurs, votre organisation peut bénéficier d’un plus grand choix de fournisseurs, ce qui se traduit par plus de choix et, finalement, de meilleurs coûts.

Votre organisation peut bénéficier d’une guerre d’enchères entre les fournisseurs tout en s’assurant que vous en avez pour votre argent.

(2)Une meilleure gestion des contrats

Dans un scénario multi-fournisseurs, l’absence de système de gestion des fournisseurs soulève la question de la gestion des contrats, de la documentation et d’autres informations vitales dans votre organisation.

En mettant en place un VMS approprié, votre organisation peut bénéficier d’une vue centralisée de l’état actuel de tous les contrats et d’autres informations utiles qui lui permettront d’obtenir de meilleures capacités de prise de décision et de gagner un temps précieux.

(3)Une meilleure gestion de la performance

Une vue intégrée de la performance de tous les fournisseurs peut être obtenue grâce à la mise en œuvre d’un système de gestion des fournisseurs.

Cela peut donner à votre organisation une compréhension claire de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas! Cela conduit finalement à une efficacité accrue, ce qui améliore à son tour la performance globale de l’organisation.

(4)Meilleure relation avec les fournisseurs

Il n’est jamais facile de gérer plusieurs fournisseurs en même temps. Alors que certains fournisseurs peuvent s’avérer vraiment fructueux, d’autres non. Mais la gestion des relations entre les fournisseurs est la clé de la réussite du projet.

En rassemblant toutes les informations relatives aux fournisseurs en un seul endroit, vous bénéficiez de l’obtention de toutes les informations requises à la fois et cela peut influencer votre processus de prise de décision, le simplifiant ainsi!

(5)Meilleure valeur

En fin de compte, l’objectif d’un système de gestion des fournisseurs est d’en tirer le meilleur parti pour votre argent. Ainsi, la mise en œuvre d’un système de gestion des fournisseurs, lorsqu’elle est effectuée correctement, peut entraîner des économies à long terme ainsi que des gains améliorés sur une période de temps.

Défis de la gestion des fournisseurs

Bien qu’il y ait de nombreux avantages, certains défis doivent être surmontés pour assurer le bon fonctionnement de l’organisation.

Une organisation peut être confrontée à de nombreux défis si la gestion des fournisseurs n’est pas implémentée correctement. Ils sont les suivants:

(1)Risque de conformité des fournisseurs

Établir des normes avant de traiter avec les fournisseurs peut vous faire économiser beaucoup de temps et d’argent. Tous les fournisseurs ne peuvent pas fonctionner selon vos normes. Il est important de choisir le bon fournisseur parmi plusieurs fournisseurs, qui répondent aux normes et critères de votre organisation tout en promettant d’excellentes performances.

(2)Risque de réputation du fournisseur

Traiter avec plusieurs fournisseurs n’est pas une tâche facile. De plus, la qualité du travail doit être évaluée dès le départ avant de conclure un contrat, ce qui rend le processus plus compliqué.

Alors que certains fournisseurs peuvent très bien accomplir votre tâche, d’autres peuvent supporter des performances médiocres et jeter tous vos délais dans le désordre. Par conséquent, la vérification des antécédents est un must

avant toute sélection. Cela peut vous donner un aperçu des points vitaux que vous avez peut-être manqués en premier lieu.

(3)Manque de visibilité

S’il est vraiment important de disposer d’une solution de stockage de données centralisée pour gérer les données des fournisseurs, l’organisation bénéficie également d’une vue centralisée et d’une visibilité améliorée, ce qui peut conduire à une meilleure allocation des ressources et à une efficacité accrue.

(4)Stockage des données des fournisseurs

Au fur et à mesure que votre organisation se développe, il devient essentiel de disposer d’une solution de stockage des données des fournisseurs. En l’absence d’un système de gestion des fournisseurs, le stockage et la récupération des données peuvent s’avérer très difficiles, compte tenu du fait que vous traitez peut-être avec plusieurs fournisseurs pour plusieurs projets en même temps.

(5)Risque de paiement des fournisseurs

Certains fournisseurs peuvent avoir des conditions de paiement différentes, tandis que d’autres peuvent adhérer aux conditions standard de l’industrie. Déterminer les conditions et s’assurer que le paiement est toujours effectué à temps est l’un des problèmes majeurs, en particulier lorsque vous traitez avec plusieurs fournisseurs en même temps.

Processus de gestion des fournisseurs

À ce stade, nous pouvons en déduire qu’une gestion efficace des fournisseurs est cruciale. Une organisation doit planifier et exécuter un processus pour guider la façon dont elle interagira avec ses fournisseurs à chaque étape.

Bien qu’il ne soit pas possible d’avoir un processus de gestion des fournisseurs spécifique qui englobe toutes les entreprises et tous les fournisseurs, nous pouvons rassembler les étapes de base qui sous-tendent l’engagement de début à fin d’une organisation avec ses fournisseurs:

(1)Identification et établissement d’objectifs commerciaux

Avant le début du processus de gestion des fournisseurs, il est crucial d’identifier et d’établir des objectifs commerciaux qui nécessitent la participation des fournisseurs. Cela aide à comprendre les exigences de chaque unité commerciale et empêche la duplication des efforts et le gaspillage des ressources en termes de sélection et de passation de contrats avec les fournisseurs. Il aide également aux étapes ultérieures de la mesure et de l’évaluation de la performance des fournisseurs, car ces objectifs établissent des mesures appropriées.

(2)Mise en place d’une équipe de gestion des fournisseurs

Une fois les objectifs commerciaux reconnus, la prochaine étape devrait être la fondation d’une équipe de gestion des fournisseurs dédiée. Cette équipe centralisée doit être compétente pour identifier les objectifs commerciaux et les indicateurs clés de performance pour la gestion des fournisseurs, sélectionner les fournisseurs pertinents, négocier le processus de passation de marchés, évaluer périodiquement la performance des fournisseurs et suivre toutes les activités de transaction.

Cette équipe est cruciale car elle agira en tant qu’intermédiaire entre les unités commerciales et les fournisseurs et assurera la collaboration entre les deux.

Cela empêchera également l’engagement de trop de parties prenantes – Lorsque la gestion des fournisseurs est décentralisée vers les unités commerciales, cela se traduit par un grand nombre de contrats avec le même fournisseur ou des transactions disparates avec plusieurs fournisseurs. Cela entrave le suivi et l’évaluation des performances des fournisseurs et expose l’organisation à des risques liés aux fournisseurs.

(3)Création d’une base de données pour toutes les informations relatives aux fournisseurs

Une fois que les objectifs commerciaux sont clairs et que l’équipe de gestion des fournisseurs est opérationnelle, l’étape suivante devrait consister à créer une base de données actualisée et catégorisée de tous les fournisseurs pertinents et des informations liées aux fournisseurs.

Les avantages de ceci sont multiples –

(i)cela correspondra aux besoins des unités commerciales au bon fournisseur. Par exemple, l’administration peut identifier les fournisseurs pertinents pour les fournitures de bureau, le matériel informatique, etc.

(ii)après la catégorisation des fournisseurs en fonction de leur type, la comparaison entre les fournisseurs deviendra plus facile pour l’évaluation

(iii) cela simplifiera les informations – les informations dispersées et disparates sur les fournisseurs seront stockées dans un seul emplacement et fourniront des informations sur le stade actuel des fournisseurs, par exemple, les fournisseurs avec un contrat en place, les fournisseurs qui nécessitent des renouvellements, etc. et

(iv) cela permettra une budgétisation efficace – vous pouvez facilement reconnaître les fournisseurs critiques à long terme et les fournisseurs tactiques à court terme et évaluer l’affectation du budget en conséquence.

(4)Identification des critères de sélection des fournisseurs

Une fois que toutes les informations relatives aux fournisseurs sont rationalisées, mises à jour et catégorisées, vous devez sélectionner les critères sur la base desquels tous les fournisseurs pertinents seront choisis.

Alors que le coût a été le principal critère de sélection pour choisir les fournisseurs, les entreprises examinent de plus en plus d’autres critères pour déterminer quel fournisseur répondrait le mieux à leurs besoins – après tout, le coût le plus bas ne garantit pas la valeur la plus élevée. Un article du DSI1 a reconnu les facteurs autres que les coûts qui doivent être pris en compte pour sélectionner les fournisseurs – la stabilité financière, l’expérience antérieure dans le domaine du travail en tant qu’entreprise, les reconnaissances industrielles, les procédures suivies par le fournisseur, les économies d’échelle et leurs dossiers juridiques / réglementaires. Il est important de prendre en compte tous les critères susmentionnés pour avoir une évaluation globale des fournisseurs.

Pour les achats de grande valeur, les entreprises s’engagent également dans des procédures d’appel d’offres qui impliquent des appels d’offres, des demandes de propositions et des demandes de propositions avant de choisir le fournisseur.

(5)Évaluation et sélection des fournisseurs

À ce stade, les fournisseurs doivent être évalués en fonction des critères de sélection et, le cas échéant, du processus d’appel d’offres.

Les propositions soumises doivent être évaluées en profondeur pour comprendre la structure des prix, l’étendue des travaux et la manière dont les exigences seront satisfaites, les termes et conditions, les dates d’expiration et de renouvellement, etc. Cela garantira que votre organisation tire la valeur maximale du fournisseur. Attention aux opportunités d’économies cachées!

Évaluez les forces et les faiblesses internes des fournisseurs et étudiez comment les opportunités et les menaces externes peuvent affecter votre transaction ainsi que le processus de gestion des fournisseurs.

Une fois que vous avez assuré un processus d’évaluation complet du début à la fin, il est temps de choisir votre fournisseur.

(6) Développer des contrats et finaliser les fournisseurs

Eh bien, maintenant vous avez l’élu. Il est temps de terminer le processus de passation de marchés et de faire participer votre (vos) fournisseur(s).

En règle générale, l’étape de la passation des marchés est confiée à l’équipe juridique et financière et à la haute direction impliquée auprès des fournisseurs. Les autres unités commerciales reçoivent le contrat et dialoguent avec les fournisseurs après le processus de finalisation. Cela a tendance à être sous-optimal à long terme – les unités commerciales collaborent finalement avec les fournisseurs au jour le jour et disposent d’informations précieuses sur la manière de maximiser les performances opérationnelles des fournisseurs. Par conséquent, toutes les parties prenantes concernées doivent être impliquées, au moins dans le processus de prise de décision.

Meilleures pratiques: Techniques pour améliorer votre stratégie de gestion des fournisseurs

Vous disposez d’un processus de gestion des fournisseurs le mieux adapté à votre organisation. Cependant, la gestion des fournisseurs ne se termine pas seulement une fois que les fournisseurs sont choisis. Il existe des techniques et des pratiques exemplaires qui complètent votre processus et peuvent rendre la gestion des fournisseurs de votre organisation encore plus efficace. Jetons un coup d’œil:

(1)Exprimez clairement vos attentes

Tout en interagissant avec les fournisseurs, il est nécessaire de définir clairement les objectifs commerciaux des organisations et les attentes des fournisseurs. Informez les fournisseurs de vos besoins actuels et futurs et de leur adéquation avec les objectifs de votre organisation. Cela vous permettra, à vous et aux fournisseurs, d’être sur la même longueur d’onde et de mieux collaborer, même à long terme. Il permet d’établir des repères, de réduire les risques liés à la performance et à la conformité des fournisseurs et d’évaluer les fournisseurs.

(2)Assurez-vous de fixer des délais réalisables et réalistes

Compte tenu de l’ensemble d’objectifs et d’attentes que vous avez, il est important de fixer des délais qui peuvent être respectés, de manière réaliste, par les fournisseurs. Fixer des délais impossibles entrave non seulement les performances des fournisseurs et la création de valeur, mais augmente également les risques et empêche une collaboration significative.

(3)Collaborez avec vos fournisseurs pour maintenir des relations à long terme

Le mot « collaboration » est apparu à plusieurs reprises, n’est-ce pas? Eh bien, c’est important car la simple négociation avec les fournisseurs sur les prix et les performances conduit à la conclusion d’une transaction. Mais, lorsque vous collaborez et impliquez les fournisseurs dans l’élaboration de stratégies pour atteindre les objectifs et les attentes, cela conduit à l’établissement de relations précieuses à long terme. La collaboration permet à l’entreprise et aux fournisseurs de réfléchir à des idées novatrices sur la façon dont la création de valeur de leur partenariat peut être maximisée.

En fait, l’enquête annuelle de Zycus, Pulse of Procurement2, a reconnu que la réalisation de meilleures synergies avec les fournisseurs était l’une des principales priorités et que travailler avec les fournisseurs pour améliorer les performances était un domaine d’intérêt clé pour les professionnels de l’approvisionnement.

(4)Établir des KPI pour mesurer la performance des fournisseurs

Comment pouvons-nous nous rendre compte si les fournisseurs répondent aux attentes et aux objectifs commerciaux fixés? Nous avons besoin d’indicateurs clés de performance (KPI) en place pour mesurer les différentes facettes des fournisseurs et, en fin de compte, savoir si le processus de gestion des fournisseurs est efficace.

Les KPI varient selon les organisations et en fonction de ce qu’elles considèrent comme important lors de l’évaluation de la performance des fournisseurs.

Cependant, un autre article du CIO sur la Gestion des fournisseurs: Comment Mesurez-vous la Valeur pour l’argent?’3 a catégorisé diverses façons quantitatives et qualitatives d’établir des KPI et de mesurer le ROI des fournisseurs :

* Gestion de la relation; mesurée par l’engagement, la flexibilité et l’innovation du fournisseur,

*Gestion des coûts; Prix actualisés mesurés, coûts de commande, etc.,

* Qualité; mesure par l’expertise du personnel, la précision de la commande, la conformité aux exigences, les garanties, etc.,

* Livraison; mesurée par la livraison à temps, le temps de réponse aux problèmes de commande et aux urgences, etc.

*Satisfaction de la clientèle

(5)Évaluer les risques des fournisseurs pour permettre leur minimisation

C’est probablement l’une des techniques les plus importantes qui aidera à garantir que la gestion des fournisseurs offre ce qui est attendu.

L’évaluation des risques de la gestion des fournisseurs n’est pas une seule étape – elle commence lorsque vous reconnaissez un besoin pour un fournisseur et ensuite, elle est simplement continue.

Il existe plusieurs types de risques liés à la gestion des fournisseurs – financiers, de paiement, opérationnels, de conformité et de sécurité des données, pour n’en nommer que quelques-uns. Vous devez identifier périodiquement tous les risques liés aux fournisseurs à chaque étape du processus de gestion des fournisseurs, évaluer son impact en fonction de votre appétit pour le risque et planifier des mesures d’atténuation.

Les menaces qui constituent des risques évoluent continuellement – assurez-vous de surveiller l’environnement interne et externe de l’organisation et évaluez les contrôles que vous avez en place, leur efficacité et mettez-les à jour au besoin. Ce niveau de diligence raisonnable vous aidera à minimiser les risques liés aux fournisseurs et à vous assurer que la performance des fournisseurs est en mesure de répondre à toutes les exigences.

Matière à réflexion – Différence entre la Gestion des fournisseurs et la Gestion des Relations avec les fournisseurs

Dans de nombreux scénarios, les termes « gestion des fournisseurs » et « gestion des relations avec les fournisseurs » sont utilisés de manière interchangeable. Un mot supplémentaire crée-t-il vraiment une différence? Eh bien, si. Alors que la gestion des fournisseurs couvre l’intégralité de l’engagement d’une entreprise avec ses fournisseurs,

La gestion des relations avec les fournisseurs fait partie de cet ensemble qui se concentre sur « l’aspect humain » de la gestion des fournisseurs. En fin de compte, les fournisseurs sont représentés par des personnes et nous avons déjà établi à quel point les relations avec les fournisseurs sont précieuses pour une organisation.

Établir des relations durables et significatives avec les fournisseurs, en particulier les fournisseurs critiques, est une priorité pour une organisation qui s’occupe de la gestion des fournisseurs. Les équipes reconnaissent la valeur de la synergie avec leurs fournisseurs – une collaboration significative et soutenue peut avoir un impact positif sur la performance des fournisseurs et peut également aider à minimiser les risques des fournisseurs. Afin de faciliter cela, il existe un nombre croissant d’outils VRM qui permettent aux entreprises de gérer efficacement leurs relations avec les fournisseurs.

En un mot

Cet article de blog parle d’un aspect très crucial du fonctionnement organisationnel: la gestion des fournisseurs. Dans l’économie mondiale d’aujourd’hui, où les barrières géographiques et économiques diminuent constamment, les organisations doivent travailler avec différents types de fournisseurs du monde entier. Même si vous travaillez avec un seul fournisseur, il est essentiel d’avoir une gestion efficace des fournisseurs en place, car leur performance affecte en fin de compte la performance de votre entreprise. Il est important de comprendre les avantages et les défis de la gestion des fournisseurs afin que vous puissiez concevoir un processus efficace qui guidera votre engagement avec vos fournisseurs. N’oubliez pas de compléter votre processus avec les meilleures pratiques de gestion des fournisseurs pour vous assurer que vos fournisseurs offrent une valeur maximale à votre organisation.