mi az érdekelt felek kezelése?

Az érdekelt felek kezelése magában foglalja, hogy a projekt állapotát, költségeit és útlezárásait hogyan kommunikálják az érdekelt felekkel a láthatóság növelése, a projekt irányának változása és az elvárások kezelése érdekében. A projekt érdekeltjei olyan személyek, akik részt vesznek a projektben, vagy akiknek érdekeit befolyásolhatja a projekt végrehajtása vagy a projekt sikeres befejezése.

az érdekelt felek irányítási folyamata segít a projektmenedzsereknek a változás szem előtt tartásában, miközben kevésbé fenyegetővé teszi. Az érdekelt felek kezelési terve fontos emlékeztető a projektmenedzserek közvetlen vagy közvetett érdekelt felekkel folytatott minden interakciójára, mivel segít fenntartani a gyakorlati kapcsolatot a projekt és a napi műveletek között.

az érdekelt felek azonosítása

Az érdekelt felek azonosítása nem becsülhető alá. Ez egy nagy feladat. Az érdekelt felek azonosítása gyakran nehéz, de alaposan meg kell tenni, hogy a projektmenedzser tudja, ki kicsoda, és stratégiákat vezessen be az egymásnak ellentmondó igények és elvárások kezelésére, és segítse az érdekelteket egy másik munkamódszerre való áttérésben.

az érdekelt felek azonosításának legfontosabb szempontjai a következők:

érdekelt felek tájképe

itt képet készít arról, hogy ki kicsoda a funkcióik tekintetében, azaz., vállalati, belső és külső funkciók.

Stakeholder pozíciók

itt az ideje, hogy azonosítsuk az egyes csoportok egyéneit, és rangsoroljuk őket magas, közepes vagy alacsony szinten a következők szerint:

• képesség a változás megzavarására

• jelenlegi megértés

szükséges megértés

• jelenlegi elkötelezettség

• kötelező elkötelezettség

• szükséges támogatás

stakeholder management approach

ez gyakorlatilag egy hatalom vs.érdeklődés mátrix, amely segít meghatározni a stratégiát, hogy fogadja el a velük való kapcsolattartás.

érdekelt felek térképe

most az érdekelt felek kezelési terve szilárdabbá válik. Az egyes funkcionális csoportokban felsorolt egyénekkel felveheti a legfontosabb aggályaikat, az alkalmazott irányítási megközelítést, valamint a projekt során a bemenetükhöz vagy érvényesítésükhöz szükséges kulcsfontosságú műtárgyakat.

tekintse át az érdekelt feleket

tekintse át és módosítsa vagy használja azt, ami Önnek és projektjének értelme. Az erre a munkára fordított erőfeszítés szilárd alapot ad a kommunikációs terv kidolgozásához, hozzájárul a kockázatkezelési tervhez, és megteremti a helyszínt a projektcsapat minden tagja számára. Ezenkívül referencia-alapvonalat ad az emberek és folyamatok átállításához, amikor a projekt életciklusa során halad.

Ebook: 6 Ways to Quit Wasting Time and Money in Your Review and Approval Process

Ebook: 9 szint of Review and Approval Hell

10 keys for effective stakeholder management

íme tíz tipp a prezentációk létrehozásához, amelyek feltöltik az érdekelt felek menedzsmentjét:

felkeltik érdeklődésüket

a napirend mindig jó ötlet, de egy rövid összefoglaló arról, hogy mit fognak megvitatni, még jobb. Ráadásul az érdekelt felek számára elvihető, és lehetővé teszi számukra, hogy felkészüljenek a kérdésekre. Az érdekelt felek célirányos megtartása kihívást jelenthet, de kritikus fontosságú a projekt sikere szempontjából.

ne feltételezzük, hogy tudják a munkájukat, mint érdekeltek

az érdekelt felek megérthetik a projekt magas szintű nézetét, de lehet, hogy ki kell töltenie a szükséges részleteket tőlük.

legyen egyszerű

adja meg az érdekelteknek a helyzetet egyszerű szavakkal. Ne terhelje őket információkkal. Vágjunk a közepébe. Készüljön fel azonban egy mélyebb merülésre, ha kérdéseket kezdenek feltenni. Amikor jelentést tesz az érdekelt feleknek, fontos megjegyezni, hogy a vezetőket nem annyira érdekli az adott projektmenedzsment módszertan, mint az eredmények. Az érdekelt felek kommunikációjának középpontjában az előrehaladás és az érték áll. Legyen tömör és rövid. A részletekbe temetett sok idő elküldése az érdekelt felekkel nemcsak frusztráló lesz számukra-ez sem tesz jót neked.

számok és képek használata

a PowerPoint nagyszerű eszköz a grafikák és számok bemutatására az érdekelt felek számára. Így mutatják be egymásnak az információkat. És igen, az érdekelt felek irányítási tervének kiemelkedő részét kell képeznie.

használja a logikát

fogadja el azt a tényt, hogy nem mindig vannak adatok egy adott helyzet alátámasztására. Ha nem rendelkezik számokkal a pozíció biztonsági mentéséhez, akkor a sikeres érvelés problémás lehet, ezért előfordulhat, hogy a “Ha … akkor …” logikához kell fordulnia, hogy megvilágítsa a helyzetet. Ne várjon azonban ugyanazokat az eredményeket vagy válaszokat az érdekelt felektől—a számok uralkodnak velük.

A várakozás soha nem jó lehetőség

a jó stakeholder menedzsment része a problémák előrejelzése és kezelése, mielőtt azok nagy ügyekké válnának. Ne várja meg, amíg a probléma nyilvánvaló—gyakran nehezebb megoldani a problémát ezen a ponton.

mindig kínáljon megoldást

Ha egy problémát potenciális megoldás felajánlása nélkül hoz fel, akkor azt is mondhatja az érintetteknek: “rúgjon ki most.”A megoldások megtalálása a projektmenedzser munkájának része.

adja meg a szükséges műveleteket

Ha az érdekelteknek cselekedniük kell, ne feltételezzük, hogy nyilvánvaló lesz számukra. Restate-a lista formájában-milyen intézkedéseket kell tenni, és mikor.

mindig Mondj igent*

*de győződj meg róla, hogy megértik, mennyibe kerül az “igen”. A szponzorok és az érdekeltek nem szeretik, ha azt mondják, hogy “nem”, ezért ne csináld. Csak győződjön meg róla, hogy megértik kérésük költségeit, így maguk is megítélhetik, hogy az “igen” megéri-e vagy sem.

ne hagyja abba a jelentést

Az észlelés valóság. Ha az érdekeltek észreveszik, hogy nem csinálsz semmit—a nem. Ne hagyja, hogy a feje legyen a következő a daraboló blokkban. A legtöbb szervezetben az érdekelt felek figyelmének időtartama elég rövid. A hosszú projektek, amelyek sok érdekelt türelmet igényelnek, hajlamosak akadozni, és végül kudarcot vallanak. Az érték rendszeres, rövid (3-4 hetes) időközönként történő biztosítása az érdekelt felek elkötelezettségét és érdeklődését tartja fenn.

Ebook: 10 szakértő a Marketing Compliance: Mastering a felülvizsgálati és jóváhagyási folyamat

További információ: Workfront for Project Management

Stakeholder management tools

a vállalat projektmenedzsment módszertanától függetlenül számos projektmenedzsment eszköz áll rendelkezésre a feladatok és az idősorok kezeléséhez-néhány segít abban, hogy hatékonyabban kommunikáljon a szervezet érdekeltjeivel. Függetlenül attól, hogy a választott projektmenedzsment eszköz megkönnyíti-e ezt a fajta kommunikációt, a projektmenedzser szerepének fontos részének figyelmen kívül hagyása veszélyes.