Ha egy dologra épülnek a nagy teljesítményű csapatok, az a hatékony kommunikáció. Nem számít, mennyire zavaró a technológiád, vagy milyen nagyszerű jövőképed van — ha a csapatod nem kommunikál jól, akkor felfelé tartó csatát fogsz vívni.

miért? Nos, a rossz kommunikáció pazarolja az időt, bizalmatlanságot szül, és szükségtelen bonyolultságot és stresszt okoz — mindezt gyakran közepes eredmény érdekében.

amikor megvannak a hatékony kommunikáció elősegítésére szolgáló rendszerek, eszközök és stratégiák, megkönnyíti az együttműködést, mindenkit egy oldalra állít, és segít csökkenteni a csapat kiégésének kockázatát.

ebben a cikkben 14 gyakorlati tippet osztunk meg, amelyek segítenek ebben, függetlenül attól, hogy csapata általában távoli, helyszíni vagy a kettő keveréke.

14 Hasznos tippek a Csapatkommunikáció javításához

Az alábbiakban tippek találhatók olyan csapatok számára, amelyek mindig távoli alkalmazottakat, valamint vegyes csapatokat tartalmaznak (ami azt jelenti, hogy a csapat egyes tagjai elsősorban irodahelyiségben dolgoznak).

függetlenül attól, hogy a csapattagok jelenleg hol dolgoznak — vagy hol fognak dolgozni a jövőben-ezek a tippek segítenek javítani az Általános kommunikációt.

kommunikációs tippek távoli csapatok számára

a távoli csapatok természetüknél fogva alig vagy egyáltalán nem kommunikálnak a csapattagok között. Ha ezt egy olyan csapattal kombinálja, amely sok időzónában elosztható, akkor olyan környezete van, amely a hatékony kommunikációt kihívássá teszi.

1. Készítse el a megfelelő eszköztárat.

számos szoftver és eszköz van a piacon a távoli csapatkommunikáció és együttműködés javítására. Tartalmazzon néhány olyan eszközt, amely kielégíti a csapat egészére kiterjedő igényeket.

ahhoz, hogy kitaláljuk, milyen eszközökre van szüksége, először gondolkodjon a kommunikáció két formáján: szinkron (azaz valós idejű) és aszinkron (azaz nem egyidejű ütemezés).

például a csapat már használhatja, vagy választhatja a Slack használatát. (Ha nem, akkor erősen ajánlom, mivel a szinkron együttműködést szellővé teszi.)

mint egy távoli csapat, akkor is meg kell gondolni audio és videokonferencia eszközök. Míg a Slack képességei ezen a területen javulnak, javaslom a Zoom vagy más dedikált platform használatát ezekhez a kommunikációkhoz.

ezután szüksége van egy projektmenedzsment eszközre, amely központi csomópontként működhet, hogy mindent együtt tartson. A projektmenedzsment területén szinte korlátlan számú lehetőség áll rendelkezésre, de a legnépszerűbbek a Basecamp, a csapatmunka és a Trello.

a dolgok kerekítéséhez azt javaslom, hogy használjon olyan eszközt, mint a HubSpot ingyenes értekezlet-ütemező szoftvere, hogy csökkentse a felesleges oda-vissza az értekezlet ütemezésekor. Azt is javaslom, hogy használjon screen capture szoftvert, mint például a Soapbox vagy a Loom, hogy kontextust adjon az aszinkron beszélgetéseknek.

összességében, amikor megtalálja a megfelelő eszközöket a csapata számára, végezzen kutatást, kérjen ajánlásokat, majd játsszon néhány emberrel, és nézze meg, mi működik az Ön számára.

2. Folyamatosan frissítse a csapat dokumentációját.

annak ellenére, hogy a startup világ azt akarja, hogy higgyen, a szoftver nem létezik önmagáért. Mindezen eszközök célja a hatékony kommunikáció megkönnyítése, de ahogy a legtöbb távoli munkavállaló tanúsíthatja, ez nem gyakran az eredmény.

annak érdekében, hogy elérjük ezt a célt, tisztában kell lennünk azzal, hogy mikor és hogyan fogjuk használni ezeket az eszközöket, és akkor ténylegesen be kell tartanunk ezeket az irányelveket.

mikor kell kapcsolatba lépni valakivel a laza helyett az e-mail helyett? Mit kell kezelni egy screencast-tal a Zoom hívás helyett?

a specifikációk attól függnek, hogy a csapat mit csinál, és hogyan szeretne dolgozni, de az általános elképzelés az, hogy alapértelmezés szerint aszinkron opciókat használjon, hacsak nincs erős oka arra, hogy ne tegye.

amikor a projektmenedzsmentről van szó, a fő elv egyszerű: Tartsa naprakészen az összes projektet a következő művelettel, ki felelős érte, és mikor kell befejezni.

ez nem valami úttörő, de a gyakorlatban nagyon kevés csapat végzi ezt a nap mint nap.

ha Ön és egy munkatársa alkalmi beszélgetést folytat, ahol döntést hoztak a projektről, úgy tűnhet, hogy nem szükséges más lépéseket tenni. Mindketten tudjátok, mit kell tenni, igaz?

bár lehet, hogy tudja, mit kell tennie, a csapat többi tagjának fogalma sincs arról, hogy mi folyik itt.

a projektmenedzsment rendszernek központi tárolóként kell szolgálnia arról, hogy mi történik minden projekttel. Azon túl, hogy a csapat többi tagját a hurokban tartja, ezeknek a frissítéseknek való megfelelés megkönnyíti az életét is.

milyen gyakran dolgozol egyszerre egy projekten? Nagyjából soha, igaz?

azáltal, hogy ezt a frissítést, ez könnyen az Ön számára, hogy gyorsan vissza a sebességet, ha már ugrás között néhány különböző dolog.

nincs több ásás a régi e-mail láncok és laza beszélgetések próbálják kitalálni, hogy pontosan mit gondolt, mielőtt.

3. Létre időzóna etikett.

ha egy csapat több időzónában van elosztva, akkor jobban át kell gondolnia, mikor kell kommunikálni.

Ha Slack-et használ, akkor ösztönöznie kell csapatát, hogy állítsa be a “Ne zavarjanak” órákat, hogy ne kapjanak riasztásokat a nap minden órájában. Ha nem használja a Slack-et, maradjon távol mindentől, ami riasztást küld a csapattársának, kivéve, ha ez egy tényleges vészhelyzet, amely nem várhat.

4. Fontolja meg, hogyan fogják értelmezni szavainak közepét és tónusát.

a távoli kommunikáció nagyrészt írott. Természetesen hiányoznak azok a dolgok, amelyeket természetesnek veszünk, amikor személyesen beszélünk valakivel — arckifejezések, testbeszéd, hangszín stb.

mint mindannyian tudjuk, a gondolatok sokkal másképp találkozhatnak a szövegben, sőt a hívások során is, mint a való életben. Tehát gyakorold a szünetet az üzenetek elküldése előtt, és olvasd el újra a hangot.

a másik oldalon bátorítsd a csapatodat és a munkatársaidat, hogy szóljanak fel, amikor úgy érzik, hogy valaki rosszul jön át. Ezek a kis dolgok valódi különbséget tesznek, ha nincs arcod a szavakhoz.

5. Rendszeresen hozza össze a csapatot.

az egyik leghatékonyabb dolog, amit egy távoli csapat tehet, az, hogy mindenki számára megtervezi az időt, hogy összejöjjön. A kötődési idő (virtuálisan vagy személyesen, ha És amikor a távoli csapat meglátogatja az irodát) nagyszerű módja a kommunikáció és a bizalom javításának, valamint:

• közelebb hozza a csapattagokat egymáshoz.
• bátorítson mindenkit, hogy ossza meg és jobban megértse egymás személyiségét és kommunikációs stílusát.
• segítsen nekik megtalálni azokat a közös érdekeket, amelyeket általában nem fedeznek fel egy munkahelyi hívás során.

ha személyesen is együtt tölthet időt, alkalmanként visszavonulásokat is szervezhet, hogy a távoli csapat összejöjjön. Vagy, ha az alkalmazottak a világ minden tájáról, és néhány közülük él elég közel egymáshoz, ösztönözze a ” mini-visszavonul.”

de ami a legfontosabb, győződjön meg róla, hogy a csapat gyakorlatilag rendszeresen összeáll. És ne a munkáról szóljon!

például van egy napi videohívásunk, amely részben munka,részben társadalmi. Keddtől csütörtökig a hívás egy rövid, 10 perces bejelentkezés, hogy megnézze, hogyan állnak az emberek. Hétfőnként és Péntekenként egy kicsit hosszabb, így beszélhetünk a hétvégénkről, arról, hogy mit csináltunk, és csak felzárkózunk.

Ez nem helyettesíti teljesen a személyes kommunikációt, de egyszerű módja annak, hogy mélyebb kapcsolatokat építsen ki a csapat többi tagjával.

kommunikációs tippek vegyes csapatoknak

lehet, hogy vegyes csapatod van, ami azt jelenti, hogy néhány tag főleg távoli, mások pedig főleg az irodában dolgoznak. Ez a fajta csapat saját egyedi kihívásokkal rendelkezik a struktúra miatt:

• először is mindent meg kell tenniük, hogy elkerüljék a két munkavállalói csoport közötti megosztottságot.
• Másodszor, meg kell győződniük arról, hogy mindkét csapat szinkronban marad.

6. Vegyen be mindenkit az információs hurkokba.

ahogy a távoli csapatoknak is nyomon kell követniük azokat a beszélgetéseket, amelyek döntést vagy cselekvést eredményeznek, függetlenül attól, hogy milyen kicsi, vegyes csapatok is. Ez fontos a vegyes csapatok számára, hogy figyelembe vegyék, hogy a távoli alkalmazottak ne maradjanak ki a hurokból, és fordítva.

7. Kerülje az ismétlődő kihívások egyszeri megoldásait.

Az időzóna etikett, tudod, hogy nem ping valaki, ha ez 11:00 pm a világrészükön, de mit csinálsz, ha valóban beszélned kell valakivel, amikor ez nem kényelmes?

ezekben a helyzetekben kompromisszumokat kell kötni. Ideális esetben van némi átfedés a munkaidőben, de ha nem, próbáljon olyan időt találni, amely egyikőtök számára sem túl kényelmetlen.

ha folyamatosan olyan időket javasol, amelyek nem tartják tiszteletben a másik ember ütemtervét, akkor csak azt kéri, hogy maradjon ki a hurokból.

8. Ösztönözze az őszinteséget és az átláthatóságot.

a hatékony kommunikáció egyik elsődleges előnye, hogy segít a problémák korai felismerésében, hogy azok minimális zavarokkal megoldhatók legyenek. Ez csak akkor történik meg, ha az alkalmazottak úgy érzik, hogy valóban megoszthatják visszajelzéseiket. Ellenkező esetben a problémák egyszerűen elmérgesednek.

vegyes csapatoknál számos módja van annak, hogy a kommunikáció meghiúsuljon, és ennek költsége magas — ezért fontos, hogy csapata tájékoztassa Önt, ha probléma merül fel.

ha távolról dolgozik, és egyszerűen nem tud elérni valakit az irodában az összes megfelelő csatornán, akkor képesnek kell lennie arra, hogy beszéljen, hogy a csapata kitalálja, mi folyik itt, és megjavítsa.

ugyanez vonatkozik az irodában való tartózkodásra és egy távoli alkalmazott elérésére. Bár nem mindenki digitális nomád, néha úgy tűnhet, mintha napokig tartana a válasz. Tehát, ha problémák vannak, a csapatnak fel kell szólalnia, a menedzsernek pedig hallgatnia kell.

9. Gyakrabban szervezzen találkozókat.

Ha a távoli és az irodai alkalmazottakat ugyanazon az oldalon szeretné tartani, tegye prioritássá a rendszeres találkozókat, hogy utolérjék a munkával kapcsolatos győzelmeket, célokat és projekteket. Lehet, hogy Skype-hívást is folytat egy távoli alkalmazottal ebédre vagy munka utáni sörre.

kommunikációs Tippek a helyszíni csapatok számára

Ha és amikor ugyanabban az épületben dolgoznak alkalmazottak, a kommunikáció és az együttműködés kissé könnyebbé válhat. Fontos azonban, hogy hatékonyan kommunikáljon.

10. Ügyeljen arra, hogy lépjen el a számítógéptől.

amikor a helyszínen dolgozik, hozzáférhet egy olyan eszközhöz, amellyel a távoli és vegyes csapatok nem rendelkeznek; felkelni és odamenni valakihez, hogy beszéljen velük.

ahelyett, hogy kizárólag a Slack felett beszélgetne, amikor hivatalban van, ha lehetséges, kérdéseket tehet fel nekik személyesen, üljön le velük egy kávéra, használja a tárgyalót egy gyors csevegéshez stb.

12. Használja a technológiát a hatékonyabb munkavégzéshez.

míg egyesek azon kapják magukat, hogy visszatérnek a virtuális beszélgetésekhez a személyes beszélgetések felett, mások túl messzire mennek a másik irányba. Csak azért, mert fel tudsz kelni és feltenni egy kérdést a munkatársadnak, nem jelenti azt, hogy kellene.

a távoli csapatokhoz hasonlóan fontos különbséget tenni aközött, hogy mi történjen szinkronban és mi történhet aszinkron módon.

ha távolról dolgozik, bezárhatja a Slack-et, ha szünetre van szüksége, de sokkal nehezebb megakadályozni, hogy Bob a számviteli csapatból a Survivorről szóló legfrissebb hírekkel foglalkozzon, amikor két fülkével lejjebb van.

ha úgy gondolja, hogy egy beszélgetésnek személyesen kell megtörténnie, mielőtt félbeszakítana valakit, keresse meg annak jeleit, hogy nem akarja zavarni — fejhallgató be, fejjel lefelé, tiszta fókusz. Ha most feltétlenül beszélni kell róla, akkor ez rendben van, de a legtöbb beszélgetés várhat. Küldj nekik egy üzenetet a Slack-ről, és kérdezd meg, mikor érdemes beszélgetni.

13. Biztosítsa, hogy a dokumentáció továbbra is könnyen hozzáférhető legyen.

a projektállapotok naprakészen tartása és elérhetősége ugyanolyan fontos az irodai csapatok számára, mint a többiek számára. Ez is valami, amit könnyű félretenni.

még a helyszínen dolgozó alkalmazottakkal rendelkező csapatként is gondoskodnia kell arról, hogy a csapat egészére kiterjedő információk könnyen megtalálhatóak és pontosak legyenek. Miközben fel tudsz kelni, és megkérdezhetsz valakit, hogy mi történik egy projekttel, vagy hol találod meg a legújabb irányítópultokat és jelentéseket, nem kell.

folyamatosan keresni, amire szüksége van, és megszakítani az iroda felét a folyamatban hatalmas termelékenységgyilkos. Ne légy lusta a projektmenedzsmenttel csak azért, mert mindannyian ugyanazon a helyen vagytok.

14. Építsen pozitív munkakörnyezetet.

senki sem akar olyan irodában dolgozni, amely tele van zombikkal, amelyeknek látszólag nincs érdekük a munkán kívül. Ez nem csak a morált csökkenti, hanem a termelékenységre is káros.

amikor az emberek úgy érzik, hogy csak csiszolják, nap mint nap, egyszerűen nem lesznek olyan hatékonyak, mint amennyire lehetnének, ha teljesen elkötelezettek lennének. Adj egy kis szünetet az elméjüknek azzal, hogy tudatja velük, hogy rendben van a munkán kívüli dolgokról beszélni, miközben az irodában vannak.

Ez nem azt jelenti, hogy teljes Szilícium-völgybe kell menned, és meg kell töltened az irodát babzsákokkal és ingyen sörrel. Ez azt sem jelenti, hogy az embereknek nem kell elvégezniük a dolgukat, de hagyja, hogy csapata kihasználja az ebédeket és a kávészüneteket, valamint a vízhűtőt a csatlakozáshoz.

A hatékony Csapatkommunikáció boldogabb, produktívabb alkalmazottakat eredményez

a különböző csapatoknak különböző kommunikációs kihívásai vannak, és ennek különböző módjai vannak, de van néhány egyszerű alapelv, amelyek az egész fórumon érvényesek:

1. válassza ki az eszközöket bölcsen.
2. legyen világos, hogy mikor és hogyan kell használni az egyes eszközöket.
3. használja ezeket az eszközöket helyesen és következetesen.
4. Legyen tisztában azzal, hogy a szavai (írott vagy beszélt) hogyan értelmezhetők.
5. légy tiszteletben mások idejét.

Ha megvan a megfelelő alap és egy olyan kultúra, amely elősegíti az átláthatóságot és az őszinteséget, akkor jó úton halad a hatékony kommunikáció felé.

az alapelvek egyértelműek és a józan észen alapulnak, de az, hogy működésbe hozzák őket, valódi elkötelezettséget igényel az egész csapattól, felülről lefelé.

Ha többet szeretne megtudni, olvassa el a gyors csapatépítő tevékenységeket, hogy megpróbálja a következőt.

szerkesztő megjegyzése: Ezt a bejegyzést eredetileg 2018 októberében tették közzé, és az átfogóság érdekében frissítették.