a szállítói menedzsment meghatározása

a szállítói menedzsment az a folyamat, amely felhatalmazza a szervezetet arra, hogy megfelelő intézkedéseket tegyen a költségek ellenőrzésére, a szállítókkal kapcsolatos potenciális kockázatok csökkentésére, a kiváló szolgáltatásnyújtás biztosítására és a szállítóktól származó érték hosszú távon.Ez magában foglalja a legmegfelelőbb szállítók kutatását, az árazási információk beszerzését és megszerzését, a munka minőségének felmérését, a kapcsolatok kezelését több szállító esetén, a teljesítmény értékelését a szervezeti normák meghatározásával és annak biztosításával, hogy a kifizetések mindig időben megtörténjenek.

tehát itt jön létre a szállítói menedzsment rendszer vagy a virtuális gépek.

a szállítókezelő rendszer egy online webalapú eszköz, amely egyetlen csomópontként működik a szállítóval kapcsolatos összes tevékenység kezelésére bármely szervezetben vagy vállalkozásban, miközben költséghatékony módon biztosítja a jobb hatékonyságot és a hosszú távú növekedést.

a szállítói menedzsment előnyei

a megfelelő szállítói menedzsmenttel a szervezet a következő előnyöket tapasztalhatja meg:

(1) Jobb kiválasztás

a megfelelő szállítói menedzsment bevezetésével a szervezet profitálhat a szállítók nagyobb választékából, ami több választási lehetőséget és végső soron jobb költségeket eredményez.

szervezete profitálhat a szállítók közötti ajánlattételi háborúból, miközben biztosítja, hogy megkapja a pénzét.

(2) jobb szerződéskezelés

Több szállító esetén a szállítókezelő rendszer hiánya növeli a szerződések, a dokumentáció és más létfontosságú információk kezelésének kérdését a szervezetben.

a megfelelő virtuális gépek telepítésével a szervezet élvezheti az összes szerződés aktuális állapotának központosított nézetét és más hasznos információkat, amelyek lehetővé teszik a szervezet számára, hogy jobb döntéshozatali képességeket érjen el, és értékes időt takarítson meg.

(3) jobb teljesítménykezelés

az összes szállító teljesítményének integrált nézete elérhető egy szállítókezelő rendszer bevezetésével.

Ez lehetővé teszi a szervezet számára, hogy világosan megértse, mi működik és mi nem! Ez végső soron jobb hatékonysághoz vezet, ami viszont javítja a szervezet általános teljesítményét.

(4) jobb szállítói kapcsolat

soha nem könnyű egyszerre több szállítót kezelni. Míg egyes gyártók bizonyulhat igazán gyümölcsöző, mások nem. De az eladók közötti kapcsolat kezelése a projekt sikeres befejezésének kulcsa.

azáltal, hogy az összes szállítóval kapcsolatos információt egy helyen kapja meg, előnyös, ha egyszerre kapja meg az összes szükséges információt, és ez befolyásolhatja a döntéshozatali folyamatot, ezáltal egyszerűsítve azt!

(5) jobb érték

végső soron a szállítói menedzsment rendszer célja, hogy a legtöbbet hozza ki a pénzéért. Tehát a szállítói irányítási rendszer végrehajtása, ha megfelelően történik, hosszú távú megtakarításokat, valamint egy bizonyos idő alatt jobb Bevételeket eredményezhet.

kihívások a szállítói menedzsmentben

bár számos előnye van, néhány kihívást le kell küzdeni a szervezet zökkenőmentes működésének biztosítása érdekében.

számos kihívással szembesülhet egy szervezet, ha a szállítói menedzsmentet nem megfelelően hajtják végre. Ezek a következők:

(1) szállítói megfelelőségi kockázat

a szabványok meghatározása a szállítókkal való foglalkozás előtt rengeteg időt és pénzt takaríthat meg. Nem minden gyártó teljesíthet az Ön szabványai szerint. Fontos, hogy több gyártó közül válassza ki a megfelelő szállítót, akik megfelelnek a szervezeti szabványoknak és kritériumoknak, miközben kiváló teljesítményt ígérnek.

(2) szállítói hírnév kockázata

Több szállítóval foglalkozni nem könnyű feladat. Szintén, a munka minőségét előzetesen fel kell mérni, mielőtt szerződést kötne, ami bonyolultabbá teszi a folyamatot.

míg egyes gyártók nagyon jól elvégezhetik a feladatot, mások rossz teljesítményt nyújthatnak, és az összes határidőt egy tizzybe dobhatják. Ezért a háttérellenőrzések kötelezőek

mielőtt bármilyen kiválasztás megtörténne. Ez az Ön számára néhány betekintést létfontosságú pontokat, hogy lehet, hogy kimaradt az első helyen.

(3) a láthatóság hiánya

bár nagyon fontos a központi adattárolási megoldás a szállítói adatok kezelésére, a szervezet számára is előnyös a központosított nézet és a jobb láthatóság, ami jobb erőforrás-allokációhoz és jobb hatékonysághoz vezethet.

(4) szállítói Adattárolás

ahogy a szervezet növekszik, elengedhetetlenné válik egy szállítói adattárolási megoldás megléte. Szállítókezelő rendszer hiányában az adatok tárolása és visszakeresése nagyon nehéznek bizonyulhat, figyelembe véve azt a tényt, hogy egyszerre több szállítóval is foglalkozhat több projektnél.

(5) szállítói Fizetési kockázat

egyes gyártók eltérő fizetési feltételekkel rendelkezhetnek, míg egyesek betarthatják az iparági szabvány feltételeit. A feltételek meghatározása és annak biztosítása, hogy a fizetés mindig időben történjen, az egyik legfontosabb kérdés, különösen akkor, ha egyszerre több szállítóval foglalkozik.

szállítói menedzsment folyamat

Ezen a ponton arra következtethetünk, hogy a hatékony szállítói menedzsment elengedhetetlen. A szervezetnek meg kell terveznie és végre kell hajtania egy folyamatot, amely irányítja, hogyan fognak kapcsolatba lépni a szállítókkal minden lépésben.

bár nem lehetséges, hogy egy adott szállító menedzsment folyamat, amely magában foglalja az összes vállalkozás és a szállítók, tudjuk összehozni az alapvető lépéseket, amelyek alapját képezik a szervezet start-to-finish elkötelezettség a szállítók:

(1) Az üzleti célok azonosítása és meghatározása

a szállítói menedzsment folyamat megkezdése előtt elengedhetetlen az olyan üzleti célok azonosítása és meghatározása, amelyek szükségessé teszik a szállítói részvételt. Ez segít megérteni minden üzleti egység követelményeit, és megakadályozza az erőfeszítések megkettőzését és az erőforrások pazarlását a szállítókkal való kiválasztás és szerződéskötés szempontjából. Segít a szállítói teljesítmény mérésének és értékelésének későbbi szakaszaiban is, mivel ezek a célok megfelelő mutatókat hoznak létre.

(2) szállítói menedzsment csapat létrehozása

az üzleti célok felismerése után a következő lépés egy dedikált szállítói menedzsment csapat alapja. Ennek a központosított csapatnak képzettnek kell lennie az üzleti célok és a KPI-k azonosításában a szállítói menedzsment számára, a megfelelő szállítók kiválasztásában, a szerződéskötési folyamat tárgyalásában, a szállítók teljesítményének rendszeres értékelésében és az összes tranzakciós tevékenység nyomon követésében.

Ez a csapat kulcsfontosságú, mivel közvetítőként fog működni az üzleti egységek és a szállítók között, és biztosítja a kettő közötti együttműködést.

megakadályozza a túl sok érdekelt fél bevonását is – amikor a szállítói menedzsment az üzleti egységekre decentralizálódik, nagy számú szerződést eredményez ugyanazzal a szállítóval, vagy eltérő tranzakciókat eredményez több szállítóval. Ez akadályozza a szállítói teljesítmény nyomon követését és értékelését, és a szervezetet szállítói kockázatnak teszi ki.

(3) Adatbázis létrehozása az összes szállítóval kapcsolatos információhoz

miután az üzleti célok egyértelműek, és a szállítói menedzsment csapat működik, a következő lépés egy frissített és kategorizált adatbázis létrehozása az összes releváns szállítóról és a szállítóval kapcsolatos információkról.

ennek előnyei sokrétűek –

(i) Ez megfelel az üzleti egységek igényeinek a megfelelő szállítóhoz. Például az adminisztráció azonosíthatja az irodaszerek, számítógépes berendezések stb.

(ii) a szállítók típus szerinti kategorizálása után a szállítók közötti összehasonlítás könnyebbé válik az értékeléshez

(iii) egyszerűsíti az információkat-a szétszórt, eltérő szállítói információkat egyetlen helyen tárolják, és betekintést nyújtanak a szállítók aktuális szakaszába, például a szerződéssel rendelkező szállítókra, a megújítást igénylő szállítókra stb. és

(iv) lehetővé teszi a hatékony költségvetés – tervezést-könnyen felismerheti a hosszú távú, kritikus szállítókat és a rövid távú, taktikai szállítókat, és ennek megfelelően értékelheti a költségvetési hozzárendelést.

(4) a szállítókra vonatkozó kiválasztási kritériumok azonosítása

Miután az összes szállítóval kapcsolatos információt egyszerűsítettük, frissítettük és kategorizáltuk, ki kell választanunk azokat a kritériumokat, amelyek alapján az összes releváns szállítót kiválasztjuk.

míg a költség volt az elsődleges kiválasztási kritérium a szállítók kiválasztásánál, a vállalkozások egyre inkább más kritériumokat vizsgálnak annak meghatározására, hogy melyik szállító szolgálná a legjobban az igényeiket – elvégre a legalacsonyabb költség nem garantálja a legmagasabb értéket. A CIO cikk1 felismerte a nem költségtényezőket, amelyeket figyelembe kell venni a szállítók kiválasztásához – pénzügyi stabilitás, korábbi tapasztalat a munka területén, mint az üzleti, ipari elismerések, az eladó által követett eljárások, méretgazdaságosság és jogi/szabályozási nyilvántartásuk. Fontos figyelembe venni az összes fent említett kritériumot, hogy holisztikus értékelést kapjunk az eladókról.

nagy értékű vásárlások esetén a vállalatok a szállító kiválasztása előtt olyan ajánlattételi eljárásokat is folytatnak, amelyek RFQ-kat, rfi-ket és RFP-ket tartalmaznak.

(5) a szállítók értékelése és kiválasztása

ebben a szakaszban az eladókat a kiválasztási kritériumok és adott esetben az ajánlattételi eljárás alapján kell értékelni.

a benyújtott pályázatokat alaposan meg kell vizsgálni, hogy megértsék az árstruktúrát, a munka körét és a követelmények teljesítésének módját, a feltételeket, a lejárati és megújítási dátumokat stb. Ez biztosítja, hogy szervezete a maximális értéket kapja a szállítótól. Keressen rejtett megtakarítási lehetőségeket!

értékelje a szállítók belső erősségeit és gyengeségeit, és tanulmányozza, hogy a külső lehetőségek és fenyegetések hogyan befolyásolhatják a tranzakciót, valamint a szállítói menedzsment folyamatot.

miután biztosította a teljes start-to-finish értékelési folyamatot, itt az ideje kiválasztani a szállítót.

(6) szerződések kidolgozása és szállítók véglegesítése

Nos, most már megvan a kiválasztott. Itt az ideje, hogy befejezze a szerződéskötési folyamatot, és felvegye a szállítóját(szállítóit) a fedélzetre.

általában a szerződéskötési szakasz a jogi és pénzügyi csapathoz, valamint a szállítókkal foglalkozó felső vezetéshez tartozik. A többi üzleti egység megkapja a szerződést, és a véglegesítési folyamat után kapcsolatba lép az eladókkal. Ez hosszú távon általában nem optimális – az üzleti egységek azok, amelyek végül napi szinten együttműködnek a szállítókkal, és értékes betekintést nyújtanak a szállítók működési teljesítményének maximalizálására. Ezért minden érintett felet be kell vonni, legalábbis a döntéshozatali folyamatba.

legjobb gyakorlatok: Technikák a szállítói menedzsment stratégia javítására

van egy szállítói menedzsment folyamat, amely a legjobban megfelel a szervezetének. A szállítói menedzsment azonban nem csak akkor ér véget, ha a szállítókat kiválasztják. Vannak olyan technikák és

legjobb gyakorlatok, amelyek kiegészítik a folyamatot, és még hatékonyabbá tehetik a szervezet szállítói kezelését. Vessünk egy pillantást:

(1) világosan közölje elvárásait

a szállítókkal való kapcsolattartás során egyértelműen meg kell határozni a szervezetek üzleti céljait és a szállítóktól elvárásokat. Tudassa a szállítókkal, hogy mik a jelenlegi és jövőbeli követelményei, és hogyan igazodnak a szervezet célkitűzéseihez. Ez lehetővé teszi, hogy Ön és a gyártók ugyanazon az oldalon legyenek, és végső soron jobban együttműködjenek, még hosszú távon is. Segít a referenciaértékek meghatározásában, csökkenti a szállító teljesítményével és megfelelőségével kapcsolatos kockázatokat, és értékeli a szállítókat.

(2) Győződjön meg róla, hogy olyan határidőket állít be, amelyek elérhetők és reálisak

a célok és elvárások alapján fontos, hogy olyan határidőket állítson be, amelyeket a szállítók reálisan teljesíthetnek. A lehetetlen határidők meghatározása nem csak a beszállítói teljesítményt és az értékteremtést akadályozza, hanem növeli a kockázatot és megakadályozza az értelmes együttműködést.

(3) együttműködés a szállítókkal a hosszú távú kapcsolatok fenntartása érdekében

az ‘együttműködés’ szó jó néhányszor felmerült, nem igaz? Nos, ez azért fontos, mert az árképzésről és a teljesítményről szóló tárgyalások egyszerűen a tranzakció befejezéséhez vezetnek. De amikor együttműködik és bevonja a szállítókat a célok és elvárások elérésének stratégiájába, az értékes, hosszú távú kapcsolatépítéshez vezet. Az együttműködés lehetővé teszi mind a vállalkozás, mind a gyártók számára, hogy innovatív ötleteket ötleteljenek arról, hogyan lehet maximalizálni a partnerségükből származó értékteremtést.

valójában a Zycus éves felmérése, a Pulse of Procurement2 felismerte, hogy a beszállítókkal való jobb szinergiák elérése az egyik legfontosabb prioritás, és a beszállítókkal való együttműködés a teljesítmény javítása érdekében, mint a beszerzési szakemberek kulcsfontosságú területe.

(4) KPI-k létrehozása A szállító teljesítményének mérésére

hogyan tudjuk felismerni, ha a gyártók a kitűzött elvárásoknak és üzleti céloknak megfelelően teljesítenek? Kulcsfontosságú teljesítménymutatókra (KPI-k) van szükségünk a gyártók különböző aspektusainak mérésére, és végső soron arra, hogy tudjuk, hogy a szállítói menedzsment folyamat hatékony-e.

a KPI-k a szervezetektől függően változnak, és attól függően, hogy mit tartanak fontosnak a szállítói teljesítmény értékelése során.

a CIO egy másik cikke azonban a ‘ Vendor Management: hogyan méri az ár-érték arányt?A ‘ 3 különböző mennyiségi és minőségi módszereket kategorizált a KPI-k meghatározására és a szállító megtérülésének mérésére:

* kapcsolatkezelés; az eladó elkötelezettsége, rugalmassága és innovációja alapján mérve,

* Költségkezelés; mért diszkontált árképzés, rendelési költségek stb.,

* minőség; a személyzet szakértelme, a megrendelés pontossága, a követelményeknek való megfelelés, a garanciák stb.,

* szállítás; az időben történő szállítással, a megrendelésekre és vészhelyzetekre adott válaszidővel mérve stb., és

* vevői elégedettség

(5) értékelje a szállítói kockázatokat annak minimalizálása érdekében

Ez valószínűleg az egyik legfontosabb technika, amely segít biztosítani, hogy a szállítói menedzsment az elvárásokat teljesítse.

a szállítói menedzsment kockázatértékelése nem egyetlen lépés – akkor kezdődik, amikor felismeri, hogy szükség van egy szállítóra, majd egyszerűen folyamatban van.

a szállítói menedzsment körül többféle kockázat létezik – pénzügyi, fizetési, működési, Megfelelőségi és adatbiztonsági, hogy csak néhányat említsünk. Rendszeresen azonosítania kell az összes szállítóval kapcsolatos kockázatot a szállítói menedzsment folyamat minden lépésénél, értékelnie kell annak hatását a kockázati étvágya alapján, és meg kell terveznie az enyhítő intézkedéseket.

a kockázatként jelentkező fenyegetések folyamatosan változnak – győződjön meg arról, hogy figyelemmel kíséri a szervezet belső és külső környezetét, értékeli a meglévő kontrollokat, azok hatékonyságát, és szükség szerint frissíti őket. Ez az átvilágítási szint segít minimalizálni a szállítóval kapcsolatos kockázatokat, és biztosítja, hogy a szállítói teljesítmény minden követelménynek megfeleljen.

Food For Thought – difference between Vendor Management and Vendor Relationship Management

sok esetben a ‘vendor management’ és a ‘vendor relationship management’ kifejezéseket felcserélhetően használják. Egy további szó valóban különbséget okoz? Nos, ez így van. Míg a szállítói menedzsment lefedi a vállalat teljes elkötelezettségét a szállítókkal, a

szállítói kapcsolatkezelés része annak a teljességnek, amely a szállítói menedzsment ’emberi aspektusára’ összpontosít. A nap végén a szállítókat emberek képviselik, és már megállapítottuk, hogy a szállítói kapcsolatok mennyire értékesek egy szervezet számára.

tartós és értelmes kapcsolatok kiépítése a szállítókkal, különösen a kritikusokkal, felkerül a szállítói menedzsmenttel foglalkozó szervezet prioritásainak listájára. A csapatok felismerik a szállítóikkal való szinergizálás értékét – az értelmes, tartós együttműködés pozitívan befolyásolhatja a szállítói teljesítményt, és segíthet a szállítói kockázatok minimalizálásában is. Ennek megkönnyítése érdekében egyre több olyan VRM eszköz létezik, amelyek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy hatékonyan kezeljék szállítói kapcsolataikat.

dióhéjban

Ez a blogbejegyzés a szervezeti működés nagyon fontos aspektusáról beszél-az eladói menedzsmentről. A mai globális gazdaságban, ahol a földrajzi és gazdasági akadályok folyamatosan csökkennek, a szervezeteknek különböző típusú szállítókkal kell együttműködniük a világ minden tájáról. Még akkor is, ha egyetlen szállítóval dolgozik, elengedhetetlen a hatékony szállítókezelés, mivel teljesítményük végső soron befolyásolja vállalkozása teljesítményét. Fontos megérteni a szállítói menedzsment előnyeit és kihívásait, hogy hatékony folyamatot tervezhessen, amely irányítja a beszállítókkal való elkötelezettségét. Ne felejtse el kiegészíteni a folyamatot a szállítói menedzsment bevált gyakorlataival annak biztosítása érdekében, hogy szállítói maximális értéket nyújtsanak a szervezet számára.