a legtöbb nonprofit szervezet megérti, hogy amikor szövetségi támogatást kapnak, kötelesek kitölteni a szövetségi díjak (SEFA) kiadásainak ütemtervét annak meghatározása érdekében, hogy szükség van-e egyetlen ellenőrzésre, és ha igen, akkor a SEFA-t be kell vonni az egységes ellenőrzési jelentésbe. De mi a SEFA, és mi az alapja annak meghatározására, hogy mely szövetségi kiadásokat kell figyelembe venni?

mi az a SEFA?

a SEFA a pénzügyi kimutatások kiegészítő ütemterve, amelyet a szervezetnek el kell készítenie, ha az egységes könyvvizsgálati követelmény hatálya alá tartozik. Az egységes ellenőrzési követelmény akkor lép életbe, amikor a Sefa-ról jelentett szövetségi kiadások meghaladják a 750 000 dollárt vagy annál többet a szervezet pénzügyi évében. Egyes szervezetek esetében a Sefa tévedése azt eredményezheti, hogy egy szervezet arra a következtetésre jut, hogy egyetlen ellenőrzésre nincs szükség, amikor azt ténylegesen el kellett végezni.

a SEFA-t az egységes útmutatásnak megfelelően kell kitölteni (2.KR.200.502). A Sefa-ban szereplő szövetségi kiadásoknak azon kell alapulniuk, hogy meghatározzák, mikor tekintik a szövetségi díjat “elköltöttnek”. Sajnos a szövetségi kiadások neve az ütemtervben félrevezető lehet. Úgy tűnik, hogy azt jelenti,hogy az ütemterv egyszerűen csak a szervezet által felmerült költségek értékét tartalmazza, amelyeket szövetségi finanszírozással fizettek. A valóságban azonban ennél sokkal inkább érintett.

A kiadások meghatározása

az alábbiakban felsoroljuk a szövetségi díjak különböző típusait, és azt, hogy az egységes útmutatás hogyan határozza meg őket:

• támogatások, költség-visszatérítési szerződések a szövetségi akvizíciós szabályok (FAR) alapján, indián törzsekkel, együttműködési megállapodásokkal és közvetlen előirányzatokkal – a szövetségi alapokat akkor határozzák meg, amikor a kapcsolódó tevékenység megtörténik. Mivel az egységes útmutatás az eredményszemléletű elszámolási módszert követi, ez akkor következik be, amikor a ráfordítás/ráfordítás bekövetkezik, kivéve, ha a szervezet készpénz alapon készítette el a SEFA-t, amelyet az egységes útmutatás ténylegesen megenged. Ezenkívül a szövetségi szerződéseket is belefoglalják, kivéve a Határozott Fix árú szerződéseket, a FAR-okra is figyelemmel, amelyeket az egységes útmutatás kifejezetten kizár.
• pénzeszközök folyósítása a segédanyagok számára – ha egy szervezet szövetségi finanszírozását arra használja, hogy tovább adja át egy másik szervezetnek egy szubrecipiens kapcsolaton keresztül, akkor a szövetségi alapokat akkor kell elkölteni, amikor a szervezet fizetésre kötelezi a részvevőt. Általában ez az, amikor a folyósítást a kedvezményezettnek folyósítják.
• hitelek és hitelgaranciák-a hitelek és hitelgaranciák felvételének alapja nemcsak a folyó évben kapott vagy elköltött szövetségi kölcsönökre terjed ki, hanem magában foglalja azokat a kölcsönöket is, amelyeket a korábbi időszakokban kaptak, amelyek folyamatos megfelelési követelményekkel rendelkeznek. Ezek a folyamatos megfelelési követelmények eltérhetnek a jelenleg visszafizetett kölcsönöktől a meghatározott időszak végén megbocsátható kölcsönökig. Ha folyamatos megfelelési követelmények vannak, például egy szövetségi kölcsön felhasználásával vásárolt létesítmény konkrét használata, a kölcsön a szervezet SEFA-Ján marad, amíg a folyamatos megfelelési követelmény véget nem ér. Az ilyen típusú szövetségi finanszírozású hitelek vagy hitelgaranciák, mi lesz jelentett szövetségi kiadások A kezdő egyenleg plusz minden előleget vagy hitel bevétel kapott az év során. Ebbe az egyenlegbe beletartozik Minden kapott kamattámogatás, készpénz vagy adminisztratív költségkedvezmény is. A Sefa-hoz fűzött megjegyzésekben a szervezet a pénzügyi év utolsó napján jelentené a hitelek fennálló egyenlegét.
• ingatlan átvétele – ez az adományozott vagyonra vonatkozna, és az eredményszemléletű számviteli módszerrel összhangban jelentenék, és az ingatlan beérkezésekor elköltöttnek tekintenék.
• a program bevételeinek átvétele vagy felhasználása – ezt akkor jelentik, amikor a program bevételét a szövetségi forrásból kapják, vagy a szervezet felhasználja.
• élelmiszer – árucikkek elosztása vagy felhasználása-a szövetségi finanszírozás elköltésének meghatározásának alapja összhangban van azzal a tevékenységgel, hasonlóan a támogatásokhoz, amelyben az élelmiszer-árucikket felhasználásnak vagy elosztásnak tekintik.
• biztosítás – minden szövetségi finanszírozású biztosítás esetében a bejelentés időpontjának meghatározásának alapja az, amikor a biztosítás hatályban van. Ez nem tartalmazná a Medicare vagy a Medicaid kifizetéseket a szervezetnek a Medicare vagy Medicaid jogosult betegek betegellátásának biztosítására. Ez alól azonban kivételt képezhet, ha a szervezet állama előírja, hogy a Medicaid kifizetéseket szövetségi finanszírozásnak kell tekinteni, mivel az ilyen típusú kifizetések költség-visszatérítési alapon történő kezelésére vonatkozó saját szabályozásuk van.
• alapítványi alapok – a hitelekhez és hitelgaranciákhoz hasonlóan minden szövetségi finanszírozású alapítványi alapot a Sefa-ban jelentenek az év végi összesített egyenlegen, amíg a korlátozás érvényes.

A SEFA bemutatása

a szövetségi kiadások összegének meghatározása mellett az egységes útmutatásnak konkrét követelményei vannak arra vonatkozóan is, hogy ezeket az összegeket hogyan kell jelenteni a SEFA-ban. Egységes irányítás alatt, a szervezetnek szövetségi ügynökségenként fel kell sorolnia az egyes szövetségi programokat, beleértve a programok csoportjának csoportosítását. A szervezetnek meg kell jegyeznie az átmenő entitás nevét és az azonosító számot is, ha a szervezet szövetségi pénzeszközöket kapott, amelyeket egy másik entitáson keresztül továbbítottak. Ezzel szemben, ha a szervezet a szövetségi alapok bármelyikén átmegy más szervezeteknek, akkor az egyes szövetségi programok esetében meg kell jegyezniük a részvevőknek átadott teljes összegeket is. A Sefa összegei minden szövetségi programhoz és a hazai segítségnyújtás katalógusának (CFDA) számához szükségesek. Ha a CFDA nem áll rendelkezésre, a szervezetek más azonosító számot használhatnak. A SEFA-n jelentett minden egyes klaszterhez összesítésre is szükség van.

kötelező SEFA lábjegyzetek

végül a SEFA speciális lábjegyzeteket is igényel. Amint azt korábban tárgyaltuk, a szervezetnek az ellenőrzési időszak végén közzé kell tennie a SEFA-ról jelentett hitel-és hitelgaranciák fennálló egyenlegét. Ezenkívül a szervezeteknek közzé kell tenniük a Sefa előkészítésére vonatkozó számviteli politikájukat, és ha az egységes útmutatás által megengedett módon alkalmazták őket. Ha egy szervezet nem választotta meg ezt az arányt, a szervezetnek még mindig meg kell jegyeznie, hogy nem a lábjegyzetekben. A lábjegyzetek nem hallgathatnak erről az elemről.

mint a szervezetek láthatják, a vezetőség számára kritikus fontosságú, hogy megértse a SEFA előkészítésének követelményeit és azt, hogy mit tartalmaz. A szövetségi finanszírozásban részesülő szervezeteknek meg kell kapniuk ezt a jogot, és ismerniük kell azt, amit az egységes útmutatás megkövetel a SEFA-ban.