7 Passi per Rendere il Vostro Dipartimento risorse umane Completamente Paperless

Il Futuro È senza carta…

documenti Cartacei e casellari stato il modo di organizzare le informazioni degli impiegati nelle risorse umane per decenni. Ma questo non significa che siano l’opzione migliore. Molti dipartimenti HR in tutto il mondo stanno passando da documenti fisici a sistemi di gestione elettronica dei documenti. Perché? Ci sono molte ragioni.

sempre Più aziende si stanno rendendo conto che la carta è un materiale costoso e inefficiente per gestire le loro informazioni, e così le aziende si rivolgono a gestione elettronica dei documenti. Ma andare senza carta non è qualcosa che accade durante la notte; è un processo che richiede tempo e fatica, e molti coordinatori HR sono intimiditi dalla prospettiva di fare il passaggio. Per quanto intimidatorio possa essere il concetto, il passaggio a sistemi di gestione delle informazioni senza carta è una necessità se si desidera organizzare in modo efficiente e sicuro i documenti e i dati dei dipendenti. Dopo che le risorse umane dovrebbero riguardare le persone, non i documenti. Per rendere più facile, qui ci sono 7 semplici passi che è possibile seguire per effettuare l’interruttore.

Passo 1: Apri la strada

Quale pensi sia la ragione numero uno per cui le aziende non vanno senza carta? La risposta potrebbe sorprenderti.

Il 47% dei dipendenti intervistati ha dichiarato che uno dei primi tre motivi per non andare senza carta era la mancanza di iniziative o mandati di gestione. In sostanza, i dipendenti pronti e disposti ad andare senza carta, ma nessuno sta aprendo la strada.

Se gestisci il reparto risorse umane della tua azienda, questa responsabilità ricade su di te. È necessario prendere l’iniziativa, intensificare, e aprire la strada a diventare senza carta. Impostare obiettivi per il reparto risorse umane nel suo complesso che incoraggiano tutti a passare a un sistema di gestione dei documenti elettronici. Si potrebbe anche voler impostare una sorta di iniziativa ricompensa per quando l’obiettivo è raggiunto per incoraggiare tutti i dipendenti delle risorse umane a partecipare agli sforzi. Aiutali a diventare dipendenti senza carta.

La cosa importante da notare qui è che tu guidi con l’esempio. Se si dispone di un proprio archivio di documenti, assumersi la responsabilità per la transizione di quelli a un sistema elettronico. Impostare obiettivi per te stesso, e prendere la proprietà per soddisfare tali obiettivi. Se i tuoi dipendenti ti vedono, il datore di lavoro, aprendo la strada, è più probabile che seguano.

E se non sei il leader, spingere coloro che devono iniziare a impostare iniziative per andare senza carta.

Passo 2: Prendi tutti a bordo

Non importa quanto sia forte l’esempio dei dipendenti senza carta che hai impostato, il tuo dipartimento non effettuerà la transizione a meno che tu non abbia tutti a bordo. Un recente sondaggio ha chiesto alle aziende quali dipartimenti erano più resistenti a un ambiente di lavoro senza carta.

Come puoi vedere, il dipartimento HR è in realtà il terzo della lista. Perché? Perché il tuo dipartimento gestisce molte informazioni sensibili (informazioni sanitarie dei dipendenti, informazioni bancarie, ecc.), molti impiegati di HR si preoccupano di tenere quelle informazioni sicure. Quindi, come puoi far salire a bordo l’intero dipartimento? Ecco un paio di consigli:

1. Mostra loro come li avvantaggia – Dimostra ai tuoi team come andare senza carta renderà più facile il loro lavoro. Se i dipendenti vedono il tempo e lo sforzo che possono risparmiare, è più probabile che siano a bordo con la modifica senza carta.
2. Mostra come avvantaggia l’azienda – Rendere il tuo reparto HR senza carta può avvantaggiare l’azienda nel suo complesso. Farà risparmiare tempo e denaro e offre ai dipendenti un accesso facile e immediato alle loro informazioni personali. Se riescono a vedere i cambiamenti che farà per il bene superiore, possono salire sul carro.
3. Risolvere i problemi di conformità – Come già affermato, molti dipendenti delle risorse umane potrebbero resistere al passaggio a paperless perché sono preoccupati di condividere accidentalmente informazioni personali altrui o altri problemi di conformità. La verità è che andare senza carta può effettivamente aiutarti a diventare più conforme. I processi cartacei espongono la tua azienda a potenziali responsabilità a causa della mancanza di sicurezza o della perdita di documenti. D’altra parte, il software di gestione dei documenti elettronici possiede misure di sicurezza e altre caratteristiche che garantiscono la protezione delle informazioni vitali. Dimostrare queste caratteristiche ai membri del team per mostrare loro come andare senza carta non solo non crea problemi di conformità, ma può effettivamente eliminare potenziali problemi nei processi senza carta esistenti.

Passo 3: Organizzare la carta

Ora che hai impostato alcune iniziative senza carta e ottenuto il vostro team a bordo, è il momento di iniziare il lavoro sporco. Prima di iniziare la scansione dei documenti fisici in un sistema elettronico, è necessario organizzare quello che hai—e le probabilità sono, hai un sacco.

Per affrontare questi cumuli di carte, è necessario dividere il lavoro e utilizzare i membri del team in modo appropriato.

Ecco come è possibile ottenere rapidamente e facilmente le pile di carta organizzati e pronti per essere inseriti in un sistema elettronico.

Una volta che la carta è tutto organizzato, si può preparare a prendere il vostro reparto nell’era senza carta.

Passo 4: Ottenere software e ottenere la formazione

Mentre i dipendenti stanno preparando i file per l’ingresso, è necessario trovare il giusto sistema di gestione dei documenti. Ci sono molti sistemi di gestione dei documenti là fuori per voi da scegliere, quindi è necessario fare la vostra ricerca e confrontare le opzioni prima di prendere una decisione.

Per aiutarti durante la tua ricerca, dovresti sederti e fare una lista delle cose che ti servono nel tuo software di gestione dei documenti, così come le cose che vuoi che non sono necessità assolute.

Una volta creato l’elenco, calcolare il budget per il nuovo software. Potrebbe essere necessario consultare la Finanza e i dirigenti aziendali su questo. Quindi, con la tua lista in mano e il tuo budget in mente, puoi iniziare a confrontare il software. Si dovrebbe mirare a trovare qualcosa che soddisfi tutte le vostre esigenze e almeno alcuni dei vostri desideri pur rimanendo nel vostro budget.

Ottieni il maggior numero di dimostrazioni e prove possibili in modo da poter vedere come funziona il software. Si consiglia di lasciare che altri dipendenti testare il software troppo, per garantire che sia utilizzabile e facile da imparare.

Dopo aver selezionato il software, è necessario selezionare i dipendenti senza carta che devono essere addestrati su come usarlo. A seconda della vostra situazione e il vostro business, si consiglia ogni dipendente HR per imparare a utilizzare il software, o solo pochi. La cosa importante è che tutti i dipendenti che gestiscono, archiviano e hanno bisogno di accedere alle informazioni saranno in grado di farlo elettronicamente.

Passo 5: Avviare la scansione e l’archiviazione elettronica

Con i dipendenti necessari addestrati nel software, è possibile avviare la scansione nei documenti e la loro archiviazione elettronica. Questo è anche un buon momento per valutare come gestire i documenti in arrivo mentre recuperi il tuo arretrato di documenti esistenti. Dal momento in cui si esegue la scansione del primo documento, tutti i documenti in arrivo devono essere archiviati elettronicamente.

Dopo tutto, non vuoi giocare costantemente a “catch-up” quando si tratta di essere senza carta; vuoi andare avanti con i processi senza carta già in atto. Inizia con i documenti che ottieni oggi e vai avanti. Una volta che il tuo team ha familiarità con il software e il processo senza carta, puoi preoccuparti del backlog.

Se il tuo team trova difficile scansionare i documenti arretrati durante la gestione dei documenti in entrata correnti, dovresti cercare di assumere una risorsa aggiuntiva, come uno stagista o un temp. Possono lavorare sulla scansione dei documenti arretrati mentre i dipendenti a tempo pieno avanzano con i nuovi processi senza carta. Ciò consente di farsi prendere più rapidamente in modo che si può diventare un business completamente senza carta.

Non importa a chi deleghi questa attività, la coerenza è fondamentale quando si passa a paperless, quindi è fondamentale che tutti coloro che stanno organizzando e inserendo informazioni seguano gli stessi passaggi e utilizzino tutte le stesse linee guida.

Impostare un obiettivo chiaro di quando si desidera che tutti i documenti siano nel sistema elettronico. Rompere questo obiettivo in benchmark così i dipendenti hanno un obiettivo a breve termine per sparare per.

Il grafico qui sopra è un esempio del piano di gioco senza carta di un reparto HR. Postare qualcosa di simile in un’area altamente visibile in ufficio può aiutare a motivare i dipendenti a soddisfare i parametri di riferimento e raggiungere l’obiettivo finale. Cerca di avere una ricompensa per i dipendenti per ogni benchmark lungo la strada, così come per raggiungere l’obiettivo finale. Andando senza carta prende il lavoro, e la tua squadra dovrebbe essere ricompensato per ottenere il lavoro fatto.

Punto 6: Dillo al resto della Compagnia

Una volta passati i tuoi documenti attuali alle copie elettroniche, non puoi fermarti qui. Di ‘ al resto della compagnia dell’interruttore che hai fatto. Assicurati di inviare un’e-mail per risolvere eventuali dubbi relativi alla sicurezza o alle informazioni personali e di informare i tuoi dipendenti su tutti i vantaggi che sperimenteranno dallo switch.

Ti consigliamo anche di introdurli alla condivisione elettronica pure. Ottenere tutti i dipendenti-vecchi e nuovi-a bordo con la firma elettronica e la condivisione di documenti. Se tutti i dipendenti mantengono i loro documenti HR elettronici, farà risparmiare tempo ai dipendenti HR con la loro scansione, il che fa risparmiare denaro alla tua azienda.

Assicurati che tutti nella tua azienda abbiano familiarità con qualsiasi versione di condivisione elettronica che scegli di utilizzare-e-mail, condivisione online, ecc. Introdurli anche alle firme elettroniche. Ottenere tutti a bordo con il maggior numero di processi senza carta come si può aiuterà il vostro reparto risorse umane per mantenere i vostri sistemi senza carta coerente, efficiente, e organizzato.

Passo 7: Goditi i vantaggi

Mentre continui a rendere i tuoi processi senza carta, vedrai una serie di vantaggi nel tuo ufficio.

Con un risparmio di tempo e costi, oltre a una maggiore sicurezza dei documenti, i dipendenti e l’intera azienda ne trarranno beneficio da fare il passaggio a un reparto HR senza carta. Seguendo i passaggi descritti sopra, è possibile ottenere il sovraccarico di documenti sotto controllo e diventare un reparto delle risorse umane migliore, più efficiente e senza carta.

Informazioni su eFileCabinet

eFileCabinet è un fornitore leader di software di gestione elettronica dei documenti per le piccole e medie imprese, così come per i reparti HR di grandi imprese. Con funzionalità di condivisione elettronica e archiviazione senza carta, puoi tagliare chili di carta e risparmiare tempo e denaro. Con funzionalità come firme elettroniche, riconoscimento ottico dei caratteri, condivisione elettronica istantanea e archiviazione di file basata su cloud, eFileCabinet può portare il tuo ufficio nell’era senza carta.

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www.efilecabinet.com

Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf