ベンダー管理の定義

ベンダー管理は、コストを制御し、ベンダーに関連する潜在的なリスクを削減し、優れたサービスの提供可能性を確保し、長期的にベンダーから価値を導出するための適切な措置を取るために組織を支援するプロセスです。これには、最適なベンダーについての調査、調達と価格情報の取得、作業の質の測定、複数のベンダーの場合の関係の管理、組織基準の設定によるパフォーマンスの評価、支払いが常に時間通りに行われるようにすることが含まれます。

ベンダー管理システムまたはVMSが導入される場所です。

ベンダー管理システムは、コスト効率の高い方法で改善された効率と長期的な成長を確保しながら、任意の組織やビジネス内のすべてのベンダー関連の活動を管理するための単一のノードとして機能するオンラインのwebベースのツールです。

ベンダー管理の利点

適切なベンダー管理を行うことにより、組織は次の利点を体験することができます:

(1)より良い選択

適切なベンダー管理を実装することにより、組織はより多くの選択肢と最終的にはより良いコストで、その結果、ベンダーの大規模な選択の恩恵を受けることができます。

あなたの組織は、あなたのお金の価値を得ることを保証しながら、ベンダー間の入札戦争の恩恵を受けることができます。

(2)より良い契約管理

マルチベンダーシナリオでは、ベンダー管理システムの欠如は、組織内の契約、文書およびその他の重要な情報を管理する問題

適切なVMを実装することにより、すべての契約の現在のステータスやその他の有用な情報を一元的に表示することで、組織はより良い意思決定

(3)より良いパフォーマンス管理

すべてのベンダーのパフォーマンスの統合ビューは、ベンダー管理システムの実装を介して達成することができます。

これは、あなたの組織が働いているものとそうでないものを明確に理解することができます！ これは最終的に効率の向上につながり、組織の全体的なパフォーマンスが向上します。

(4)より良いベンダー関係

複数のベンダーを同時に管理することは決して容易ではありません。 ある売り手が実際に有益証明するかもしれない間、他はないかもしれない。 しかし、ベンダー間の関係を管理することは、プロジェクトを成功させるための鍵です。

すべてのベンダー関連情報を単一の場所に取得することで、必要なすべての情報を一度に取得することで利益を得ることができ、意思決定プロセ

(5)より良い値

最終的には、ベンダー管理システムの目標は、あなたの降圧のためのほとんどの値を取得することです。 したがって、適切に行われたベンダー管理システムの実装は、長期的な節約だけでなく、一定期間にわたって改善された収益をもたらすことができます。

ベンダー管理における課題

多くの利点がありますが、組織の円滑な機能を確保するためには、いくつかの課題を克服する必要があります。

ベンダー管理が正しく実装されていない場合、組織が直面する可能性のある多くの課題があります。 それらは次のとおりです:

(1)ベンダーコンプライアンスリスク

ベンダーに対処する前に基準を設定すると、時間とお金の負荷を節約できます。 すべてのベンダーがあなたの基準に従って実行することはできません。 優秀な性能を約束している間あなたの組織の標準および規準を満たす多数の売り手から右の売り手を選ぶことは重要である。

(2)ベンダーの評判リスク

複数のベンダーを扱うことは簡単な作業ではありません。 また、仕事の質はプロセスをより複雑にさせる契約に入る前にupfront測定されなければならない。

いくつかのベンダーは、あなたのタスクが本当にうまく行わ得るかもしれないが、他の人は、いくつかのパフォーマンスの低下を我慢し、tizzyですべてのあな したがって、バックグラウンドチェックは、任意の選択が行われる前に必須です

。 これはあなたが最初の場所で逃したかもしれない重要なポイントにいくつかの洞察を提供するかもしれません。

(3)可視性の欠如

ベンダーデータを管理するための集中型データストレージソリューションを持つことは本当に重要ですが、集中型ビューと可視性の向上から組織にも利益をもたらし、リソース割り当ての改善と効率の向上につながります。

(4)ベンダーデータストレージ

組織が成長するにつれて、ベンダーデータストレージのソリューションを導入することが不可欠になります。 ベンダー管理システムがない場合、データの保存と取得は、同時に複数のプロジェクトの複数のベンダーを扱う可能性があるという事実を考慮すると、本当に

(5)ベンダーの支払いリスク

ベンダーによっては、支払い条件が異なる場合がありますが、業界標準の条件を遵守する場合もあります。 条件を把握し、支払いが常に時間通りに行われることを保証することは、特に同時に複数のベンダーに対処しながら、主要な問題の一つです。

ベンダー管理プロセス

この時点で、我々は効果的なベンダー管理を持つことが重要であることを推測することができます。 組織は、すべてのステップでベンダーとどのように連携するかをガイドするプロセスを計画し、実行する必要があります。

すべての企業とベンダーを包含する特定のベンダー管理プロセスを持つことはできませんが、組織のベンダーとの開始から終了までのエンゲージメントの基礎となる基本的な手順をまとめることができます:

(1)ビジネス目標の特定と確立

ベンダー管理プロセスを開始する前に、ベンダーの関与を必要とするビジネス目標を特定し、確立することが重要です。 これは、すべてのビジネスユニットの要件を理解するのに役立ち、ベンダーを選択して契約するという点で、努力の重複とリソースの浪費を防ぎます。 また、ベンダーのパフォーマンスの測定と評価の後の段階で、これらの目標が適切な指標を確立するのに役立ちます。

(2)ベンダー管理チームの設立

ビジネス目標が認識された後、次のステップは、専用のベンダー管理チームの基盤でなければなりません。 この集中型チームは、ベンダー管理のためのビジネス目標とKpiの特定、関連するベンダーの選択、契約プロセスの交渉、ベンダーのパフォーマンスの定期的な評価、

このチームは、ビジネスユニットとベンダーの間の仲介者として機能し、両者のコラボレーションを確実にするために重要です。

また、あまりにも多くの利害関係者の関与を防止します–ベンダー管理がビジネスユニットに分散されている場合、それは同じベンダーとの多数の契約や複数のベンダーとの異種のトランザクションになります。 これにより、仕入先のパフォーマンスの追跡と評価が妨げられ、組織が仕入先リスクにさらされます。

(3)すべてのベンダー関連情報のデータベースの作成

ビジネス目標が明確で、ベンダー管理チームが稼働している後、次のステップは、すべての関連ベンダー

これの利点は多様である–

(i)それは右の売り手にビジネスユニットの必要性に一致させる。 例えば、管理者は、事務用品、コンピュータ機器などの関連ベンダーを識別することができる。

(ii)ベンダーのタイプに基づいてベンダーを分類した後、ベンダー間の比較が評価のために容易になります

(iii)情報が散在し、異種のベンダー情報が単一の場所に格納され、契約を締結しているベンダー、更新を必要とするベンダーなど、ベンダーの現在の段階についての洞察を提供します。 そして、

(iv)効果的な予算編成を可能にします–あなたは簡単に長期的な、重要なベンダーと短期的な、戦術的なベンダーを認識し、それに応じて予算割り当て

(4)仕入先の選択基準の識別

すべての仕入先関連情報が合理化され、更新され、分類されたら、関連するすべての仕入先を選択する基準を選択する必

コストはベンダーを選択するための主要な選択基準となっていますが、企業はますますどのベンダーが要件に最も適しているかを判断するために他の基準を検討しています–結局のところ、最低コストは最高の価値を保証するものではありません。 CIO article1は、ベンダーを選択するために考慮する必要がある非コスト要因を認識しています-金融の安定性、ビジネスとしての仕事の分野での以前の経験、 ベンダーの総合的な評価を持っているために、前述の基準のすべてを考慮することが重要です。

高価値の購入のために、企業はまた、ベンダーを選択する前に、Rfq、Rfi、およびRfpを含む入札手続きに従事します。

(5)ベンダーの評価と選択

この段階では、ベンダーは、選択基準と、該当する場合は、入札プロセスに基づいて評価される必要があります。

提出された提案は、価格構造、作業範囲、要件がどのように満たされるか、条件、有効期限と更新日などを理解するために徹底的に評価する必要があり これにより、組織が仕入先から最大値を取得することが保証されます。 隠された貯蓄の機会のために外を見る！

仕入先の内部の強みと弱みを評価し、外部の機会と脅威が取引や仕入先管理プロセスにどのように影響するかを調査します。

最初から最後までの評価プロセスが完了したら、ベンダーを選択します。

(6)契約の開発とベンダーの確定

さて、今、あなたは選択したものを持っています。 それは引き締まるプロセスを完了し、あなたの売り手を機内得る時間である。

通常、契約段階は、法務および財務チームとベンダーに関わる上級管理職に割り当てられます。 残りの事業部門は契約を受け取り、最終化プロセスの後で仕入先と従事します。 これは、長期的には最適ではない傾向があります-ビジネスユニットは、最終的に日々のベンダーと協力しているものであり、ベンダーの運用パフォーマンスを最大化する方法についての貴重な洞察を持っています。 したがって、関連するすべての利害関係者は、少なくとも意思決定プロセスに関与する必要があります。

ベストプラクティス: ベンダー管理戦略を改善するためのテクニック

組織に最適なベンダー管理プロセスが用意されています。 ただし、仕入先の管理は、仕入先が選択された後に終了するだけではありません。 プロセスを補完し、組織のベンダー管理をさらに効果的にするためのテクニックと

ベストプラクティスがあります。 見てみましょう：

（1）あなたの期待を明確に伝える

ベンダーと関わりながら、組織のビジネス目標とベンダーからの期待を明確に定義する必要があ ベンダーに、現在および将来の要件が何であるか、およびそれらが組織の目標とどのように一致するかを知らせます。 それはあなたとベンダーが同じページにいて、最終的には長期的にもより良い協力をすることを可能にします。 これは、ベンチマークを設定し、ベンダーのパフォーマンスとコンプライアンスに関連するリスクを軽減し、ベンダーを評価するのに役立ちます。

(2)達成可能で現実的な期限を設定することを確認します

あなたが持っている目標と期待のセットを考えると、ベンダーが現実的に満たすことができる期限を設定することが重要です。 不可能な期限を設定することは、ベンダーのパフォーマンスと価値創造を妨げるだけでなく、リスクを高め、意味のある共同作業を

(3)ベンダーと協力して長期的な関係を維持する

“コラボレーション”という言葉は、かなりの数回出てきましたね。 単に価格とパフォーマンスについてのベンダーとの交渉は、トランザクションの完了につながるので、まあ、それは重要です。 しかし、あなたが協力し、目標と期待を達成する方法を戦略化する際にベンダーを巻き込むとき、それは貴重な、長期的な関係構築につながります。 コラボレーションにより、企業とベンダーの両方が、パートナーシップからの価値創造を最大化する方法について革新的なアイデアをブレインストー

実際には、Zycusの年次調査、Pulse of Procurement2は、サプライヤーとのより良いシナジーを達成することを最優先事項の一つとして認識し、調達専門家のための重要な焦点領域として、サプライヤーと協力してパフォーマンスを向上させることを認識しています。

(4)ベンダーのパフォーマンスを測定するためのKpiを確立する

ベンダーが設定された期待とビジネス目標に従って提供しているかどうかをどのよ ベンダーのさまざまな側面を測定し、最終的にベンダー管理プロセスが有効かどうかを知るためには、主要業績評価指標（Kpi）が必要です。

Kpiは、組織によって異なり、ベンダーのパフォーマンスを評価する際に重要と考えるものに基づいています。しかし、CIOによる別の記事”ベンダー管理：お金の価値をどのように測定しますか？’3は、Kpiを確立し、ベンダーのROIを測定するための様々な定量的および定性的な方法を分類しています。

*リレーションシップマネジメント;ベンダーのコミ、

*品質;スタッフの専門知識、注文の正確さ、要件への適合、保証などによる測定。、

*配信;オンタイム配信、注文の問題や緊急事態などへの応答時間によって測定されます。(5)ベンダーリスクを評価して最小化を可能にする

これはおそらく、ベンダー管理が期待されるものを確実に提供するのに役立つ最も重要な技術の一

ベンダー管理のリスク評価は、単一のステップではありません–それはあなたがベンダーの必要性を認識したときに開始し、それは単に進行中です。

ベンダー管理を取り巻くリスクには、財務、支払い、運用、コンプライアンス、データセキュリティなど、複数のタイプがあります。 ベンダー管理プロセスの各ステップですべてのベンダー関連リスクを定期的に特定し、リスク選好度に基づいてその影響を評価し、緩和策を計画する必

リスクとしてもたらす脅威は継続的に変化しています–組織の内部および外部環境を監視し、適切なコントロール、その有効性を評価し、必要に応じて このレベルのデューデリジェンスは、ベンダー関連のリスクを最小限に抑え、ベンダーのパフォーマンスがすべての要件を満た

思考のための食べ物–ベンダー管理とベンダー関係管理の違い

多くのシナリオでは、用語”ベンダー管理”と”ベンダー関係管理”は同じ意味で使用されます。 一つの追加の単語は本当に違いを作成していますか？ まあ、それはありません。 ベンダー管理は、ベンダーとの企業の関与の全体をカバーしていますが、

ベンダー関係管理は、ベンダー管理の”人間の側面”に焦点を当てた全体の一部です。 一日の終わりには、ベンダーは人々によって表され、私たちはすでにベンダーの関係が組織にとってどれほど貴重であるかを確立しています。

ベンダー、特に重要なものとの永続的で有意義な関係を構築することは、ベンダー管理を扱う組織の優先順位のリストに上がっています。 チームは、ベンダーとの相乗効果の価値を認識しています–意味のある、持続的なコラボレーションは、ベンダーのパフォーマンスにプラスの影響を与え、ベ これを容易にするために、企業がベンダーとの関係を効果的に管理できるようにするVRMツールが増えています。一言で言えば

このブログ記事は、組織機能の非常に重要な側面–ベンダー管理について話しています。 地理的および経済的障壁が絶えず減少している今日の世界経済では、組織は世界中のさまざまな種類のベンダーと協力しなければなりません。 単一のベンダーで作業している場合でも、パフォーマンスが最終的にビジネスのパフォーマンスに影響するため、効果的なベンダー管理を行うことが重 ベンダーとのエンゲージメントを導く効果的なプロセスを設計できるように、ベンダー管理の利点と課題を理解することが重要です。 ベンダー管理のベストプラクティスを使用してプロセスを補完し、ベンダーが組織に最大の価値を提供できるようにすることを忘れないでくださ