7 단계를 만들기 위한 귀하의 인사 부서 완전히 종이 없는

미래가 종이…

종이 문서 및 서류 캐비닛되었습 방법을 구성하는 직원의 정보를 인적 자원에 있는 부서입니다. 그러나 그것이 그들이 최선의 선택이라는 것을 의미하지는 않습니다. 전세계 많은 인사 부서 전자 문서 관리 시스템에 실제 문서에서 전환 됩니다. 왜? 많은 이유가 있습니다.7-단계-만들기-인사-부서-종이없는-01-요약 점점 더 많은 기업들이 종이가 자신의 정보를 관리 할 수있는 비용과 비효율적 인 방법입니다 실현하고,그래서 고용주는 전자 문서 관리로 전환. 그러나 종이없는 것은 하룻밤 사이에 일어나는 일이 아니다;그것은 시간과 노력을 소요하는 과정이다,많은 시간 코디네이터는 스위치를 만들기의 전망에 의해 협박된다. 직원 문서 및 데이터를 효율적이고 안전하게 구성하려면 위협적인 개념으로 종이없는 정보 관리 시스템으로 전환하는 것이 필수적입니다. 인적 자원 후 사람들이 아닌 논문에 대해해야합니다. 그것을 쉽게 하기 위하여는,여기 너가 스위치를 만들 위하여 따를 수 있는 7 개의 간단한 단계는 있는다.기업이 종이를 사용하지 않는 가장 큰 이유는 무엇이라고 생각하십니까? 대답은 당신을 놀라게 할 수 있습니다.조사 대상 직원의 47%는 종이를 사용하지 않는 세 가지 이유 중 하나는 관리 이니셔티브 또는 의무의 부족이라고 말했다. 기본적으로,준비 하 고 기꺼이 종이 갈 직원,하지만 아무도 길을 선도 하지 않습니다.당신이 당신의 회사의 인사 부서를 관리하는 경우,이 책임은 당신에게 떨어진다. 너는 기선을 가지고 가,족답하,종이없음에 되기에 방법을 지도한것을 필요로 한다. 모두를 전자 문서 관리 체계에 전환하는 격려하는 전체로서 인사 부를 위해 목표를 설정하십시요. 모든 시간 직원을 노력안에 참가하는 격려하기 위하여 목표가 달성될 때 너는 조차 사례금 이니셔티브의 어떤을을 위해 설치하고 싶는 수도 있다. 그들이 종이없는 직원이 될 수 있도록.여기서 주목해야 할 중요한 것은 당신이 예를 통해 인도한다는 것입니다. 당신은 문서의 당신의 자신의 서류 캐비넷이 있는 경우에,전자 체계에 그들을 전이를 위한 책임을 지십시오. 너자신을 위해 목표를 설정하고,그 목표를 달성하기를 위해 소유권을 가지고 가십시요. 직원이 당신을 볼 경우,고용주,길을 선도,그들은 따라 할 가능성이 더 높습니다.그리고 만약 당신이 리더가 아니라면,종이를 사용하지 않는 이니셔티브를 시작할 사람들을 밀어 넣으십시오.종이없는 직원의 모범이 당신이 설정 한 것이 얼마나 강한 지간에,당신의 부서는 모든 사람이 탑승하지 않는 한 전환을하지 않을 것입니다. 최근 설문 조사는 어떤 부서가 종이없는 작업 환경에 가장 저항력이 있는지 기업에 질문했습니다.

당신이 볼 수 있는 인사 부서 실제로 세 번째 목록에 있습니다. 왜? 귀하의 부서는 많은 민감한 정보(직원 의료 정보,은행 정보 등)를 처리하기 때문입니다.),많은 시간 직원은 그 정보를 안전한 지키기에 관하여 고민한다. 그래서 당신은 보드에 전체 부서를 얻을 수있는 방법? 다음은 몇 가지 팁입니다:그것은 그들에게 혜택 방법을 보여–자신의 작업을 쉽게 할 것입니다 종이없는 방법을 당신의 팀에 보여줍니다. 직원들이 절약 할 수있는 시간과 노력을 볼 경우,그들은 종이없는 변화에 탑승 할 가능성이 높아집니다.이 회사 혜택 방법을 보여-전체 회사 혜택을 누릴 수 있습니다 당신의 인사 부서 종이없는 만들기. 그것은 비즈니스 시간과 비용을 절약하고,직원들에게 자신의 개인 정보에 쉽게,즉시 액세스 할 수 있습니다. 그들이 더 큰 이익을 위해 만들 수있는 변화를 볼 수 있다면,그들은 시류에 뛰어들 수 있습니다.주소 준수 문제-이미 언급 한 바와 같이,그들은 실수로 다른 사람의 개인 정보 또는 기타 규정 준수 문제를 공유에 대한 걱정 때문에 많은 인사 직원은 종이없는 스위치를 저항 할 수있다. 진실은 실제로 당신이 더 준수 될하는 데 도움이 될 수 있습니다 종이없는 것입니다. 종이 프로세스 보안 또는 손실된 서류의 부족으로 인해 잠재적인 책임에 회사를 노출. 다른 한편으로,전자 문서 관리 소프트웨어 보안 조치 및 중요 한 정보를 보호 하는 다른 기능을 보유 하고있다. 이러한 기능을 팀 구성원에게 시연하여 문서를 사용하지 않아도 규정 준수 문제가 발생하지 않을 뿐만 아니라 기존 문서를 사용하지 않는 프로세스에서 발생할 수 있는 문제를 실제로 제거할 수 있는 방법을 보여 줍니다.3 단계:종이 정리 이제 당신은 몇 가지 종이없는 이니셔티브를 설정하고 보드에 팀을 입수 한 것을,그것은 더러운 일을 시작하는 시간이다. 당신은 전자 시스템에 실제 문서를 스캔 시작하기 전에,당신은 당신이 무엇을 구성 할 필요가—그리고 확률은,당신은 많이있다.7-단계-만들기-인사-부서-종이없는-04-단계 03-조직-종이 논문의 이러한 고분을 해결하기 위해,당신은 작업을 분할하고 적절하게 팀 구성원을 활용해야합니다.여기에 빠르고 쉽게 조직 및 전자 시스템에 입력 할 준비가 종이의 당신의 스택을 얻을 수있는 방법입니다.종이가 모두 구성되면,당신은 종이없는 시대로 부서를 취할 준비 할 수 있습니다.4 단계:소프트웨어 가져 오기 및 교육 받기 직원이 파일을 준비하는 동안 올바른 문서 관리 시스템을 찾아야합니다. 당신이 선택할 수있는 많은 문서 관리 시스템이 있습니다,그래서 당신은 당신의 연구를하고 결정을 내리기 전에 옵션을 비교해야합니다.검색 하는 동안 당신을 돕기 위해 앉아서 해야 하 고 절대 필수품 되지 않습니다 원하는 것 들 뿐만 아니라 문서 관리 소프트웨어에 필요한 것 들의 목록을 확인 합니다.

한 후에 만들어진 목록,그 밖의 예산에 대한 새로운 소프트웨어입니다. 당신은 이것에 대해 금융 및 비즈니스 임원과 상담해야 할 수도 있습니다. 그때,마음안에 너의 명부 및 너의 예산에 수중에,너는 소프트웨어를 비교한 시작할 수 있는다. 너는 너의 필요의 모두를 만족시키는 무언가를 발견한것을 조준해야 하고 너의 적어도 약간은 너의 예산안에 아직도 체재하고 있는 동안 원한다.당신은 그래서 당신은 어떻게 소프트웨어 기능을 볼 수있는만큼 데모 및 시험을 가져옵니다. 다른 직원이 소프트웨어를 테스트하여 사용 가능하고 쉽게 배울 수 있도록 할 수 있습니다.소프트웨어를 선택한 후,당신은 그것을 사용하는 방법에 대한 교육을 할 필요가 종이없는 직원을 선택해야합니다. 귀하의 상황과 귀하의 비즈니스에 따라,당신은 모든 인사 직원이 소프트웨어를 사용하는 방법을 배울 수 있습니다,또는 단지 몇 가지. 중요한 것은 정보를 처리,파일 및 액세스해야하는 모든 직원이 전자적으로 그렇게 할 수 있다는 것입니다.5 단계:전자적으로 스캔 및 제출 시작 소프트웨어에서 훈련 된 필요한 직원으로,당신은 당신의 문서에서 스캔하고 전자적으로 제출 시작할 수 있습니다. 이것은 또한 기존 문서의 백로그를 따라 잡는 동안 들어오는 문서를 처리하는 방법을 평가할 수있는 좋은 시간입니다. 너가 너의 첫번째 문서를 검사할 시간에서,모든 들어오는 문서 업무는 전자로 신청되어야 한다.결국,당신은 종이없는 것에 관해서 끊임없이”캐치 업”을하고 싶지 않습니다. 오늘 얻을 문서로 시작하고 앞으로 이동합니다. 팀이 소프트웨어 및 종이없는 프로세스에 익숙해지면 백 로그에 대해 걱정할 수 있습니다.팀이 현재 들어오는 문서를 처리하는 동안 백 로그 된 문서를 스캔하는 것이 압도적 인 경우 인턴이나 임시 직원과 같은 추가 리소스를 고용하는 것을 조사해야합니다. 그들은 당신의 풀 타임 직원이 새로운 종이없는 프로세스로 앞으로 이동하는 동안 백 로그 문서를 스캔 작업 할 수 있습니다. 이것은 당신이 완전히 종이없는 사업이 될 수 있도록 더 빨리 잡힐 수 있습니다.이 작업을 누가 위임하든 관계없이 종이없는 것으로 전환 할 때 일관성이 중요하므로 정보를 구성하고 입력하는 모든 사람이 동일한 단계를 따르고 동일한 지침을 모두 사용하는 것이 중요합니다.당신은 또한뿐만 아니라 전자 공유에 그들을 소개하는 것이 좋습니다. 이전 및 새——전자 서명 및 문서를 공유 보드에 모든 직원을 가져옵니다. 모든 직원이 전자 자신의 인사 문서를 유지하는 경우,그것은 당신의 회사의 돈을 절약 할 수 그들을 스캔하여 인사 직원의 시간을 절약 할 수 있습니다.전자 메일,온라인 공유 등—회사의 모든 사람이 당신이 사용하기로 선택 전자 공유의 어떤 버전을 잘 알고 있는지 확인합니다. 전자 서명에 그들을 마찬가지로 도입하십시요. 당신이 할 수있는 한 많은 종이없는 프로세스와 보드에 모두를 얻는 것은 당신의 종이없는 시스템을 일관되고 효율적이며 조직 유지하기 위해 인사 부서에 도움이 될 것입니다.당신이 당신의 프로세스를 종이없는 만들기 위해 계속,당신은 당신의 사무실에서 혜택의 번호를 볼 수 있습니다.

으로 절감에 시간과 비용 증가뿐만 아니라 문서 보안,직원,그리고 전체적으로 귀하의 비즈니스에 도움이 될 것터 스위치를 만드는 종이 없는 인사 부서. 위에 설명 된 단계에 따라 문서 과부하를 제어 하 고 더 나은,더 효율적인,종이 없는 인적 자원 부서가 될 수 있습니다.전자 문서 관리 소프트웨어의 선도적 인 공급 업체입니다 중소 기업뿐만 아니라 대기업의 인사 부서. 전자 공유 기능 및 종이없는 파일링,당신은 종이의 파운드를 잘라 귀하의 비즈니스 시간과 비용을 절약 할 수 있습니다. 전자 서명,광학 문자 인식,인스턴트 전자 공유 및 클라우드 기반 파일 저장과 같은 기능을 통해 사무실을 종이없는 시대로 가져올 수 있습니다.

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Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf