7 Trinn For Å Gjøre DIN HR-Avdeling Helt Papirløs

Fremtiden Er Papirløs…

Papirdokumenter og arkivskap har vært måten å organisere ansattes informasjon i menneskelige ressurser avdelinger i flere tiår. Men det betyr ikke at de er det beste alternativet. MANGE HR-avdelinger over hele verden går over fra fysiske dokumenter til elektroniske dokumenthåndteringssystemer. Hvorfor? Det er mange grunner.

Flere og flere bedrifter innser at papir er en dyr og ineffektiv måte å administrere informasjonen på, og så arbeidsgivere vender seg til elektronisk dokumenthåndtering. Men går papirløs er ikke noe som skjer over natten; det er en prosess som tar tid og krefter, og MANGE HR-koordinatorer er skremt av utsiktene til å gjøre bryteren. Så skremmende som konseptet kan være, bytte til papirløse informasjon styringssystemer er en nødvendighet hvis du ønsker å effektivt og sikkert organisere ansattes dokumenter og data. Etter Menneskelige Ressurser skal det handle om mennesker, ikke papirer. For å gjøre det enklere, her er 7 enkle trinn du kan følge for å gjøre bryteren.

Trinn 1: Lede Veien

hva tror du er den første grunnen til at selskaper ikke går papirløse? Svaret kan overraske deg.

47% av de spurte ansatte sa at en av de tre beste grunnene til ikke å gå papirløs var mangel på ledelsesinitiativer eller mandater. I hovedsak er ansatte klare og villige til å gå papirløse, men ingen leder veien.

hvis du administrerer BEDRIFTENS HR-avdeling, faller dette ansvaret på deg. Du må ta initiativ, gå opp og lede veien til å bli papirløs. Sett mål FOR HR-avdelingen som helhet som oppfordrer alle til overgang til et elektronisk dokumentstyringssystem. Du kan til og med ønske å sette opp en slags belønningsinitiativ for når målet er oppfylt for å oppmuntre ALLE HR-ansatte til å delta i innsatsen. Hjelp dem til å bli papirløse ansatte.

det viktigste å merke seg her er at du leder ved eksempel. Hvis du har ditt eget arkivskap med dokumenter, ta ansvar for å overføre dem til et elektronisk system. Sett mål for deg selv, og ta eierskap for å møte disse målene. Hvis dine ansatte ser deg, arbeidsgiver, fører an, de er mer sannsynlig å følge.

og hvis du ikke er leder, presse de som skal begynne å sette tiltak for å gå papirløs.

Trinn 2: Få Alle Om Bord

Uansett hvor sterk den papirløse ansatt eksempel er at du angir, avdelingen vil ikke gjøre overgangen med mindre du har alle om bord. En nylig undersøkelse spurte bedrifter hvilke avdelinger som var mest motstandsdyktige mot et papirløst arbeidsmiljø.

SOM du kan se, ER HR-avdelingen faktisk tredje på listen. Hvorfor? Fordi avdelingen håndterer mye sensitiv informasjon (ansattes helseinformasjon, bankinformasjon, etc.), bekymrer MANGE HR-ansatte seg for å holde denne informasjonen sikker. Så hvordan kan du få hele avdelingen om bord? Her er et par tips:

1. Vis dem hvordan det gagner dem – Demonstrer for teamene dine hvordan det å gå papirløst vil gjøre jobben enklere. Hvis ansatte ser tid og krefter de kan spare, er de mer sannsynlig å være om bord med den papirløse endringen.
2. Vis hvordan DET kommer bedriften til gode – Å gjøre HR-avdelingen papirløs kan komme bedriften som helhet til gode. Det vil spare virksomheten tid og penger, og gir ansatte enkel, umiddelbar tilgang til sine personlige opplysninger. Hvis de kan se endringene det vil gjøre for det større gode, kan de hoppe på bandwagon.
3. Adresserer samsvarsproblemer – som allerede nevnt, kan MANGE HR-ansatte motstå overgangen til papirløs fordi de er bekymret for at de ved et uhell deler andres personlige opplysninger eller andre samsvarsproblemer. Sannheten er, går papirløs kan faktisk hjelpe deg å bli mer kompatibel. Papirprosesser utsetter bedriften for potensielt ansvar på grunn av manglende sikkerhet eller tapt papirarbeid. På den annen side har elektronisk dokumenthåndteringsprogramvare sikkerhetstiltak og andre funksjoner som sikrer at viktig informasjon er beskyttet. Demonstrer disse funksjonene til teammedlemmene dine for å vise dem hvordan det å gå papirløst ikke bare ikke skaper samsvarsproblemer, men kan faktisk eliminere potensielle problemer i eksisterende papirløse prosesser.

Trinn 3: Organiser Papiret

Nå som du har satt opp noen papirløse tiltak og fått laget ditt om bord, er det på tide å starte det skitne arbeidet. Før du begynner å skanne dine fysiske dokumenter inn i et elektronisk system, må du organisere det du har—og oddsen er, du har mye.

for å takle disse hauger av papirer, bør du dele arbeidet og utnytte gruppemedlemmene riktig.

slik kan du raskt og enkelt få bunkene dine organisert og klar til å bli inngått i et elektronisk system.

Når papiret er organisert, kan du forberede deg til å ta avdelingen inn i papirløs tid.

Trinn 4: Få Programvare og Få Opplæring

mens dine ansatte forbereder filene for oppføring, må du finne riktig dokumentstyringssystem. Det er mange dokumentstyringssystemer der ute for deg å velge mellom, så du må gjøre din forskning og sammenligne alternativene før du tar en beslutning.

for å hjelpe deg under søket, bør du sette deg ned og lage en liste over de tingene du trenger i dokumentet programvare, samt de tingene du ønsker som ikke er absolutt nødvendigheter.

når du har opprettet din liste, finne ut budsjettet for den nye programvaren. Du må kanskje rådføre Deg Med Økonomi og bedriftsledere om dette. Deretter, med listen i hånden og budsjettet i tankene, kan du begynne å sammenligne programvare. Du bør sikte på å finne noe som oppfyller alle dine behov og minst noen av dine ønsker mens du fortsatt bor i budsjettet.

Få så mange demonstrasjoner og prøvelser som du kan, slik at du kan se hvordan programvaren fungerer. Det kan være lurt å la andre ansatte teste programvaren også, for å sikre at det er brukbart og lett å lære.

når du har valgt programvaren, må du velge papirløse ansatte som trenger opplæring i hvordan du bruker den. Avhengig av din situasjon og din bedrift, vil du kanskje at ALLE HR-ansatte skal lære å bruke programvaren, eller bare noen få. Det viktigste er at alle ansatte som håndterer, fil, og trenger tilgang til informasjon vil kunne gjøre det elektronisk.

Trinn 5: Begynn Å Skanne Og Arkivere Elektronisk

med de nødvendige ansatte som er opplært i programvaren, kan du begynne å skanne i dokumentene dine og arkivere dem elektronisk. Dette er også en god tid for deg å vurdere hvordan du håndterer innkommende dokumenter mens du tar opp din etterspørsel av eksisterende dokumenter. Fra det tidspunktet du skanner ditt første dokument, skal alle innkommende papirarbeid arkiveres elektronisk.

tross Alt vil Du ikke hele tiden spille «catch-up» når det gjelder å være papirløs; du vil gå videre med papirløse prosesser som allerede er på plass. Start med dokumentene du får i dag, og gå videre. Når teamet ditt er kjent med programvaren og den papirløse prosessen, kan du bekymre deg for etterspørselen.

Hvis teamet ditt synes det er overveldende å skanne de tilbakelagte dokumentene mens de håndterer de nåværende innkommende dokumentene, bør du se på å ansette en ekstra ressurs, for eksempel en praktikant eller temp. De kan jobbe med å skanne de bakloggede dokumentene mens de heltidsansatte går videre med de nye papirløse prosessene. Dette gjør at du kan bli fanget opp raskere slik at du kan bli en helt papirløs virksomhet.

uansett hvem du delegerer denne oppgaven til, er konsistens nøkkelen når du bytter til papirløs, så det er viktig at alle som organiserer og legger inn informasjon, følger de samme trinnene og bruker alle de samme retningslinjene.

Sett et klart mål om når du vil at alle dokumenter skal være i det elektroniske systemet. Bryt dette målet inn i benchmarks slik at ansatte har et kortsiktig mål å skyte for.

grafikken ovenfor er et eksempel på EN HR-avdelings papirløse spillplan. Å legge ut noe slikt i et svært synlig område på kontoret kan bidra til å motivere ansatte til å møte målene og oppnå sluttmålet. Prøv å ha en ansatt belønning på plass for hver benchmark underveis, samt for å møte det endelige målet. Å gå papirløs tar arbeid, og teamet ditt bør belønnes for å få jobben gjort.

Trinn 6: Fortell Resten av Selskapet

når du har dine nåværende dokumenter byttet til elektroniske kopier, kan du ikke stoppe der. Fortell resten av selskapet om bryteren du har gjort. Sørg for å sende ut en e-post som adresserer eventuelle bekymringer angående sikkerhet eller personlig informasjon, og fortell dine ansatte om alle fordelene de vil oppleve fra switch.

du vil også ønske å introdusere dem til elektronisk deling også. Få alle ansatte-gamle og nye – om bord med elektronisk signering og deling av dokumenter. Hvis alle ansatte beholder SINE HR-dokumenter elektronisk, vil DET spare HR-ansatte tid med å skanne dem, noe som sparer bedriftens penger.

Sørg for at alle i din bedrift er kjent med hvilken versjon av elektronisk deling du velger å bruke—e-post, online deling, etc. De skal også introduseres for elektroniske signaturer. Å få alle om bord med så mange papirfrie prosesser som du kan, vil hjelpe HR-avdelingen til å holde de papirløse systemene konsistente, effektive og organiserte.

Trinn 7: Nyt Fordelene

når du fortsetter å gjøre prosessene papirløse, ser du en rekke fordeler på kontoret.

med besparelser i tid og kostnader, samt økt dokumentsikkerhet, vil dine ansatte og din virksomhet som helhet være til nytte fra å gjøre overgangen til en papirløs hr-avdeling. Ved å følge trinnene som er skissert ovenfor, kan du få dokumentoverbelastningen under kontroll og bli en bedre, mer effektiv, papirløs Personalavdeling.

om eFileCabinet

eFileCabinet er en ledende leverandør av elektronisk dokumenthåndteringsprogramvare for små og mellomstore bedrifter, SAMT FOR HR-avdelinger av større bedrifter. Med elektronisk deling evner og papirløs arkivering, kan du kutte ut pounds av papir og spare din bedrift tid og penger. Med funksjoner som esignaturer, optisk tegngjenkjenning, umiddelbar elektronisk deling og skybasert fillagring, kan eFileCabinet bringe kontoret inn i papirløs æra.

Connect with us online to learn more.

www.efilecabinet.com

Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf