jeśli jest jedna rzecz, na której opierają się wydajne zespoły, to skuteczna komunikacja. Nie ma znaczenia, jak destrukcyjna jest twoja Technologia lub jak wielką masz wizję — jeśli twój zespół nie komunikuje się dobrze,będziesz walczyć pod górę.

Dlaczego? Cóż, słaba komunikacja marnuje czas, rodzi nieufność, powoduje niepotrzebne zawiłości i stres-wszystko dla często miernego wyniku.

gdy posiadasz systemy, narzędzia i strategie wspierające skuteczną komunikację, ułatwiasz współpracę, zbliżasz wszystkich do siebie i pomagasz zmniejszyć ryzyko wypalenia zespołu.

w tym artykule dzielimy się 14 praktycznymi wskazówkami, które pomogą Ci to zrobić, niezależnie od tego, czy twój zespół jest zazwyczaj zdalny, na miejscu, czy mieszanką dwóch.

14 pomocnych wskazówek dotyczących poprawy komunikacji w zespole

poniżej znajdują się wskazówki dla zespołów, które obejmują pracowników, którzy są zawsze zdalni, a także zespoły mieszane (co oznacza, że niektórzy członkowie zespołu pracują głównie w przestrzeni biurowej).

bez względu na to, gdzie członkowie Twojego zespołu obecnie pracują — lub gdzie będą pracować w przyszłości — te wskazówki pomogą Ci poprawić ogólną komunikację.

Wskazówki dotyczące komunikacji dla zespołów zdalnych

zespoły zdalne, ze swojej natury, mają niewielką lub żadną osobistą komunikację między członkami zespołu. Jeśli połączysz to z zespołem, który może być rozproszony w wielu strefach czasowych, masz środowisko, które sprawia, że skuteczna komunikacja jest wyzwaniem.

1. Zbuduj odpowiedni zestaw narzędzi.

na rynku dostępnych jest wiele oprogramowania i narzędzi, które usprawniają zdalną komunikację i współpracę w zespole. Włącz kilka narzędzi, które spełniają potrzeby całego zespołu.

aby dowiedzieć się, jakich narzędzi potrzebujesz, zacznij od myślenia o dwóch formach komunikacji: synchronicznej (tj. w czasie rzeczywistym) i asynchronicznej (tj. w harmonogramie non-concurrent).

na przykład twój zespół może już używać Slacka lub zdecydować się na jego użycie. (Jeśli nie, to zdecydowanie polecam, ponieważ sprawia, że synchroniczna współpraca jest prosta.)

jako zespół zdalny musisz również pomyśleć o narzędziach do konferencji audio i wideo. Podczas gdy możliwości Slacka w tym obszarze się poprawiają, polecam użycie Zoom lub innej dedykowanej platformy do tej komunikacji.

następnie potrzebujesz narzędzia do zarządzania projektami, które może działać jako centralny hub, aby utrzymać wszystko razem. Przestrzeń do zarządzania projektami ma prawie nieograniczoną liczbę opcji, ale niektóre z najbardziej popularnych To Basecamp, Teamwork i Trello.

aby dopełnić sprawy, polecam użycie narzędzia takiego jak bezpłatne oprogramowanie do planowania spotkań HubSpot, aby ograniczyć niepotrzebne zmiany podczas planowania spotkania. Sugeruję również użycie oprogramowania do przechwytywania ekranu, takiego jak Soapbox lub Loom, aby pomóc nadać kontekst rozmowom asynchronicznym.

Ogólnie rzecz biorąc, znajdując odpowiednie narzędzia dla swojego zespołu, wykonaj badania, poproś o rekomendacje, a następnie baw się z kilkoma i zobacz, co działa dla ciebie.

2. Konsekwentnie Aktualizuj dokumentację zespołu.

pomimo tego, w co świat startupów może chcieć wierzyć, oprogramowanie nie istnieje dla samego siebie. Celem wszystkich tych narzędzi jest ułatwienie skutecznej komunikacji, ale jak poświadcza większość pracowników zdalnych, często nie jest to wynikiem.

aby osiągnąć ten cel, musisz jasno określić, kiedy i jak zamierzasz korzystać z tych narzędzi, a następnie faktycznie przestrzegać tych wytycznych.

Kiedy powinieneś skontaktować się z kimś przez Slack, a nie przez e-mail? Co powinno być obsługiwane z screencast zamiast Zoom call?

szczegóły zależą od tego, co robi twój zespół i jak woli pracować, ale ogólną ideą jest domyślne ustawienie opcji asynchronicznych, chyba że masz silny powód, aby tego nie robić.

jeśli chodzi o zarządzanie projektami, główna zasada jest prosta: trzymaj wszystkie projekty na bieżąco z następnym działaniem, kto jest za nie odpowiedzialny i kiedy trzeba je zakończyć.

to nie jest nic przełomowego, ale w praktyce bardzo niewiele zespołów realizuje to na co dzień.

Jeśli ty i współpracownik macie luźną rozmowę, podczas której podjęto decyzję o projekcie, może się wydawać, że nie trzeba podejmować żadnych innych działań. Oboje wiecie, co trzeba zrobić, prawda?

chociaż możesz wiedzieć, co robić, reszta twojego zespołu nie będzie miała pojęcia, co się dzieje.

Twój system zarządzania projektami musi służyć jako centralne repozytorium tego, co dzieje się z każdym projektem. Poza utrzymywaniem reszty zespołu w pętli, bycie zgodnym z tymi aktualizacjami również ułatwia życie.

jak często pracujesz nad jednym projektem naraz? Prawie nigdy, prawda?

aktualizując to, łatwo jest szybko wrócić do prędkości, gdy skaczesz między kilkoma różnymi rzeczami.

koniec z grzebaniem w starych łańcuchach e-mail i luźnymi rozmowami, próbującymi dowiedzieć się, co dokładnie myślałeś wcześniej.

3. Ustalenie etykiety strefy czasowej.

gdy masz zespół rozłożony w wielu strefach czasowych, musisz bardziej zastanowić się, kiedy się komunikować.

Jeśli używasz Slacka, powinieneś zachęcić swój zespół do Ustawienia godzin „nie przeszkadzać”, aby nie otrzymywał alertów o każdej porze dnia. Jeśli nie korzystasz ze Slacka, trzymaj się z dala od wszystkiego, co wyśle alert do twojego kolegi z drużyny, chyba że jest to prawdziwa sytuacja awaryjna, która nie może czekać.

4. Zastanów się, jak będzie interpretowane medium i ton twoich słów.

Komunikacja zdalna jest w większości pisana. Naturalnie brakuje rzeczy, które uważamy za oczywiste, gdy rozmawiamy z kimś osobiście — mimiki twarzy, mowy ciała, tonu głosu itp.

jak wszyscy wiemy, myśli mogą natknąć się znacznie inaczej w tekście, a nawet w rozmowach telefonicznych, niż w prawdziwym życiu. Zrób więc przerwę przed wysłaniem wiadomości i przeczytaj ją ponownie dla tonu.

Po drugiej stronie, zachęcaj swój zespół i współpracowników do wypowiadania się, gdy czują, że ktoś idzie w złą stronę. Te małe rzeczy robią prawdziwą różnicę, gdy nie masz twarzy, aby umieścić w słowach.

5. Zbieraj zespół regularnie.

jedną z najbardziej wpływowych rzeczy, jakie może zrobić zespół zdalny, jest zaplanowanie czasu, aby wszyscy się spotkali. Łączenie czasu (wirtualnie lub osobiście, jeśli i kiedy zespół zdalny odwiedza przestrzeń biurową) jest świetnym sposobem na poprawę komunikacji i zaufania, a także:

• zbliżyć członków zespołu.
• zachęcaj wszystkich do dzielenia się i lepszego zrozumienia siebie nawzajem osobowości i stylów komunikacji.
• pomóż im znaleźć wspólne zainteresowania, których zwykle nie odkryją w rozmowie służbowej.

Jeśli możesz spędzić czas razem osobiście, możesz również od czasu do czasu organizować rekolekcje dla zespołu zdalnego. Lub, jeśli masz pracowników na całym świecie, a niektórzy z nich mieszkają dość blisko siebie, zachęcaj do ” mini-rekolekcji.”

ale co najważniejsze, należy zebrać zespół praktycznie na bieżąco. I nie rób z tego wszystkiego o pracy!

na przykład, mamy codzienne rozmowy wideo, które są po części pracą, po części towarzystwem. Od wtorku do czwartku połączenie jest krótkie 10-minutowe zameldowanie, aby zobaczyć, jak ludzie sobie radzą. W poniedziałki i piątki jest trochę dłużej, więc możemy porozmawiać o naszych weekendach, o tym, co robiliśmy i po prostu nadrobić zaległości.

nie zastępuje to całkowicie komunikacji osobistej, ale jest to łatwy sposób na budowanie głębszych kontaktów z resztą zespołu.

Wskazówki dotyczące komunikacji dla zespołów mieszanych

możesz mieć zespół mieszany, co oznacza, że niektórzy członkowie są głównie zdalni, a niektórzy pracują głównie w biurze. Ten typ zespołu ma swoje unikalne wyzwania ze względu na strukturę:

• po pierwsze, muszą zrobić wszystko, co w ich mocy, aby uniknąć podziałów między dwiema grupami pracowników.
• Po drugie, muszą upewnić się, że obie drużyny pozostaną zsynchronizowane.

6. Włącz wszystkich w pętle informacyjne.

podobnie jak zespoły zdalne muszą śledzić rozmowy, które prowadzą do decyzji lub działania, bez względu na to, jak małe, mieszane zespoły również. Jest to ważne dla zespołów mieszanych, aby wziąć pod uwagę, że pracownicy zdalni nie są pominięci w pętli i odwrotnie.

7. Unikaj jednorazowych rozwiązań dla powtarzających się wyzwań.

z etykietą strefy czasowej, wiesz, żeby nie ping kogoś, gdy jest 11:00 pm w ich części świata, ale co zrobić, gdy naprawdę trzeba z kimś porozmawiać, gdy nie jest to wygodne?

w takich sytuacjach trzeba poczynić pewne kompromisy. Idealnie, istnieje pewne nakładanie się w godzinach pracy, ale jeśli nie, spróbuj znaleźć czas, który nie jest zbyt niewygodne dla żadnego z was.

Jeśli ciągle sugerujesz czasy, które nie szanują harmonogramu drugiej osoby, po prostu prosisz o pominięcie pętli.

8. Zachęcaj do uczciwości i przejrzystości.

jedną z głównych zalet skutecznej komunikacji jest to, że pomaga wcześnie zidentyfikować problemy, dzięki czemu można je naprawić przy minimalnych zakłóceniach. Dzieje się tak tylko wtedy, gdy pracownicy czują, że mogą naprawdę podzielić się swoimi opiniami. W przeciwnym razie problemy będą po prostu jątrzyć.

w przypadku zespołów mieszanych istnieje wiele sposobów na niepowodzenie komunikacji, a koszty tego są wysokie — dlatego ważne jest, aby twój zespół informował Cię o problemie.

Jeśli pracujesz zdalnie i po prostu nie możesz skontaktować się z kimś w biurze za pomocą wszystkich odpowiednich kanałów, musisz być w stanie przemówić, aby twój zespół mógł dowiedzieć się, co się dzieje i naprawić to.

to samo odnosi się do bycia w biurze i próby złapania zdalnego pracownika. Chociaż nie każdy jest cyfrowym nomadem, czasami może się wydawać, że odpowiedź trwa kilka dni. Tak więc, gdy pojawiają się problemy, zespół musi mówić, a menedżer musi słuchać.

9. Organizuj spotkania częściej.

aby utrzymać zdalnych i pracowników biurowych na tej samej stronie, priorytetem jest regularne spotkania, aby nadrobić zaległości związane z pracą, celami i projektami. Możesz nawet zadzwonić przez Skype z pracownikiem zdalnym na lunch lub piwo po pracy.

Wskazówki dotyczące komunikacji dla zespołów na miejscu

Jeśli masz pracowników pracujących w tym samym budynku, komunikacja i współpraca mogą stać się nieco łatwiejsze. Jednak nadal ważne jest, aby zapewnić skuteczną komunikację.

10. Proszę odsunąć się od komputera.

kiedy pracujesz na miejscu, masz dostęp do jednego narzędzia, którego nie mają zdalne i mieszane zespoły; wstanie i podchodzenie do kogoś, aby z nimi porozmawiać.

zamiast rozmawiać wyłącznie przez Slack w biurze, jeśli to możliwe, możesz zadać im pytania osobiście, usiąść z nimi na kawę, skorzystać z sali konferencyjnej na szybką rozmowę i tak dalej.

12. Wykorzystaj technologię, aby pracować wydajniej.

podczas gdy niektórzy ludzie wracają do wirtualnych rozmów nad tymi osobiście, inni idą zbyt daleko w innym kierunku. Tylko dlatego, że możesz wstać i zadać pytanie swojemu współpracownikowi, nie znaczy, że powinieneś.

podobnie jak w przypadku zespołów zdalnych, ważne jest rozróżnienie między tym, co musi wydarzyć się synchronicznie, a tym, co może wydarzyć się asynchronicznie.

Jeśli pracujesz zdalnie, możesz zamknąć Slack, jeśli potrzebujesz przerwy, ale o wiele trudniej jest powstrzymać Boba z zespołu księgowego od zaczepiania Cię o najnowsze wiadomości o Ryzykantach, gdy jest dwa boksy w dół.

Jeśli uważasz, że rozmowa musi odbyć się osobiście, zanim komuś przerwiesz, poszukaj oznak, że nie chce, aby mu przeszkadzano-słuchawki włączone, głowa w dół, wyraźna ostrość. Jeśli koniecznie trzeba o tym mówić teraz, to w porządku, ale większość rozmów może poczekać. Wyślij im wiadomość na Slack i zapytaj, kiedy jest dobry moment na rozmowę.

13. Upewnij się, że dokumentacja jest nadal łatwo dostępna.

aktualizowanie i dostępność statusów projektów jest równie ważne dla zespołów w biurze, jak dla innych. Jest to również coś, co łatwo odepchnąć na bok.

nawet jako zespół z pracownikami na miejscu, musisz upewnić się, że informacje dotyczące całego zespołu są łatwe do znalezienia i dokładne. Chociaż możesz wstać i zapytać kogoś innego, co dzieje się z projektem lub gdzie znaleźć najnowsze pulpity nawigacyjne i raporty, nie powinieneś tego robić.

ciągłe szukanie tego, czego potrzebujesz i przerywanie połowy biura w tym procesie to ogromny zabójca produktywności. Nie leń się z zarządzaniem projektami tylko dlatego, że jesteś w tym samym miejscu.

14. Budowanie pozytywnego środowiska pracy.

nikt nie chce pracować w biurze pełnym zombie, które wydają się nie mieć interesów poza pracą. To nie tylko obniża morale, ale także szkodzi produktywności.

Kiedy ludzie czują, że po prostu to szlifują, dzień po dniu, po prostu nie będą tak skuteczni, jak mogliby być, gdyby byli w pełni zaangażowani. Daj im spokój, dając im znać, że można rozmawiać o rzeczach innych niż praca, gdy są w biurze.

To nie znaczy, że musisz iść pełną Doliną Krzemową i wypełnić Biuro workami fasoli i darmowym piwem. Nie oznacza to również, że ludzie nie muszą robić swoich rzeczy, ale pozwól swojemu zespołowi korzystać z lunchów, przerw na kawę i chłodnicy wody, aby się połączyć.

Efektywna komunikacja zespołowa prowadzi do szczęśliwszych, bardziej produktywnych pracowników

różne zespoły mają różne wyzwania komunikacyjne i mają różne sposoby, aby to zrobić, ale istnieje kilka prostych zasad, które obowiązują we wszystkich dziedzinach:

1. mądrze dobieraj narzędzia.
2. wyjaśnij, kiedy i jak należy używać każdego narzędzia.
3. używaj tych narzędzi poprawnie i konsekwentnie.
4. bądź świadomy, jak twoje słowa (pisane lub mówione) mogą być interpretowane.
5. szanuj czas innych ludzi.

Kiedy masz odpowiednie podstawy i kulturę, która promuje przejrzystość i uczciwość, jesteś na dobrej drodze do skutecznej komunikacji.

zasady są proste i oparte na zdrowym rozsądku, ale doprowadzenie ich do działania wymaga prawdziwego zaangażowania całego zespołu, od góry do dołu.

aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj o szybkich ćwiczeniach budowania zespołu, aby spróbować dalej.

Nota wydawcy: Ten post został pierwotnie opublikowany w październiku 2018 i został zaktualizowany pod kątem kompleksowości.