definicja zarządzania dostawcami

zarządzanie dostawcami to proces, który upoważnia organizację do podjęcia odpowiednich środków w celu kontrolowania kosztów, zmniejszenia potencjalnych zagrożeń związanych z dostawcami, zapewnienia doskonałej jakości usług i czerpania wartości od dostawców w dłuższej perspektywie.Obejmuje to badanie najlepszych odpowiednich dostawców, pozyskiwanie i uzyskiwanie informacji o cenach, ocenę jakości pracy, zarządzanie relacjami w przypadku wielu dostawców, ocenę wydajności poprzez ustalenie standardów organizacyjnych i zapewnienie, że płatności są zawsze dokonywane na czas.

w tym miejscu pojawia się system zarządzania dostawcami lub maszyny wirtualne.

System zarządzania dostawcami jest internetowym narzędziem internetowym, które działa jako pojedynczy węzeł do zarządzania wszystkimi działaniami związanymi z dostawcami w dowolnej organizacji lub firmie, zapewniając jednocześnie lepszą wydajność i długoterminowy wzrost w opłacalny sposób.

korzyści z zarządzania dostawcami

dzięki odpowiedniemu zarządzaniu dostawcami organizacja może doświadczyć następujących korzyści:

(1) lepszy wybór

dzięki wdrożeniu odpowiedniego zarządzania dostawcami Twoja organizacja może skorzystać z większego wyboru dostawców, co skutkuje większą liczbą wyborów i ostatecznie lepszymi kosztami.

Twoja organizacja może skorzystać na wojnie licytacyjnej między dostawcami, zapewniając jednocześnie, że otrzymasz swoje pieniądze.

(2) lepsze zarządzanie kontraktami

w scenariuszu wielu dostawców brak systemu zarządzania dostawcami podnosi kwestię zarządzania kontraktami, dokumentacją i innymi istotnymi informacjami w organizacji.

dzięki wdrożeniu odpowiednich maszyn wirtualnych Twoja organizacja może korzystać ze scentralizowanego widoku aktualnego stanu wszystkich umów i innych przydatnych informacji, które pozwolą Twojej organizacji osiągnąć lepsze możliwości podejmowania decyzji i zaoszczędzić cenny czas.

(3) Lepsze zarządzanie wydajnością

zintegrowany widok wydajności wszystkich dostawców można osiągnąć poprzez wdrożenie systemu zarządzania dostawcami.

To może dać Twojej organizacji jasne zrozumienie tego, co działa, a co nie! To ostatecznie prowadzi do poprawy wydajności, co z kolei poprawia ogólną wydajność organizacji.

(4) lepsza relacja z dostawcami

zarządzanie wieloma dostawcami w tym samym czasie nigdy nie jest łatwe. Podczas gdy niektórzy dostawcy mogą okazać się naprawdę owocne, inni mogą nie. Ale zarządzanie relacjami między dostawcami jest kluczem do pomyślnego zakończenia projektu.

zbierając wszystkie informacje związane z dostawcą w jednym miejscu, korzystasz z uzyskania wszystkich wymaganych informacji jednocześnie i może to wpłynąć na proces podejmowania decyzji, upraszczając go!

(5) lepsza wartość

ostatecznie celem systemu zarządzania dostawcami jest uzyskanie jak największej wartości za swoją złotówkę. Tak więc wdrożenie systemu zarządzania dostawcami, po prawidłowym wykonaniu, może skutkować długofalowymi oszczędnościami, a także lepszymi zarobkami w danym okresie czasu.

wyzwania w zarządzaniu dostawcami

chociaż istnieje wiele korzyści, niektóre wyzwania muszą zostać przezwyciężone, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie organizacji.

istnieje wiele wyzwań, przed którymi może stanąć organizacja, jeśli zarządzanie dostawcami nie zostanie poprawnie zaimplementowane. Są one następujące:

(1) ryzyko zgodności dostawcy

ustalanie standardów przed kontaktem z dostawcami może zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy. Nie wszyscy dostawcy mogą działać zgodnie z Twoimi standardami. Ważne jest, aby wybrać odpowiedniego dostawcę spośród wielu dostawców, którzy spełniają Twoje standardy i kryteria organizacyjne, zapewniając jednocześnie doskonałą wydajność.

(2) ryzyko reputacji dostawcy

radzenie sobie z wieloma dostawcami nie jest łatwym zadaniem. Ponadto jakość pracy musi być oceniana z góry przed zawarciem umowy, co sprawia, że proces jest bardziej skomplikowany.

podczas gdy niektórzy dostawcy mogą wykonać twoje zadanie naprawdę dobrze, inni mogą znosić słabe wyniki i rzucać wszystkie terminy w tizzy. Dlatego też sprawdzenie przeszłości jest koniecznością

przed dokonaniem jakiegokolwiek wyboru. Może to zapewnić Ci wgląd w ważne punkty,które mogłeś przeoczyć.

(3) brak widoczności

chociaż bardzo ważne jest posiadanie scentralizowanego rozwiązania do przechowywania danych do zarządzania danymi dostawców, przynosi ono również korzyści organizacji ze scentralizowanego widoku i lepszej widoczności, co może prowadzić do lepszej alokacji zasobów i poprawy wydajności.

(4) przechowywanie danych dostawcy

w miarę rozwoju organizacji niezbędne staje się posiadanie rozwiązania do przechowywania danych dostawcy. W przypadku braku systemu zarządzania dostawcami przechowywanie i pobieranie danych może okazać się naprawdę trudne, biorąc pod uwagę fakt, że możesz mieć do czynienia z wieloma dostawcami dla wielu projektów w tym samym czasie.

(5) ryzyko płatności dostawcy

niektórzy dostawcy mogą mieć różne warunki płatności, podczas gdy niektórzy mogą przestrzegać standardowych warunków branżowych. Ustalenie warunków i zapewnienie, że płatność jest zawsze dokonywana na czas, jest jednym z głównych problemów, zwłaszcza w kontaktach z wieloma dostawcami w tym samym czasie.

proces zarządzania dostawcami

w tym momencie możemy wywnioskować, że skuteczne zarządzanie dostawcami jest kluczowe. Organizacja musi zaplanować i wykonać proces, który poprowadzi, w jaki sposób będzie angażować się ze swoimi dostawcami na każdym kroku.

chociaż nie jest możliwe posiadanie jednego konkretnego procesu zarządzania dostawcami, który obejmuje wszystkie przedsiębiorstwa i dostawców, możemy połączyć podstawowe kroki, które leżą u podstaw zaangażowania organizacji Od początku do końca z jej dostawcami:

(1) Identyfikacja i ustalanie celów biznesowych

zanim rozpocznie się proces zarządzania dostawcą, ważne jest zidentyfikowanie i ustalenie celów biznesowych, które wymagają zaangażowania dostawcy. Pomaga to w zrozumieniu wymagań każdej jednostki biznesowej i zapobiega powielaniu wysiłków i marnotrawieniu zasobów w zakresie wyboru i zawierania umów z dostawcami. Pomaga również w późniejszych etapach pomiaru i oceny wydajności dostawcy, ponieważ cele te ustanawiają odpowiednie wskaźniki.

(2) utworzenie zespołu zarządzania dostawcami

po rozpoznaniu celów biznesowych następnym krokiem powinno być utworzenie dedykowanego zespołu zarządzania dostawcami. Ten scentralizowany zespół powinien być wykwalifikowany w identyfikowaniu celów biznesowych i wskaźników KPI dla zarządzania dostawcami, wyborze odpowiednich dostawców, negocjowaniu procesu kontraktowania, okresowej ocenie wydajności dostawców i śledzeniu wszystkich działań transakcyjnych.

Ten zespół ma kluczowe znaczenie, ponieważ będzie działał jako pośrednik między jednostkami biznesowymi a dostawcami i zapewni współpracę między nimi.

zapobiegnie to również zaangażowaniu zbyt wielu interesariuszy – gdy zarządzanie dostawcami jest zdecentralizowane dla jednostek biznesowych, skutkuje dużą liczbą umów z tym samym dostawcą lub rozbieżnymi transakcjami z wieloma dostawcami. Utrudnia to śledzenie i ocenę wydajności dostawcy oraz naraża organizację na ryzyko dostawcy.

(3) Tworzenie bazy danych dla wszystkich informacji związanych z dostawcami

Po jasnych celach biznesowych i uruchomieniu zespołu zarządzającego dostawcami, następnym krokiem powinno być zbudowanie zaktualizowanej i skategoryzowanej bazy danych wszystkich odpowiednich dostawców i informacji związanych z dostawcami.

korzyści z tego są wielorakie –

(i) dopasuje potrzeby jednostek biznesowych do odpowiedniego dostawcy. Na przykład administracja może zidentyfikować odpowiednich dostawców materiałów biurowych, sprzętu komputerowego itp.

(ii) po kategoryzacji dostawców na podstawie ich typu porównanie między dostawcami stanie się łatwiejsze do oceny

(iii) usprawni to informacje-rozproszone, rozbieżne informacje o dostawcach będą przechowywane w jednej lokalizacji i zapewnią wgląd w bieżący etap dostawców, na przykład dostawców z zawartą umową, dostawców wymagających odnowienia itp. i

(iv) umożliwi skuteczne budżetowanie – można łatwo rozpoznać długoterminowych, krytycznych dostawców i krótkoterminowych, taktycznych dostawców i odpowiednio ocenić przydział budżetu.

(4) Identyfikacja kryteriów wyboru dostawców

gdy wszystkie informacje dotyczące dostawcy zostaną uproszczone, zaktualizowane i skategoryzowane, musisz wybrać kryteria, na podstawie których zostaną wybrani wszyscy odpowiedni dostawcy.

podczas gdy koszt jest podstawowym kryterium wyboru dostawców, firmy coraz częściej szukają innych kryteriów, aby określić, który dostawca najlepiej spełniłby ich wymagania – w końcu najniższy koszt nie gwarantuje najwyższej wartości. Artykuł CIO1 rozpoznał czynniki pozakostowe, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawców – stabilność finansową, wcześniejsze doświadczenie w pracy jako firma, wyróżnienia przemysłowe, procedury stosowane przez Sprzedawcę, korzyści skali i ich zapisy prawne/regulacyjne. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie wyżej wymienione kryteria, aby mieć całościową ocenę dostawców.

w przypadku zakupów o wysokiej wartości firmy angażują się również w procedury przetargowe, które obejmują Zapytania ofertowe, RFI i Zapytania ofertowe przed wyborem dostawcy.

(5) Ocena i wybór dostawców

na tym etapie Dostawcy muszą być oceniani na podstawie kryteriów wyboru i, w stosownych przypadkach, procedury przetargowej.

złożone propozycje muszą zostać dokładnie ocenione, aby zrozumieć strukturę cenową, zakres prac i sposób spełnienia wymagań, warunki, daty wygaśnięcia i przedłużenia itp. Zapewni to, że Twoja organizacja czerpie maksymalną wartość od dostawcy. Uważaj na ukryte możliwości oszczędności!

Oceń wewnętrzne mocne i słabe strony dostawców i zbadaj, w jaki sposób zewnętrzne szanse i zagrożenia mogą wpłynąć na Twoją transakcję, a także proces zarządzania dostawcami.

Po zakończeniu pełnego procesu oceny od początku do końca nadszedł czas, aby wybrać dostawcę.

(6) opracowywanie umów i finalizowanie dostawców

Cóż, teraz masz wybranego. Nadszedł czas, aby zakończyć proces zawierania umów i wprowadzić Sprzedawcę na pokład.

zazwyczaj etap zamawiania jest przypisany do zespołu prawno-finansowego i kierownictwa wyższego szczebla zaangażowanego w sprawy dostawców. Pozostałe jednostki biznesowe otrzymują umowę i współpracują z dostawcami po zakończeniu procesu finalizacji. W dłuższej perspektywie wydaje się to nieoptymalne-jednostki biznesowe to te, które ostatecznie współpracują z dostawcami na co dzień i mają cenny wgląd w to, jak zmaksymalizować wydajność operacyjną dostawców. W związku z tym konieczne jest zaangażowanie wszystkich zainteresowanych stron, przynajmniej w proces decyzyjny.

najlepsze praktyki: Techniki usprawniające strategię zarządzania dostawcami

masz wdrożony proces zarządzania dostawcami najlepiej dopasowany do Twojej organizacji. Jednak zarządzanie dostawcami nie kończy się po wybraniu dostawców. Istnieją techniki i najlepsze praktyki, które uzupełniają Twój proces i mogą jeszcze bardziej efektywnie zarządzać dostawcami w Twojej organizacji. Przyjrzyjmy się:

(1) jasno przekaż swoje oczekiwania

angażując się w kontakty z dostawcami, konieczne jest jasne zdefiniowanie celów biznesowych organizacji i oczekiwań ze strony dostawców. Poinformuj sprzedawców, jakie są Twoje obecne i przyszłe wymagania oraz w jaki sposób są one zgodne z celami Twojej organizacji. Pozwoli to Tobie i dostawcom być na tej samej stronie i ostatecznie lepiej współpracować, nawet w dłuższej perspektywie. Pomaga w ustalaniu wzorców, zmniejsza ryzyko związane z wydajnością i zgodnością dostawców oraz ocenia dostawców.

(2) Upewnij się, że ustalasz terminy, które są osiągalne i realistyczne

biorąc pod uwagę zestaw celów i oczekiwań, które masz, ważne jest, aby ustalić terminy, które mogą być spełnione, realistycznie, przez dostawców. Wyznaczanie niemożliwych terminów nie tylko utrudnia wydajność dostawców i tworzenie wartości, ale także zwiększa ryzyko i uniemożliwia znaczącą współpracę.

(3) współpracuj ze swoimi dostawcami, aby utrzymać długotrwałe relacje

słowo „współpraca” pojawiło się kilka razy, prawda? Cóż, jest to ważne, ponieważ po prostu negocjacje z dostawcami dotyczące cen i wydajności prowadzą do zakończenia transakcji. Ale kiedy współpracujesz i angażujesz dostawców w opracowywanie strategii osiągania celów i oczekiwań, prowadzi to do cennego, długoterminowego budowania relacji. Współpraca pozwala zarówno przedsiębiorstwu, jak i dostawcom na burzę mózgów innowacyjnych pomysłów na temat tego, w jaki sposób można zmaksymalizować tworzenie wartości z ich partnerstwa.

coroczne badanie pulse of Procurement2 firmy Zycus uznało osiągnięcie lepszej synergii z dostawcami za jeden z najważniejszych priorytetów, a współpracę z dostawcami w celu poprawy wydajności jako główny obszar zainteresowania specjalistów ds. zamówień.

(4) ustal KPI do pomiaru wydajności dostawcy

jak zdajemy sobie sprawę, że dostawcy realizują zgodnie z ustalonymi oczekiwaniami i celami biznesowymi? Potrzebujemy kluczowych wskaźników wydajności (KPI), aby zmierzyć różne aspekty dostawców i ostatecznie dowiedzieć się, czy proces zarządzania dostawcami jest skuteczny.

wskaźniki KPI różnią się w zależności od organizacji i w oparciu o to, co uważają za ważne podczas oceny wydajności dostawców.

jednak kolejny artykuł CIO na temat ” zarządzanie dostawcami: jak mierzyć wartość za pieniądze?”3 skategoryzował różne ilościowe i jakościowe sposoby ustalania KPI i mierzenia zwrotu z inwestycji dostawcy:

* zarządzanie relacjami; mierzone zaangażowaniem dostawcy, elastycznością i innowacjami,

* zarządzanie kosztami; mierzone zdyskontowane ceny, koszty zamówień itp.,

* jakość; pomiar według wiedzy personelu, dokładności zamówienia, zgodności z wymaganiami, gwarancjami itp.,

* dostawa; mierzona na czas dostawy, Czas reakcji na problemy z zamówieniem i sytuacje awaryjne itp. i

* zadowolenie klienta

(5) ocena ryzyka dostawcy, aby umożliwić jego minimalizację

jest to prawdopodobnie jedna z najważniejszych technik, które pomogą zapewnić, że zarządzanie dostawcami spełnia oczekiwania.

ocena ryzyka zarządzania dostawcami nie jest jednym krokiem – zaczyna się, gdy rozpoznasz potrzebę dostawcy, a następnie po prostu trwa.

istnieje wiele rodzajów ryzyka związanych z zarządzaniem dostawcami – finansowe, płatnicze, operacyjne, zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych, aby wymienić tylko kilka. Musisz okresowo identyfikować wszystkie ryzyka związane z dostawcą na każdym etapie procesu zarządzania dostawcą, oceniać jego wpływ na podstawie apetytu na ryzyko i planować środki ograniczające.

zagrożenia, które stanowią ryzyko, stale się zmieniają-upewnij się, że monitorujesz wewnętrzne i zewnętrzne środowisko organizacji i oceniasz stosowane kontrole, ich skuteczność i aktualizujesz je w razie potrzeby. Taki poziom należytej staranności pomoże zminimalizować ryzyko związane z dostawcą i zapewnić, że jego wyniki będą w stanie spełnić wszystkie wymagania.

Food For Thought – różnica między zarządzaniem dostawcami a zarządzaniem relacjami z dostawcami

w wielu scenariuszach terminy „zarządzanie dostawcami” i „zarządzanie relacjami z dostawcami” są używane zamiennie. Czy jedno dodatkowe słowo naprawdę tworzy jakąś różnicę? Cóż, ma. Podczas gdy zarządzanie dostawcami obejmuje całość zaangażowania przedsiębiorstwa z dostawcami,

zarządzanie relacjami z dostawcami jest częścią tej całości, która koncentruje się na „ludzkim aspekcie” zarządzania dostawcami. Na koniec dnia sprzedawcy są reprezentowani przez ludzi i już ustaliliśmy, jak cenne są relacje z dostawcami dla organizacji.

budowanie trwałych i znaczących relacji z dostawcami, zwłaszcza tymi krytycznymi, wchodzi na listę priorytetów organizacji zajmującej się zarządzaniem dostawcami. Zespoły dostrzegają wartość synergii ze swoimi dostawcami – znacząca, długotrwała współpraca może pozytywnie wpłynąć na wydajność dostawców, a także pomóc zminimalizować ryzyko dla dostawców. Aby to ułatwić, rośnie liczba narzędzi VRM, które umożliwiają firmom skuteczne zarządzanie relacjami z dostawcami.

w skrócie

ten wpis na blogu mówi o bardzo kluczowym aspekcie funkcjonowania organizacji – zarządzaniu dostawcami. W dzisiejszej globalnej gospodarce, gdzie bariery geograficzne i ekonomiczne stale maleją, organizacje muszą współpracować z różnymi typami dostawców z całego świata. Nawet jeśli współpracujesz z jednym dostawcą, kluczowe znaczenie ma skuteczne zarządzanie dostawcami, ponieważ ich wydajność ostatecznie wpływa na wydajność Twojej firmy. Ważne jest, aby zrozumieć korzyści i wyzwania związane z zarządzaniem dostawcami, aby móc zaprojektować skuteczny proces, który poprowadzi Twoje zaangażowanie z dostawcami. Nie zapomnij uzupełnić procesu o najlepsze praktyki zarządzania dostawcami, aby zapewnić, że dostawcy dostarczą maksymalną wartość Twojej organizacji.