Trello to przyciągająca wzrok, zabawna i intuicyjna aplikacja, która pomaga ludziom współpracować w pracy. Największym wyzwaniem dla korzystania z niego jest podjęcie decyzji, czy jest to odpowiedni rodzaj aplikacji do współpracy do zarządzania pracą. Trello najlepiej opisuje się jako aplikację Kanban board, kategorię oprogramowania, która najlepiej nadaje się do organizowania, koordynowania i śledzenia pracy w trakcie przepływu pracy wśród grupy ludzi. Nie jest to świetna aplikacja do tradycyjnego zarządzania projektami. Mimo to, atutem Trello jest łatwość obsługi i możliwość udostępniania tablic Trello współpracownikom zewnętrznym.

porównując Trello do innych aplikacji kanban, brakuje niektórych funkcji, takich jak swimlanes i limity pracy w toku. To, co ma, to wybór dodatkowych funkcji, które możesz dodać à la carte, dzięki czemu aplikacja jest tak złożona i bogata w funkcje, jak chcesz. Ustalenie, czy jest to właściwe dla Twojego zespołu i pracy, którą chcesz zarządzać, może jednak wymagać pewnych prób i błędów.

czy Trello to aplikacja do zarządzania projektami?

często słyszę o Trello pytanie: „czy Trello nie jest aplikacją do zarządzania projektami?”

jest i nie jest. To zależy od tego, jak bardzo jesteś surowy w swojej definicji słowa ” projekt.”

projekt to grupa zadań, które mają datę rozpoczęcia, datę zakończenia i produkt końcowy. Nie każda praca jest projektem. Budowa domu to projekt. Odbieranie połączeń w call center nie jest projektem.

w PCMag patrzymy na aplikacje do współpracy jako na jedną bardzo dużą kategorię. W ramach niego mamy kilka podkategorii, aby ułatwić ludziom poznanie i porównanie oprogramowania, które najlepiej pasuje do ich potrzeb. Jedną z tych podkategorii jest tradycyjne oprogramowanie do zarządzania projektami. Innym jest kanban board apps. Trello pasuje bardziej schludnie do podkategorii kaban, ponieważ ma wszystkie typowe cechy aplikacji tablicowej kanban.

czy możesz użyć Trello do zarządzania niektórymi rodzajami projektów? Tak. Mógłbyś. Czy byłby to zły wybór aplikacji do zarządzania bardzo dużymi i złożonymi projektami, takimi jak start rakiety? Tak. Tak.

Co To jest Kanban?

Kanban to metoda organizowania, śledzenia i zarządzania pracą. Wyobraź sobie, że chcesz zarządzać rodzinną listą zadań za pomocą tablicy plakatowej i karteczek samoprzylepnych. Możesz zacząć od utworzenia trzech kolumn (Trello nazywa je listami) oznaczonych jako Do, Doing I Done. Następnie można napisać na notatki zadań, które muszą być wykonane i umieścić je w tej pierwszej kolumnie. Powiedzmy, że rodzina zdecydowała, że każdy członek gospodarstwa domowego jest odpowiedzialny za nie więcej niż trzy zadania w danym momencie.

teraz każdy może wybrać trzy zadania z kolumny do zrobienia i dodać ich nazwę do notatki. Lub ktoś inny może przypisać im zadania. Kiedy osoba odpowiedzialna rozpoczyna zadania, przenosi karteczkę do kolumny Doing. Kiedy są one gotowe, umieścić w kolumnie gotowe, a następnie można wybrać nowe zadanie.

z przykładu można zebrać dwie zalety kanban. Po pierwsze, jest to świetny system ograniczania ilości pracy, jaką każda osoba może mieć na swoim talerzu naraz. Po drugie, każdy ma wgląd w stan pracy, którą musi wykonać zespół (w tym przypadku rodzina). Pozwala to zarówno na odpowiedzialność, jak i na pomoc innym członkom zespołu, którzy pozostają w tyle.

aplikacje tablicowe Kanban są idealne do zarządzania pracą i przepływem pracy przez różne etapy lub przepływ pracy. Nie wszystkie „prace” są jednak dobrze dopasowane do tej konfiguracji. Jeśli uruchamiasz rakietę lub budujesz Szpital, potrzebujesz bardziej niezawodnego oprogramowania, które może śledzić, jak różne elementy projektu wpływają na siebie nawzajem. Na przykład harmonogram budowy szpitala zależy od tego, kiedy fundament zostanie wylany. Jeśli przegapisz ten termin z powodu złej Pogody, wszystkie pozostałe elementy projektu muszą dostosować się do zmiany. Płyty Kanban nie są przystosowane do radzenia sobie z tego rodzaju nieprzewidzianymi sytuacjami.

Cena i plany

Trello zmniejszyło liczbę typów planów, które oferuje do trzech, pozbywając się swojej dawnej opcji Złotej. Możesz teraz zarejestrować bezpłatne konto klasy biznes lub Enterprise.

Trello Free to jak sama nazwa wskazuje: free. Za pomocą tego typu konta możesz tworzyć dowolną liczbę tablic osobistych, kart i list, chociaż możesz tworzyć nie więcej niż 10 tablic zespołowych (to znaczy zespołowych). Załączniki mogą mieć rozmiar nie większy niż 10 MB i nie można zintegrować konta z innymi aplikacjami. Co najważniejsze, masz tylko jeden power-up na pokładzie.

koncepcja power-up jest ważna dla zrozumienia, co sprawia, że DARMOWE konto tak bardzo różni się od kont płatnych. Power-upy to funkcje à la carte, które dodajesz do tablic Trello. W przypadku większości oprogramowania biznesowego można wybrać poziom usługi w oparciu o zestaw funkcji oferowanych na każdym poziomie. Na przykład możesz uzyskać funkcje a i B z pierwszą warstwą usługi, ale od A do D z drugą warstwą i tak dalej. Trello jest inny. Z Trello, można dostosować, które funkcje (lub power-upy) chcesz dla każdej planszy. Liczba funkcji, które możesz dodać, różni się w zależności od wybranego typu konta. Kilka przykładów ulepszeń to widok kalendarza, śledzenie czasu i pola niestandardowe. Jeśli chcesz mieć wszystkie trzy z tych funkcji na jednej planszy, nie możesz tego zrobić z Trello Free, ponieważ dostajesz tylko jeden power-up na planszę.

konta Business Class ($12.50 za osobę miesięcznie lub $119.88 za osobę rocznie) i Enterprise (ceny różnią się) mają nieograniczone bonusy. Oba mają również limit rozmiaru 250 MB dla przesyłania i umożliwiają tworzenie nieograniczonej liczby tablic zespołu. Różnica między tymi dwoma typami kont ma mniej wspólnego z funkcjami użytkownika końcowego,a Więcej z opcjami zarządzania zapleczem. Trello Enterprise zawiera narzędzia do administrowania jednokrotnym logowaniem oraz zarządzania uprawnieniami i ograniczeniami.

jak porównać ceny Trello?

ceny Trello są na równi z innymi pakietami oprogramowania do współpracy. W ciągu pierwszych kilku lat od premiery Trello pobierało znacznie mniej opłat, co wraz z przyjaznym interfejsem użytkownika pomogło mu zdobyć reputację doskonałego narzędzia dla małych firm i startupów. Stawki są nadal uczciwe, ale nie są kradzieżą.

Asana pobiera nieco więcej niż Trello, zaczynając od $13.49 za osobę miesięcznie. Airtable, czyli relacyjna baza danych, która działa również dobrze do zarządzania przepływem pracy, pobiera mniej więcej takie same opłaty (począwszy od $120 za osobę rocznie). Leankit, kolejna prosta aplikacja Kanban board, pobiera dużo więcej (minimum 228 USD za osobę rocznie). Zenkit pobiera opłaty zbliżone do Trello z opcją 9 USD za osobę miesięcznie, podobnie jak Wrike w wysokości 9,80 USD za osobę miesięcznie.

Możesz porównać te ceny z bardziej tradycyjnymi aplikacjami do zarządzania projektami, z których niektóre oferują teraz funkcjonalność płyty kanban w nich, ale może to zrobić bałagan. Niektóre aplikacje do zarządzania projektami pobierają opłatę za osobę miesięcznie, a inne pobierają opłatę do określonej liczby użytkowników, co utrudnia porównywanie cen.

na przykład, Zoho Projects pobiera teraz stawkę dla grupy, np. 240 USD rocznie dla maksymalnie 10 osób. Zoho Sprints, kolejny produkt tej samej firmy, który jest bardziej skoncentrowany na zwinnym zarządzaniu projektami w Ustawieniach tablicy kanban, wykorzystuje podobną kalkulację stawki grupowej; to $ 12 miesięcznie dla grupy 10. Projekty pracy zespołowej pobierają jednak prostsze $ 9 za osobę miesięcznie, chociaż minimum 5 osób. Jak powiedziałem, robi się trochę bałagan

rozpoczęcie pracy z Trello

podobnie jak w przypadku każdej aplikacji Kanban board, Trello pozwala tworzyć niestandardowe tablice. Wcześniej wspomniałem o przykładowej tablicy To Do, Doing, Done. To tylko jeden przykład. Możesz tworzyć tablice z dowolną liczbą kolumn i nadawać im dowolne nazwy.

następnie tworzysz karty do włożenia do kolumn. Karty Trello mogą mieć wiele szczegółów. Możesz umieścić nazwę zadania, cesjonariusza, podzadania, datę wykonania, opis, hiperłącza, załączniki, etykiety (podobne do tagów) i wiele innych.

kolejnym krokiem na początek jest zaproszenie ludzi do dołączenia do twojej tablicy, jeśli chcesz tworzyć tablice zespołowe. Możesz również użyć Trello do osobistego kanban, jeśli chcesz prywatnie organizować własne zadania i przepływy pracy.

nieco nowością w Trello są szablony. Możesz teraz wybrać tablicę, która jest już zaprojektowana, aby pomóc ci w lepszym zarządzaniu przepływem pracy, w zależności od rodzaju pracy. Kilka przykładów szablonów to proces publikowania, Sprint projektowy, Zarządzanie biletami wsparcia i planowanie imprez biurowych. Dzięki płatnemu Kontu Trello możesz tworzyć własne szablony, z których może korzystać twój zespół.

aplikacje i interaktywność

Możesz używać Trello jako aplikacji internetowej lub jako pobranej aplikacji komputerowej (mac OS, Windows) lub aplikacji mobilnej (Android, iPhone i iPad). Aplikacja internetowa działa płynnie, z doskonałymi możliwościami przeciągania i upuszczania, w tym gdy chcesz przesłać załączniki. Masz pewne korzyści z zainstalowania aplikacji komputerowej. Na początek otrzymasz powiadomienia na pulpicie,a także opcje szybkiego dodawania. Dostępne są również funkcje paska dotykowego z kompatybilnym komputerem Mac i dodatkowymi skrótami klawiaturowymi.

Trello pozwala przesyłać zawartość nie tylko z pulpitu, ale także z Dysku Google, Box, Dropbox i adresów URL. Gdy Przesyłasz zdjęcie na kartę, Trello może przekształcić je w zdjęcie okładki, pomagając szybko zidentyfikować zawartość karty. Istnieje teraz opcja dodania obrazu okładki, nawet jeśli nie masz nic do przesłania. Trello pozwala na szybkie wyszukiwanie na Unsplash, aby znaleźć coś odpowiedniego.

chociaż możesz przypisać kogoś do karty i ustawić termin realizacji, nie znajdziesz bardziej zaawansowanych funkcji zarządzania projektami, takich jak szacowanie najlepszych i najgorszych scenariuszy, jak długo zadanie może potrwać. Dziwne jest też dla mnie, że kart nie można sprawdzać jako zrobione, chociaż można je „archiwizować”. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy karta ma termin płatności. Może problemem jest to, że próbuję zaszufladkować karty do zadań, kiedy w rzeczywistości nie muszą być. Trello jest w tym sensie systemem bardzo elastycznym. Karty mogą być, co chcesz, tak jak kolumny mogą być, co chcesz.

funkcje i Power-upy

kolorowe etykiety to kolejne narzędzie do organizowania kart, choć uważam je za nieco rozczarowujące. Każda etykieta wymaga koloru,co oznacza, że szybko zabraknie łatwych do zidentyfikowania kolorów po około 10. Istnieje opcja włączenia wzorców dla użytkowników niewidomych. Chciałbym mieć możliwość używania tagów słów kluczowych jako etykiet, jeśli byłoby to lepiej dopasowane do potrzeb mojej tablicy. To dodałoby więcej sposobów wyszukiwania, sortowania i filtrowania kart.

Trello nie ma domyślnie śledzenia czasu, ale możesz dodać go jako power-up. Możesz dodać więcej funkcji za pomocą rozszerzeń Google Chrome innych firm. Jest nawet aplikacja Trello dla Slacka. Wspomniałem wcześniej, że Trello nie ma limitów pracy w toku. Możesz uzyskać tę funkcję za pomocą dodatku, ale wszystko, co otrzymasz, to Ostrzeżenie, gdy przekroczysz limit, a nie zostaniesz zablokowany przed działaniem lub musisz podać powód przekroczenia limitu. Leankit ma wbudowane limity WIP i możesz z nimi zrobić więcej.

majstrowałem nad niektórymi z tych dodatków do śledzenia czasu, raportów i funkcji scrum (scrum to styl pracy, który koncentruje się na iteracji i jest popularny wśród programistów). Nie są złe, ale nie są również tak potężne, jak natywne funkcje raportowania i szacowania czasu dostępne w LiquidPlanner, która jest wysokiej klasy aplikacją do zarządzania projektami. LiquidPlanner może robić takie rzeczy, jak rekonfigurowanie całej osi czasu zadań, które są zależne od siebie, jeśli nawet jedna osoba nie dotrzyma terminu.

Jeśli masz płatne konto, które umożliwia integrację, możesz połączyć Trello z innymi aplikacjami biznesowymi poza tym, co znajduje się w sklepie z rozszerzeniami Chrome. Narzędzia do śledzenia czasu Toggl i Harvest oferują na przykład integrację z Trello. Jeśli nie masz nic przeciwko stworzeniu unikalnego zestawu narzędzi, z których może korzystać twój zespół, możesz dostosować go do swoich potrzeb dzięki Trello. Może to trochę potrwać, aby połączyć wszystko, czego chcesz i potrzebujesz.

jedną z mocnych stron Trello jest to, że istnieje więcej niż jeden sposób, aby go użyć. Jest wystarczająco elastyczny, aby zginać się do twojej woli i możesz stać się raczej kreatywny. Używałem Trello do śledzenia pomysłów na podróże i czy zacząłem je rezerwować. To, jak go wykorzystasz, zależy naprawdę od Ciebie.

elastyczność Trello może wydawać się atutem, ale może być również obciążeniem, ponieważ musisz dowiedzieć się, jak najlepiej korzystać z usługi. Od dawna mam podobne odczucia co do asany, wspaniałego narzędzia do zarządzania zadaniami, które ma tak niewiele zasad, jak go używać, że może być zniechęcające dla nowych użytkowników, gdy próbują dowiedzieć się, jak to może dla nich działać. Zarówno Trello, jak i Asana mogą być niezbędne do współpracy, ale potrzeba silnego, zgranego zespołu, aby znosić pewne próby i błędy przy pierwszym przyjęciu narzędzia i podejmowaniu decyzji o jego użyciu.

Automatyzacja

jedną z nowszych funkcji w Trello jest możliwość tworzenia automatyzacji, znana również jako Command runs lub Butler.

czasami w Trello, regułami twojej planszy będzie podążanie za jedną akcją (zwaną wyzwalaczem) z inną akcją i za każdym razem jest to ta sama akcja. W takim przypadku można utworzyć automatyzację. Na przykład, za każdym razem, gdy ktoś przesunie kartę do kolumny gotowe, czynność może polegać na automatycznym wyłączeniu pozostałych podzadań na tej karcie. Jeśli przeniesiesz kartę do kolumny o nazwie opóźnione, możesz automatycznie dodać 10 dni do terminu płatności.

Butler pozwala zautomatyzować tego typu powtarzalne czynności. Lista wyzwalaczy i działań nie jest wyczerpująca, ale obejmuje wiele typowych scenariuszy.

Elastyczny, wizualny i lekki

Trello to elastyczna aplikacja do wspólnego zarządzania pracą i przepływami pracy. Ponieważ jest elastyczny, Trello może wymagać pewnych eksperymentów, aby dowiedzieć się, jak najlepiej wykorzystać go dla swojego zespołu i obciążenia, którym zarządzasz. Nowe szablony pomagają zmniejszyć to obciążenie, dając sugestie, jak zacząć w różnych kontekstach.

Trello to świetne narzędzie do współpracy, gdy nie potrzebujesz ciężkiej aplikacji do zarządzania projektami. Jest również nieco lżejszy niż Asana Editors’ Choice, która zapewnia interfejs, którego można użyć do więcej niż tylko tablic kanban.

Jeśli naprawdę chcesz tradycyjnego oprogramowania do zarządzania projektami, możesz znaleźć Trello light na funkcjach, ponieważ brakuje mu wykresów Gantta, wbudowanych narzędzi do raportowania i innych funkcji specyficznych dla zarządzania projektami. Do prostego zarządzania projektami polecam Zoho Projects i Teamwork Projects, wybór redaktorów w PCMag.