czym jest zarządzanie interesariuszami?

Zarządzanie interesariuszami polega na tym, jak status projektu, koszty i blokady są przekazywane tym interesariuszom, aby zwiększyć widoczność, nawigować w kierunku zmian projektu i zarządzać oczekiwaniami. Interesariusze projektu to osoby, które są zaangażowane w projekt lub których interesy mogą mieć wpływ w wyniku realizacji projektu lub pomyślnego zakończenia projektu.

proces zarządzania interesariuszami pomaga kierownikom projektów zachować przed sobą zmiany, czyniąc je mniej groźnymi. Plan zarządzania interesariuszami jest ważnym przypomnieniem dla każdej interakcji kierowników projektów z bezpośrednimi lub pośrednimi interesariuszami, ponieważ pomaga im utrzymać praktyczny związek między projektem a codziennymi działaniami.

Identyfikacja interesariuszy

identyfikacja interesariuszy nie może być lekceważona. To duże zadanie. Identyfikacja interesariuszy jest często trudna, ale musi być wykonana dokładnie, aby kierownik projektu wiedział, kto jest kim i wdrożył strategie zarządzania sprzecznymi potrzebami i oczekiwaniami oraz pomógł interesariuszom przejść na inny sposób pracy.

kluczowe aspekty identyfikacji interesariuszy to:

Krajobraz interesariuszy

tutaj tworzysz obraz tego, kto jest kim w odniesieniu do ich funkcji, tj., funkcje korporacyjne, wewnętrzne i zewnętrzne.

pozycje interesariuszy

nadszedł czas, aby zidentyfikować osoby w każdej grupie i uszeregować je jako wysokie, średnie lub niskie pod względem:

• zdolność do zakłócania zmian

• obecne zrozumienie

• wymagane zrozumienie

• obecne zaangażowanie

• wymagane zaangażowanie

/p>

• wymagane wsparcie

podejście do zarządzania interesariuszami

jest to skutecznie matryca power vs.interest, która pomaga określić strategię, którą należy przyjąć, aby zaangażować się w ich działania.

Mapa interesariuszy

teraz twój plan zarządzania interesariuszami staje się bardziej solidny. Z osobami wymienionymi w każdej grupie funkcjonalnej możesz dodać ich kluczowe obawy, podejście do zarządzania, które przyjmujesz, i kluczowe artefakty dla ich wkładu lub walidacji podczas projektu.

przejrzyj interesariuszy

Przejrzyj i dostosuj lub wykorzystaj to, co ma sens dla Ciebie i Twojego projektu. Wysiłek zastosowany w tej pracy daje solidne podstawy do opracowania planu komunikacji, działa jako wkład w plan zarządzania ryzykiem i ustawia scenę dla wszystkich członków zespołu projektowego. Daje również punkt odniesienia dla zmiany ludzi i procesów w miarę przechodzenia projektu przez cykl życia.

Ebook: 6 sposobów, aby przestać marnować czas i pieniądze w procesie recenzji i zatwierdzania

Ebook: 9 poziomów recenzji i zatwierdzania Piekło

10 kluczy do skutecznego zarządzania interesariuszami

Oto dziesięć wskazówek dotyczących tworzenia prezentacji, które zwiększają zarządzanie interesariuszami:

wzbudzić ich zainteresowanie

agenda jest zawsze dobrym pomysłem, ale krótkie podsumowanie tego, co zostanie omówione, jest jeszcze lepsze. Ponadto daje interesariuszom możliwość wzięcia udziału i pozwala im przygotować się do pytań. Skupienie interesariuszy na celu może być wyzwaniem, ale ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu.

nie zakładaj, że znają swoją pracę jako interesariusze

twoi interesariusze mogą zrozumieć wysoki poziom widzenia projektu, ale może być konieczne podanie szczegółów tego, czego od nich potrzebujesz.

zachowaj prostotę

przekaż interesariuszom sytuację w prosty sposób. Nie przytłaczaj ich informacjami. Przejdźmy do rzeczy. Bądź jednak przygotowany na głębsze nurkowanie, jeśli zaczną zadawać pytania. Podczas raportowania do interesariuszy ważne jest, aby pamiętać,że kierownictwo nie jest tak zainteresowane konkretną metodologią zarządzania projektami, jak wynikami. Komunikacja z interesariuszami koncentruje się na postępie i wartości. Bądź zwięzły i zwięzły. Wysyłanie dużo czasu Zakopanego w szczegółach z interesariuszami będzie nie tylko frustrujące dla nich—to też nie robi nic dobrego.

użyj liczb i zdjęć

PowerPoint to świetne narzędzie do prezentacji grafiki i liczb interesariuszom. W ten sposób przekazują sobie informacje. I tak, muszą być ważną częścią planu zarządzania interesariuszami.

użyj logiki

zaakceptuj fakt, że nie zawsze mogą istnieć dane wspierające daną sytuację. Brak liczb do podtrzymania swojej pozycji może sprawić, że udany argument będzie problematyczny, więc być może będziesz musiał przejść do logiki „jeśli … to…”, aby rzucić światło na sytuację. Nie oczekuj jednak takich samych wyników lub odpowiedzi od interesariuszy—liczą się z nimi liczby.

czekanie nigdy nie jest dobrym rozwiązaniem

częścią dobrego zarządzania interesariuszami jest przewidywanie i radzenie sobie z problemami, zanim staną się one wielką sprawą. Nie czekaj, aż problem będzie oczywisty—często trudniej jest rozwiązać problem w tym momencie.

zawsze proponuj rozwiązanie

Jeśli masz zamiar poruszyć problem bez oferowania potencjalnego rozwiązania, równie dobrze możesz powiedzieć zainteresowanym stronom: „Zwolnij mnie teraz.”Znajdowanie rozwiązań jest częścią twojej pracy jako kierownika projektu.

określ wymagane działania

Jeśli interesariusze muszą podjąć działania, nie zakładaj, że będzie to dla nich oczywiste. Restate—w formie listy-jakie działania należy podjąć i kiedy.

zawsze mów tak*

*ale upewnij się, że rozumieją, ile kosztuje „tak”. Sponsorzy i interesariusze nie lubią, gdy mówią „Nie”, więc nie rób tego. Po prostu upewnij się, że rozumieją koszt ich prośby, aby mogli sami ocenić, czy „tak” jest tego warte.

don ’ t stop reporting

percepcja jest rzeczywistością. Jeśli interesariusze postrzegają, że nic nie robisz-nie. Nie pozwól, aby Twoja głowa była następną na bloku rąbania. W większości organizacji zainteresowanie interesariuszy jest dość krótkie. Długie projekty, które wymagają dużo cierpliwości interesariuszy mają tendencję do słabnięcia i ostatecznie nie. Regularne dostarczanie wartości, w krótkich (3-4 tygodniowych) odstępach czasu, zapewnia zaangażowanie i zainteresowanie interesariuszy.

Ebook: 10 ekspertów w zakresie zgodności z przepisami marketingowymi: opanowanie procesu przeglądu i zatwierdzania

Dowiedz się więcej: Workfront do zarządzania projektami

narzędzia do zarządzania interesariuszami

niezależnie od metodologii zarządzania projektami w Twojej firmie dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania projektami, które pomagają zarządzać zadaniami i liniami czasowymi-niektóre pomogą Ci skuteczniej komunikować się z interesariuszami w Twojej organizacji. Niezależnie od tego, czy wybrane przez Ciebie narzędzie do zarządzania projektami ułatwia tego rodzaju komunikację, ignorowanie tej ważnej części twojej roli jako kierownika projektu jest niebezpieczne.