a maioria das organizações sem fins lucrativos entendem que, quando recebem assistência federal, eles são obrigados a completar um calendário de despesas de prêmios federais (SEFA) para determinar se uma única auditoria é necessária e, em caso afirmativo, incluir o SEFA no relatório de auditoria única. Mas o que é o SEFA e qual é a base para determinar quais as despesas federais devem ser incluídas?

o que é o SEFA?

o SEFA é um cronograma suplementar às demonstrações financeiras que uma organização é obrigada a produzir quando está sujeita à exigência de auditoria única. A exigência de auditoria única é desencadeada quando os gastos federais relatados no SEFA exceder US $ 750.000 ou mais durante o ano fiscal da organização. Para algumas organizações, errar no SEFA poderia levar a uma organização a concluir que uma única auditoria não é necessária quando na verdade era necessária para ser realizada.o SEFA deve ser preenchido de acordo com as orientações uniformes (2.LETALIDADE.200.502). As despesas federais que estão incluídas no SEFA devem ser baseadas na determinação de quando um prêmio federal é considerado “gasto”. Infelizmente, o nome de despesas federais na programação pode ser enganador. Parece implicar que o calendário apenas incluiria o valor dos custos incorridos pela organização que foram pagos com financiamento federal. No entanto, na realidade, está muito mais envolvido do que isso.

definição de despesas

o seguinte é uma listagem de diferentes tipos de prêmios federais e como orientação uniforme define-os como sendo despendidos:

• subvenções, contratos de reembolso de custos ao abrigo do Federal Acquisition Regulations (FAR), com tribos indianas, acordos de cooperação, e dotações diretas-fundos federais são determinados a ser gasto quando a atividade relacionada ocorre. Uma vez que a orientação uniforme segue o método de Contabilidade de exercício, este seria o momento em que ocorre a despesa/despesa, a menos que a organização tenha preparado o SEFA com base na caixa, o que a orientação uniforme realmente permite. Além disso, incluem-se os contratos federais, com excepção dos contratos de preço fixo firmes, sujeitos aos da FAR, que são especificamente identificados pela orientação uniforme como sendo excluídos.desembolso de fundos a sub-beneficiários-se uma organização usa o seu financiamento federal para passar para outra organização através de uma relação de sub-reconhecimento, os fundos federais são determinados a ser despendidos quando a organização se torna obrigada ao sub-reconhecimento para pagamento. Geralmente, é quando o desembolso é feito para o subrecipiente.
• empréstimos e garantias de Empréstimos – a base para a inclusão de empréstimos e garantias de empréstimos é expandido para incluir não só qualquer empréstimos federais recebidos ou gasto no ano corrente, mas também inclui todos os empréstimos que foram recebidos em períodos anteriores que têm de continuar os requisitos de conformidade. Estes requisitos de cumprimento continuado podem variar entre empréstimos que estão actualmente a ser reembolsados e empréstimos que serão perdoáveis no final de um período determinado. Se houver requisitos de Conformidade continuada, tais como o uso específico de uma facilidade que foi comprada usando um empréstimo federal, o empréstimo permanecerá no SEFA da organização até que a exigência de conformidade contínua termina. Para estes tipos de empréstimos financiados federalmente ou garantias de empréstimo, o que é relatado como despesas federais é o saldo inicial mais quaisquer adiantamentos ou receitas de empréstimo recebidos durante o ano. Incluído neste saldo está também qualquer bonificação de juros, dinheiro ou subsídio de custos administrativos recebidos. Nas notas ao SEFA, a organização reportaria o saldo em dívida de quaisquer empréstimos a partir do último dia do ano fiscal.recepção de propriedade-isto estaria relacionado com propriedade doada e seria reportado de acordo com o método de Contabilidade de exercício e seria considerado gasto quando a propriedade foi recebida.recebimento ou uso de renda do programa – isto seria relatado quando a renda do programa é recebida da fonte federal ou usada pela organização.distribuição ou utilização de produtos alimentares – a base para determinar quando este financiamento federal é gasto está alinhada com a actividade, semelhante às subvenções, na qual o produto alimentar seria considerado gasto quando usado ou distribuído.seguro-para qualquer seguro financiado pelo Estado, a base para determinar a data em que é comunicado é a data em que o seguro está em vigor. Isto não incluiria quaisquer pagamentos Medicare ou Medicaid para a organização para fornecer cuidados aos pacientes que são Medicare ou Medicaid elegíveis. No entanto, pode haver uma excepção a esta regra se o estado da organização exigir que os pagamentos do Medicaid sejam considerados federalmente financiados devido à sua própria regulamentação sobre o tratamento desses tipos de pagamentos numa base de reembolso de custos.fundos de dotação – semelhantes a empréstimos e garantias de empréstimos, quaisquer fundos de dotação que sejam financiados pelo estado são reportados no SEFA no saldo acumulado de final de exercício, desde que a restrição se aplique.para além de determinar o montante das despesas federais, a orientação uniforme também tem requisitos específicos quanto à forma como estes montantes devem ser reportados no SEFA. Sob orientação uniforme, a organização é obrigada a listar programas federais individuais pela Agência federal, incluindo agrupar um conjunto de programas juntos. A organização também é obrigada a anotar o nome da entidade de passagem e qualquer número de identificação se a organização recebeu fundos federais que são passados através de outra entidade. Inversamente, se a organização passa através de qualquer um dos fundos federais para outras entidades, eles também são obrigados a notar os montantes totais passados através de sub-beneficiários para cada programa federal. Os totais do SEFA são necessários para cada programa federal e número de catálogo de assistência doméstica (CFDA). Se a CFDA não estiver disponível, as organizações podem utilizar outro número de identificação. São igualmente necessários totais para cada agregado indicado no SEFA.
  

  são necessárias notas de rodapé do SEFA

  por último, o SEFA também requer notas de rodapé específicas. Tal como referido anteriormente, a organização deve divulgar o saldo em dívida de qualquer empréstimo ou garantia de empréstimo reportado no SEFA a partir do final do período de auditoria. Além disso, as organizações devem divulgar as suas políticas contabilísticas para a preparação do SEFA e se aplicaram como permitido por orientação uniforme. Se uma organização não elegeu esta taxa, a organização ainda precisa notar que não o fez nas notas de rodapé. As notas de rodapé não podem ficar em silêncio neste ponto.

  Como as organizações podem ver, é fundamental para a gestão compreender os requisitos para a preparação do SEFA e o que está incluído. É necessário que as organizações que recebem financiamento federal obtenham este direito e familiaridade com o que a orientação uniforme requer na SEFA é uma obrigação.