Definição de Gestão de fornecedores

Fornecedor de gestão é o processo que capacita uma organização a tomar medidas apropriadas para o controle de custos, redução de riscos potenciais relacionados aos fornecedores, garantindo um serviço excelente capacidade de entrega e derivados valor dos fornecedores a longo prazo.Isso inclui pesquisar sobre os melhores fornecedores adequados, adquirir e obter informações sobre preços, avaliar a qualidade do trabalho, gerenciar relacionamentos no caso de múltiplos fornecedores, avaliar o desempenho através do estabelecimento de padrões organizacionais, e garantir que os pagamentos são sempre feitos a tempo.

assim, é aí que o sistema de gestão do Fornecedor ou VMS entra em vigor.

um sistema de gestão de fornecedores é uma ferramenta online baseada na web que atua como um único nó para gerenciar todas as atividades relacionadas com fornecedores em qualquer organização ou negócio, garantindo ao mesmo tempo uma maior eficiência e crescimento a longo prazo de uma forma rentável.benefícios da Gestão do vendedor por ter uma gestão adequada do vendedor no lugar, uma organização pode experimentar os seguintes benefícios:

(1) Melhor seleção

implementando a gestão apropriada do Fornecedor no lugar, sua organização pode se beneficiar de uma maior seleção de fornecedores, resultando em mais escolhas e, em última análise, melhores custos.

sua organização pode se beneficiar de uma guerra de licitação entre fornecedores, garantindo que você obtenha o valor do seu dinheiro.

(2) Melhor Gestão de contratos

em um cenário multi-fornecedor, a falta de Sistema de gestão de fornecedores eleva a questão da Gestão de contratos, documentação e outras informações vitais em sua organização.ao implementar um VMS adequado no local, a sua organização pode beneficiar de uma visão centralizada do estado actual de todos os contratos e outras informações úteis que permitirão à sua organização obter melhores capacidades de decisão e poupar tempo valioso.(3) Melhor Gestão de desempenho

uma visão integrada do desempenho de todos os fornecedores pode ser alcançada através da implementação de um sistema de gestão de fornecedores.isto pode dar à sua organização uma compreensão clara do que está a funcionar e do que não está! Isto, em última análise, leva a uma maior eficiência, o que, por sua vez, melhora o desempenho geral da organização.

(4) Melhor relação de Fornecedor

nunca é fácil gerenciar vários fornecedores ao mesmo tempo. Enquanto alguns vendedores podem ser realmente frutíferos, outros não. Mas gerir o relacionamento entre os vendedores é a chave para a conclusão bem sucedida do projeto.ao obter todas as informações relacionadas com o fornecedor em um único lugar, você se beneficia de obter todas as informações necessárias de uma só vez e isso pode influenciar o seu processo de tomada de decisão, simplificando-o assim!

(5) Melhor Valor

em última análise, o objetivo de um sistema de gerenciamento de fornecedores é obter o maior valor para o seu buck. Assim, a implementação de um sistema de gerenciamento de fornecedores, quando feito corretamente, pode resultar em economias de longo prazo, bem como ganhos melhorados ao longo de um período de tempo.apesar de haver muitos benefícios, alguns desafios precisam ser superados para garantir o bom funcionamento da organização.

Há muitos desafios que uma organização pode enfrentar se a gestão do fornecedor não é implementada corretamente. São as seguintes::

(1) Risco de Conformidade do Fornecedor

definir padrões antes de lidar com os fornecedores pode poupar-lhe muito tempo e dinheiro gasto. Nem todos os vendedores podem actuar de acordo com os seus padrões. É importante escolher o fornecedor certo de vários fornecedores, que atendem aos seus padrões organizacionais e critérios, enquanto prometem um excelente desempenho.

(2) o risco de reputação do vendedor

lidar com vários vendedores não é uma tarefa fácil. Além disso, a qualidade do trabalho tem de ser avaliada antecipadamente antes de entrar num contrato, o que torna o processo mais complicado.

enquanto alguns fornecedores podem fazer a sua tarefa muito bem, outros podem suportar algum desempenho ruim e jogar todos os seus prazos em um tizzy. Assim, as verificações de fundo são a must

antes de qualquer Seleção ser feita. Isto pode fornecer-lhe alguns insights sobre pontos vitais que você pode ter perdido em primeiro lugar.

(3) falta de visibilidade

embora seja realmente importante ter uma solução centralizada de armazenamento de dados para a gestão de dados do Fornecedor, também beneficia a organização a partir de uma visão centralizada e visibilidade melhorada, o que pode levar a uma melhor alocação de recursos e eficiência melhorada.

(4) Armazenamento de dados do Fornecedor

à medida que a sua organização cresce, torna-se essencial ter uma solução de armazenamento de dados do Fornecedor no lugar. Na ausência de um sistema de gerenciamento de fornecedores, armazenamento e recuperação de dados pode ser realmente difícil, considerando o fato de que você pode estar lidando com vários fornecedores para vários projetos ao mesmo tempo.

(5) risco de pagamento do vendedor

alguns fornecedores podem ter condições de pagamento diferentes, enquanto alguns podem aderir aos Termos padrão da indústria. Descobrir os Termos e garantir que o pagamento é sempre feito a tempo é uma das principais questões, especialmente ao lidar com vários fornecedores ao mesmo tempo.

processo de gestão do Fornecedor

neste ponto, podemos inferir que ter uma gestão eficaz do Fornecedor é crucial. Uma organização tem que planejar e executar um processo para orientar como se envolverá com seus fornecedores a cada passo.embora não seja possível ter um processo específico de gerenciamento de fornecedores que englobe todas as empresas e fornecedores, podemos reunir os passos básicos que estão subjacentes ao engajamento inicial-a-final de uma organização com seus fornecedores:(1) Identificação e estabelecimento de objetivos de Negócio

antes do início do processo de gestão do Fornecedor, é crucial identificar e estabelecer objetivos de negócio que exijam envolvimento do Fornecedor. Isso ajuda a entender as necessidades de cada unidade de negócios e evita a duplicação de esforços e desperdício de recursos em termos de seleção e contratação com fornecedores. Ele também ajuda nas fases posteriores de medição e avaliação do desempenho do Fornecedor, uma vez que estes objetivos estabelecem métricas adequadas.

(2) estabelecimento de uma equipe de gerenciamento de fornecedores

Depois que os objetivos de negócio são reconhecidos, o próximo passo deve ser a fundação de uma equipe de gerenciamento de vendedores dedicada. Esta equipe centralizada deve ser especializada na identificação de objetivos de negócios e KPIs para a gestão de fornecedores, seleção de fornecedores relevantes, negociação do processo de contratação, avaliação periódica do desempenho dos fornecedores e acompanhamento de todas as atividades de transações.

esta equipa é crucial, uma vez que actuará como intermediário entre as unidades de negócio e os fornecedores e assegurará a colaboração entre os dois.

também impedirá o envolvimento de muitas partes interessadas – quando a gestão do Fornecedor é descentralizada para as unidades de Negócio, resulta em um grande número de contratos com o mesmo fornecedor ou transações díspares com múltiplos fornecedores. Isso impede o monitoramento e avaliação do desempenho do fornecedor e expõe a organização ao risco do Fornecedor.

(3) criação de um banco de dados para todas as informações relacionadas com o fornecedor

Depois que os objetivos de negócio são claros e a equipe de gerenciamento do Fornecedor está em funcionamento, o próximo passo deve ser a construção de um banco de dados atualizado e categorizado de todos os fornecedores relevantes e informações relacionadas com o fornecedor.

os benefícios disto são múltiplos –

(i) ele irá corresponder as necessidades das unidades de negócio para o vendedor de direitos. Por exemplo, a administração pode identificar os fornecedores relevantes para material de escritório, equipamento informático, etc.

(ii) após a categorização dos vendedores com base no seu tipo, a comparação entre vendedores tornar-se – á mais fácil para a avaliação

(iii) simplificará a informação dispersa e díspar do fornecedor será armazenada em um único local e fornecerá informações sobre a fase atual dos vendedores, por exemplo, vendedores com contrato em vigor, vendedores que necessitam de renovações, etc. e

(iv) irá permitir uma orçamentação eficaz – você pode facilmente reconhecer os fornecedores críticos de longo prazo e os fornecedores táticos de curto prazo e avaliar a atribuição de orçamento em conformidade.(4) identificação dos critérios de seleção para fornecedores

Uma vez que todas as informações relacionadas com o fornecedor São racionalizadas, atualizadas e categorizadas, você tem que selecionar os critérios com base nos quais todos os fornecedores relevantes serão escolhidos.

embora o custo tenha sido o principal critério de seleção para escolher fornecedores, as empresas estão cada vez mais olhando para outros critérios para determinar qual fornecedor melhor atenderia seus requisitos – afinal, o custo mais baixo não garante o valor mais alto. Um artigo do OIC reconheceu fatores não-custos que precisam ser considerados para selecionar fornecedores-estabilidade financeira, experiência anterior no campo do trabalho como o negócio, reconhecimentos industriais, os procedimentos seguidos pelo vendedor, economias de escala e seus registros legais/regulatórios. É importante considerar todos os critérios acima mencionados para ter uma avaliação holística dos vendedores.

para compras de alto valor, as empresas também se envolvem em procedimentos de licitação que envolvem RFQs, RFIs e RFPs antes de escolher o fornecedor.

(5) Avaliação e seleção dos vendedores

nesta fase, Os Vendedores precisam ser avaliados com base nos critérios de seleção e, se aplicável, no processo de licitação.as propostas apresentadas têm de ser cuidadosamente avaliadas para compreender a estrutura de preços, O âmbito do trabalho e a forma como os requisitos serão cumpridos, os Termos e condições, as datas de expiração e renovação, etc. Isso irá garantir que sua organização está derivando o valor máximo do Fornecedor. Cuidado com oportunidades de poupança ocultas!

avalie os pontos fortes e fracos internos dos fornecedores e estude como as oportunidades e ameaças externas podem afetar sua transação, bem como o processo de gerenciamento do Fornecedor.

Uma vez assegurado um processo completo de avaliação do início ao fim, é hora de escolher o seu fornecedor.

(6) desenvolver contratos e finalizar fornecedores

bem, agora você tem o escolhido. Está na hora de completar o processo de contratação e colocar o(s) Seu (s) Fornecedor (es) a bordo.Normalmente, a fase de contratação é atribuída à equipa jurídica e financeira e à direcção envolvida com os vendedores. O resto das unidades de Negócio recebem o contrato e se envolvem com os fornecedores após o processo de finalização. Isso tende a ser sub-ótimo a longo prazo – as unidades de negócios são as que finalmente colaboram com os fornecedores no dia-a-dia e têm informações valiosas sobre como maximizar o desempenho operacional dos fornecedores. Por conseguinte, todas as partes interessadas devem ser envolvidas, pelo menos no processo de tomada de decisão.melhores práticas: Técnicas para melhorar a sua estratégia de gestão de fornecedores

Você tem um processo de gestão de fornecedores mais adequado à sua organização, no lugar. No entanto, a gestão do fornecedor não termina apenas uma vez que os vendedores são escolhidos. Existem técnicas e melhores práticas

que complementam o seu processo e podem tornar a gestão de fornecedores da sua organização ainda mais eficaz. Vamos dar uma olhada:

(1) transmitir suas expectativas claramente

ao se envolver com fornecedores, é necessário definir claramente os objetivos de negócio das organizações e expectativas dos vendedores. Deixe os vendedores saber quais são seus requisitos atuais e futuros e como eles se alinham com os objetivos de sua organização. Ele permitirá que você e os vendedores estejam na mesma página e, em última análise, colaborar melhor, mesmo a longo prazo. Ele ajuda a definir marcos de referência, reduz os riscos relacionados ao desempenho e conformidade do fornecedor, e a avaliar os fornecedores.(2) Certifique-se de que você estabelece prazos que são realizáveis e realistas, dado o conjunto de objetivos e expectativas que você tem, é importante estabelecer prazos que podem ser cumpridos, realisticamente, pelos vendedores. A fixação de prazos impossíveis não só impede o desempenho do fornecedor e a criação de valor, mas também aumenta o risco e impede uma colaboração significativa.

(3) colabore com seus fornecedores para manter relações de longo prazo

A Palavra ‘colaboração’ surgiu algumas vezes, não foi? Bem, é importante porque simplesmente negociar com os vendedores sobre preços e desempenho leva à conclusão de uma transação. Mas, quando você colabora e envolve os fornecedores na estratégia de como alcançar os objetivos e expectativas, isso leva a construção de relacionamentos valiosos e de longo prazo. A colaboração permite que tanto a empresa quanto os fornecedores estudem ideias inovadoras sobre como a criação de valor a partir de sua parceria pode ser maximizada.de facto, o inquérito anual da Zycus, Pulse of Procurement2, reconheceu a consecução de melhores sinergias com os fornecedores como uma das principais prioridades e trabalhou com os fornecedores para melhorar o desempenho como uma área-chave para os profissionais de aquisições.

(4) estabelecer KPIs para medir o desempenho do Fornecedor

Como nós percebemos se os fornecedores estão entregando de acordo com as expectativas definidas e metas de Negócio? Precisamos de Indicadores-Chave de desempenho (KPIs) no lugar para medir as várias facetas dos fornecedores e, em última análise, saber se o processo de gestão do Fornecedor é eficaz.

os KPIs variam de acordo com as organizações e com base no que eles consideram importante ao avaliar o desempenho do Fornecedor.

no entanto, outro artigo do CIO sobre ” gestão do Fornecedor: como você mede o valor para o dinheiro?”3 categorizou várias formas quantitativas e qualitativas para estabelecer os KPIs e o ROI do Fornecedor de medidas:

* gestão de relações; medida pelo compromisso, flexibilidade e inovação do Fornecedor,

* gestão de Custos; preços actualizados medidos, custos de encomenda, etc.,

* Qualidade; medida por experiência do pessoal, precisão da ordem, conformidade com os requisitos, garantias, etc.,

* entrega; medida por entrega no tempo, tempo de resposta a questões de ordem e emergências, etc., e

* satisfação do cliente

(5) avaliar os riscos do Fornecedor para permitir a sua minimização

esta é provavelmente uma das técnicas mais importantes que irão ajudar a garantir que a gestão do Fornecedor entrega o que é esperado.

A avaliação de Risco da Gestão de fornecedores não é um único passo – ela começa quando você reconhece a necessidade de um fornecedor e, em seguida, é simplesmente contínua.

existem vários tipos de Riscos em torno da Gestão de fornecedores – financeiro, de pagamento, operacional, de conformidade e de segurança de dados para citar alguns. Você precisa identificar periodicamente todos os riscos relacionados ao fornecedor em cada etapa do processo de gestão do Fornecedor, avaliar o seu impacto com base na sua apetite pelo risco e medidas de mitigação do plano.

As ameaças que representam riscos estão continuamente mudando – garantir que você está monitorando o ambiente interno e externo da organização e avaliar os controles que você tem no lugar, sua eficácia e atualizá-los conforme necessário. Este nível de Due diligence irá ajudá-lo a minimizar os riscos relacionados ao fornecedor e garantir que o desempenho do Fornecedor é capaz de satisfazer todos os requisitos.

alimento para a diferença de pensamento entre a gestão de fornecedores e a gestão de relações de fornecedores

em muitos cenários, os Termos “gestão de fornecedores” e “gestão de relações de fornecedores” são usados indistintamente. Será que uma palavra adicional realmente cria alguma diferença? Bem, parece. Enquanto a gestão de fornecedores abrange a totalidade do envolvimento de uma empresa com seus fornecedores,

A Gestão de relações de fornecedores é uma parte dessa totalidade que se concentra no “aspecto humano” da Gestão de fornecedores. No final do dia, os vendedores são representados por pessoas e já estabelecemos como as relações de fornecedores são valiosas para uma organização.a construção de relacionamentos duradouros e significativos com fornecedores, especialmente os críticos, está subindo na lista de prioridades para uma organização que lida com a gestão de fornecedores. As equipes estão reconhecendo o valor da sinergia com seus fornecedores – uma colaboração significativa e sustentada pode impactar positivamente o desempenho do fornecedor e também pode ajudar a minimizar os riscos do Fornecedor. Para facilitar isso, há um número crescente de ferramentas VRM que permitem às empresas gerirem efetivamente suas relações com fornecedores.

In a Nutshell

This blog post talks about a very crucial aspect of organizational functioning – vendor management. Na economia global de hoje, onde as barreiras geográficas e econômicas estão diminuindo constantemente, as organizações têm que trabalhar com diferentes tipos de fornecedores de todo o mundo. Mesmo que você esteja trabalhando com um único fornecedor, é crucial ter uma gestão eficaz do Fornecedor no lugar, porque o seu desempenho, em última análise, afeta o desempenho do seu negócio. É importante entender os benefícios e desafios da gestão do fornecedor para que você possa projetar um processo eficaz que irá orientar o seu engajamento com seus fornecedores. Não se esqueça de complementar seu processo com as melhores práticas de gerenciamento de fornecedores para garantir que seus fornecedores entregam o máximo valor à sua organização.