7 Pași pentru a face Departamentul de resurse umane complet informatizat

viitorul este informatizat…

documentele pe hârtie și dulapurile de depozitare au fost modalitatea de a organiza informațiile angajaților în departamentele de resurse umane de zeci de ani. Dar asta nu înseamnă că sunt cea mai bună opțiune. Multe departamente de resurse umane din întreaga lume trec de la documente fizice la sisteme electronice de gestionare a documentelor. De ce? Există multe motive.

Din ce în ce mai multe companii își dau seama că hârtia este un mod scump și ineficient de a-și gestiona informațiile, astfel încât angajatorii apelează la managementul documentelor. Dar a merge fără hârtie nu este ceva care se întâmplă peste noapte; este un proces care necesită timp și efort, iar mulți coordonatori de resurse umane sunt intimidați de perspectiva de a face schimbarea. Oricât de intimidant ar fi conceptul, trecerea la sisteme de gestionare a informațiilor fără hârtie este o necesitate dacă doriți să organizați eficient și sigur documentele și datele angajaților. După Resurse Umane ar trebui să fie despre oameni, nu documente. Pentru a face mai ușor, iată 7 pași simpli pe care îi puteți urma pentru a face comutatorul.

Pasul 1: conduceți calea

care credeți că este motivul numărul unu pentru care companiile nu merg fără hârtie? Răspunsul vă poate surprinde.

47% dintre angajații chestionați au declarat că unul dintre primele trei motive pentru a nu merge informatizat a fost lipsa inițiativelor de management sau a mandatelor. În esență, angajații gata și dispuși să meargă informatizat, dar nimeni nu este lider de drum.

Dacă gestionați Departamentul de Resurse Umane al companiei dvs., atunci această responsabilitate revine dvs. Trebuie să luați inițiativă, să vă intensificați și să conduceți calea către a deveni fără hârtie. Stabiliți obiective pentru departamentul de resurse umane în ansamblu, care încurajează toată lumea să treacă la un sistem electronic de gestionare a documentelor. Poate doriți chiar să înființați un fel de inițiativă de recompensă pentru momentul în care obiectivul este îndeplinit pentru a încuraja toți angajații HR să participe la eforturi. Ajutați-i să devină angajați fără hârtie.

lucrul important de reținut aici este că conduceți prin exemplu. Dacă aveți propriul cabinet de documente, asumați-vă responsabilitatea pentru trecerea acestora la un sistem electronic. Stabiliți-vă obiective și asumați-vă proprietatea pentru îndeplinirea acestor obiective. Dacă angajații dvs. vă văd, angajatorul, conducând calea, este mai probabil să urmeze.

și dacă nu sunteți lider, împingeți-i pe cei care trebuie să înceapă să stabilească inițiative pentru a merge fără hârtie.

Pasul 2: ia toată lumea la bord

nu contează cât de puternic exemplul angajat informatizat este că ați stabilit, Departamentul nu va face tranziția dacă nu aveți toată lumea la bord. Un sondaj recent a întrebat întreprinderile care departamente au fost cele mai rezistente la un mediu de lucru fără hârtie.

după cum puteți vedea, departamentul HR este de fapt al treilea pe listă. De ce? Deoarece departamentul dvs. gestionează o mulțime de informații sensibile (informații despre asistența medicală a angajaților, informații bancare etc.), mulți angajați în resurse umane își fac griji cu privire la păstrarea acestor informații în siguranță. Deci, cum puteți obține întregul departament la bord? Iată câteva sfaturi:

1. arătați – le cum le aduce beneficii-demonstrați echipelor dvs. cum le va ușura munca fără hârtie. Dacă angajații văd timpul și efortul pe care îl pot economisi, este mai probabil să fie la bord cu schimbarea fără hârtie.
2. arătați cum beneficiază compania – făcând departamentul dvs. de resurse umane fără hârtie poate beneficia compania în ansamblu. Acesta va economisi timp de afaceri și bani, și oferă angajaților acces ușor, instantaneu la informațiile lor personale. Dacă ei pot vedea schimbările pe care le va face pentru binele mai mare, ei pot hop pe bandwagon.
3. adresați – vă preocupărilor de conformitate-după cum sa menționat deja, mulți angajați în resurse umane pot rezista trecerii la informatizat, deoarece sunt îngrijorați de partajarea accidentală a informațiilor personale ale altora sau a altor probleme de conformitate. Adevărul este că a merge fără hârtie vă poate ajuta de fapt să deveniți mai conformi. Procesele de hârtie expun compania dvs. la o potențială răspundere din cauza lipsei de securitate sau a documentelor pierdute. Pe de altă parte, software-ul electronic de gestionare a documentelor posedă măsuri de securitate și alte caracteristici care asigură protecția informațiilor vitale. Demonstrați aceste caracteristici membrilor echipei dvs. pentru a le arăta cum funcționarea fără hârtie nu numai că nu creează probleme de conformitate, dar poate elimina de fapt problemele potențiale din procesele fără hârtie existente.

Pasul 3: organizați hârtia

acum că ați configurat câteva inițiative fără hârtie și ați primit echipa la bord, este timpul să începeți munca murdară. Înainte de a începe scanarea documentelor fizice într—un sistem electronic, trebuie să organizați ceea ce aveți-și șansele sunt, aveți multe.

pentru a aborda aceste movile de hârtii, ar trebui să împărțiți munca și să utilizați membrii echipei în mod corespunzător.

Iată cum puteți obține rapid și ușor stive de hârtie organizate și gata pentru a fi introduse într-un sistem electronic.

odată ce hârtia este organizată, vă puteți pregăti să vă duceți departamentul în era informatizată.

Pasul 4: Obțineți Software și obțineți instruire

în timp ce angajații dvs. pregătesc fișierele pentru intrare, trebuie să găsiți sistemul de gestionare a documentelor potrivit. Există multe sisteme de gestionare a documentelor acolo pentru tine de a alege de la, deci trebuie să faci cercetare și compara opțiunile înainte de a lua o decizie.

pentru a vă ajuta în timpul căutării, ar trebui să vă așezați și să faceți o listă cu lucrurile de care aveți nevoie în software-ul dvs. de gestionare a documentelor, precum și lucrurile pe care le doriți, care nu sunt necesități absolute.

după ce ați creat lista, Aflați bugetul pentru noul software. Poate fi necesar să se consulte cu finanțe și directori de afaceri despre acest lucru. Apoi, cu lista în mână și bugetul în minte, puteți începe compararea software-ului. Ar trebui să încercați să găsiți ceva care să răspundă tuturor nevoilor dvs. și cel puțin câtorva dintre dorințele dvs., în timp ce rămâneți în bugetul dvs.obțineți cât mai multe demonstrații și încercări, astfel încât să puteți vedea cum funcționează software-ul. Poate doriți să lăsați alți angajați testa software-ul prea, pentru a se asigura că este ușor de utilizat și de învățat.

după selectarea software-ului, trebuie să selectați angajații fără hârtie care trebuie să fie instruiți cu privire la modul de utilizare a acestuia. În funcție de situația dvs. și de afacerea dvs., este posibil să doriți ca fiecare angajat de resurse umane să învețe cum să folosească software-ul sau doar câțiva. Important este că toți angajații care gestionează, depun și au nevoie de acces la informații vor putea face acest lucru electronic.

Pasul 5: începeți scanarea și depunerea electronică

cu angajații necesari instruiți în software, puteți începe scanarea în documentele dvs. și depunerea lor electronică. Acesta este, de asemenea, un moment bun pentru a evalua cum să se ocupe de documentele primite în timp ce prinderea pe restante de documente existente. Din momentul scanării primului document, toate documentele primite trebuie depuse electronic.

la urma urmei, nu vrei să joci în mod constant „catch-up” atunci când vine vorba de a fi informatizat; vrei să avansezi cu procese informatizate deja în vigoare. Începeți cu documentele pe care le primiți astăzi și mergeți mai departe. Odată ce echipa dvs. este familiarizată cu software-ul și procesul fără hârtie, vă puteți îngrijora de întârziere.

În cazul în care echipa ta consideră că este copleșitoare pentru a scana documentele backlogged în timp ce manipularea documentelor lor de intrare curente, ar trebui să uite în angajarea unei resurse suplimentare, cum ar fi un intern sau temp. Ei pot lucra la scanarea documentelor backlogged în timp ce angajații dvs. cu normă întreagă avansează cu noile procese fără hârtie. Acest lucru vă permite să vă prindeți mai repede, astfel încât să puteți deveni o afacere complet fără hârtie.

indiferent cui delegați această sarcină, coerența este esențială atunci când faceți trecerea la informatizat, deci este vital ca toți cei care organizează și introduc informații să urmeze aceiași pași și să utilizeze toate aceleași linii directoare.

stabiliți un obiectiv clar de când doriți ca toate documentele să fie în sistemul electronic. Împărțiți acest obiectiv în repere, astfel încât angajații să aibă un obiectiv pe termen scurt pentru a trage.

graficul de mai sus este un exemplu al planului de joc informatizat al unui departament HR. Postarea unui astfel de lucru într-o zonă foarte vizibilă din birou poate ajuta la motivarea angajaților să îndeplinească criteriile de referință și să atingă obiectivul final. Încercați să aveți o recompensă a angajaților pentru fiecare punct de referință pe parcurs, precum și pentru îndeplinirea obiectivului final. A merge fără hârtie necesită muncă, iar echipa ta ar trebui să fie recompensată pentru că a făcut treaba.

Pasul 6: Spuneți restului companiei

odată ce ați trecut documentele curente la copii electronice, nu vă puteți opri aici. Spune-i restului companiei despre schimbarea pe care ai făcut-o. Asigurați-vă că trimiteți un e-mail care abordează orice probleme legate de securitate sau informații personale și spuneți angajaților dvs. despre toate beneficiile pe care le vor avea de la switch.

veți dori, de asemenea, să le introduceți și în partajarea electronică. Obțineți toți angajații-vechi și noi—la bord cu semnarea electronică și partajarea documentelor. Dacă toți angajații își păstrează documentele HR electronice, va economisi timpul angajaților HR cu scanarea lor, ceea ce economisește banii companiei.

asigurați—vă că toată lumea din compania dvs. este familiarizată cu orice versiune de partajare electronică pe care alegeți să o utilizați-e-mail, partajare online etc. Introduceți-le și semnăturile electronice. Obținerea tuturor la bord cu cât mai multe procese fără hârtie vă va ajuta departamentul de resurse umane să vă păstreze sistemele fără hârtie coerente, eficiente și organizate.

Pasul 7: Bucurați-vă de beneficiile

pe măsură ce continuați să faceți procesele fără hârtie, veți vedea o serie de beneficii în biroul dvs.

cu economii de timp și Costuri, precum și o securitate sporită a documentelor, angajații dvs. și afacerea dvs. în ansamblu vor beneficia de la trecerea la un departament de resurse umane fără hârtie. Urmând pașii descriși mai sus, puteți controla supraîncărcarea documentelor și puteți deveni un departament de Resurse Umane mai bun, mai eficient, fără hârtie.

despre eFileCabinet

eFileCabinet este un important furnizor de software de gestionare a documentelor electronice pentru întreprinderile mici și mijlocii, precum și pentru departamentele de resurse umane ale întreprinderilor mai mari. Cu capacități de partajare electronice și depunerea fără hârtie, puteți tăia kilograme de hârtie și puteți economisi timp și bani pentru afaceri. Cu funcții precum semnaturi electronice, recunoaștere optică a caracterelor, partajare electronică instantanee și stocare de fișiere bazată pe cloud, eFileCabinet vă poate aduce biroul în era fără hârtie.

Connect with us online to learn more.

www.efilecabinet.com

Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf