7 steg för att göra din HR-avdelning helt papperslös

framtiden är papperslös…

pappersdokument och arkivskåp har varit sättet att organisera personalinformation i personalavdelningar i årtionden. Men det betyder inte att de är det bästa alternativet. Många HR-avdelningar över hela världen övergår från fysiska dokument till elektroniska dokumenthanteringssystem. Varför? Det finns många anledningar.

fler och fler företag inser att papper är ett dyrt och ineffektivt sätt att hantera sin information, och så arbetsgivare vänder sig till elektroniska dokumenthantering. Men att gå papperslöst är inte något som händer över en natt; det är en process som tar tid och ansträngning, och många HR-samordnare skräms av utsikterna att byta. Så skrämmande som konceptet kan vara, att byta till papperslösa informationshanteringssystem är en nödvändighet om du vill effektivt och säkert organisera medarbetardokument och data. Efter mänskliga resurser bör handla om människor, inte papper. För att göra det enklare, här är 7 enkla steg du kan följa för att göra omkopplaren.

Steg 1: Visa vägen

vad tycker du är den främsta anledningen till att företag inte går papperslösa? Svaret kan överraska dig.

47% av de tillfrågade anställda sa att en av de tre främsta orsakerna till att inte gå papperslös var brist på ledningsinitiativ eller mandat. I huvudsak är anställda redo och villiga att gå papperslösa, men ingen leder vägen.

om du hanterar ditt företags HR-avdelning faller detta ansvar på dig. Du måste ta initiativ, steg upp och leda vägen till att bli papperslös. Sätt mål för HR-avdelningen som helhet som uppmuntrar alla att övergå till ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. Du kanske till och med vill skapa något slags belöningsinitiativ för när målet är uppfyllt för att uppmuntra alla HR-anställda att delta i ansträngningarna. Hjälp dem att bli papperslösa anställda.

det viktiga att notera här är att du leder med gott exempel. Om du har ditt eget arkivskåp med dokument, ta ansvar för att överföra dem till ett elektroniskt system. Sätt upp mål för dig själv och ta ägande för att uppfylla dessa mål. Om dina anställda ser dig, arbetsgivaren, som leder vägen, är de mer benägna att följa.

och om du inte är ledaren, tryck på dem som ska börja sätta initiativ för att gå papperslösa.

steg 2: få alla ombord

oavsett hur starkt det papperslösa medarbetarexemplet är som du anger, kommer din avdelning inte att göra övergången om du inte har alla ombord. En ny undersökning frågade företag vilka avdelningar som var mest motståndskraftiga mot en papperslös arbetsmiljö.

som du kan se är HR-avdelningen faktiskt tredje på listan. Varför? Eftersom din avdelning hanterar mycket känslig information (personalhälsovårdsinformation, bankinformation etc.), många HR-anställda oroar sig för att hålla den informationen säker. Så hur kan du få hela avdelningen ombord? Här är några tips:

1. visa dem hur det gynnar dem – visa för dina lag hur papperslösa kommer att göra deras jobb enklare. Om anställda ser den tid och ansträngning de kan spara, är de mer benägna att vara ombord med den papperslösa förändringen.
2. visa hur det gynnar företaget – att göra din HR-avdelning papperslös kan gynna företaget som helhet. Det kommer att spara verksamheten tid och pengar, och ger de anställda enkel, omedelbar tillgång till sin personliga information. Om de kan se de förändringar som det kommer att göra för det större bra, kan de hoppa på bandwagon.
3. Adressefterlevnadsproblem – som redan nämnts kan många HR-anställda motstå övergången till papperslös eftersom de är oroliga för att oavsiktligt dela andras personliga information eller andra efterlevnadsproblem. Sanningen är att gå papperslös kan faktiskt hjälpa dig att bli mer kompatibel. Pappersprocesser utsätter ditt företag för potentiellt ansvar på grund av brist på säkerhet eller förlorat pappersarbete. Å andra sidan har elektronisk dokumenthanteringsprogramvara Säkerhetsåtgärder och andra funktioner som säkerställer att viktig information skyddas. Visa dessa funktioner för dina teammedlemmar för att visa dem hur papperslösa inte bara skapar efterlevnadsproblem, men kan faktiskt eliminera potentiella problem i befintliga papperslösa processer.

steg 3: organisera papperet

Nu när du har satt upp några papperslösa initiativ och fått ditt team ombord är det dags att börja det smutsiga arbetet. Innan du börjar skanna dina fysiska dokument till ett elektroniskt system måste du organisera vad du har—och oddsen är att du har mycket.

för att ta itu med dessa högar av papper, bör du dela upp arbetet och utnyttja dina gruppmedlemmar på lämpligt sätt.

så här kan du snabbt och enkelt få dina pappersbuntar organiserade och redo att matas in i ett elektroniskt system.

när papperet är organiserat kan du förbereda dig för att ta din avdelning in i den papperslösa eran.

steg 4: Hämta programvara och få utbildning

medan dina anställda förbereder filerna för inmatning måste du hitta rätt dokumenthanteringssystem. Det finns många dokumenthanteringssystem där ute för dig att välja mellan, så du måste göra din forskning och jämföra dina alternativ innan du fattar ett beslut.

för att hjälpa dig under din sökning bör du sätta dig ner och göra en lista över de saker du behöver i din dokumenthanteringsprogramvara, liksom de saker du vill ha som inte är absoluta nödvändigheter.

När du har skapat din lista, räkna ut din budget för den nya programvaran. Du kan behöva rådgöra med Ekonomi och dina företagsledare om detta. Sedan, med din lista i handen och din budget i åtanke, kan du börja jämföra programvara. Du bör sträva efter att hitta något som uppfyller alla dina behov och åtminstone några av dina önskemål medan du fortfarande bor i din budget.

få så många demonstrationer och försök som möjligt så att du kan se hur programvaran fungerar. Du kanske vill låta andra anställda testa programvaran för att säkerställa att den är användbar och lätt att lära sig.

När du har valt din programvara måste du välja de papperslösa anställda som behöver utbildas i hur man använder den. Beroende på din situation och ditt företag kanske du vill att varje HR-anställd ska lära sig att använda Programvaran, eller bara några. Det viktiga är att alla anställda som hanterar, filar och behöver tillgång till information kommer att kunna göra det elektroniskt.

Steg 5: Börja skanna och arkivera elektroniskt

med de nödvändiga anställda som är utbildade i programvaran kan du börja skanna i dina dokument och arkivera dem elektroniskt. Det här är också en bra tid för dig att bedöma hur du hanterar inkommande dokument medan du hämtar upp din eftersläpning av befintliga dokument. Från det att du skannar ditt första dokument ska allt inkommande pappersarbete arkiveras elektroniskt.

När allt kommer omkring vill du inte ständigt spela ”catch-up” när det gäller att vara papperslös; du vill gå vidare med papperslösa processer som redan finns på plats. Börja med de dokument du får idag och gå vidare. När ditt team är bekant med programvaran och den papperslösa processen kan du oroa dig för eftersläpningen.

Om ditt team finner det överväldigande att skanna de eftersläpta dokumenten medan de hanterar sina nuvarande inkommande dokument, bör du undersöka att anställa en extra resurs, till exempel en praktikant eller temp. De kan arbeta med att skanna de eftersläpade dokumenten medan dina heltidsanställda går vidare med dina nya papperslösa processer. Detta gör att du kan fastna snabbare så att du kan bli en helt papperslös verksamhet.

oavsett vem du delegerar denna uppgift till är konsistens nyckeln när du byter till papperslös, så det är viktigt att alla som organiserar och matar in information följer samma steg och använder alla samma riktlinjer.

Ange ett tydligt mål när du vill att alla dokument ska vara i det elektroniska systemet. Dela upp detta mål i riktmärken så att anställda har ett kortsiktigt mål att skjuta för.

grafiken ovan är ett exempel på en HR-avdelningens papperslösa spelplan. Att publicera något liknande i ett mycket synligt område på kontoret kan hjälpa till att motivera anställda att uppfylla riktmärkena och uppnå slutmålet. Försök att ha en anställd belöning på plats för varje riktmärke på vägen, liksom för att uppfylla det slutliga målet. Att gå papperslöst tar arbete, och ditt team bör belönas för att få jobbet gjort.

steg 6: Berätta för resten av företaget

När du har bytt dina nuvarande dokument till elektroniska kopior kan du inte stanna där. Berätta för resten av FÖRETAGET om växeln du har gjort. Se till att skicka ut ett e-postmeddelande som adresserar eventuella problem med säkerhet eller personlig information och berätta för dina anställda om alla fördelar de kommer att uppleva från switch.

du vill också presentera dem för elektronisk delning också. Få alla anställda-gamla och nya—ombord med elektronisk signering och delning av dokument. Om alla anställda håller sina HR-dokument elektroniska sparar det dina HR-anställda tid med att skanna dem, vilket sparar ditt företags pengar.

se till att alla i ditt företag är bekant med vilken version av elektronisk delning du väljer att använda—e-post, online-delning, etc. Presentera dem också för elektroniska signaturer. Att få alla ombord med så många pappersfria processer som möjligt hjälper din HR-avdelning att hålla dina papperslösa system konsekventa, effektiva och organiserade.

Steg 7: Njut av fördelarna

när du fortsätter att göra dina processer papperslösa ser du ett antal fördelar på ditt kontor.

med besparingar i tid och kostnad, samt ökad dokumentsäkerhet, dina anställda, och ditt företag som helhet, kommer att gynnas från att byta till en papperslös HR-avdelning. Genom att följa stegen ovan kan du få din dokumentöverbelastning under kontroll och bli en bättre, effektivare, papperslös personalavdelning.

om eFileCabinet

eFileCabinet är en ledande leverantör av elektronisk dokumenthanteringsprogramvara för små och medelstora företag samt för HR-avdelningar i större företag. Med elektroniska delningsfunktioner och papperslös arkivering kan du klippa ut kilo papper och spara tid och pengar för ditt företag. Med funktioner som esignaturer, optisk teckenigenkänning, omedelbar elektronisk delning och molnbaserad fillagring kan eFileCabinet ta ditt kontor till den papperslösa eran.

Connect with us online to learn more.

www.efilecabinet.com

Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf