7 Kroků pro Vaše HR Oddělení Zcela Bezpapírové

Budoucnost Je Bezpapírové…

Papírové dokumenty a kartotéky byly způsob, jak organizovat informace o zaměstnanci v oddělení lidských zdrojů po celá desetiletí. Ale to neznamená, že jsou tou nejlepší volbou. Mnoho personálních oddělení po celém světě přechází z fyzických dokumentů na elektronické systémy správy dokumentů. Proč? Důvodů je mnoho.

stále více a Více firem si uvědomuje, že papír je drahý a neefektivní způsob, jak spravovat své informace, a tak zaměstnavatelé obrátit na správu elektronických dokumentů. Ale jít bezpapírové, to se nestane přes noc; to je proces, který vyžaduje čas a úsilí, a mnoho HR koordinátorů se zastrašit vyhlídky, že přepínač. Jak zastrašující může být koncept, přechod na bezpapírové systémy správy informací je nutností, pokud chcete efektivně a bezpečně organizovat dokumenty a data zaměstnanců. Po lidských zdrojích by se mělo jednat o lidi, ne o papíry. Chcete-li to usnadnit, zde je 7 jednoduchých kroků, které můžete provést, abyste provedli přepínač.

Krok 1: veďte cestu

jaký je podle vás důvod číslo jedna, proč společnosti nejdou bezpapírové? Odpověď vás může překvapit.

47% zaměstnanců uvedlo, že jeden z top tři důvody, proč jít bezpapírové byl nedostatek iniciativy týkající se řízení nebo mandátů. V podstatě, zaměstnanci připraveni a ochotni jít bezpapírové, ale nikdo není v čele.

Pokud řídíte personální oddělení vaší společnosti, pak tato odpovědnost spadá na vás. Musíte převzít iniciativu, zintenzivnit a vést cestu k tomu, abyste se stali bezpapírovými. Stanovte cíle pro oddělení lidských zdrojů jako celek, které povzbuzují každého k přechodu na elektronický systém správy dokumentů. Možná budete chtít vytvořit nějakou iniciativu odměňování, když je splněn cíl povzbudit všechny zaměstnance HR k účasti na úsilí. Pomozte jim stát se bezpapírovými zaměstnanci.

důležité je zde poznamenat, že jdete příkladem. Pokud máte vlastní kartotéku dokumentů, převezměte odpovědnost za jejich přechod do elektronického systému. Stanovte si cíle, a převzít odpovědnost za splnění těchto cílů. Pokud vás vaši zaměstnanci vidí, zaměstnavatel, který vede cestu, je pravděpodobnější, že budou následovat.

a pokud nejste lídrem, tlačte na ty, kteří mají začít nastavovat iniciativy, které budou bezpapírové.

Krok 2: Všichni na Palubě

Bez ohledu na to, jak silný bezpapírové zaměstnanec příkladem je, že můžete nastavit, vaše oddělení nebude dělat přechod, pokud máte všechny na palubě. Nedávný průzkum se zeptal podniků, která oddělení jsou nejvíce odolná vůči bezpapírovému pracovnímu prostředí.

Jak můžete vidět, HR oddělení je vlastně třetí na seznamu. Proč? Protože vaše oddělení zpracovává spoustu citlivých informací (informace o zdravotní péči zaměstnanců, bankovní informace atd.), mnoho zaměstnanců HR se obává, že tyto informace zůstanou v bezpečí. Tak jak můžete dostat celé oddělení na palubu? Zde je několik tipů:

1. ukažte jim, jak jim to prospívá – ukažte svým týmům, jak bude bezpapírové usnadňovat jejich práci. Pokud zaměstnanci vidí čas a úsilí, které mohou ušetřit, je pravděpodobnější, že budou na palubě s bezpapírovou změnou.
2. ukažte, jak to prospívá společnosti – vaše oddělení lidských zdrojů může být přínosem pro společnost jako celek. To ušetří obchodní čas a peníze, a dává zaměstnancům snadný, okamžitý přístup k jejich osobním údajům. Pokud uvidí změny, které to udělá pro větší dobro, mohou naskočit do rozjetého vlaku.
3. Adresa compliance – Jak již bylo uvedeno, mnoho HR zaměstnanci mohou odolat přepnout do bezpapírové, protože mají strach o náhodně sdílení další osobní informace nebo dalších otázek dodržování právních předpisů. Pravda je, že bezpapírové vám může skutečně pomoci stát se více vyhovujícími. Papírové procesy vystavují vaši společnost potenciální odpovědnosti z důvodu nedostatečné bezpečnosti nebo ztráty papírování. Na druhé straně software pro správu elektronických dokumentů má bezpečnostní opatření a další funkce, které zajišťují ochranu důležitých informací. Demonstrovat tyto rysy na vaše členy týmu, ukázat jim, jak jít bezpapírové nejen nevytváří otázek dodržování právních předpisů, ale může skutečně eliminovat potenciální problémy ve stávajících papírových procesů.

Krok 3: Uspořádat Papíru

Teď, že jste nastavili některé bezpapírové iniciativy a dostal svůj tým na palubě, je čas začít se špinavé práce. Než začnete skenovat fyzické dokumenty do elektronického systému, musíte uspořádat to, co máte—a šance jsou, máte hodně.

K řešení těchto hromady papíry, byste měli rozdělit práci a využívat členové týmu vhodně.

Zde je, jak můžete rychle a snadno dostat své stohy papíru, organizovaný a připravený být zapsány do elektronického systému.

Jakmile je papír dobře organizované, můžete si připravit, aby se vaše oddělení do bezpapírové éry.

Krok 4: Získejte Software a získejte školení

zatímco vaši zaměstnanci připravují soubory pro zadání, musíte najít správný systém správy dokumentů. Existuje mnoho systémů pro správu dokumentů, ze kterých si můžete vybrat, takže před rozhodnutím musíte provést svůj výzkum a porovnat své možnosti.

, Aby vám pomohou během vašeho hledání, měli byste si sednout a vytvořit seznam věcí, které potřebujete ve vašem software pro správu dokumentů, stejně jako věci, které chcete, že nejsou absolutní nezbytností.

Jakmile jste vytvořili seznam, zjistit váš rozpočet na nový software. Možná budete muset konzultovat s finančními a obchodními manažery o tom. Pak, s vaším seznamem v ruce a váš rozpočet v mysli, můžete začít porovnávat software. Měli byste se snažit najít něco, co splňuje všechny vaše potřeby a alespoň některé z vašich přání a přitom zůstat ve vašem rozpočtu.

získejte co nejvíce demonstrací a pokusů, abyste viděli, jak software funguje. Možná budete chtít nechat ostatní zaměstnanci testovat software příliš, aby bylo zajištěno, že je použitelný a snadno se učí.

po výběru softwaru musíte vybrat bezpapírové zaměstnance, kteří musí být vyškoleni, jak jej používat. V závislosti na vaší situaci a vaší firmě můžete chtít, aby se každý zaměstnanec HR naučil používat software, nebo jen několik. Důležité je, že všichni zaměstnanci, kteří zpracovávají, podávají a potřebují přístup k informacím, tak budou moci učinit elektronicky.

Krok 5: Spusťte Skenování a Podání Elektronicky

S potřebnými zaměstnanci vyškoleni v softwaru, můžete začít skenování ve vašich dokumentech a jejich podání elektronicky. To je také vhodný čas pro vás posoudit, jak zacházet s příchozími dokumenty a zároveň dohnat vaše nevyřízené stávající dokumenty. Od chvíle, kdy naskenujete svůj první dokument, všechny příchozí doklady by měly být podány elektronicky.

koneckonců nechcete neustále hrát „catch-up“ , pokud jde o bezpapírové; chcete se posunout vpřed s již zavedenými bezpapírovými procesy. Začněte s dokumenty, které dostanete dnes, a pohněte se kupředu. Jakmile se Váš tým seznámí se softwarem a bezpapírovým procesem, můžete se starat o nevyřízené položky.

Pokud je váš tým zjistí, že je zdrcující pro skenování nevyřízených dokumentů při manipulaci s jejich aktuální příchozí dokumenty, měli byste se podívat do pronájmu další zdroje, jako stážista nebo temp. Mohou pracovat na skenování zanesených dokumentů, zatímco vaši zaměstnanci na plný úvazek se pohybují vpřed s novými bezpapírovými procesy. To vám umožní rychleji se chytit, abyste se mohli stát zcela bezpapírovým obchodem.

Bez ohledu na to, kdo jste tento úkol delegovat, konzistence je klíčem při přepnutí do bezpapírové, takže je důležité, že každý, kdo je organizování a zadávání informací sleduje stejné kroky a pomocí všechny stejné pokyny.

nastavte jasný cíl, kdy chcete, aby všechny dokumenty byly v elektronickém systému. Rozdělte tento cíl do benchmarků, aby zaměstnanci měli krátkodobý cíl střílet.

grafický výše je příklad jednoho HR oddělení je bezpapírové herní plán. Zveřejnění něčeho takového ve vysoce viditelné oblasti v kanceláři může pomoci motivovat zaměstnance ke splnění kritérií a dosažení konečného cíle. Snažte se mít odměnu zaměstnance na místě pro každý benchmark na cestě, stejně jako pro splnění konečného cíle. Jít bezpapírové vyžaduje práci, a váš tým by měl být odměněn za práci.

Krok 6: Řekněte zbytku společnosti

jakmile budete mít své aktuální dokumenty přepnuty na elektronické kopie, nemůžete se tam zastavit. Řekněte zbytku společnosti o výměně, kterou jste provedli. Nezapomeňte zaslat e-mail, který řeší jakékoli obavy týkající se bezpečnosti nebo osobních údajů, a informujte své zaměstnance o všech výhodách, které z přepínače zažijí.

budete je také chtít představit elektronickému sdílení. Získejte všechny zaměstnance—staré i nové—na palubě s elektronickým podepisováním a sdílením dokumentů. Pokud všichni zaměstnanci, aby jejich HR dokumentů, elektronické, ušetří vaše HR času zaměstnanců s jejich skenování, které šetří vaše peníze společnosti.

ujistěte Se, že každý ve vaší společnosti, je obeznámen s tím, co verze elektronické sdílení se rozhodnete používat e—mail, on-line sdílení, atd. Zaveďte je i k elektronickým podpisům. Stále všichni na palubě s tolik papíru-zdarma procesů, jak můžete, pomůže vaše HR oddělení, aby se vaše bezpapírové systémy konzistentní, efektivní a organizovaný.

Krok 7: vychutnejte Si Výhody

Jak budete pokračovat, aby se vaše procesy bezpapírové, uvidíte řadu výhod ve vaší kanceláři.

S úspory času a nákladů, stejně jako zvýšené zabezpečení dokumentů, vaše zaměstnance a vaše podnikání jako celek, bude přínos z přechodu na bezpapírové HR oddělení. Podle výše uvedených kroků, můžete získat přetížení dokumentu pod kontrolou a stát se lepším, efektivnější, bezpapírové oddělení lidských zdrojů.

O eFileCabinet

eFileCabinet je přední poskytovatel elektronické software pro správu dokumentů pro malé a středně velké podniky, stejně jako pro PERSONÁLNÍ oddělení větších podniků. S možností elektronického sdílení a bezpapírové podání, můžete vystřihnout liber papíru a ušetřit Váš obchodní čas a peníze. Díky funkcím, jako jsou eSignatures, optické rozpoznávání znaků, okamžité elektronické sdílení a cloudové ukládání souborů, může eFileCabinet přinést vaši kancelář do bezpapírové éry.

Connect with us online to learn more.

www.efilecabinet.com

Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf