7 trin til at gøre din HR-afdeling helt papirløs

fremtiden er papirløs…

papirdokumenter og arkivskabe har været vejen til at organisere medarbejderinformation i personaleafdelinger i årtier. Men det betyder ikke, at de er den bedste mulighed. Mange HR-afdelinger verden over overgår fra fysiske dokumenter til elektroniske dokumentstyringssystemer. Hvorfor? Der er mange grunde.

flere og flere virksomheder er klar over, at papir er en dyr og ineffektiv måde at styre deres information på, og så arbejdsgivere henvender sig til elektroniske dokumenthåndtering. Men at gå papirløst er ikke noget, der sker natten over; det er en proces, der tager tid og kræfter, og mange HR-koordinatorer er skræmt af udsigten til at skifte. Så skræmmende som konceptet kan være, er det nødvendigt at skifte til papirløse informationsstyringssystemer, hvis du effektivt og sikkert vil organisere medarbejderdokumenter og data. Efter menneskelige ressourcer skal handle om mennesker, ikke papirer. For at gøre det lettere er her 7 enkle trin, du kan følge for at skifte.

Trin 1: Før vejen

Hvad synes du er den største grund til, at virksomheder ikke går papirløse? Svaret kan overraske dig.

47% af de adspurgte medarbejdere sagde, at en af de tre bedste grunde til ikke at gå papirløs var mangel på ledelsesinitiativer eller mandater. I det væsentlige er medarbejderne klar og villige til at gå papirløse, men ingen fører vejen.

Hvis du administrerer din virksomheds HR-afdeling, falder dette ansvar på dig. Du skal tage initiativ, træde op og lede vejen til at blive papirløs. Sæt mål for HR-afdelingen som helhed, der opfordrer alle til at overgå til et elektronisk dokumentstyringssystem. Du vil måske endda oprette en slags belønningsinitiativ for, hvornår målet er nået for at tilskynde alle HR-medarbejdere til at deltage i indsatsen. Hjælp dem med at blive papirløse medarbejdere.

den vigtige ting at bemærke her er, at du fører med et eksempel. Hvis du har dit eget arkivskab med dokumenter, skal du tage ansvar for at overføre dem til et elektronisk system. Sæt mål for dig selv, og tag ejerskab for at nå disse mål. Hvis dine medarbejdere ser dig, arbejdsgiveren, der fører vejen, er de mere tilbøjelige til at følge.

og hvis du ikke er leder, skal du skubbe dem, der skal begynde at sætte initiativer til at gå papirløst.

Trin 2: få alle om bord

uanset hvor stærkt det papirløse medarbejdereksempel er, at du indstiller, vil din afdeling ikke foretage overgangen, medmindre du har alle om bord. En nylig undersøgelse spurgte virksomheder, hvilke afdelinger der var mest modstandsdygtige over for et papirløst arbejdsmiljø.

som du kan se, er HR-afdelingen faktisk tredje på listen. Hvorfor? Fordi din afdeling håndterer en masse følsomme oplysninger (medarbejderes sundhedsoplysninger, bankoplysninger osv.), bekymrer mange HR-medarbejdere sig om at holde disse oplysninger sikre. Så hvordan kan du få hele afdelingen om bord? Her er et par tips:

1. vis dem, hvordan det gavner dem – Demonstrer for dine teams, hvordan papirløs vil gøre deres job lettere. Hvis medarbejderne ser den tid og kræfter, de kan spare, er de mere tilbøjelige til at være om bord med den papirløse ændring.
2. Vis, hvordan det gavner virksomheden – at gøre din HR-afdeling papirløs kan gavne virksomheden som helhed. Det vil spare virksomheden tid og penge, og giver medarbejderne nem, øjeblikkelig adgang til deres personlige oplysninger. Hvis de kan se de ændringer, det vil gøre for større gavn, kan de hoppe på vognen.
3. Address compliance bekymringer – som allerede nævnt kan mange HR-medarbejdere modstå skiftet til papirløse, fordi de er bekymrede for ved et uheld at dele andres personlige oplysninger eller andre overholdelsesproblemer. Sandheden er, at papirløs faktisk kan hjælpe dig med at blive mere kompatibel. Papirprocesser udsætter din virksomhed for potentielt ansvar på grund af manglende sikkerhed eller mistet papirarbejde. På den anden side har elektroniske dokumentstyringsprogrammer Sikkerhedsforanstaltninger og andre funktioner, der sikrer, at vigtige oplysninger er beskyttet. Demonstrer disse funktioner til dine teammedlemmer for at vise dem, hvordan papirløs ikke kun skaber overholdelsesproblemer, men faktisk kan eliminere potentielle problemer i eksisterende papirløse processer.

Trin 3: Organiser papiret

nu hvor du har oprettet nogle papirløse initiativer og fået dit team om bord, er det tid til at starte det beskidte arbejde. Før du begynder at scanne dine fysiske dokumenter til et elektronisk system, skal du organisere, hvad du har—og odds er, du har meget.

for at tackle disse hauger af papirer skal du opdele arbejdet og udnytte dine teammedlemmer korrekt.

sådan kan du hurtigt og nemt få dine stakke papir organiseret og klar til at blive indgået i et elektronisk system.

når papiret er organiseret, kan du forberede dig på at tage din afdeling ind i den papirløse æra.

Trin 4: Hent program og få træning

mens dine medarbejdere forbereder filerne til indtastning, skal du finde det rigtige dokumentstyringssystem. Der er mange dokumentstyringssystemer derude, som du kan vælge imellem, så du skal undersøge og sammenligne dine muligheder, før du træffer en beslutning.

for at hjælpe dig under din søgning skal du sætte dig ned og lave en liste over de ting, du har brug for i dit dokumenthåndteringsprogram, samt de ting, du ønsker, der ikke er absolutte nødvendigheder.

Når du har oprettet din liste, skal du finde ud af dit budget for det nye program. Det kan være nødvendigt at konsultere Økonomi og dine virksomhedsledere om dette. Derefter, med din liste i hånden og dit budget i tankerne, kan du begynde at sammenligne programmer. Du skal sigte mod at finde noget, der opfylder alle dine behov og mindst et par af dine ønsker, mens du stadig opholder dig i dit budget.

få så mange demonstrationer og forsøg, som du kan, så du kan se, hvordan programmet fungerer. Du kan også lade andre medarbejdere teste programmet for at sikre, at det er brugbart og nemt at lære.

når du har valgt dit program, skal du vælge de papirløse medarbejdere, der skal trænes i, hvordan du bruger det. Afhængigt af din situation og din virksomhed vil du måske have, at hver HR-medarbejder skal lære at bruge programmet eller kun få. Det vigtige er, at alle medarbejdere, der håndterer, arkiverer og har brug for adgang til information, kan gøre det elektronisk.

Trin 5: start Scanning og arkivering elektronisk

med de nødvendige medarbejdere, der er uddannet i programmet, kan du begynde at scanne i dine dokumenter og arkivere dem elektronisk. Dette er også et godt tidspunkt for dig at vurdere, hvordan du håndterer indgående dokumenter, mens du indhenter din efterslæb af eksisterende dokumenter. Fra det tidspunkt, du scanner dit første dokument, skal alt indgående papirarbejde arkiveres elektronisk.

Når alt kommer til alt, vil du ikke konstant spille “catch-up”, når det kommer til at være papirløs; du vil gå videre med papirløse processer, der allerede er på plads. Start med de dokumenter, du får i dag, og gå videre. Når dit team er bekendt med programmet og den papirløse proces, kan du bekymre dig om efterslæbet.

Hvis dit team finder det overvældende at scanne de efterslæbte dokumenter, mens du håndterer deres nuværende indgående dokumenter, skal du undersøge at ansætte en ekstra ressource, såsom en praktikant eller temp. De kan arbejde på at scanne de backlogged dokumenter, mens dine fuldtidsansatte bevæger sig fremad med dine nye papirløse processer. Dette giver dig mulighed for at blive fanget hurtigere, så du kan blive en helt papirløs virksomhed.

uanset hvem du delegerer denne opgave til, er konsistens nøglen, når du skifter til papirløs, så det er vigtigt, at alle, der organiserer og indtaster information, følger de samme trin og bruger alle de samme retningslinjer.

sæt et klart mål for, hvornår du vil have alle dokumenter i det elektroniske system. Opdel dette mål i benchmarks, så medarbejderne har et kortsigtet mål at skyde efter.

grafikken ovenfor er et eksempel på en HR-afdelings papirløse spilplan. Udstationering af noget som dette i et meget synligt område på kontoret kan hjælpe med at motivere medarbejderne til at opfylde benchmarks og nå slutmålet. Prøv at have en medarbejderbelønning på plads for hvert benchmark undervejs såvel som for at nå det endelige mål. At gå papirløst kræver arbejde, og dit team skal belønnes for at få arbejdet gjort.

Trin 6: Fortæl resten af virksomheden

når du har skiftet dine nuværende dokumenter til elektroniske kopier, kan du ikke stoppe der. Fortæl resten af virksomheden om det skift, du har foretaget. Sørg for at sende en e-mail, der adresserer eventuelle bekymringer vedrørende sikkerhed eller personlige oplysninger, og fortæl dine medarbejdere om alle de fordele, de vil opleve ved kontakten.

du vil også gerne introducere dem til elektronisk deling. Få alle medarbejdere—gamle som nye—om bord med elektronisk signering og deling af dokumenter. Hvis alle medarbejdere holder deres HR-dokumenter elektroniske, sparer det dine HR-medarbejdere tid med at scanne dem, hvilket sparer din virksomheds penge.

sørg for, at alle i din virksomhed er fortrolige med den version af elektronisk deling, du vælger at bruge—e-mail, online deling osv. Introducer dem også til elektroniske signaturer. At få alle om bord med så mange papirfrie processer som muligt hjælper din HR-afdeling med at holde dine papirløse systemer konsistente, effektive og organiserede.

Trin 7: Nyd fordelene

når du fortsætter med at gøre dine processer papirløse, vil du se en række fordele på dit kontor.

med besparelser i tid og omkostninger samt øget dokumentsikkerhed, dine medarbejdere og din virksomhed som helhed vil gavne dine medarbejdere og din virksomhed fra at skifte til en papirløs HR-afdeling. Ved at følge ovenstående trin kan du få din dokumentoverbelastning under kontrol og blive en bedre, mere effektiv, papirløs personaleafdeling.

om eFileCabinet

eFileCabinet er en førende leverandør af elektroniske dokumenthåndteringsprogrammer til små og mellemstore virksomheder samt til HR-afdelinger i større virksomheder. Med elektronisk deling kapaciteter og papirløse arkivering, kan du skære pounds af papir og spare din virksomhed tid og penge. Med funktioner som esignaturer, optisk tegngenkendelse, øjeblikkelig elektronisk deling og skybaseret fillagring kan eFileCabinet bringe dit kontor ind i den papirløse æra.

Connect with us online to learn more.

www.efilecabinet.com

Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf