7 Schritte, um Ihre Personalabteilung vollständig papierlos zu machen

Die Zukunft ist papierlos …

Papierdokumente und Aktenschränke sind seit Jahrzehnten die Art und Weise, wie Mitarbeiterinformationen in Personalabteilungen organisiert werden. Aber das bedeutet nicht, dass sie die beste Option sind. Viele HR-Abteilungen weltweit stellen von physischen Dokumenten auf elektronische Dokumentenmanagementsysteme um. Warum? Dafür gibt es viele Gründe.

Immer mehr Unternehmen erkennen, dass Papier ein teurer und ineffizienter Weg ist, um ihre Informationen zu verwalten, und so wenden sich Arbeitgeber dem elektronischen Dokumentenmanagement zu. Es ist ein Prozess, der Zeit und Mühe kostet, und viele Personalkoordinatoren sind von der Aussicht auf den Wechsel eingeschüchtert. So einschüchternd das Konzept auch sein mag, der Umstieg auf papierlose Informationsmanagementsysteme ist eine Notwendigkeit, wenn Sie Mitarbeiterdokumente und -daten effizient und sicher organisieren möchten. Nach Human Resources sollte es um Menschen gehen, nicht um Papiere. Um es einfacher zu machen, hier sind 7 einfache Schritte, die Sie folgen können, um den Schalter zu machen.

Schritt 1: Führen Sie den Weg

Was ist Ihrer Meinung nach der Hauptgrund, warum Unternehmen nicht papierlos werden? Die Antwort mag Sie überraschen.

47% der befragten Mitarbeiter gaben an, dass einer der drei wichtigsten Gründe dafür, nicht papierlos zu werden, der Mangel an Managementinitiativen oder -mandaten war. Im Wesentlichen sind die Mitarbeiter bereit und willens, papierlos zu gehen, aber niemand ist führend.

Wenn Sie die Personalabteilung Ihres Unternehmens leiten, liegt diese Verantwortung bei Ihnen. Sie müssen die Initiative ergreifen, sich verstärken und den Weg zur Papierlosigkeit ebnen. Setzen Sie sich Ziele für die gesamte Personalabteilung, die alle zum Übergang zu einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem ermutigen. Vielleicht möchten Sie sogar eine Art Belohnungsinitiative einrichten, wenn das Ziel erreicht ist, alle HR-Mitarbeiter zur Teilnahme an den Bemühungen zu ermutigen. Helfen Sie ihnen, papierlose Mitarbeiter zu werden.

Das Wichtigste dabei ist, dass Sie mit gutem Beispiel vorangehen. Wenn Sie über einen eigenen Aktenschrank mit Dokumenten verfügen, übernehmen Sie die Verantwortung für die Umstellung auf ein elektronisches System. Setzen Sie sich Ziele und übernehmen Sie die Verantwortung für die Erreichung dieser Ziele. Wenn Ihre Mitarbeiter sehen, dass Sie, der Arbeitgeber, den Weg weisen, werden sie eher folgen.

Und wenn Sie nicht der Anführer sind, drängen Sie diejenigen, die anfangen sollen, Initiativen für die Papierlosigkeit zu setzen.

Schritt 2: Holen Sie sich alle an Bord

Egal wie stark das papierlose Mitarbeiterbeispiel ist, das Sie setzen, Ihre Abteilung wird den Übergang nicht schaffen, es sei denn, Sie haben alle an Bord. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage wurden Unternehmen gefragt, welche Abteilungen am widerstandsfähigsten gegen eine papierlose Arbeitsumgebung sind.

Wie Sie sehen können, ist die Personalabteilung tatsächlich der dritte auf der Liste. Warum? Weil Ihre Abteilung mit vielen sensiblen Informationen (Gesundheitsinformationen der Mitarbeiter, Bankinformationen usw.) umgeht.), sorgen sich viele HR-Mitarbeiter um die Sicherheit dieser Informationen. Wie kann man die ganze Abteilung an Bord holen? Hier sind ein paar Tipps:

1. Zeigen Sie ihnen, wie sie davon profitieren – Zeigen Sie Ihren Teams, wie papierlos ihre Arbeit erleichtert. Wenn Mitarbeiter sehen, wie viel Zeit und Mühe sie sparen können, sind sie eher mit dem papierlosen Wechsel an Bord.
2. Zeigen Sie, wie es dem Unternehmen nützt – Ihre Personalabteilung papierlos zu machen, kann dem gesamten Unternehmen zugute kommen. Dies spart dem Unternehmen Zeit und Geld und ermöglicht den Mitarbeitern einen einfachen und sofortigen Zugriff auf ihre persönlichen Daten. Wenn sie die Veränderungen sehen können, die es zum Wohle der Allgemeinheit bewirken wird, können sie auf den Zug aufspringen.
3. Compliance–Bedenken ausräumen – Wie bereits erwähnt, können sich viele HR-Mitarbeiter der Umstellung auf Papierlos widersetzen, weil sie befürchten, versehentlich persönliche Daten anderer oder andere Compliance-Probleme weiterzugeben. Die Wahrheit ist, papierlos kann Ihnen tatsächlich helfen, konformer zu werden. Papierprozesse setzen Ihr Unternehmen einer möglichen Haftung aufgrund mangelnder Sicherheit oder verlorener Unterlagen aus. Auf der anderen Seite verfügt die elektronische Dokumentenverwaltungssoftware über Sicherheitsmaßnahmen und andere Funktionen, die sicherstellen, dass wichtige Informationen geschützt sind. Demonstrieren Sie Ihren Teammitgliedern diese Funktionen, um ihnen zu zeigen, wie die Papierlosigkeit nicht nur keine Compliance-Probleme verursacht, sondern auch potenzielle Probleme in bestehenden papierlosen Prozessen beseitigen kann.

Schritt 3: Organisieren Sie das Papier

Nachdem Sie einige papierlose Initiativen eingerichtet und Ihr Team an Bord geholt haben, ist es Zeit, mit der schmutzigen Arbeit zu beginnen. Bevor Sie mit dem Scannen Ihrer physischen Dokumente in ein elektronisches System beginnen, müssen Sie organisieren, was Sie haben — und die Chancen stehen gut, dass Sie viel haben.

Um diese Papierberge anzugehen, sollten Sie die Arbeit aufteilen und Ihre Teammitglieder angemessen einsetzen.

So können Sie Ihre Papierstapel schnell und einfach organisieren und in ein elektronisches System eingeben.

Sobald das Papier organisiert ist, können Sie sich darauf vorbereiten, Ihre Abteilung in die papierlose Ära zu führen.

Schritt 4: Holen Sie sich Software und erhalten Sie Schulungen

Während Ihre Mitarbeiter die Dateien für die Eingabe vorbereiten, müssen Sie das richtige Dokumentenmanagementsystem finden. Es gibt viele Dokumentenmanagementsysteme, aus denen Sie auswählen können, daher müssen Sie Ihre Recherchen durchführen und Ihre Optionen vergleichen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.Um Ihnen bei der Suche zu helfen, sollten Sie sich hinsetzen und eine Liste der Dinge erstellen, die Sie in Ihrer Dokumentenverwaltungssoftware benötigen, sowie der Dinge, die Sie nicht unbedingt benötigen.

Sobald Sie Ihre Liste erstellt haben, finden Sie Ihr Budget für die neue Software heraus. Möglicherweise müssen Sie sich diesbezüglich mit dem Finanzwesen und Ihren Geschäftsführern beraten. Dann, mit Ihrer Liste in der Hand und Ihrem Budget im Auge, können Sie beginnen, Software zu vergleichen. Sie sollten darauf abzielen, etwas zu finden, das alle Ihre Bedürfnisse und zumindest einige Ihrer Wünsche erfüllt, während Sie immer noch in Ihrem Budget bleiben.

Holen Sie sich so viele Demonstrationen und Versuche wie möglich, damit Sie sehen können, wie die Software funktioniert. Möglicherweise möchten Sie die Software auch von anderen Mitarbeitern testen lassen, um sicherzustellen, dass sie verwendbar und leicht zu erlernen ist.

Nachdem Sie Ihre Software ausgewählt haben, müssen Sie die papierlosen Mitarbeiter auswählen, die in der Verwendung geschult werden müssen. Abhängig von Ihrer Situation und Ihrem Unternehmen möchten Sie möglicherweise, dass jeder HR-Mitarbeiter die Verwendung der Software lernt, oder nur wenige. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter, die mit Informationen umgehen, sie archivieren und darauf zugreifen müssen, dies elektronisch tun können.

Schritt 5: Starten Sie das Scannen und die elektronische Ablage

Mit den erforderlichen Mitarbeitern, die in der Software geschult sind, können Sie Ihre Dokumente einscannen und elektronisch ablegen. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt für Sie, um zu beurteilen, wie Sie mit eingehenden Dokumenten umgehen, während Sie Ihren Rückstand an vorhandenen Dokumenten aufholen. Ab dem Zeitpunkt, an dem Sie Ihr erstes Dokument scannen, sollten alle eingehenden Unterlagen elektronisch eingereicht werden.

Schließlich möchten Sie nicht ständig „aufholen“, wenn es darum geht, papierlos zu sein; Sie möchten mit papierlosen Prozessen vorankommen, die bereits vorhanden sind. Beginnen Sie mit den Dokumenten, die Sie heute erhalten, und bewegen Sie sich vorwärts. Sobald Ihr Team mit der Software und dem papierlosen Prozess vertraut ist, können Sie sich um den Rückstand kümmern.

Wenn es für Ihr Team überwältigend ist, die zurückgebliebenen Dokumente zu scannen, während sie die aktuell eingehenden Dokumente bearbeiten, sollten Sie eine zusätzliche Ressource einstellen, z. B. einen Praktikanten oder eine Aushilfe. Sie können daran arbeiten, die zurückgebliebenen Dokumente zu scannen, während Ihre Vollzeitmitarbeiter Ihre neuen papierlosen Prozesse vorantreiben. Dies ermöglicht es Ihnen, sich schneller zu verfangen, so dass Sie ein vollständig papierloses Unternehmen werden können.

Egal an wen Sie diese Aufgabe delegieren, Konsistenz ist der Schlüssel bei der Umstellung auf papierlos, daher ist es wichtig, dass alle, die Informationen organisieren und eingeben, dieselben Schritte ausführen und dieselben Richtlinien verwenden.

Legen Sie ein klares Ziel fest, wann alle Dokumente im elektronischen System sein sollen. Teilen Sie dieses Ziel in Benchmarks auf, damit die Mitarbeiter ein kurzfristiges Ziel erreichen können.

Die obige Grafik ist ein Beispiel für den papierlosen Spielplan einer HR-Abteilung. Wenn Sie so etwas in einem gut sichtbaren Bereich im Büro veröffentlichen, können Sie die Mitarbeiter motivieren, die Benchmarks zu erfüllen und das Endziel zu erreichen. Versuchen Sie, eine Mitarbeiterbelohnung für jeden Benchmark auf dem Weg sowie für das Erreichen des Endziels zu haben. Papierlos zu arbeiten erfordert Arbeit, und Ihr Team sollte dafür belohnt werden, dass es die Arbeit erledigt.

Schritt 6: Sagen Sie dem Rest des Unternehmens

Sobald Sie Ihre aktuellen Dokumente auf elektronische Kopien umgestellt haben, können Sie hier nicht aufhören. Erzählen Sie dem Rest des Unternehmens von dem Wechsel, den Sie vorgenommen haben. Stellen Sie sicher, dass Sie eine E-Mail senden, in der Sie alle Bedenken hinsichtlich der Sicherheit oder der persönlichen Daten ansprechen, und informieren Sie Ihre Mitarbeiter über alle Vorteile, die sie von der Umstellung erhalten.

Sie sollten ihnen auch das elektronische Teilen vorstellen. Holen Sie sich alle Mitarbeiter – alte und neue – an Bord, indem Sie Dokumente elektronisch signieren und freigeben. Wenn alle Mitarbeiter ihre HR-Dokumente elektronisch aufbewahren, sparen Ihre HR-Mitarbeiter Zeit beim Scannen, was Ihrem Unternehmen Geld spart.

Stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Unternehmen mit der von Ihnen gewählten Version der elektronischen Freigabe vertraut ist — E-Mail, Online-Freigabe usw. Führen Sie sie auch in elektronische Signaturen ein. Wenn Sie alle mit so vielen papierlosen Prozessen wie möglich an Bord bringen, hilft dies Ihrer Personalabteilung, Ihre papierlosen Systeme konsistent, effizient und organisiert zu halten.

Schritt 7: Genießen Sie die Vorteile

Während Sie Ihre Prozesse weiterhin papierlos gestalten, werden Sie eine Reihe von Vorteilen in Ihrem Büro sehen.

Mit Einsparungen bei Zeit und Kosten sowie erhöhter Dokumentensicherheit profitieren Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen als Ganzes von der Umstellung auf eine papierlose Personalabteilung. Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte ausführen, können Sie Ihre Dokumentenüberlastung unter Kontrolle bringen und eine bessere, effizientere und papierlosere Personalabteilung werden.

Über eFileCabinet

eFileCabinet ist ein führender Anbieter von elektronischer Dokumentenmanagement-Software für kleine und mittlere Unternehmen sowie für Personalabteilungen größerer Unternehmen. Mit elektronischen Freigabefunktionen und papierloser Ablage können Sie Pfund Papier einsparen und Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen. Mit Funktionen wie eSignaturen, optischer Zeichenerkennung, sofortiger elektronischer Freigabe und cloudbasierter Dateispeicherung kann eFileCabinet Ihr Büro in die papierlose Ära bringen.

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www.efilecabinet.com

Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf