7 Étapes pour Rendre Votre Service RH Totalement Dématérialisé

L’avenir Est Dématérialisé…

Les documents papier et les classeurs sont le moyen d’organiser l’information des employés dans les services des ressources humaines depuis des décennies. Mais cela ne signifie pas qu’ils sont la meilleure option. De nombreux départements RH dans le monde passent de documents physiques à des systèmes de gestion de documents électroniques. Pourquoi? Les raisons sont multiples.

De plus en plus d’entreprises réalisent que le papier est un moyen coûteux et inefficace de gérer leurs informations, et les employeurs se tournent donc vers gestion électronique des documents. Mais passer sans papier n’est pas quelque chose qui se passe du jour au lendemain; c’est un processus qui prend du temps et des efforts, et de nombreux coordinateurs des ressources humaines sont intimidés par la perspective de faire le changement. Aussi intimidant que soit le concept, le passage à des systèmes de gestion de l’information sans papier est une nécessité si vous souhaitez organiser efficacement et en toute sécurité les documents et les données des employés. Après les ressources humaines devraient concerner les personnes, pas les papiers. Pour le rendre plus facile, voici 7 étapes simples que vous pouvez suivre pour effectuer le changement.

Étape 1:Ouvrir la voie

Selon vous, Quelle est la raison numéro un pour laquelle les entreprises ne se dématérialisent pas? La réponse peut vous surprendre.

47% des employés interrogés ont déclaré que l’une des trois principales raisons de ne pas aller sans papier était le manque d’initiatives ou de mandats de gestion. Essentiellement, les employés sont prêts et prêts à passer sans papier, mais personne ne montre la voie.

Si vous gérez le département RH de votre entreprise, cette responsabilité vous incombe. Vous devez prendre des initiatives, accélérer et ouvrir la voie à la dématérialisation. Fixez des objectifs pour l’ensemble du département des ressources humaines qui encouragent tout le monde à passer à un système de gestion électronique des documents. Vous voudrez peut-être même mettre en place une sorte d’initiative de récompense lorsque l’objectif est atteint pour encourager tous les employés des RH à participer aux efforts. Aidez-les à devenir des employés sans papier.

La chose importante à noter ici est que vous montrez l’exemple. Si vous avez votre propre classeur de documents, prenez la responsabilité de les transférer vers un système électronique. Fixez-vous des objectifs et prenez-vous en main pour atteindre ces objectifs. Si vos employés vous voient, l’employeur, en tête, ils sont plus susceptibles de suivre.

Et si vous n’êtes pas le leader, poussez ceux qui le sont à commencer à mettre en place des initiatives pour aller sans papier.

Étape 2:Obtenez tout le monde à bord

Peu importe la force de l’exemple d’employé sans papier que vous avez défini, votre département ne fera la transition que si vous avez tout le monde à bord. Une enquête récente a demandé aux entreprises quels ministères étaient les plus résistants à un environnement de travail sans papier.

Comme vous pouvez le voir, le département des ressources humaines est en fait troisième sur la liste. Pourquoi? Parce que votre service traite beaucoup d’informations sensibles (informations sur la santé des employés, informations bancaires, etc.), de nombreux employés des RH s’inquiètent de la sécurité de ces informations. Alors, comment pouvez-vous faire embarquer tout le département? Voici quelques conseils:

1. Montrez–leur en quoi cela leur est bénéfique – Montrez à vos équipes comment la dématérialisation facilitera leur travail. Si les employés voient le temps et les efforts qu’ils peuvent économiser, ils sont plus susceptibles d’être à bord du changement sans papier.
2. Montrez en quoi cela profite à l’entreprise – Rendre votre département des ressources humaines sans papier peut bénéficier à l’entreprise dans son ensemble. Cela permettra à l’entreprise d’économiser du temps et de l’argent, et donne aux employés un accès facile et instantané à leurs informations personnelles. S’ils peuvent voir les changements que cela apportera pour le plus grand bien, ils peuvent prendre le train en marche.
3. Résoudre les problèmes de conformité – Comme déjà indiqué, de nombreux employés des ressources humaines peuvent résister au passage au sans papier car ils craignent de partager accidentellement les informations personnelles d’autrui ou d’autres problèmes de conformité. La vérité est que passer sans papier peut en fait vous aider à devenir plus conforme. Les processus papier exposent votre entreprise à une responsabilité potentielle en raison d’un manque de sécurité ou de documents perdus. D’autre part, le logiciel de gestion électronique des documents possède des mesures de sécurité et d’autres fonctionnalités qui garantissent la protection des informations vitales. Démontrez ces fonctionnalités aux membres de votre équipe pour leur montrer comment la dématérialisation non seulement ne crée pas de problèmes de conformité, mais peut en fait éliminer les problèmes potentiels dans les processus dématérialisés existants.

Étape 3: Organisez le papier

Maintenant que vous avez mis en place des initiatives sans papier et que votre équipe est à bord, il est temps de commencer le sale boulot. Avant de commencer à numériser vos documents physiques dans un système électronique, vous devez organiser ce que vous avez — et les chances sont, vous en avez beaucoup.

Pour aborder ces monticules de papiers, vous devez diviser le travail et utiliser les membres de votre équipe de manière appropriée.

Voici comment organiser rapidement et facilement vos piles de papier et les préparer à être entrées dans un système électronique.

Une fois que le papier est tout organisé, vous pouvez vous préparer à faire entrer votre département dans l’ère sans papier.

Étape 4: Obtenez un logiciel et suivez une formation

Pendant que vos employés préparent les fichiers pour la saisie, vous devez trouver le bon système de gestion de documents. Il existe de nombreux systèmes de gestion de documents parmi lesquels vous pouvez choisir, vous devez donc faire vos recherches et comparer vos options avant de prendre une décision.

Pour vous aider lors de votre recherche, vous devez vous asseoir et faire une liste des choses dont vous avez besoin dans votre logiciel de gestion de documents, ainsi que des choses que vous voulez qui ne sont pas des nécessités absolues.

Une fois que vous avez créé votre liste, déterminez votre budget pour le nouveau logiciel. Vous devrez peut-être consulter les finances et les dirigeants de votre entreprise à ce sujet. Ensuite, avec votre liste en main et votre budget en tête, vous pouvez commencer à comparer les logiciels. Vous devriez viser à trouver quelque chose qui répond à tous vos besoins et au moins à quelques-uns de vos désirs tout en restant dans votre budget.

Obtenez autant de démonstrations et d’essais que possible pour voir comment fonctionne le logiciel. Vous pouvez également laisser d’autres employés tester le logiciel pour vous assurer qu’il est utilisable et facile à apprendre.

Après avoir sélectionné votre logiciel, vous devez sélectionner les employés sans papier qui doivent être formés à son utilisation. Selon votre situation et votre entreprise, vous voudrez peut-être que chaque employé des ressources humaines apprenne à utiliser le logiciel, ou seulement quelques-uns. L’important est que tous les employés qui traitent, déposent et ont besoin d’accéder à l’information puissent le faire par voie électronique.

Étape 5: Commencez à numériser et à classer électroniquement

Avec les employés nécessaires formés au logiciel, vous pouvez commencer à numériser vos documents et à les classer électroniquement. C’est également le bon moment pour vous d’évaluer comment gérer les documents entrants tout en rattrapant votre arriéré de documents existants. À partir du moment où vous numérisez votre premier document, tous les documents entrants doivent être déposés électroniquement.

Après tout, vous ne voulez pas jouer constamment au « rattrapage » lorsqu’il s’agit d’être sans papier; vous voulez aller de l’avant avec des processus sans papier déjà en place. Commencez par les documents que vous obtenez aujourd’hui et avancez. Une fois que votre équipe est familiarisée avec le logiciel et le processus sans papier, vous pouvez vous soucier de l’arriéré.

Si votre équipe trouve qu’il est difficile de numériser les documents en retard lors de la gestion de leurs documents entrants actuels, vous devriez envisager d’embaucher une ressource supplémentaire, telle qu’un stagiaire ou un intérimaire. Ils peuvent travailler sur la numérisation des documents en retard pendant que vos employés à temps plein avancent avec vos nouveaux processus sans papier. Cela vous permet de vous rattraper plus rapidement afin de devenir une entreprise complètement sans papier.

Peu importe à qui vous déléguez cette tâche, la cohérence est essentielle lorsque vous passez au sans papier, il est donc essentiel que tous ceux qui organisent et saisissent des informations suivent les mêmes étapes et utilisent toutes les mêmes directives.

Fixez un objectif clair de savoir quand vous souhaitez que tous les documents soient dans le système électronique. Divisez cet objectif en points de repère afin que les employés aient un objectif à court terme à atteindre.

Le graphique ci-dessus est un exemple du plan de match sans papier d’un département des ressources humaines. Afficher quelque chose comme ça dans une zone très visible au bureau peut aider à motiver les employés à respecter les critères et à atteindre l’objectif final. Essayez d’avoir une récompense pour les employés pour chaque point de référence en cours de route, ainsi que pour atteindre l’objectif final. Passer sans papier demande du travail, et votre équipe devrait être récompensée pour le travail accompli.

Étape 6: Dites au reste de l’entreprise

Une fois que vos documents actuels sont passés à des copies électroniques, vous ne pouvez pas vous arrêter là. Parlez au reste de l’entreprise du changement que vous avez fait. Assurez-vous d’envoyer un e-mail pour répondre à toute préoccupation concernant la sécurité ou les informations personnelles, et informez vos employés de tous les avantages qu’ils tireront du switch.

Vous voudrez également les initier au partage électronique. Faites participer tous les employés — anciens et nouveaux – grâce à la signature et au partage électroniques de documents. Si tous les employés conservent leurs documents RH sous forme électronique, cela permettra à vos employés RH de gagner du temps en les numérisant, ce qui permettra à votre entreprise d’économiser de l’argent.

Assurez—vous que tout le monde dans votre entreprise connaît la version du partage électronique que vous choisissez d’utiliser – e-mail, partage en ligne, etc. Présentez-leur également les signatures électroniques. L’intégration de tout le monde avec autant de processus sans papier que possible aidera votre département des ressources humaines à maintenir vos systèmes sans papier cohérents, efficaces et organisés.

Étape 7:Profitez des avantages

Comme vous continuez à rendre vos processus sans papier, vous verrez un certain nombre d’avantages dans votre bureau.

Avec des économies de temps et d’argent, ainsi qu’une sécurité accrue des documents, vos employés et votre entreprise dans son ensemble en bénéficieront de passer à un service RH sans papier. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez maîtriser votre surcharge de documents et devenir un service des ressources humaines meilleur, plus efficace et sans papier.

À propos d’eFileCabinet

eFileCabinet est un fournisseur leader de logiciels de gestion de documents électroniques pour les petites et moyennes entreprises, ainsi que pour les départements RH des grandes entreprises. Grâce aux capacités de partage électronique et au classement sans papier, vous pouvez découper des livres de papier et économiser du temps et de l’argent pour votre entreprise. Avec des fonctionnalités telles que les signatures électroniques, la reconnaissance optique de caractères, le partage électronique instantané et le stockage de fichiers dans le cloud, eFileCabinet peut faire entrer votre bureau dans l’ère de la dématérialisation.

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Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf