7 Pasos para Hacer que su Departamento de Recursos Humanos sea Completamente Sin Papel

El futuro es sin papel

Los documentos y archivadores en papel han sido la forma de organizar la información de los empleados en los departamentos de recursos humanos durante décadas. Pero eso no significa que sean la mejor opción. Muchos departamentos de recursos humanos de todo el mundo están pasando de los documentos físicos a los sistemas de gestión de documentos electrónicos. ¿Por qué? Hay muchas razones.

Cada vez más empresas se están dando cuenta de que el papel es una forma costosa e ineficiente de administrar su información, por lo que los empleadores recurren gestión de documentos. Pero no usar papel no es algo que sucede de la noche a la mañana; es un proceso que requiere tiempo y esfuerzo, y muchos coordinadores de recursos humanos se sienten intimidados por la perspectiva de hacer el cambio. Por intimidante que pueda ser el concepto, cambiar a sistemas de gestión de información sin papel es una necesidad si desea organizar de manera eficiente y segura los documentos y datos de los empleados. Después de Recursos Humanos debe ser sobre personas, no papeles. Para que sea más fácil, aquí hay 7 pasos simples que puede seguir para hacer el cambio.

Paso 1: Liderar el camino

¿Cuál crees que es la razón número uno por la que las empresas no se quedan sin papel? La respuesta puede sorprenderte.

El 47% de los empleados encuestados dijo que una de las tres razones principales para no usar papel era la falta de iniciativas o mandatos de gestión. Esencialmente, los empleados están listos y dispuestos a trabajar sin papel, pero nadie está liderando el camino.

Si administra el departamento de recursos humanos de su empresa, esta responsabilidad recae en usted. Es necesario tomar la iniciativa, dar un paso adelante y liderar el camino para que no se utilice papel. Establezca metas para el departamento de recursos humanos en su conjunto que alienten a todos a hacer la transición a un sistema de gestión de documentos electrónicos. Es posible que incluso desee establecer algún tipo de iniciativa de recompensa para cuando se cumpla el objetivo de alentar a todos los empleados de recursos humanos a participar en los esfuerzos. Ayúdelos a convertirse en empleados sin papel.

Lo importante a tener en cuenta aquí es que usted predica con el ejemplo. Si tiene su propio archivador de documentos, asuma la responsabilidad de hacer la transición a un sistema electrónico. Establezca metas para usted y asuma la responsabilidad de alcanzarlas. Si sus empleados lo ven a usted, el empleador, liderando el camino, es más probable que lo sigan.

Y si no eres el líder, presiona a aquellos que están a punto de comenzar a establecer iniciativas para que no utilicen papel.

Paso 2: Conseguir que todos se unan

No importa lo fuerte que sea el ejemplo de empleado sin papel que establezcas, tu departamento no hará la transición a menos que tengas a todos a bordo. Una encuesta reciente preguntó a las empresas qué departamentos eran más resistentes a un entorno de trabajo sin papel.

Como puede ver, el departamento de recursos Humanos es en realidad el tercero en la lista. ¿Por qué? Porque su departamento maneja mucha información confidencial (información de atención médica de empleados, información bancaria, etc.).), muchos empleados de recursos Humanos se preocupan por mantener esa información segura. Entonces, ¿cómo puedes conseguir que todo el departamento se una? Aquí hay un par de consejos:

1. Muéstreles cómo les beneficia: Demuestre a sus equipos cómo hacer su trabajo sin papel hará que sea más fácil. Si los empleados ven el tiempo y el esfuerzo que pueden ahorrar, es más probable que se sumen al cambio sin papel.
2. Muestre cómo beneficia a la empresa: hacer que su departamento de recursos humanos no tenga papel puede beneficiar a la empresa en su conjunto. Ahorrará tiempo y dinero a la empresa, y les dará a los empleados un acceso fácil e instantáneo a su información personal. Si pueden ver los cambios que hará por el bien común, pueden subirse al carro.
3. Abordar las preocupaciones de cumplimiento: Como ya se ha indicado, muchos empleados de recursos Humanos pueden resistirse al cambio a la tecnología sin papel porque les preocupa compartir accidentalmente la información personal de otros u otros problemas de cumplimiento. La verdad es que no usar papel puede ayudarte a ser más obediente. Los procesos de papel exponen a su empresa a posibles responsabilidades debido a la falta de seguridad o a la pérdida de papeleo. Por otro lado, el software de gestión de documentos electrónicos posee medidas de seguridad y otras características que garantizan la protección de la información vital. Demuestre estas características a los miembros de su equipo para mostrarles cómo no usar papel no solo crea problemas de cumplimiento, sino que en realidad puede eliminar problemas potenciales en los procesos sin papel existentes.

Paso 3: Organice el Papel

Ahora que ha configurado algunas iniciativas sin papel y ha incorporado a su equipo, es hora de comenzar el trabajo sucio. Antes de comenzar a escanear sus documentos físicos en un sistema electrónico, debe organizar lo que tiene, y lo más probable es que tenga mucho.

Para hacer frente a estos montones de documentos, debe dividir el trabajo y utilizar a los miembros de su equipo de manera adecuada.

Aquí le mostramos cómo puede organizar rápida y fácilmente sus pilas de papel y prepararlas para ingresar en un sistema electrónico.

Una vez que el papel esté todo organizado, puede prepararse para llevar a su departamento a la era sin papel.

Paso 4: Obtenga software y Capacitación

Mientras sus empleados preparan los archivos para ingresar, debe encontrar el sistema de gestión de documentos adecuado. Hay muchos sistemas de gestión de documentos para que pueda elegir, por lo que debe investigar y comparar sus opciones antes de tomar una decisión.

Para ayudarlo durante su búsqueda, debe sentarse y hacer una lista de las cosas que necesita en su software de administración de documentos, así como las cosas que desea que no sean necesidades absolutas.

Una vez que haya creado su lista, calcule su presupuesto para el nuevo software. Es posible que tenga que consultar con Finanzas y sus ejecutivos de negocios sobre esto. Luego, con su lista en la mano y su presupuesto en mente, puede comenzar a comparar software. Usted debe tratar de encontrar algo que satisfaga todas sus necesidades y al menos algunas de sus necesidades mientras se mantiene dentro de su presupuesto.

Obtenga tantas demostraciones y pruebas como pueda para que pueda ver cómo funciona el software. Es posible que desee dejar que otros empleados prueben el software también, para asegurarse de que sea utilizable y fácil de aprender.

Después de seleccionar su software, debe seleccionar a los empleados sin papel que necesitan capacitación sobre cómo usarlo. Dependiendo de su situación y su negocio, es posible que desee que cada empleado de recursos Humanos aprenda a usar el software, o solo unos pocos. Lo importante es que todos los empleados que manejan, archivan y necesitan acceso a la información puedan hacerlo electrónicamente.

Paso 5: Comience a Escanear y archivar electrónicamente

Con los empleados necesarios capacitados en el software, puede comenzar a escanear sus documentos y archivarlos electrónicamente. Este también es un buen momento para que evalúe cómo manejar los documentos entrantes mientras se pone al día con su retraso de documentos existentes. Desde el momento en que escanee su primer documento, todos los documentos entrantes deben presentarse electrónicamente.

Después de todo, no quieres estar constantemente «poniéndote al día» cuando se trata de no usar papel; quieres seguir adelante con los procesos sin papel ya implementados. Comience con los documentos que obtiene hoy y siga adelante. Una vez que su equipo esté familiarizado con el software y el proceso sin papel, puede preocuparse por el retraso.

Si a su equipo le resulta abrumador escanear los documentos atrasados mientras maneja sus documentos entrantes actuales, debe buscar la contratación de un recurso adicional, como un pasante o un temporal. Pueden trabajar en el escaneo de los documentos atrasados mientras sus empleados de tiempo completo avanzan con sus nuevos procesos sin papel. Esto le permite ponerse al día más rápidamente para que pueda convertirse en un negocio completamente sin papel.

No importa a quién delegue esta tarea, la consistencia es clave al hacer el cambio a la opción sin papel, por lo que es vital que todos los que organizan e ingresan información sigan los mismos pasos y utilicen las mismas pautas.

Establezca un objetivo claro de cuándo desea que todos los documentos estén en el sistema electrónico. Divida este objetivo en puntos de referencia para que los empleados tengan un objetivo a corto plazo al que aspirar.

El gráfico de arriba es un ejemplo del plan de juego sin papel de un departamento de recursos Humanos. Publicar algo como esto en un área altamente visible en la oficina puede ayudar a motivar a los empleados a cumplir con los puntos de referencia y alcanzar el objetivo final. Trate de tener una recompensa para los empleados para cada punto de referencia en el camino, así como para alcanzar el objetivo final. Trabajar sin papel requiere trabajo, y su equipo debe ser recompensado por hacer el trabajo.

Paso 6: Dígale al resto de la Empresa

Una vez que haya cambiado sus documentos actuales a copias electrónicas, no puede detenerse allí. Cuéntale al resto de la compañía sobre el cambio que has hecho. Asegúrese de enviar un correo electrónico que aborde cualquier inquietud relacionada con la seguridad o la información personal, e informe a sus empleados sobre todos los beneficios que experimentarán con el switch.

También querrás presentarles el uso compartido electrónico. Consiga que todos los empleados, antiguos y nuevos, se unan a bordo firmando y compartiendo documentos electrónicamente. Si todos los empleados mantienen sus documentos de recursos humanos electrónicos, ahorrará tiempo a sus empleados de recursos humanos escaneándolos, lo que ahorra dinero a su empresa.

Asegúrese de que todos en su empresa estén familiarizados con cualquier versión de uso compartido electrónico que elija usar: correo electrónico, uso compartido en línea, etc. Introdúzcales también las firmas electrónicas. Conseguir que todos participen en tantos procesos sin papel como pueda ayudará a su departamento de recursos Humanos a mantener sus sistemas sin papel consistentes, eficientes y organizados.

Paso 7: Disfrute de los Beneficios

A medida que continúe haciendo sus procesos sin papel, verá una serie de beneficios en su oficina.

Con un ahorro de tiempo y costo, así como una mayor seguridad de los documentos, sus empleados y su negocio en su conjunto se beneficiarán de hacer el cambio a un departamento de recursos humanos sin papel. Siguiendo los pasos descritos anteriormente, puede controlar la sobrecarga de documentos y convertirse en un departamento de Recursos Humanos mejor, más eficiente y sin papel.

Acerca de eFileCabinet

eFileCabinet es un proveedor líder de software de gestión de documentos electrónicos para pequeñas y medianas empresas, así como para departamentos de recursos humanos de empresas más grandes. Con las capacidades de intercambio electrónico y presentación sin papel, puede recortar kilos de papel y ahorrar tiempo y dinero a su empresa. Con características como firmas electrónicas, reconocimiento óptico de caracteres, uso compartido electrónico instantáneo y almacenamiento de archivos basado en la nube, eFileCabinet puede llevar su oficina a la era sin papel.

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www.efilecabinet.com

Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf