7 lépés, hogy a HR osztály teljesen papírmentes legyen

A jövő papírmentes…

a papírdokumentumok és iratszekrények évtizedek óta lehetővé teszik az alkalmazottak információinak megszervezését az emberi erőforrás osztályokon. De ez nem azt jelenti, hogy ők a legjobb megoldás. Világszerte számos HR osztály vált át a fizikai dokumentumokról az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekre. Miért? Sok oka van.

egyre több vállalkozás ismeri fel, hogy a papír drága és nem hatékony módja az információk kezelésének, ezért a munkáltatók az elektronikus eszközökhöz fordulnak dokumentumkezelés. De a papírmentesség nem egyik napról a másikra történik; ez egy olyan folyamat, amely időt és erőfeszítést igényel, és sok HR-koordinátort megfélemlít a váltás lehetősége. Bármennyire is félelmetes a koncepció, a papírmentes információkezelő rendszerekre való áttérés elengedhetetlen, ha hatékonyan és biztonságosan szeretné megszervezni az alkalmazottak dokumentumait és adatait. Miután az emberi erőforrásoknak az emberekről kell szólniuk, nem a papírokról. Hogy könnyebb legyen, itt van 7 egyszerű lépés, amelyet követhet a váltáshoz.

1. lépés: vezesse az utat

Ön szerint mi az első számú oka annak, hogy a vállalatok nem mennek papír nélkül? A válasz meglephet.

a megkérdezett alkalmazottak 47% – A mondta, hogy a papírmentesség elmaradásának három legfontosabb oka a vezetői kezdeményezések vagy megbízások hiánya volt. Lényegében az alkalmazottak készek és hajlandóak papírmentesen menni, de senki sem vezet az úton.

Ha a vállalat HR osztályát irányítja, akkor ez a felelősség Önre hárul. Kezdeményeznie kell, fel kell lépnie, és vezetnie kell az utat a papírmentessé váláshoz. Állítsa be a HR osztály egészének céljait, amelyek mindenkit arra ösztönöznek, hogy áttérjen egy elektronikus dokumentumkezelő rendszerre. Akár valamilyen jutalmazási kezdeményezést is létrehozhat, amikor a cél teljesül, hogy ösztönözze az összes HR alkalmazottat az erőfeszítésekben való részvételre. Segítsen nekik papírmentes alkalmazottakká válni.

itt fontos megjegyezni, hogy példát mutatsz. Ha van saját iratszekrénye, vállalja a felelősséget az elektronikus rendszerre való áttérésért. Állíts be célokat magadnak, és vállald a felelősséget e célok eléréséért. Ha az alkalmazottak látják Önt, a munkáltatót, aki vezeti az utat, akkor nagyobb valószínűséggel követik.

és ha nem te vagy a vezető, nyomd meg azokat, akik kezdeményezni fogják a papírmentességet.

2.lépés: mindenki a fedélzeten

nem számít, milyen erős a papírmentes alkalmazott példa, hogy meg, a részleg nem teszi az átmenetet, ha van mindenki a fedélzeten. Egy nemrégiben készült felmérés megkérdezte a vállalkozásokat, hogy mely osztályok ellenállnak a papírmentes munkakörnyezetnek.

mint látható, a HR osztály valójában a harmadik a listán. Miért? Mivel az Ön osztálya sok érzékeny információt kezel (munkavállalói egészségügyi információk, banki információk stb.), sok HR alkalmazott aggódik amiatt, hogy ezeket az információkat biztonságban tartja. Szóval hogyan lehet az egész osztályt a fedélzetre venni? Itt van néhány tipp:

1. mutasd meg nekik, hogy ez milyen előnyökkel jár számukra – mutasd meg a csapatoknak, hogy a papírmentesség megkönnyíti a munkájukat. Ha az alkalmazottak látják az időt és erőfeszítést, amit megtakaríthatnak, nagyobb valószínűséggel lesznek a fedélzeten a papírmentes változással.
2. mutasd meg, hogy milyen előnyökkel jár a vállalat számára – a HR részleg papírmentessé tétele az egész vállalat számára előnyös lehet. Ez időt és pénzt takarít meg az üzleti életben, és az alkalmazottak számára könnyű, azonnali hozzáférést biztosít személyes adataikhoz. Ha látják a nagyobb jó érdekében bekövetkező változásokat, felugrhatnak a kocsira.
3. A megfelelőségi aggályok kezelése – mint már említettük, sok HR alkalmazott ellenállhat a papírmentesre való áttérésnek, mert aggódik mások személyes adatainak véletlen megosztása vagy más megfelelőségi problémák miatt. Az igazság az, hogy a papírmentes működés valóban segíthet abban, hogy jobban megfeleljen. A papírfolyamatok a biztonság hiánya vagy az elveszett papírmunka miatt potenciális felelősségnek teszik ki vállalatát. Másrészt az elektronikus dokumentumkezelő szoftver rendelkezik biztonsági intézkedésekkel és egyéb funkciókkal, amelyek biztosítják a létfontosságú információk védelmét. Mutassa be ezeket a funkciókat a csapattagoknak, hogy megmutassák nekik, hogy a papírmentes működés nemcsak nem okoz megfelelőségi problémákat, hanem ténylegesen kiküszöböli a meglévő papírmentes folyamatok potenciális problémáit.

3.lépés: Szervezze meg a papírt

most, hogy felállított néhány papírmentes kezdeményezést, és felvette a csapatot, itt az ideje elkezdeni a piszkos munkát. Mielőtt elkezdené beolvasni a fizikai dokumentumokat egy elektronikus rendszerbe, meg kell szerveznie, hogy mi van—és az esélyek, sok van.

ezeknek a papírhalmoknak a kezeléséhez ossza meg a munkát, és megfelelően használja a csapat tagjait.

itt van, hogyan lehet gyorsan és egyszerűen kap a halom papír szervezett és készen kell bevinni egy elektronikus rendszer.

miután a papír minden szervezett, akkor lehet készíteni, hogy az osztály a papírmentes korszak.

4.lépés: szoftver beszerzése és képzés

amíg az alkalmazottak előkészítik a fájlokat a belépéshez, meg kell találnia a megfelelő dokumentumkezelő rendszert. Számos dokumentumkezelő rendszer létezik, amelyek közül választhat, ezért a döntés meghozatala előtt meg kell vizsgálnia és össze kell hasonlítania a lehetőségeket.

hogy segítsen a keresés során, üljön le, és készítsen egy listát a dokumentumkezelő szoftverben szükséges dolgokról, valamint azokról a dolgokról, amelyekre szüksége van, amelyek nem feltétlenül szükségesek.

miután létrehozta a listát, kitalálni a költségvetés az új szoftver. Lehet, hogy konzultálnia kell a pénzügyekkel és az üzleti vezetőkkel erről. Ezután a listát a kezében és a költségvetést szem előtt tartva elkezdheti összehasonlítani a szoftvereket. Arra kell törekednie, hogy találjon valamit, amely megfelel minden igényének és legalább néhány kívánságának, miközben továbbra is a költségvetésében marad.

szerezzen annyi bemutatót és próbát, amennyit csak tud, így láthatja, hogyan működik a szoftver. Érdemes lehet, hogy más alkalmazottak is teszteljék a szoftvert, hogy biztosítsák, hogy használható és könnyen megtanulható.

a szoftver kiválasztása után ki kell választania azokat a papírmentes alkalmazottakat, akiket ki kell képezni a használatára. Az Ön helyzetétől és vállalkozásától függően előfordulhat, hogy minden HR alkalmazott megtanulja, hogyan kell használni a szoftvert, vagy csak néhányat. A lényeg az, hogy minden olyan alkalmazott, aki kezeli, fájlozza és hozzáférésre van szüksége az információkhoz, képes lesz erre elektronikusan.

5.lépés: Indítsa el a szkennelést és az elektronikus benyújtást

a szoftverben képzett szükséges alkalmazottakkal elkezdheti a dokumentumok szkennelését és elektronikus úton történő benyújtását. Ez is egy jó ideje, hogy értékelje, hogyan kell kezelni a bejövő dokumentumokat, miközben felzárkózik a lemaradás a meglévő dokumentumok. Az első dokumentum beolvasásától kezdve az összes bejövő papírmunkát elektronikus úton kell benyújtani.

végül is nem akarja folyamatosan “felzárkózni”, amikor papírmentesnek kell lennie; előre akar lépni a már meglévő papírmentes folyamatokkal. Kezdje a ma kapott dokumentumokkal, és haladjon előre. Miután a csapat ismeri a szoftvert és a papírmentes folyamatot, aggódhat a lemaradás miatt.

Ha a csapat úgy találja, hogy nyomasztó, hogy átvizsgálja a lemaradt dokumentumok kezelése közben az aktuális bejövő dokumentumok, meg kell nézni a bérleti további erőforrás, például egy gyakornok vagy temp. Dolgozhatnak a lemaradt dokumentumok szkennelésén, miközben a teljes munkaidőben foglalkoztatottak előrelépnek az új papírmentes folyamatokkal. Ez lehetővé teszi, hogy gyorsabban elkapjon, így teljesen papírmentes üzletgé válhat.

nem számít, kire ruházza át ezt a feladatot, a következetesség kulcsfontosságú a papírmentesre való áttérés során, ezért létfontosságú, hogy mindenki, aki szervezi és beírja az információkat, ugyanazokat a lépéseket kövesse, és ugyanazokat az irányelveket használja.

állítson be egyértelmű célt, hogy mikor szeretné, hogy az összes dokumentum az elektronikus rendszerben legyen. Bontsa ezt a célt referenciaértékekre, hogy az alkalmazottaknak rövid távú céljuk legyen.

a fenti ábra egy példa egy HR osztály papírmentes játéktervére. Ha valami ilyesmit tesz közzé az irodában egy jól látható területen, az motiválhatja az alkalmazottakat a referenciaértékek teljesítésére és a végcél elérésére. Próbáljon meg munkavállalói jutalmat biztosítani az út mentén minden egyes benchmarkért, valamint a végső cél eléréséért. A papírmentes munka munkát igényel, és a csapatot meg kell jutalmazni a munka elvégzéséért.

6. lépés: Mondja el a vállalat többi tagjának

Miután az aktuális dokumentumokat elektronikus másolatokra váltotta, nem állhat meg itt. Mondja el a vállalat többi tagjának a váltást. Ügyeljen arra, hogy küldjön egy e-mailt a biztonsággal vagy a személyes adatokkal kapcsolatos aggályokról, és tájékoztassa alkalmazottait az összes előnyről, amelyet a váltás során tapasztalnak.

azt is szeretnénk, hogy vezessenek be őket az elektronikus megosztás is. Minden alkalmazott—régi és új—a fedélzeten elektronikus aláírással és dokumentumok megosztásával. Ha minden alkalmazott elektronikus formában tartja HR-dokumentumait, időt takarít meg a HR-alkalmazottak számára a szkenneléssel, ami pénzt takarít meg a vállalat számára.

győződjön meg arról, hogy a vállalatnál mindenki ismeri az elektronikus megosztás bármely verzióját, amelyet használ—e-mail, online megosztás stb. Bevezeti őket az elektronikus aláírásokba is. Ha mindenkit a fedélzeten tart, annyi papírmentes folyamattal, amennyit csak tud, segít a HR osztálynak abban, hogy a papírmentes rendszerei következetesek, hatékonyak és szervezettek legyenek.

7.lépés: élvezze az előnyöket

ahogy folytatja a folyamatok papírmentességét, számos előnyt fog látni az irodájában.

az idő-és költségmegtakarítással, valamint a megnövekedett dokumentumbiztonsággal az alkalmazottak és az egész vállalkozás számára előnyös lesz a papírmentes hr osztályra való váltástól. A fent vázolt lépések végrehajtásával ellenőrzés alatt tarthatja a dokumentumok túlterhelését, és jobb, hatékonyabb, papírmentes Humánerőforrás-részleggé válhat.

az eFileCabinet-ről

az eFileCabinet az elektronikus dokumentumkezelő szoftverek vezető szolgáltatója a kis-és középvállalkozások, valamint a nagyobb vállalkozások HR osztályai számára. Az elektronikus megosztási képességekkel és a papírmentes iktatással kivághat egy font papírt, és megtakaríthatja üzleti idejét és pénzét. Az olyan funkciókkal, mint az eSignatures, az optikai karakterfelismerés, az azonnali elektronikus megosztás és a felhőalapú Fájltárolás, az eFileCabinet a papírmentes korszakba hozhatja irodáját.

Connect with us online to learn more.

www.efilecabinet.com

Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf