7 kroków, aby Twój dział HR był całkowicie bez papieru

przyszłość jest bez papieru…

papierowe dokumenty i szafki na dokumenty od dziesięcioleci służą do organizowania informacji o pracownikach w działach kadr. Ale to nie znaczy, że są najlepszą opcją. Wiele działów HR na całym świecie przechodzi od fizycznych dokumentów do elektronicznych systemów zarządzania dokumentami. Dlaczego? Jest wiele powodów.

coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że papier jest drogim i nieefektywnym sposobem zarządzania ich informacjami, dlatego pracodawcy zwracają się do elektroniczne zarządzanie dokumentami. Ale rezygnacja z papieru nie jest czymś, co dzieje się z dnia na dzień; jest to proces, który wymaga czasu i wysiłku, a wielu koordynatorów HR jest onieśmielonych perspektywą zmiany. Choć koncepcja może być onieśmielająca, przejście na systemy zarządzania informacją bez użycia papieru jest koniecznością, jeśli chcesz sprawnie i bezpiecznie organizować dokumenty i dane pracowników. Po Zasoby ludzkie powinny być o ludziach, nie o papierach. Aby ułatwić, oto 7 prostych kroków, które możesz wykonać, aby dokonać przełącznika.

Krok 1: Prowadź

Co Twoim zdaniem jest głównym powodem, dla którego firmy nie rezygnują z papieru? Odpowiedź może cię zaskoczyć.

47% ankietowanych pracowników stwierdziło, że jedną z trzech głównych przyczyn rezygnacji z paperless był brak inicjatyw kierowniczych lub mandatów. Zasadniczo pracownicy gotowi i chętni do odejścia bez papieru, ale nikt nie jest liderem.

jeśli zarządzasz działem HR swojej firmy, odpowiedzialność ta spada na ciebie. Musisz przejąć inicjatywę, podnieść się i poprowadzić drogę do stania się bezpapierowym. Wyznacz cele dla całego działu HR, które zachęcają wszystkich do przejścia na elektroniczny system zarządzania dokumentami. Możesz nawet założyć jakąś inicjatywę nagradzania, gdy cel zostanie osiągnięty, aby zachęcić wszystkich pracowników HR do udziału w wysiłkach. Pomóż im stać się pracownikami bez papieru.

ważne jest, aby pamiętać, że prowadzisz przykład. Jeśli posiadasz własną szafę na dokumenty, weź odpowiedzialność za przeniesienie ich do systemu elektronicznego. Wyznacz sobie cele i weź odpowiedzialność za ich realizację. Jeśli Twoi pracownicy widzą, że ty, pracodawca, jesteś liderem, są bardziej skłonni do naśladowania.

a jeśli nie jesteś liderem, popchnij tych, którzy mają zacząć tworzyć inicjatywy na rzecz bezpapierowej.

Krok 2: Weź wszystkich na pokład

bez względu na to, jak silny jest przykład pracownika bez papieru, który ustawisz, Twój dział nie dokona przejścia, chyba że masz wszystkich na pokładzie. W niedawnym badaniu zapytano firmy, które działy były najbardziej odporne na środowisko pracy bez papieru.

jak widać, dział HR jest w rzeczywistości trzecim na liście. Dlaczego? Ponieważ twój dział obsługuje wiele poufnych informacji (Informacje o służbie zdrowia pracowników, informacje bankowe itp.), wielu pracowników HR martwi się o bezpieczeństwo tych informacji. Więc jak możesz zaangażować cały wydział? Oto kilka wskazówek:

1. pokaż im, jak to przynosi im korzyści – pokaż swoim zespołom, jak bezpapierowa praca ułatwi im pracę. Jeśli pracownicy widzą czas i wysiłek, który mogą zaoszczędzić, są bardziej skłonni do udziału w zmianie bez użycia papieru.
2. Pokaż, jak to przynosi korzyści firmie – uczynienie twojego działu HR bez papieru może przynieść korzyści całej firmie. Pozwoli to zaoszczędzić czas i pieniądze oraz daje pracownikom łatwy, natychmiastowy dostęp do ich danych osobowych. Jeśli zobaczą zmiany, które wprowadzą dla większego dobra, mogą wskoczyć na modę.
3. Rozwiązywanie problemów związanych ze zgodnością – jak już wspomniano, wielu pracowników HR może oprzeć się zmianie na papierową, ponieważ obawiają się przypadkowego udostępnienia danych osobowych innych osób lub innych problemów z zgodnością. Prawda jest taka, że bez papieru może pomóc ci stać się bardziej zgodnym. Procesy papierowe narażają Twoją firmę na potencjalną odpowiedzialność z powodu braku bezpieczeństwa lub utraconej dokumentacji. Z drugiej strony, oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentami posiada środki bezpieczeństwa i inne funkcje, które zapewniają ochronę ważnych informacji. Zademonstruj te funkcje członkom swojego zespołu, aby pokazać im, w jaki sposób bezpapierowe działanie nie tylko nie powoduje problemów z zgodnością, ale może w rzeczywistości wyeliminować potencjalne problemy w istniejących procesach bezpapierowych.

Krok 3: zorganizuj Papier

Po skonfigurowaniu inicjatyw bez papieru i zaangażowaniu zespołu nadszedł czas, aby rozpocząć brudną robotę. Zanim zaczniesz skanować fizyczne dokumenty do systemu elektronicznego, musisz uporządkować to, co masz—a szanse są, Masz dużo.

aby poradzić sobie z tymi kopcami dokumentów, powinieneś podzielić pracę i odpowiednio wykorzystać członków zespołu.

oto jak szybko i łatwo uporządkować swoje stosy papieru i przygotować je do wprowadzenia do systemu elektronicznego.

po zorganizowaniu papieru możesz przygotować swój dział do ery paperless.

Krok 4: Pobierz oprogramowanie i przejdź Szkolenie

podczas gdy Twoi pracownicy przygotowują pliki do wejścia, musisz znaleźć odpowiedni system zarządzania dokumentami. Istnieje wiele systemów zarządzania dokumentami do wyboru, więc musisz przeprowadzić badania i porównać swoje opcje przed podjęciem decyzji.

aby pomóc ci podczas wyszukiwania, powinieneś usiąść i sporządzić listę rzeczy, których potrzebujesz w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami, a także rzeczy, które nie są absolutnie niezbędne.

Po utworzeniu listy, Oblicz swój budżet na nowe oprogramowanie. Być może trzeba skonsultować się z finansów i kadry kierowniczej firmy na ten temat. Następnie, mając na uwadze listę i budżet, możesz zacząć porównywać oprogramowanie. Powinieneś dążyć do znalezienia czegoś, co spełnia wszystkie twoje potrzeby i co najmniej kilka twoich pragnień, a jednocześnie pozostaje w budżecie.

uzyskaj jak najwięcej demonstracji i wersji próbnych, aby zobaczyć, jak działa oprogramowanie. Możesz pozwolić innym pracownikom testować oprogramowanie, aby upewnić się, że jest użyteczne i łatwe do nauczenia.

Po wybraniu oprogramowania musisz wybrać pracowników bez papieru, którzy muszą zostać przeszkoleni w zakresie korzystania z niego. W zależności od twojej sytuacji i firmy, możesz chcieć, aby każdy pracownik działu HR nauczył się obsługi oprogramowania lub tylko kilku. Ważne jest to, że wszyscy pracownicy, którzy obsługują, składają i potrzebują dostępu do informacji, będą mogli to zrobić elektronicznie.

Krok 5: Rozpocznij skanowanie i składanie dokumentów elektronicznie

dzięki niezbędnym pracownikom przeszkolonym w oprogramowaniu możesz rozpocząć skanowanie dokumentów i składanie ich elektronicznie. Jest to również dobry moment, aby ocenić, jak obsługiwać przychodzące dokumenty, Nadrabiając zaległości w istniejących dokumentach. Od momentu skanowania pierwszego dokumentu wszystkie przychodzące dokumenty powinny być składane elektronicznie.

W końcu nie chcesz ciągle „nadrabiać zaległości”, jeśli chodzi o bycie bez papieru; chcesz iść do przodu z już istniejącymi procesami bez papieru. Zacznij od dokumentów, które dostajesz już dziś i idź do przodu. Gdy twój zespół jest zaznajomiony z oprogramowaniem i procesem bez papieru, możesz martwić się o zaległości.

Jeśli twój zespół uzna, że skanowanie zaległych dokumentów podczas obsługi bieżących dokumentów przychodzących jest przytłaczające, powinieneś rozważyć zatrudnienie dodatkowego zasobu, takiego jak stażysta lub pracownik tymczasowy. Mogą pracować nad skanowaniem zaległych dokumentów, podczas gdy Twoi pełnoetatowi pracownicy przechodzą do przodu z nowymi procesami bez papieru. Dzięki temu możesz szybciej dać się złapać, dzięki czemu możesz stać się całkowicie bezpapierowym biznesem.

bez względu na to, komu powierzysz to zadanie, spójność jest kluczowa przy przechodzeniu na tryb Bez papieru, dlatego ważne jest, aby każdy, kto organizuje i wprowadza informacje, postępował według tych samych kroków i korzystał ze wszystkich tych samych wytycznych.

ustal jasny cel, kiedy chcesz, aby wszystkie dokumenty znajdowały się w systemie elektronicznym. Podziel ten cel na benchmarki, aby pracownicy mieli krótkoterminowy cel do osiągnięcia.

powyższa grafika jest przykładem planu gry bez papieru jednego z działów HR. Umieszczenie czegoś takiego w dobrze widocznym miejscu w biurze może pomóc zmotywować pracowników do spełnienia kryteriów i osiągnięcia celu końcowego. Postaraj się, aby za każdy benchmark po drodze istniała nagroda dla pracownika, a także za osiągnięcie ostatecznego celu. Praca bez papieru wymaga pracy, a twój zespół powinien zostać nagrodzony za wykonanie zadania.

Krok 6: Powiedz reszcie firmy

Po przełączeniu aktualnych dokumentów na kopie elektroniczne nie możesz na tym poprzestać. Powiedz reszcie firmy o zamianie. Upewnij się, że wysyłasz wiadomość e-mail zawierającą wszelkie obawy dotyczące bezpieczeństwa lub danych osobowych i poinformujesz swoich pracowników o wszystkich korzyściach płynących z przełącznika.

będziesz chciał również wprowadzić je do udostępniania elektronicznego. Zaangażuj wszystkich pracowników—starych i nowych-w elektroniczne podpisywanie i udostępnianie dokumentów. Jeśli wszyscy pracownicy przechowują swoje dokumenty HR w formie elektronicznej, zaoszczędzi to czas twoich pracowników HR dzięki ich skanowaniu, co pozwoli zaoszczędzić pieniądze Twojej firmy.

upewnij się, że wszyscy w Twojej firmie znają dowolną wersję udostępniania elektronicznego, której zdecydujesz się użyć—e-mail, udostępnianie online itp. Wprowadzenie ich również do podpisów elektronicznych. Zapewnienie wszystkim jak największej liczby procesów bez użycia papieru pomoże działowi HR utrzymać spójne, wydajne i zorganizowane systemy bez użycia papieru.

Krok 7: ciesz się korzyściami

kontynuując proces bezpapierowy, zobaczysz wiele korzyści w swoim biurze.

oszczędność czasu i kosztów, a także zwiększone bezpieczeństwo dokumentów, Twoi pracownicy i cała Twoja firma skorzystają od przejścia na Dział HR bez papieru. Postępując zgodnie z powyższymi krokami, możesz opanować przeładowanie dokumentów i stać się lepszym, bardziej wydajnym działem zasobów ludzkich bez papieru.

o eFileCabinet

eFileCabinet jest wiodącym dostawcą oprogramowania do elektronicznego zarządzania dokumentami dla małych i średnich firm, a także dla działów HR większych firm. Dzięki elektronicznym funkcjom udostępniania i papierowemu składaniu możesz wyciąć kilogramy papieru i zaoszczędzić czas i pieniądze firmy. Dzięki funkcjom takim jak podpis elektroniczny, optyczne rozpoznawanie znaków, natychmiastowe udostępnianie elektroniczne i przechowywanie plików w chmurze, eFileCabinet może przenieść Twoje biuro w erę bez papieru.

Connect with us online to learn more.

www.efilecabinet.com

Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf