7 Passos para Fazer o Seu Departamento de RH Completamente sem Papel

O Futuro É em Papel…

documentos em Papel e armários tem sido a maneira de organizar as informações de funcionários em departamentos de recursos humanos há décadas. Mas isso não significa que sejam a melhor opção. Muitos departamentos de RH em todo o mundo estão transitando de documentos físicos para sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos. Por quê? Há muitas razões.

Mais e mais empresas estão percebendo que o papel é caro e ineficiente maneira para gerenciar as suas informações, e para os empregadores escolhem a gestão eletrônica de documentos. Mas ir sem papel não é algo que acontece da noite para o dia; é um processo que requer tempo e esforço, e muitos coordenadores de RH são intimidados pela perspectiva de fazer a troca. Por mais intimidante que o conceito possa ser, mudar para sistemas de gerenciamento de informação sem papel é uma necessidade se você quiser organizar de forma eficiente e segura os documentos e dados dos funcionários. Depois que os recursos humanos devem ser sobre as pessoas, não papéis. Para torná-lo mais fácil, aqui estão 7 passos simples que você pode seguir para fazer a troca.

Step 1: Lead the Way

What do you think is the number one reason companies don’t go paperless? A resposta pode surpreendê-lo.

47% dos empregados entrevistados disseram que uma das três principais razões para não passar sem papel foi a falta de iniciativas ou mandatos de gestão. Essencialmente, funcionários prontos e dispostos a ir sem papel, mas ninguém está liderando o caminho.se você gerenciar o departamento de RH da sua empresa, então essa responsabilidade recai sobre você. Você precisa tomar iniciativa, avançar, e liderar o caminho para se tornar sem papel. Definir metas para o departamento de RH como um todo que incentivam todos a transição para um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos. Você pode até querer criar algum tipo de iniciativa de recompensa para quando o objetivo é alcançado para incentivar todos os funcionários de RH a participar dos esforços. Ajuda-os a tornarem-se Empregados sem papel.

a coisa importante a notar aqui é que você lidera pelo exemplo. Se você tem o seu próprio arquivo de documentos, assumir a responsabilidade de transitá-los para um sistema eletrônico. Estabeleça metas para si mesmo, e assuma a posse para cumprir essas metas. Se os seus empregados o virem, o empregador, liderando o caminho, é mais provável que o sigam.

E se você não é o líder, empurre aqueles que estão para começar a definir iniciativas para ir sem papel.

Passo 2: Coloque todos a bordo

não importa o quão forte o exemplo de empregado sem papel é que você definir, o seu departamento não fará a transição a menos que você tenha todos a bordo. Um inquérito recente perguntou às empresas quais os departamentos mais resistentes a um ambiente de trabalho sem papel.

Como você pode ver, o departamento de RH é na verdade o terceiro da lista. Por quê? Porque o seu departamento lida com um monte de informações sensíveis (informações de saúde dos funcionários, informações bancárias, etc.), muitos funcionários da HR se preocupam em manter essa informação segura. Então, como é que consegues meter todo o departamento a bordo? Aqui estão algumas dicas:

1. mostre – lhes como isso os beneficia-demonstre às suas equipas o quão fácil será o seu trabalho sem papel. Se os empregados vêem o tempo e o esforço que podem poupar, é mais provável que estejam a bordo com a mudança sem papel.
2. mostrar como beneficia a empresa – fazer o seu departamento de RH paperless pode beneficiar a empresa como um todo. Ele vai economizar tempo de negócio e dinheiro, e dá aos funcionários acesso fácil e instantâneo a suas informações pessoais. Se eles conseguem ver as mudanças que isso fará para o bem maior, eles podem saltar no bandwagon.
3. abordar as preocupações de Conformidade – como já foi dito, muitos funcionários de RH podem resistir à mudança para sem papel, porque eles estão preocupados com a troca acidental de informações pessoais de outros ou outras questões de Conformidade. A verdade é que ir sem papel pode ajudar-te a tornares-te mais complacente. Processos de papel expõem sua empresa a responsabilidade potencial devido à falta de segurança ou perda de papelada. Por outro lado, o software eletrônico de gerenciamento de documentos possui medidas de segurança e outras características que garantem a proteção de informações vitais. Demonstrar essas características para os membros da sua equipe para mostrar-lhes como ir sem papel não só não cria problemas de Conformidade, mas pode realmente eliminar problemas potenciais em processos existentes sem papel.

Step 3: Organize o trabalho

Agora que você criou algumas iniciativas sem papel e colocou sua equipe a bordo, é hora de começar o trabalho sujo. Antes de começar a digitalizar seus documentos físicos em um sistema eletrônico, você precisa organizar o que você tem—e as probabilidades são, você tem muito.

Aqui está como você pode organizar rápida e facilmente suas pilhas de papel e pronto para ser introduzido em um sistema eletrônico.

Uma vez que o trabalho está organizado, você pode se preparar para levar seu departamento para a era sem papel.

Passo 4: Obter Software e obter formação

enquanto seus funcionários estão preparando os arquivos para a entrada, você precisa encontrar o sistema de gerenciamento de documentos certo. Existem muitos sistemas de gerenciamento de documentos lá fora para você escolher, então você precisa fazer sua pesquisa e comparar suas opções antes de tomar uma decisão.

para ajudá-lo durante a sua pesquisa, você deve sentar-se e fazer uma lista das coisas que você precisa em seu software de gerenciamento de documentos, bem como as coisas que você quer que não são necessidades absolutas.

Depois de ter criado a sua lista, calcule o seu orçamento para o novo software. Você pode precisar consultar com finanças e seus executivos sobre isso. Então, com sua lista na mão e seu orçamento em mente, você pode começar a comparar software. Você deve procurar encontrar algo que atenda a todas as suas necessidades e pelo menos alguns de seus desejos enquanto ainda ficar em seu orçamento.

obtenha o máximo de demonstrações e ensaios que puder para que possa ver como o software funciona. Você pode querer deixar que outros funcionários testem o software também, para garantir que ele é utilizável e fácil de aprender.

Depois de selecionar o seu software, você precisa selecionar os funcionários sem papel que precisam ser treinados em como usá-lo. Dependendo da sua situação e do seu negócio, você pode querer que cada funcionário de RH aprenda a usar o software, ou apenas alguns. O importante é que todos os funcionários que lidam, arquivam e precisam de acesso à informação serão capazes de fazê-lo eletronicamente.

Passo 5: Iniciar a digitalização e arquivamento eletronicamente

com os funcionários necessários treinados no software, você pode começar a digitalizar em seus documentos e arquivá-los eletronicamente. Este é também um bom momento para você avaliar como lidar com os documentos recebidos ao recuperar o atraso de seus documentos existentes. A partir do momento em que digitaliza o seu primeiro documento, todos os documentos recebidos devem ser arquivados electronicamente.

afinal de contas, você não quer estar constantemente jogando “catch-up” quando se trata de ser sem papel; você quer avançar com processos sem papel já no lugar. Começa com os documentos que recebes hoje e segue em frente. Uma vez que sua equipe está familiarizada com o software e o processo sem papel, você pode se preocupar com o backlog.

Se a sua equipa encontra-lo esmagadora para digitalizar os documentos pendentes, enquanto lida com seus atuais documentos de entrada, você deve olhar para a contratação de recursos adicionais, tais como estagiário ou temp. Eles podem trabalhar na digitalização dos documentos atrasados enquanto seus funcionários em tempo integral avançam com seus novos processos sem papel. Isso permite que você seja pego mais rapidamente para que você possa se tornar um negócio completamente sem papel.

não importa a quem você delega esta tarefa, a consistência é a chave ao fazer a mudança para sem papel, por isso é vital que todos os que estão organizando e inserindo informações estão seguindo os mesmos passos e usando todas as mesmas diretrizes.

defina uma meta clara de quando você quer que todos os documentos estejam no sistema eletrônico. Quebrar este objetivo em benchmarks para que os funcionários têm um objetivo de curto prazo para atirar.

o gráfico acima é um exemplo do plano de jogo sem papel de um departamento de RH. Postar algo como isso em uma área altamente visível no escritório pode ajudar a motivar os funcionários a cumprir os benchmarks e alcançar o objetivo final. Tente ter uma recompensa de empregado no lugar para cada benchmark ao longo do caminho, bem como para cumprir o objetivo final. Andar sem papel requer trabalho, e a tua equipa deve ser recompensada por ter feito o trabalho.

Passo 6: Informe o resto da empresa

Uma vez que você tenha seus documentos atuais trocados para cópias eletrônicas, você não pode parar por aí. Conta ao resto da empresa sobre a troca que fizeste. Certifique-se de enviar um e-mail abordando quaisquer preocupações sobre segurança ou informações pessoais, e diga aos seus funcionários sobre todos os benefícios que eles vão experimentar com a mudança.

Você também vai querer introduzi-los para o compartilhamento eletrônico também. Coloque todos os funcionários-antigos e novos-a bordo com assinatura eletrônica e compartilhamento de documentos. Se todos os funcionários mantiverem os seus documentos de RH electrónicos, isso poupará tempo aos seus funcionários de RH ao digitalizá-los, o que poupa dinheiro à sua empresa.

certifique-se de que todos na sua empresa é familiar com qualquer versão de compartilhamento eletrônico que você escolher para usar e—mail, compartilhamento on-line, etc. Introduzi-los também às assinaturas electrónicas. Colocar todos a bordo com tantos processos livres de papel quanto você pode ajudar o seu departamento de RH a manter seus sistemas sem papel consistente, eficiente e organizado.

Passo 7: Desfrute dos benefícios

à medida que continuar a fazer os seus processos sem papel, verá uma série de benefícios no seu escritório.

Com economia de tempo e custo, bem como o aumento da segurança dos documentos, seus funcionários, e o seu negócio como um todo, irá beneficiar de fazer a transição para um papel do departamento de recursos humanos. Seguindo os passos descritos acima, você pode controlar sua sobrecarga de documentos e se tornar um departamento de Recursos Humanos melhor, mais eficiente e sem papel.

Sobre eFileCabinet

eFileCabinet é um fornecedor líder de gerenciamento de documentos eletrônicos, software para pequenas e médias empresas, bem como para os departamentos de RH de grandes empresas. Com recursos de compartilhamento eletrônico e arquivamento sem papel, você pode cortar quilos de papel e economizar seu tempo de negócio e dinheiro. Com recursos como as assinaturas electrónicas, reconhecimento óptico de caracteres, partilha electrónica instantânea e armazenamento de ficheiros em nuvem, a eFileCabinet pode trazer o seu escritório para a era sem papel.

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www.efilecabinet.com

Sources

1. http://www.loyola.edu/department/paperless/resources
2. https://www.fpb.org/business-support/top-10-benefits-paperless-office-can-provide
3. http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/
4. http://www.informationdynamix.com/going-paperless-better-processes-less-paper/
5. http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=1393497
6. http://www.xerox.com/assets/motion/corporate/pages/programs/information-overload/pdf/Xerox-white-paper-3-25.pdf