Desde la propagación de la COVID-19, la mayoría de los empleadores se han visto obligados a cerrar, despedir y despedir a sus trabajadores. Por el contrario, empresas como Amazon y Kroger, han tenido que ampliar el esfuerzo de contratación para mantenerse al día con la demanda. En las últimas cuatro semanas, Amazon contrató a más de 100,000 nuevos asociados y planea agregar al menos 75,000 más en los Estados Unidos. Para evitar más demoras en satisfacer las necesidades de los clientes, los empleadores están acelerando su proceso de solicitud de empleo. Como resultado, la incorporación de empleados se está reduciendo drásticamente.

El mayor desafío que conlleva contratar a gran escala es el riesgo de dañar la experiencia de candidato a empleado. En la incorporación de gran volumen, los empleados a menudo se ven como un medio para un fin. Se les da lo mínimo para sobrevivir, se espera que se adapten rápidamente y cometan el menor número de errores posible. Una mala experiencia de incorporación es un escenario de pérdida para el empleador y el empleado.

De acuerdo con Employee Benefit News, el reemplazo de un empleado cuesta el 33% del salario anual si se va. Sin embargo, los que se quedan, sin la formación adecuada, cuestan más a la empresa debido a las malas experiencias de los clientes, el aumento de los errores, la falta de calidad y más. La incorporación, incluso durante una crisis, es una de las experiencias más importantes a la hora de integrar a un nuevo empleado en la empresa. Una experiencia de incorporación deficiente es tan mala como no incorporarla.

Aunque las empresas están ansiosas por satisfacer la demanda a corto plazo, deben tener en cuenta las consecuencias a largo plazo, como

• falta de confianza en su papel
• falta de confianza en la empresa
• baja moral de los empleados y del equipo
• objetivos perdidos (ingresos, objetivos, métricas de servicio al cliente)
• empleados desconectados
• mayores riesgos de seguridad
• alta rotación
• reputación dañada

Aquí hay cuatro formas en que las empresas pueden incorporar rápidamente a sus nuevos empleados sin destruir la experiencia del candidato.

Empezar antes del Primer Día

La incorporación no debe confundirse con la orientación. La orientación se centra en las tareas rutinarias, como los documentos de recursos humanos, que deben completarse para hacer oficial el empleo del nuevo empleado. Antes de que el empleado se una a la empresa, debe tener todo el material relevante para ayudarlo a comprender la empresa, su posición y sus beneficios. Estos pueden incluir acceso al portal de la empresa para que puedan acceder a capacitaciones pertinentes y relevantes, una agenda de incorporación e información de contacto relevante, en caso de que tengan alguna pregunta.

En respuesta a la crisis, el Departamento de Seguridad Nacional flexibilizó las restricciones para adaptarse a la contratación e incorporación a escala de los empleadores, pero eso no significa que pueda descuidarse por completo.

Mientras que la orientación es un evento de una sola vez, la incorporación es un proceso continuo. Dependiendo de la empresa, la incorporación puede durar de 90 días a un año con hitos establecidos en el camino. El objetivo de la incorporación es ayudar a un nuevo empleado a integrarse en su equipo, cultura y empresa. Está preparándolos para ganar y tener éxito en su nuevo rol al final de su incorporación.

Conozca el objetivo final

Incorporar a un nuevo empleado sin un plan es una de las formas más rápidas de perder a un empleado de calidad. Cuando se deja que los nuevos empleados se valgan por sí mismos, se sienten infravalorados y poco apreciados. Las empresas admiten que uno de sus mayores desafíos es su alta tasa de rotación. Esto se debe a que el 88% de las empresas no se incorporan bien, según Gallup. Como resultado, el 20% de los nuevos empleados se van dentro de los primeros 45 días de comenzar.

Para empresas como Amazon que están contratando en masa, es difícil proporcionar tiempo individual para cada nueva contratación individual. La mayoría de los empleadores quieren minimizar la cantidad de tiempo que se necesita para capacitar a un empleado y lograr que produzcan resultados casi de inmediato. Es comprensible, especialmente porque están luchando para mantenerse al día con la demanda. Sin embargo, incorporar a un nuevo empleado a su trabajo sin capacitación ni integración estratégica los prepara para el fracaso, lo que en última instancia perjudica la experiencia de la empresa y del cliente.

Es vital que RR.HH., los gerentes de contratación y los miembros del equipo se unan para ayudar a proporcionar capacitación, tutoría y apoyo. Los empleados que anhelan más responsabilidad pueden servir como mentores de incorporación, donde proporcionarán seguimiento del trabajo y conocimientos para el trabajo. Los gerentes son responsables de proporcionar una capacitación más completa, explicar las expectativas, dar retroalimentación y establecer objetivos. HR deben registrarse con frecuencia para ver qué vacíos deben llenarse y capacitación adicional debe ser proporcionada.

Este es un momento tan agitado para el empleador como para el candidato. Es posible que hayan sido despedidos de un trabajo corporativo bien remunerado y se les deje tomar un salario mucho más bajo para tratar de llegar a fin de mes. Todos están experimentando dificultades y es importante estar agradecidos por su contribución, reconocer su deseo de trabajar y apoyarlos para que tengan éxito en su papel.

Conectar con tecnología

La incorporación de trabajadores remotos se verá diferente a la incorporación de trabajadores en persona. La tecnología es fundamental en ambos casos. Disponer de las herramientas adecuadas garantiza la eficiencia y la eficacia. Cuanta más tecnología adquiera, más interacción humana a humana, los gerentes de recursos humanos y recursos humanos pueden brindar a sus nuevos empleados. La clave es entender dónde encaja la tecnología y dónde se requiere un ser humano.

Amy Champigny, gerente sénior de productos de Deltek, explicó: «al desarrollar relaciones por primera vez, es importante confiar en el video para dirigir la interacción. Esto permite que tanto el gerente como el nuevo empleado lean el tono de voz, la expresión facial y sientan una sensación de conexión.»La tecnología no está destinada a reemplazar a los humanos, sino a conectar los puntos y mejorar la relación entre gerentes y empleados.

El software como Zoom o Loom se puede usar para responder preguntas frecuentes, realizar capacitaciones, celebrar reuniones y grabar en pantalla cómo usar los sistemas o llevar a cabo procesos de tareas. Se puede acceder a ellos en cualquier momento para actualizar el conocimiento. Connecteam es una herramienta multifuncional que tiene varias ventajas. Se puede usar para

• rastrear el tiempo en las tareas
• horario de entrada y salida de turnos
• programar turnos de empleados
• compartir formularios, listas de verificación y documentos
• proporcionar capacitación

El beneficio adicional es que los empleados pueden acceder a la aplicación desde su teléfono en cualquier momento.

Aimie Ye, GoCo, habla muy bien sobre el uso de sistemas de incorporación basados en la nube. GoCo es una de las muchas grandes plataformas utilizadas para la incorporación y contratación de grandes cantidades de empleados. La plataforma está diseñada para soportar varias tareas de recursos humanos de forma remota, como el seguimiento del tiempo, la administración de beneficios, la nómina, los documentos y la firma electrónica, la contratación, la incorporación, la terminación y el acceso de los empleados de autoservicio.

Check-In preprogramado

La retención de un nuevo empleado depende de lo práctico e involucrado que esté su gerente con ellos. Si los gerentes priorizan el reclutamiento de alto volumen sin desarrollar y valorar a los que contratan, corren el riesgo de una rotación rápida y malas experiencias de cliente. UrbanBound informó: «en los Estados Unidos y el Reino Unido, se estima que se gastan 3 37 mil millones de dólares al año para mantener a los empleados improductivos que no entienden sus trabajos.»

La comunicación es la base de toda relación, personal o profesional. La mayoría de los empleados reciben poca o ninguna retroalimentación durante su incorporación y se sorprenden cuando son despedidos. Esto se debe a que los gerentes los incorporaron a su función con poca capacitación, sin seguimiento y con grandes expectativas de que lo descubrieran por su cuenta. Esto no solo es injusto, sino que impide que incluso los empleados más talentosos se desempeñen a su máximo potencial.

Los check-ins son esenciales para el éxito de un empleado y deben llevarse a cabo de manera consistente y frecuente. Para maximizar la eficacia y crear un estándar, los gerentes deben programarlos de antemano para la misma hora y el mismo día cada semana. Los check-ins se deben usar para ver cómo le va a un empleado, ofrecer comentarios y apoyo, reconocer un trabajo bien hecho y buscar comentarios sobre cómo mejorar como gerente o ineficiencias de procesos.

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