seuraavat viestinnän periaatteet tekevät siitä tehokkaamman:

1. Selkeyden periaate:

välitettävä idea tai viesti on ilmaistava selkeästi. Se pitäisi muotoilla niin, että vastaanottaja ymmärtää saman asian, jonka lähettäjä haluaa välittää. Viestissä ei pitäisi olla epäselvyyksiä. On pidettävä mielessä, että sanat eivät puhu itse, vaan puhuja antaa niille merkityksen. Selkeä viesti herättää saman vastauksen myös toiselta osapuolelta. On myös tärkeää, että vastaanottaja on perehtynyt kieleen, luontaisiin oletuksiin ja viestinnän mekaniikkaan.

2. Huomioperiaate:

viestinnän tehostamiseksi vastaanottajan huomio tulisi kiinnittää viestiin. Ihmiset ovat erilaisia käytökseltään, huomioinniltaan, tunteiltaan jne. siksi he saattavat reagoida viestiin eri tavalla. Alaisten tulee toimia viestin sisällön mukaisesti. Esimiehen teot kiinnittävät myös alaisten huomion, ja he saattavat seurata havaintojaan. Esimerkiksi jos esimies on hyvin täsmällinen tullessaan toimistoon, alaiset kehittävät myös tällaisia tapoja. Sanotaan ,että ” teot puhuvat enemmän kuin sanat.

3. Palautteen periaate:

palautteen periaate on erittäin tärkeä viestinnän tehostamiseksi. Pitäisi olla palautetieto vastaanottajalta, jotta tietää, onko hän ymmärtänyt viestin siinä mielessä, missä lähettäjä on sitä tarkoittanut.

4. Epävirallisuusperiaate:

muodollista viestintää käytetään yleensä viestien ja muun tiedon välittämiseen. Joskus muodollinen viestintä ei välttämättä saavuta toivottuja tuloksia, epävirallinen viestintä voi osoittautua tehokkaaksi tällaisissa tilanteissa. Johdon tulisi käyttää epävirallista viestintää arvioidessaan työntekijöiden reaktioita erilaisiin toimintatapoihin. Ylin johto voi epävirallisesti välittää tietyt päätökset työntekijöille palautteen saamiseksi. Tämän periaatteen mukaan epävirallinen viestintä on yhtä tärkeää kuin muodollinen viestintä.

5. Johdonmukaisuusperiaate:

tämän periaatteen mukaan viestinnän tulee aina olla yhdenmukaista organisaation politiikkojen, suunnitelmien, ohjelmien ja tavoitteiden kanssa eikä ristiriidassa niiden kanssa. Jos viestit ja viestinnät ovat ristiriidassa politiikkojen ja ohjelmien kanssa, alaisten mielissä on hämmennystä, eivätkä he välttämättä pane niitä kunnolla täytäntöön. Tällainen tilanne vahingoittaa järjestön etuja.

6. Ajantasaisuusperiaate:

tämän periaatteen mukaan tiedottaminen on tehtävä oikeaan aikaan, jotta se auttaa suunnitelmien toteuttamisessa. Viivyttelystä viestinnässä ei välttämättä ole mitään hyötyä, vaan päätöksistä tulee vain historiallisesti merkittäviä.

7. Riittävyyden periaate:

toimitettavien tietojen tulee olla kaikilta osin riittäviä ja täydellisiä. Puutteelliset tiedot voivat viivästyttää toimintaa ja aiheuttaa sekaannusta. Puutteellinen tieto vaikuttaa myös vastaanottimen tehokkuuteen. Riittävät tiedot ovat siis välttämättömiä, jotta voidaan tehdä oikeita päätöksiä ja laatia toimintasuunnitelmia.