I seguenti principi di comunicazione lo rendono più efficace:

1. Principio di chiarezza:

L’idea o il messaggio da comunicare devono essere chiaramente enunciati. Dovrebbe essere formulata in modo tale che il destinatario capisca la stessa cosa che il mittente vuole trasmettere. Non ci dovrebbe essere ambiguità nel messaggio. Va tenuto presente che le parole non parlano da sole, ma l’oratore dà loro il significato. Un messaggio chiaro evocherà la stessa risposta dall’altra parte. È anche essenziale che il ricevitore abbia dimestichezza con il linguaggio, le ipotesi intrinseche e la meccanica della comunicazione.

2. Principio di attenzione:

Al fine di rendere efficace la comunicazione, l’attenzione del ricevitore dovrebbe essere attirata verso il messaggio. Le persone sono diverse nel comportamento,attenzione, emozioni ecc. quindi possono rispondere in modo diverso al messaggio. I subordinati dovrebbero agire in modo simile secondo il contenuto del messaggio. Gli atti di un superiore attirano anche l’attenzione dei subordinati e possono seguire ciò che osservano. Ad esempio, se un superiore è molto puntuale nel venire in ufficio, anche i subordinati svilupperanno tali abitudini. Si dice che ‘ le azioni parlano più delle parole.

3. Principio di feedback:

Il principio di feedback è molto importante per rendere efficace la comunicazione. Ci dovrebbe essere un’informazione di feedback dal destinatario per sapere se ha capito il messaggio nello stesso senso in cui il mittente lo ha inteso.

4. Principio di informalità:

La comunicazione formale viene generalmente utilizzata per trasmettere messaggi e altre informazioni. A volte la comunicazione formale potrebbe non raggiungere i risultati desiderati, la comunicazione informale potrebbe rivelarsi efficace in tali situazioni. La direzione dovrebbe utilizzare la comunicazione informale per valutare la reazione dei dipendenti nei confronti di varie politiche. L’alta direzione può trasmettere informalmente determinate decisioni ai dipendenti per ottenere il loro feedback. Quindi questo principio afferma che la comunicazione informale è importante quanto la comunicazione formale.

5. Principio di coerenza:

Questo principio afferma che la comunicazione deve essere sempre coerente con le politiche, i piani, i programmi e gli obiettivi dell’organizzazione e non in conflitto con essi. Se i messaggi e le comunicazioni sono in conflitto con le politiche e i programmi, allora ci sarà confusione nella mente dei subordinati e potrebbero non attuarli correttamente. Tale situazione sarà dannosa per gli interessi dell’organizzazione.

6. Principio di tempestività:

Questo principio afferma che la comunicazione dovrebbe essere fatta al momento giusto in modo che aiuti nell’attuazione dei piani. Qualsiasi ritardo nella comunicazione non può servire a nessuno scopo, ma le decisioni diventano solo di importanza storica.

7. Principio di adeguatezza:

Le informazioni comunicate devono essere adeguate e complete sotto tutti gli aspetti. Informazioni inadeguate possono ritardare l’azione e creare confusione. Le informazioni inadeguate influenzano anche l’efficienza del ricevitore. Pertanto, un’informazione adeguata è essenziale per prendere decisioni appropriate e fare piani d’azione.