Mitä yhteistä on hallituksilla, yrityksillä ja yksityishenkilöillä? He ovat kaikki käyttäneet aikaa ja rahaa ennustaakseen, kuinka kauan projektin valmistuminen kestää. Ennusteista huolimatta jokainen on heilahtanut ja mennyt ohi. Miksi? He kaikki ovat joutuneet suunnittelupetoksen uhriksi.

suunnitteluharha on kognitiivinen vinouma, jonka Daniel Kahneman ja Amos Tversky esittivät ensimmäisen kerran vuonna 1979. He määrittelivät tämän ilmiön ” taipumukseksi aliarvioida tulevan tehtävän suorittamiseen tarvittava aika, mikä johtuu osittain liian optimistisista suoritusskenaarioista.”

miksi niin moni meistä lankeaa tähän ansaan? Ilmeisin syy on toiveajattelu. Meillä kaikilla on parhaat aikomuksemme saada jotain aikaan mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti. Valitettavasti jännityksessämme aliarvioimme, kuinka kauan maaliviivan ylittäminen kestää. Miksi? Emme vain ottaneet huomioon ulkoisia ja sisäisiä ongelmia — kuten juuttumista uraan tai byrokratian karsimista.

tarkasta syystä riippumatta suunnitteluharhaisuus voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa. Myöhästynyt määräaika voi vahingoittaa ammatillista mainettasi sekä maksaa sinulle taloudellisesti. Se voi myös heittää aikataulusi sekaisin. Jos olet missannut tavoitepäivämäärä, se tarkoittaa, mitä olet suunnitellut seuraavaksi on saada työntää takaisin.

suunnittelupetos voi aiheuttaa vakavia ongelmia. Onneksi on keinoja välttää se.

käytä dataa hyödyksesi.

”historiallisten suunnitelmien ja aktuaalien seuraaminen on perustavanlaatuinen ensimmäinen askel suunnitteluharhojen voittamisessa. Sinun pitäisi seurata suorituskykyäsi, koska jos aloitat siitä — saati mistään hienostuneemmasta — paranet, sanoi professori Grushka-Cockayne Virginian yliopiston Darden School of Business-yliopistosta.

sanotaan, että suunnittelet projektia, joka oli samanlainen kuin mitä olet aiemmin tehnyt, kuten aika, joka kului vastaavanlaisten tulosten aikaansaamiseen aiemmin. Voit myös kysyä tiimiltäsi tai tutustua toimialakohtaisiin tietoihin. Toinen tapa tehdä parempia ennusteita on ottaa ”ulkopuolinen näkemys”, joka on ”rakentaa tilastollinen näkemys projektistasi samankaltaisten projektien viiteluokan perusteella.”

lisäksi apua voisi saada ennakoivasta analytiikasta tai koneoppimisesta. Esimerkiksi, jos valmistat tuotetta, ennakoiva huolto varoittaa mahdollisista ongelmista. Näillä tiedoilla voit puuttua asiaan ennen kuin ongelma ilmenee. Siksi tuotantolinja ei hidasta.

koneoppimiseen voisi käyttää kalenterin kaltaista työkalua. Se seuraa, miten käytät tiimisi, jotta voit tarkemmin ajoittaa tehtäviä, projekteja ja kokouksia. Sitten se tekee älykkäitä ehdotuksia siitä, miten optimoida arvokasta aikaa.

liittyvä: Miten ennakoiva analytiikka voi auttaa yritystäsi näkemään tulevaisuuden (infografiikka)

asettaa realistiset määräajat.

”Anekdotaalisesti näyttää siltä, että vaikka ihmiset eivät täytä ennusteitaan, he yleensä täyttävät tärkeät määräajat”, kirjoittivat Roger Buehler, Dale Griffin ja Michael Ross vuonna 1994 julkaisemassaan esitelmässä suunnitteluharhasta. ”Opettajina huomaamme, että useimmat oppilaat tekevät tehtävänsä ajoissa, mutta vain harvat antavat ne ajoissa.”

tutkimuksen aikana opiskelijat ilmoittivat, että he ”saisivat valmiiksi noin kolme neljäsosaa projekteistaan (M = 73 prosenttia) samana päivänä kuin määräaika.”On epäilty”, että määräajat saattavat joskus vaikuttaa enemmän käyttäytymiseen kuin ennusteisiin.”Kuitenkin” ihmiset ovat tietoisia siitä, että he ovat suorittaneet aikaisemmat tehtävät vain vähän ennen määräaikaa; he ovat optimistisia sen suhteen, että he suorittavat nykyisen tehtävän, jossa on runsaasti aikaa.”

avain ei kuitenkaan ole vain asettaa mitä tahansa deadlinea. Kyse on realistisen aikajanan asettamisesta, joka innostaa sinua seuraamaan ja täyttämään aikajanan rajat ajoissa. Onko näistä määräajoista ollut aiemmin kamppailua? Tässä muutamia vinkkejä ohjata sinua oikeaan suuntaan.

• tee niistä kiireisiä ajoittamalla aikataulut mahdollisimman lähelle nykyhetkeä.
• määritä, oletko priorisoija, suunnittelija, sovittaja vai visualisoija, jotta voit suunnitella sen mukaan. Esimerkiksi” priorisoijat ja suunnittelijat haluavat työskennellä sen mukaan, kuinka paljon aikaa kukin tehtävän osa vie”, selittää Kayla Matthews. Sovittajat ” keskittyvät siihen, miltä heistä tuntuu, ja visualisoijia motivoi ison kuvan pohtiminen.”
• tee määräajoista toimintakelpoisia pilkkomalla isommat projektit 10 minuutin pätkiksi.
• Pidä itsesi tilivelvollisena, jos myöhästyt määräajasta, kuten palkitset itsesi määräajan täyttämisestä. Kääntöpuolena, jos et, pyydä jotakuta kutsumaan sinut ulos.

muista Murphyn laki.

nimetty kapteeni Edward Aloysius Murphy Jr: n mukaan. erään amerikkalaisen ilmailuinsinöörin mukaan Murphyn laki sanoo, että ” kaikki, mikä voi mennä pieleen, menee pieleen.”Mutta mitä tekemistä tällä on suunnittelun harhakuvitelman kanssa?

no, aina kun arvioidaan aikaa, useimmat meistä ovat yleensä optimistisia. Ehkä haluat käynnistää uuden yrityksen kolmen kuukauden kuluessa. Riippuen siitä, millä alalla olet, se on luultavasti liian kunnianhimoinen, huolimatta parhaista aikomuksistasi. Vaikka sinulla on kaikki paikallaan, törmäät esteitä.

silloin pikkuisen pessimistisyys voi tulla tarpeeseen. Sen avulla voit ennustaa ja käsitellä mahdollisia sudenkuoppia. Jokaista skenaariota ei voi suunnitella. Mutta tässä muutamia tapoja, joilla voit tehdä sopivia pannuja:

• Aseta realistinen takaraja. Ja lisää vähän puskuriaikaa siihen. Jotkut ehdottavat, että laskettuun aikaan lisätään 20 prosenttia. Aloita arviolla ja laske uudelleen tarpeen mukaan.
• priorisoi listasi niin, että käytät vain aikaa ja energiaa siihen, mitä pitää tehdä.
• mieti, mikä voisi mennä pieleen ja miten voit vastata kuhunkin. Jos tämä tuntuu ylivoimaiselta, voit katsoa ja nähdä, mitä esteitä sinä ja kilpailijat ovat joutuneet voittamaan aiemmin.

käytetään kolmen pisteen estimaatteja.

”kolmen pisteen estimointitekniikka pakottaa kohtaamaan mahdollisen optimisminsa pyytämällä tunnistamaan kolme erilaista datapalaa”, Jessica Greene toteaa. Nämä ovat:

• parhaan skenaarion arvio
• huonoimman skenaarion arvio
• todennäköisimmän skenaarion arvio

”tietäen, että meillä on taipumus olla optimistisia arvioidessamme, parhaan skenaarion arvio on todennäköisesti sama kuin alkuperäinen arviosi”, Greene lisää. ”Todennäköisin skenaario voi perustua historiatietoihin, joita sinulla on vastaavien tehtävien suorittamiseen.”Pahimmassa tapauksessa sinun on mietittävä, – kuinka paljon aikaa jokin voi viedä, jos kaikki menee pieleen.””

kerättyään kaikki kolme lukua”, lasketaan kolmen tietopisteen keskiarvo.”Voit tehdä tämän vain lisäämällä kaikki kolme lukua yhteen ja jakamalla ne kolmella. ”Esimerkiksi, jos parhaassa tapauksessa on kolme päivää, todennäköisin skenaario on viisi päivää, ja pahimmassa tapauksessa yhdeksän päivää, yksinkertaisesti lisätä 3+5+9.”Seuraava”, ota summa, 17, ja jaa se kolmella.”Arviosi on keskiarvo, joka tulee ulos 5.67 päivää.

aiheeseen liittyvää: kumpi tuli ensin: aika-arvio vai aika-imu?

joudut vartioimaan aikaasi nyt enemmän kuin koskaan. Sinun täytyy tietää, miten määrittää, mitkä kokoukset ovat aika-imee — jopa digitaalisia kokouksia. Haluat pitää tiukkaa linjaa, kun toivumme.

kokeile ”100 palikkaa päivässä” – menetelmää.

”useimmat ihmiset nukkuvat noin seitsemän tai kahdeksan tuntia yössä”, kirjoittaa Tim Urban Waitissa mutta miksi. ”Joka päivä valvotaan 16-17 tuntia. Tai noin 1000 minuuttia.”Tim suosittelee siis pitämään noita 1000 minuuttia 100: na 10 minuutin palikkana.

silloin ajatuksena on ”viettää 10 minuuttia elämästäsi jokaisessa korttelissa, kunnes palikat lopulta loppuvat, ja on aika mennä nukkumaan”, Tim selittää. Miten voit tehdä tämän? Sijoittamalla ne aikalohkot ruudukkoon. Miksi? Sen avulla voi huomata, kuinka moni niistä:

• panee sinut tekemään tulevaisuudestasi paremman, ja kuinka moni niistä on vain olemassa nautittavaksi?
• vietti muiden ihmisten kanssa, ja kuinka moni on yksin?
• käytetään luomaan jotain, ja kuinka monta käytetään kuluttamaan jotain?
• keskittyi kehoosi, kuinka monta mieleesi ja kuinka monta erityisesti kumpaankaan?
• päivän suosikkilohkosi, ja mitkä ovat vähiten suosikkejasi?

”joutuisi miettimään kaikkea, mihin aikaansa käyttäisi sen arvon puitteissa kortteleissa”, Tim kirjoittaa. Ruoanlaitto illallinen, esimerkiksi, ” vaatii kolme korttelia, kun tilaaminen vaatii nolla-onko ruoanlaitto illallinen kannattaa kolme korttelia sinulle?”

en suosittelisi tätä joka päivä. Kannattaa kuitenkin kokeilla pari päivää, jotta näkee visuaalisesti, miten käyttää aikaansa ja mitkä asiat ovat neuvoteltavissa ja mitkä joustavat.

minimoi häiriötekijät ja voita vitkastelu.

vaikka olisi tehnyt kaiken edellä mainitun, on lähes mahdotonta pysyä kärryillä häiriötekijöiden pommittaessa. Yritä minimoida niitä niin paljon kuin voit. Kyse on ihan tavallisista epäillyistä, kuten älypuhelinilmoituksista tai puheliaista työkavereista. Mutta sinun on myös ymmärrettävä, että mielesi alkaa harhailla, kun se tarvitsee hengähdystauon. Tämän ratkaisemiseksi, aikataulu taukoja käyttäen jotain Pomodoro tekniikka.

entä vitkastelu? Katherine Milkmanin Pennsylvanian yliopistossa ja Leslie Johnin Harvard Business Schoolissa tekemä tutkimus osoittaa, että ”toteutusaikeiden” asettaminen voi vähentää viivyttelyä. Se voi myös lisätä ihmisten todennäköisyyttä seurata läpi. Lisäksi tästä voi selvitä myös:

• käyttämällä kalenteria, joka pitää sinut järjestyksessä ja asettaa määräaikoja.
• Just getting started to help get you into a groove.
• hajottaa suurempia tehtäviä helpommin hallittaviin palasiin.
• tilivelvollisuusjärjestelmän perustaminen.
• käsittelee tavaroita tällä hetkellä joko vyöhykkeellä ollessaan tai estääkseen pienempien tavaroiden kasaantumisen.
• vähentää työmäärää. Tee olosi mukavaksi sanomalla” ei ” useammin ja delegoida tai automatisoida tehtäviä, jotka eivät ole vaivan arvoista aikaa.

liittyvät: Miten katkaista Viivyttelytapasi seuraavan 21 päivän aikana ilman tahdonvoimaa

haluat lokeroida työ — ja elämästressisi vielä enemmän nyt-ja olla tarkkana pysyäksesi tehtävässä. Sinulla ei ole niin paljon pelivaraa suunnitteluharhassa.

Vältä suunnitteluharhaa.

tarvitset kaiken mahdollisen tiedon liiketoiminnasta, ja onnistumisesta tai epäonnistumisesta voi oppia. Mutta mitä enemmän suunnitteluharhojen vaikutuksia pystyy rajoittamaan, sitä pidemmälle mennään.