Cosa hanno in comune governi, imprese e individui? Hanno tutti investito tempo e denaro nella previsione di quanto tempo ci vorrà per completare un progetto. Nonostante le previsioni, ognuno di loro ha oscillato e mancato. Il motivo? Sono tutti vittime di una cosa chiamata fallacia della pianificazione.

L’errore di pianificazione è un pregiudizio cognitivo proposto per la prima volta da Daniel Kahneman e Amos Tversky nel 1979. Hanno definito questo fenomeno come ” la tendenza a sottovalutare la quantità di tempo necessaria per completare un compito futuro, dovuto in parte alla dipendenza da scenari di prestazioni eccessivamente ottimistiche.”

Perché così tanti di noi cadono in questa trappola? La ragione più ovvia è il pio desiderio. Tutti noi abbiamo le migliori intenzioni per ottenere qualcosa di fatto nel modo più rapido ed efficiente possibile. Sfortunatamente, nella nostra eccitazione, sottovalutiamo quanto tempo ci vorrà per tagliare quel traguardo. Il motivo? Non abbiamo preso in considerazione gli ostacoli esterni e interni, come essere bloccati in un solco o dover tagliare la burocrazia.

Indipendentemente dal motivo esatto, l’errore di pianificazione può causare danni significativi. Una scadenza mancata può danneggiare la tua reputazione professionale, oltre a costare finanziariamente. Si può anche buttare il vostro programma fuori whack. Se hai perso una data di destinazione, ciò significa che ciò che hai pianificato dopo deve essere respinto.

L’errore di pianificazione può causare seri problemi. Per fortuna, ci sono modi per evitarlo.

Usa i dati a tuo vantaggio.

“Tracciare piani storici e reali è il primo passo fondamentale per superare l’errore di pianificazione. Dovresti monitorare le tue prestazioni perché se inizi con quello-per non parlare di qualcosa di più sofisticato — migliorerai”, ha detto il professor Grushka-Cockayne della Darden School of Business, University of Virginia.

Supponiamo che tu stia pianificando un progetto simile a qualcosa che hai fatto in passato, come il tempo necessario per fornire risultati simili prima. Potresti anche chiedere al tuo team o consultare dati specifici del settore. Un altro modo per fare previsioni migliori è prendere una “vista esterna”, che è “costruire una vista statistica del tuo progetto basata su una classe di riferimento di progetti simili.”

Inoltre, è possibile ottenere una mano dall’analisi predittiva o dall’apprendimento automatico. Ad esempio, se stai fabbricando un prodotto, la manutenzione predittiva ti avviserà di possibili problemi. Con queste informazioni, è possibile intervenire prima che si verifichi un problema. Quindi, la vostra linea di produzione non rallenterà.

Per quanto riguarda l’apprendimento automatico, è possibile utilizzare uno strumento come Calendar. Tiene traccia di come stai spendendo il tuo team in modo da poter pianificare in modo più accurato attività, progetti e riunioni. Si fa poi suggerimenti intelligenti su come ottimizzare il vostro tempo prezioso.

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Imposta scadenze realistiche.

“Aneddoticamente, sembra che anche se le persone non riescono a soddisfare le loro previsioni, in genere soddisfano scadenze importanti”, hanno scritto Roger Buehler, Dale Griffin e Michael Ross in un documento del 1994 sull’errore di pianificazione. “Come insegnanti, notiamo che la maggior parte degli studenti consegna i loro compiti in tempo, ma pochi li invia presto.”

Durante il loro sondaggio, gli studenti hanno indicato che avrebbero “terminato circa tre quarti dei loro progetti (M = 73 per cento) lo stesso giorno della scadenza.”Si sospetta “che le scadenze possano a volte esercitare un impatto maggiore sul comportamento rispetto alle previsioni.”Tuttavia,” le persone sono consapevoli di aver completato compiti precedenti solo poco prima di una scadenza; rimangono ottimisti sul fatto che finiranno l’incarico corrente con un sacco di tempo da perdere.”

La chiave, però, non è solo quella di impostare qualsiasi scadenza che ti piace. Si tratta di impostare una timeline realistica che ti ispirerà a seguire e soddisfare i limiti della timeline in tempo. Queste scadenze sono state una lotta in passato? Qui ci sono alcune indicazioni per guidare nella giusta direzione.

• Rendili urgenti programmando le scadenze il più vicino possibile al presente.
• Determinare se sei un priorità, pianificatore, arranger o visualizzatore in modo da poter pianificare di conseguenza. Ad esempio,” ai responsabili delle priorità e ai pianificatori piace lavorare in base a quanto tempo impiegherà ogni parte di un’attività”, spiega Kayla Matthews. Gli arrangiatori ” si concentrano su come si sentono e i visualizzatori sono motivati considerando il quadro generale.”
• Rendere le scadenze attuabili rompendo progetti più grandi in segmenti di 10 minuti.
• Ritenetevi responsabili se si perde la scadenza, come premiare se stessi per rispettare la scadenza. Il rovescio della medaglia, se non lo fai, chiedi a qualcuno di chiamarti.

Ricorda la legge di Murphy.

Prende il nome dal capitano Edward Aloysius Murphy Jr., un ingegnere aerospaziale americano, la legge di Murphy afferma che ” tutto ciò che può andare storto, andrà storto.”Ma cosa c’entra esattamente questo con l’errore di pianificazione?

Bene, ogni volta che si stima il tempo, la maggior parte di noi tende ad essere ottimista. Forse vuoi lanciare la tua nuova impresa commerciale entro tre mesi. A seconda del settore in cui ti trovi, probabilmente è troppo ambizioso, nonostante le tue migliori intenzioni. Anche se hai tutto a posto, ti imbatterai in ostacoli.

Questo è quando essere un po ‘ pessimista può tornare utile. Può aiutare a prevedere e affrontare eventuali insidie potenziali. Ovviamente, non puoi pianificare per ogni scenario. Ma ecco alcuni modi in cui puoi creare le pentole appropriate:

• Imposta una scadenza realistica. E aggiungi un po ‘ di tempo di buffer a quello. Alcuni suggeriscono di aggiungere 20 per cento al vostro tempo stimato. Inizia con quella stima, quindi ricalcola se necessario.
• Dare la priorità le liste in modo che si sta solo spendendo tempo ed energie su ciò che deve essere fatto.
• Considera cosa potrebbe andare storto e come puoi rispondere a ciascuno. Se questo sembra schiacciante, si può guardare e vedere quali ostacoli voi ei vostri concorrenti hanno dovuto superare in passato.

Utilizzare stime a tre punti.

“La tecnica di stima a tre punti ti costringe a confrontarti con il tuo possibile ottimismo chiedendoti di identificare tre diversi dati”, osserva Jessica Greene. Questi sono un:

• Stima dello scenario migliore
• Stima dello scenario peggiore
• Stima dello scenario più probabile

“Sapendo che tendiamo ad essere ottimisti nella stima, la stima dello scenario migliore è probabilmente la stessa della stima iniziale”, aggiunge Greene. “Lo scenario più probabile potrebbe essere basato sui dati storici che hai per completare attività simili.”E, per quanto riguarda lo scenario peggiore, è necessario” considerare quanto tempo potrebbe richiedere qualcosa se tutto va storto.”

Dopo aver raccolto tutti e tre i numeri, ” calcola la media dei tre punti di dati.”Puoi farlo semplicemente aggiungendo tutti e tre i numeri insieme e dividendoli per tre. “Ad esempio, se il tuo scenario migliore è di tre giorni, il tuo scenario più probabile è di cinque giorni e il tuo scenario peggiore è di nove giorni, aggiungi semplicemente 3+5+9.”Avanti”, prendi la somma, 17, e dividila per tre.”La tua stima sarà la media, che esce a 5,67 giorni.

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Si dovrà proteggere il vostro tempo più che mai ora. Avrete bisogno di sapere come determinare quali incontri sono tempo-succhia — anche le riunioni digitali. Si vuole eseguire una nave stretto come ci riprendiamo.

Prova il metodo “100 blocchi al giorno”.

“La maggior parte delle persone dorme circa sette o otto ore a notte”, scrive Tim Urban su Wait Ma Why. “Che lascia 16 o 17 ore sveglio ogni giorno. O circa 1.000 minuti.”Quindi, Tim consiglia di pensare a quei 1.000 minuti come 100 blocchi da 10 minuti.

L’idea è quindi quella di “trascorrere 10 minuti della tua vita su ogni blocco fino a quando non finisci i blocchi, ed è ora di andare a dormire”, spiega Tim. Come puoi farlo? Posizionando quei blocchi di tempo su una griglia. Il motivo? Ti permette di notare quanti di loro sono:

• Mettendoti verso il miglioramento del tuo futuro, e quanti di loro sono lì solo per essere goduti?
• Trascorso con altre persone, e quanti sono per il tempo da solo?
• Usato per creare qualcosa, e quanti sono usati per consumare qualcosa?
• Concentrati sul tuo corpo, quanti sulla tua mente e quanti su nessuno in particolare?
• I tuoi blocchi preferiti del giorno, e quali sono i tuoi meno preferiti?

“Dovresti pensare a tutto ciò che potresti passare il tuo tempo a fare nel contesto del suo valore in blocchi”, scrive Tim. Cucinare la cena, ad esempio, “richiede tre blocchi, mentre l’ordine richiede zero-la cena di cottura vale tre blocchi per te?”

Non ti consiglierei di farlo ogni giorno. Ma potrebbe valere la pena provare per un paio di giorni in modo da poter vedere visivamente come stai spendendo il tuo tempo e quali elementi non sono negoziabili e cosa è flessibile.

Ridurre al minimo le distrazioni e superare la procrastinazione.

Anche se hai fatto tutto quanto sopra, è quasi impossibile rimanere in pista quando le distrazioni ti bombardano. Cerca di minimizzarli il più possibile. Sto parlando dei soliti sospetti qui, come notifiche di smartphone o colleghi loquaci. Ma devi anche renderti conto che la tua mente inizierà a vagare quando ha bisogno di un respiro. Per risolvere questo problema, pianificare le interruzioni usando qualcosa come la tecnica del Pomodoro.

Che dire di procrastinare? La ricerca di Katherine Milkman presso l’Università della Pennsylvania e Leslie John presso la Harvard Business School mostra che l’impostazione di “intenzioni di implementazione” può ridurre la procrastinazione. Può anche aumentare la probabilità di persone che seguono attraverso. Inoltre, è anche possibile superare questo da:

• Utilizzando il calendario per tenervi organizzati e stabilire scadenze.
• Appena iniziato per aiutarti a entrare in una scanalatura.
• Suddividendo compiti più grandi in pezzi più gestibili.
• Creazione di un sistema di responsabilità.
• Affrontare gli oggetti al momento o quando sei nella zona o per evitare che gli oggetti più piccoli si accumulino.
• Ridurre il carico di lavoro. Mettiti comodo dicendo ” no ” più spesso e delegare o automatizzare le attività che non valgono il vostro tempo.

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Si vuole compartimentare il vostro lavoro e lo stress della vita ancora di più ora — e di essere vigili per rimanere sul compito. Non avrai tanto margine di manovra nell’errore di pianificazione.

Evita l’errore di pianificazione.

Hai bisogno di tutte le informazioni che puoi raccogliere per lavoro e puoi imparare dal successo o dal fallimento. Ma più puoi limitare gli effetti dell’errore di pianificazione, più avanti sarai.