hva har myndigheter, bedrifter og enkeltpersoner til felles? De har alle investert tid og penger i prognoser hvor lang tid et prosjekt vil ta å fullføre. Til tross for prognosene har hver og en av dem svingt og savnet. Grunnen? De har alle offer for noe som kalles planlegging feilslutning. planlegging feilslutning er en kognitiv bias først foreslått Av Daniel Kahneman Og Amos Tversky i 1979. De definerte dette fenomenet som «tendensen til å undervurdere hvor mye tid som trengs for å fullføre en fremtidig oppgave, delvis på grunn av avhengigheten av altfor optimistiske ytelsesscenarier.»

Hvorfor faller så mange av oss i denne fellen? Den mest åpenbare grunnen er ønsketenkning. Vi har alle de beste intensjoner om å få noe gjort så raskt og effektivt som mulig. Dessverre, i vår spenning, undervurderer vi hvor lang tid det faktisk kommer til å ta å krysse den målstreken. Grunnen? Vi tok bare ikke hensyn til eksterne og interne snags-som å bli sittende fast i en rut eller måtte kutte gjennom byråkrati.

Uansett den nøyaktige årsaken, kan planleggingsfeil gjøre noen betydelig skade. En savnet frist kan skade ditt profesjonelle rykte, samt koste deg økonomisk. Det kan også kaste tidsplanen ut av klask. Hvis du har savnet en måldato, betyr det at det du har planlagt neste må bli presset tilbake.

planlegging feilslutning kan føre til alvorlige problemer. Heldigvis finnes det måter å unngå det på.

Bruk data til din fordel.

«Sporing av historiske planer og faktiske er det grunnleggende første trinnet i å overvinne planleggingsfeilen. Du bør spore resultatene fordi hvis du starter med det – enn si noe mer sofistikert-du vil forbedre,» Sa Professor Grushka-Cockayne Fra Darden School Of Business, University Of Virginia.La oss si at du planlegger et prosjekt som ligner på noe du har gjort tidligere, som tiden det tok å levere lignende resultater før. Du kan også spørre teamet ditt eller konsultere bransjespesifikke data. En annen måte å gjøre bedre prognoser på er å ta en «utvendig visning», som er » å bygge en statistisk visning av prosjektet ditt basert på en referanseklasse av lignende prosjekter.»

Videre kan du få en hjelpende hånd fra prediktiv analyse eller maskinlæring. For eksempel, hvis du produserer et produkt, vil prediktivt vedlikehold advare deg om mulige problemer. Med denne informasjonen kan du gripe inn før et problem oppstår. Derfor vil produksjonslinjen din ikke avta.

når det gjelder maskinlæring, kan du bruke et verktøy som Kalender. Den sporer hvordan du bruker teamet ditt, slik at du kan planlegge oppgaver, prosjekter og møter mer nøyaktig. Det gjør da smarte forslag til hvordan du kan optimalisere din verdifulle tid.Relatert: Hvordan Prediktiv Analyse Kan Hjelpe Bedriften Din Med Å Se Fremtiden (Infografisk)

Angi realistiske tidsfrister.

«Anekdotisk ser det ut til at selv om folk ikke klarer å møte sine spådommer, møter de vanligvis viktige tidsfrister,» skrev Roger Buehler, Dale Griffin og Michael Ross i et 1994-papir om planleggingsfeil. «Som lærere legger vi merke til at de fleste elevene leverer inn oppgavene sine i tide, men få sender dem tidlig.under undersøkelsen indikerte studentene at de ville » fullføre omtrent tre fjerdedeler av sine prosjekter (M = 73 prosent) samme dag som fristen.»Det er mistanke» at tidsfrister noen ganger kan utøve større innvirkning på atferd enn på spådommer.»Men» folk er klar over at de har fullført tidligere oppgaver bare kort tid før en frist; de forblir optimistiske at de vil fullføre den nåværende oppgaven med god tid til overs.»

nøkkelen er imidlertid ikke bare å sette en frist du liker. Det handler om å sette en realistisk tidslinje som vil inspirere deg til å følge gjennom og møte tidslinjegrensene i tide. Har disse frister vært en kamp i det siste? Her er noen tips for å styre deg i riktig retning.

• Gjør dem presserende ved å planlegge tidsfrister så nær nåtiden som mulig.
• Bestem om du er en prioriterer, planlegger, arrangør eller visualiserer slik at du kan planlegge deretter. For eksempel, «prioriterer og planleggere liker å jobbe basert på hvor mye tid hver del av en oppgave vil ta,» forklarer Kayla Matthews. Arrangører » fokuserer på hvordan de føler seg, og visualiserere motiveres av å vurdere det store bildet.»
• Gjør tidsfrister handlingsbare ved å bryte større prosjekter i 10-minutters segmenter.
• Hold deg selv ansvarlig hvis du savner fristen, som å belønne deg selv for å møte fristen. På baksiden, hvis du ikke gjør det, har noen ringe deg ut.

Husk Murphys Lov.

Oppkalt Etter Kaptein Edward Aloysius Murphy Jr. Murphys Lov sier At » alt som kan gå galt, vil gå galt.»Men hva har dette å gjøre med planleggingsfeilen?

vel, når vi estimerer tid, har de fleste av oss en tendens til å være optimistiske. Kanskje du vil starte din nye virksomhet venture innen tre måneder. Avhengig av hvilken bransje du er i, er det sannsynligvis for ambisiøst, til tross for dine beste intensjoner. Selv om du har alt på plass, vil du løpe inn i hindringer.

det er da å være litt pessimistisk kan komme til nytte. Det kan hjelpe deg kan forutsi og løse eventuelle fallgruver. Selvfølgelig kan du ikke planlegge for hvert scenario. Men her er noen måter du kan lage de riktige pansene på:

• Sett en realistisk frist. Og legg til litt buffer tid til det. Noen foreslår å legge til 20 prosent til din estimerte tid. Start med det estimatet, og beregne deretter etter behov.
• Prioriter listene dine slik at du bare bruker tid og energi på det som må gjøres.
• Vurder hva som muligens kan gå galt og hvordan du kan svare på hver. Hvis dette virker overveldende, kan du se og se hvilke hindringer du og dine konkurrenter har måttet overvinne tidligere.

Bruk trepunkts estimater.

» trepunkts estimeringsteknikken tvinger deg til å konfrontere din mulige optimisme ved å be deg om å identifisere tre forskjellige data,» bemerker Jessica Greene. Dette er en:

• best-case scenario estimate
• Worst-case scenario estimate
• Mest sannsynlig scenario estimate

«Å Vite at vi pleier å være optimistiske når estimering, er best-case scenario estimat sannsynligvis det samme som ditt første estimat,» legger Greene Til. «Det mest sannsynlige scenariet kan være basert på de historiske dataene du har for å fullføre lignende oppgaver.»Og som for verste fall, må du» vurdere hvor mye tid noe kan ta hvis alt går galt.»

etter å ha samlet alle tre tallene, » beregne gjennomsnittet av de tre datapunktene.»Du kan gjøre dette ved å bare legge alle tre tallene sammen og dele dem med tre. «For eksempel, hvis ditt beste scenario er tre dager, er ditt mest sannsynlige scenario fem dager, og ditt verste tilfelle er ni dager, bare legg til 3+5+9.»Neste», ta summen, 17, og del den med tre.»Ditt estimat vil være gjennomsnittet, som kommer ut til 5,67 dager.

Relatert: Som Kom Først: Tidsestimatet eller Tidssuget?

Du må beskytte tiden din mer enn noensinne nå. Du må vite hvordan du bestemmer hvilke møter som er tids suger — selv de digitale møtene. Du vil ønske å kjøre et stramt skip som vi gjenopprette.

Prøv» 100 blokker per dag » – metoden.

«De fleste sover omtrent syv eller åtte timer om natten,» skriver Tim Urban over På Vent, Men Hvorfor. «Det etterlater 16 eller 17 timer våken hver dag. Eller ca 1000 minutter.»Så, Tim anbefaler å tenke på de 1000 minuttene som 100 10-minutters blokker.ideen er da å » tilbringe 10 minutter av livet ditt på hver blokk til du til slutt går tom for blokker, og Det er på tide å sove,» forklarer Tim. Hvordan kan du gjøre dette? Ved å plassere disse blokkene av tid på et rutenett. Grunnen? Den lar deg legge merke til hvor mange av dem er:

• Setter deg mot å gjøre din fremtid bedre, og hvor mange av dem er bare der for å nytes?
• Brukt med andre mennesker, og hvor mange er for alene tid?
• Brukes Til å lage noe, og hvor mange er vant til å konsumere noe?
• Fokusert på kroppen din, hvor mange i tankene dine, og hvor mange på ingen spesielt?
• din favoritt blokker av dagen, og som er din minst favoritt?

«Du må tenke på alt du kan bruke tiden din til å gjøre i sammenheng med sin verdi i blokker,» Skriver Tim. Cooking middag, som et eksempel, «krever tre blokker, mens bestilling i krever null — er matlaging middag verdt tre blokker til deg?»

jeg vil ikke anbefale at du gjør dette hver dag. Men det kan være verdt å prøve i et par dager, slik at du visuelt kan se hvordan du bruker tiden din og hvilke elementer som ikke er omsettelige og hva som er fleksibelt.

Minimer distraksjoner og overvinn utsettelse.

Selv om du har gjort alt ovenfor, er det nesten umulig å holde deg på sporet når distraksjoner bombarderer deg. Prøv å minimere dem så mye du kan. Jeg snakker om de vanlige mistenkte her, som smarttelefonvarsler eller snakkesalige medarbeidere. Men du må også innse at tankene dine vil begynne å vandre når det trenger en pust i bakken. For å løse dette, planlegge pauser ved hjelp Av Noe som Pomodoro Teknikken.

hva med procrastinating? Forskning Av Katherine Milkman ved University Of Pennsylvania og Leslie John Ved Harvard Business School viser at å sette «implementeringsintensjoner» kan redusere utsettelse. Det kan også øke sannsynligheten for at folk følger gjennom. I Tillegg kan du også overvinne dette ved å:

• Bruke Kalenderen for å holde deg organisert og etablere tidsfrister.
• Har Akkurat begynt å hjelpe deg med å komme deg inn i et spor.
• Bryte opp større oppgaver i mer håndterbare stykker.
• Sette opp et ansvarssystem.
• Takler gjenstander i øyeblikket, enten når du er i sonen eller for å hindre at mindre gjenstander hoper seg opp.
• Redusere arbeidsbelastningen. Bli komfortabel med å si » nei » oftere og delegere eller automatisere oppgaver som ikke er verdt tiden din.Related: Hvordan Bryte Din Procrastination Vane i De Neste 21 Dagene uten Å Bruke Viljestyrke

  Du vil ønske å compartmentalize ditt arbeid og livsstress enda mer nå — og vær årvåken for å holde deg på oppgaven. Du vil ikke ha så mye spillerom i planlegging feilslutning.

  Unngå planlegging feilslutning.

  du trenger all informasjon du kan samle på forretningsreise, og du kan lære av suksess eller fiasko. Men jo mer du kan begrense effekten av planleggingsfeil, jo lenger fremover vil du være.